Accord d'entreprise "Avenant au protocole d'accord relatif au recours au travail à distance" chez UNION POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS SOCIALES DE FRANCHE COMTE (Siège)

Franche-Comté

AVENANT AU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU

TRAVAIL A DISTANCE

Entre l’Urssaf Franche-Comté, représentée par………, Directrice régionale, d’une part ;

Et les Organisations Syndicales suivantes :

• FO/SNFOCOS représentée par………, dûment mandatée

• La CGT représentée par………, dûment mandatée

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

La Direction et les organisations syndicales se proposent de modifier l’ensemble des dispositions du protocole d’accord relatif au recours au travail à distance en date du 18 octobre 2019 déjà modifié une fois par avenant signé le 5 août 2020 et entré en vigueur le 16 octobre 2020 (suppression d’un quota de travailleurs à distance).

Le protocole d’accord relatif au travail à distance en date du 18 octobre 2019, conclu pour une durée déterminée de 3 ans, prévoyait une possible révision via la conclusion d’un ou plusieurs avenants.

En effet, par le présent avenant, l’URSSAF Franche-Comté souhaite entrer dans un processus d’évolution des possibilités de travail à distance conformément au socle commun défini par la Branche Recouvrement.

La Branche Recouvrement a pu définir ses orientations en matière d’organisation du travail et de télétravail via un Socle de principes communs aux organismes de la Branche. Ces travaux ont mis en exergue les enjeux du « Travailler autrement » au profit de nos publics et de nos collaborateurs et ce, notamment afin de concrétiser nos enjeux RSO sur les dimensions sociale, éthique, écologique et économique.

Les parties rappellent que le travail à distance est un droit généralisé pour les salariés de l’organisme, qui se met en œuvre, sur la base du volontariat des salariés :

• De façon, adaptée et modulée au regard des exigences de service public, des activités, et du collectif de travail,

• Dans les conditions définies par l’employeur, notamment en termes d’amplitude de télétravail accordée,

• Dans le respect du principe de réversibilité, à l’initiative du salarié comme de l’employeur,

• Dans le champ d’application prévu par l’article 1er du protocole d’accord national du 28 novembre 2017 sur le travail à distance (excluant les activités itinérantes).

Elles considèrent par ailleurs que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des travailleurs. Toutefois, elles soulignent par ailleurs l’importance du maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme afin d’éviter tout risque d’isolement et d’assurer le maintien du fonctionnement du collectif du travail.

Elles rappellent enfin que les conditions d'exercice de son activité professionnelle par le travailleur à distance doivent s'inscrire dans le respect du droit à la déconnexion, conformément aux prévisions du protocole national du 28 juin 2016 relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances et notre protocole d’accord local relatif au droit à la déconnexion en date du 17 décembre 2019.

Enfin, le présent avenant doit permettre de trouver un équilibre satisfaisant entre la relation de confiance entre le manager et le salarié d’une part, et la responsabilisation du travailleur à distance, d’autre part, au travers notamment du pilotage et de l’évaluation des activités réalisées.

Article 1 – Champ d’application

Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le travailleur à distance désigne toute personne salariée quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur relation avec l’URSSAF. Il s’applique également conformément au socle de Branche aux intérimaires et stagiaires.

Le présent avenant vise les situations de travail à distance dans lesquelles le travailleur exécute en partie son contrat de travail :

• Soit à son domicile ;

• Soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel ;

• Soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de sécurité sociale.

• Soit dans un tiers lieu (par exemple de coworking), dans ce dernier cas, les frais d’occupation du lieu sont à la charge du salarié.

En tout état de cause, le secret professionnel, la protection des données personnelles et la sécurité du système d’information doivent pouvoir être assurés dans le lieu d’exercice du Travail à distance.

Le choix du lieu de travail à distance doit faire l’objet d’une déclaration préalable par le salarié auprès de son employeur, lequel doit expressément accepter le lieu de travail à distance proposé.

L’employeur vérifiera notamment la possibilité d’accès Internet, de téléphone, la capacité à se rendre sur le site habituel de travail…

Le socle commun de la Branche Recouvrement inscrit dans son principe de droit au travail à distance généralisé, le passage d’une logique d’« emploi éligible » à une logique d’activité télétravaillable.

Néanmoins, certaines activités doivent être réalisées nécessairement sur le site de travail habituel. Ainsi, les activités qui suivent ne sont pas concernées par le travail à distance :

• La réception du courrier, le tri, l’ouverture, l’acquisition et la numérisation des courriers,

• L’accueil physique tout venant ou sur rendez-vous ,

• Le positionnement en renfort sur la plateforme téléphonique,

• La participation à des évènements/salons, réunions et formations organisés en présentiel,

• La réalisation d’inventaires physiques, le suivi de travaux, la réception de travaux ou de fournitures, les interventions logistiques sur site, la gestion de factures non dématérialisées, l’affranchissement du courrier, la remise pour la collecte du courrier, la mise à disposition de fournitures de bureau ou autres dans les services, l’accueil de prestataires (pour des travaux ou des maintenances, l’établissement de devis ou de candidatures à des marchés), la réception de commandes, la gestion du parc automobile (par exemple la révision de véhicules à gérer physiquement)

• La préparation des salles de réunions ou de formations en présentiel, la préparation et l’accueil des participants/stagiaires et/ou formateurs aux réunions et aux formations, la prise de procès-verbaux et comptes-rendus de réunions (exemple : réunion de conseils),

• Les participations aux audiences juridictionnelles et les représentations devant les juridictions (sauf si l’audience est dématérialisée),

• L’impression de document papier le cas échéant, l’envoi de courriers (exemples : mises en demeure recommandées en France et à l’étranger, envoi de courriers en impression locale (quand absence de mail cotisant) pour les relances, l’envoi de l’état des débits, le renvoi des déclarations de revenus papier), l’édition pour la signature et la signature de courriers en l’absence de signature électronique (exemple : contrats de travail, courriers, délégations), le traitement et la gestion des plis non distribués,

• Les visites huissiers,

• La participation à des groupes de travail en présentiel, la participation aux EAEA en présentiel, ou à tout autre entretien individuel avec le collaborateur

• Les entretiens de recrutement, l’accueil des nouveaux embauchés avec création d’une carte d’accès,

• La participation aux réunions de CSE et de négociations

• L’assistance aux utilisateurs sur site

• La remise de chèques, l’accès au coffre

• Le contrôle des accès physiques

• La présence aux instances managériales, réunions du personnel lorsqu’elles se tiennent en présentiel

• La présence managériale sur site nécessaire à l’activité de management

• La présence simultanée un jour par mois a minima au sein de son service pour les travailleurs d’un même service

Également, ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur ainsi que les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

L’organisation du travail à distance dans le cadre du plan de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie/pandémie, ou en cas de force majeure, n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans un tel cas de figure. Il est susceptible de concerner l’ensemble des travailleurs.

Article 2 – Conditions de mise en œuvre

2.1 Principe du volontariat

Le travail à distance est fondé sur le principe du volontariat et doit être accepté par l’Employeur, hors circonstances exceptionnelles.

En principe, c’est le travailleur qui formule une demande de travail à distance et ce, sur les activités télétravaillables.

2.2 Préservation du lien avec l’organisme

2.2.1 Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le travailleur à distance doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine.

Ainsi, le salarié peut demander à travailler à distance jusqu’à 3 jours par semaine. Cependant, il s’agit d’une notion de jours évolutive en fonction de l’augmentation des compétences du salarié et de l’évolution de la fonction. De plus, cette notion de jours pouvant être télétravaillés doit être dosée en fonction des activités télétravaillables. La nécessité de maintenir un lien avec l’organisme est primordiale.

Etant précisé, qu’en cas d’acceptation par l’employeur du nombre maximal de jours pouvant être télétravaillés, le salarié doit notamment accepter de ne plus disposer de bureau dédié pour des raisons de gestion de l’espace disponible. En effet, Les adaptations des environnements de travail induisent notamment un principe de partage des espaces, comme condition d’accès au travail à distance.

• Cas de dérogations exceptionnelles :

Toutefois et par exception, les salariées en situation de grossesse auront la possibilité, dans le mois précédant leur congé maternité, de faire une demande de télétravail pouvant aller jusqu’à 100% de leur temps de travail.

Par ailleurs, la direction a la possibilité de mettre en place, dans d’autres situations à durée déterminée, tenant à la situation individuelle du salarié ou à la situation collective de l’organisme (par exemple, travaux sur un site), des modalités de télétravail pouvant aller jusqu’à 100% du temps de travail dans le respect des modalités de versement de l’indemnité de télétravail précisées dans le présent accord.

La direction peut autoriser les travailleurs qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail notamment en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (pic de pollution, intempéries, canicule, travaux exceptionnels, grève de transports prolongée…).

Cette dérogation peut permettre soit une permutation entre un jour de travail à distance et un jour de travail sur le lieu habituel de travail, soit une extension provisoire du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance, y compris dans une même semaine.

En cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le salarié peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile. Ce jour peut être échangé avec un autre jour de travail à distance dans la semaine, sous réserve que sa présence sur son lieu de travail habituel ne soit pas inférieure à 2 jours par semaine.

• Cas de suspension provisoire du télétravail :

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance (indisponibilité physique du lieu de travail à distance, difficultés techniques liées notamment à des incidents informatiques).

Dans ces hypothèses, le salarié ou son responsable hiérarchique, peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du travail à distance.

En cas d’incident survenant le jour même du travail à domicile ou dans un lieu privé différent du domicile du télétravailleur, le salarié entre en contact avec son supérieur hiérarchique pour trouver une activité de remplacement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser un congé, un RTT, un congé sans solde ou de se rendre sur son lieu habituel de travail. Il est décidé au cours de la journée de ce qui sera fait pour les autres jours.

Dans le cas où le supérieur hiérarchique n’est pas joignable (déplacement, absence…), le travailleur à distance devra contacter le Pilote de la fonction.

2.2.2 Aménagements du travail à distance dans des conditions particulières issu de l’accord national UCANSS

Quand le travail à distance est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen s’effectue en tenant compte des mêmes conditions d’éligibilités que celles prévues au « 2.3 Conditions d’éligibilités ».

Dans ces cas particuliers, les agents pourront déroger aux 2 jours de travail devant obligatoirement être effectués dans l’organisme.

2.2.3 Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les travailleurs à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

3. Conditions d’éligibilité au dispositif

Les demandes de travail à distance sont examinées au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail, et de la maîtrise de l’emploi, notamment la capacité du salarié demandeur à travailler de manière autonome.

Conditions d’éligibilité du salarié

Le travail à distance est ouvert aux travailleurs qui remplissent les conditions suivantes :

1. La nécessité d’acquisition d’un degré de maîtrise des compétences, de méthode et de rigueur suffisants en lien avec l’activité exercée.

A cet effet et parce-que la notion d’ancienneté est abandonnée, les managers s’engagent à assurer un suivi régulier de la montée en compétences des travailleurs via les parcours d’intégration.

2- Il appartient au manager de s’assurer de la capacité à travailler à distance mesurée par le manager via un suivi d’activité, l’appréciation du reporting du collaborateur en travail à distance, la capacité du collaborateur à organiser les tâches qu’il doit effectuer.

Conformément au socle commun de branche, pour les personnes en CDD, intérimaires, alternants et stagiaires, l’accès au travail à distance se fonde sur l’évaluation par le manager de la période d’intégration dont la durée doit être définie au regard de la durée globale du contrat et en cohérence avec la période d’essai. La capacité à travailler à distance devant être évaluée et accompagnée dès l’embauche.

Les candidats en situation de handicap doivent remplir l’ensemble de ces conditions, notamment la capacité à travailler à distance. Toutefois, la Direction de l’Urssaf Franche-Comté tiendra compte de la situation particulière du candidat lors de l’examen de la candidature afin de faciliter les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail en vertu de l’article L.1222-9 II 5° du Code du travail.

3- Maîtriser son poste et son environnement de travail.

Pour le travail sur un autre site ou dans un autre organisme que le site d’affectation, l’employeur tient compte des places disponibles et le travailleur à distance peut ne pas disposer d’un bureau dédié.

Pour le travail à distance, le travailleur à distance atteste sur l’honneur qu’il dispose d’un espace de travail dédié qui permet le respect de conditions de travail satisfaisantes.

Quel que soit le lieu d’exercice du travail à distance, celui-ci doit permettre des conditions de travail satisfaisantes et le respect de la confidentialité des affaires, des dossiers et des données traitées. Ainsi, par exemple, un conseiller offre de service devra pouvoir travailler sans fonds sonore susceptible de perturber les communications notamment avec les cotisants.

Afin de permettre au télétravailleur d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail, l’employeur lui fournit le matériel informatique et de communication nécessaire. Toutefois, un travailleur à distance et son employeur disposent de la faculté d’accepter d’exercer l’activité en télétravail sur du matériel personnel au travers de procédures normalisées et sécurisées.

Les heures de travail à distance doivent être consacrées uniquement à l'exercice de l’activité professionnelle, à l’exclusion de toute autre activité personnelle.

La demande de travail à distance peut donc être refusée si un de ces cas n’est pas satisfait.

En cas de suspension du contrat de travail, pour absence notamment, le travailleur n’est plus en situation de travail à distance.

Enfin, sous réserve de la compatibilité de leur poste de travail, les salariés titulaires d’un mandat d’élu municipal, départemental ou régional bénéficient d’un traitement priorisé de leurs demandes d’accès au télétravail.

4. Procédure de mise en place du travail à distance

2.4.1 Formalisme d’entrée dans le dispositif

Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite constituée du formulaire de candidature (Annexe 1) adressé à son responsable hiérarchique, à laquelle il joindra la réponse à un questionnaire d’auto-évaluation et de motivation (Annexe 2) lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au travail à distance et d’exprimer sa compréhension des modalités de travail à distance et de ses conséquences pour son activité.

Etant précisé que le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.

Un représentant du service Informatique estimera la faisabilité numérique en fonction du résultat obtenu lors d’un test de connexion (Annexe 3). L’absence de connexion Internet ou un débit inférieur à 2MO sera un critère d’exclusion du dispositif de travail à distance (soit une connexion ADSL en débit descendant de 2 Mb/s au minimum).

Sous réserve de cette éligibilité numérique, la candidature est examinée par :

• Le responsable hiérarchique direct

• Le pilote de fonction

• Un représentant de la fonction RH pour avis,

Et autorisée par la Direction régionale.

Lorsque le salarié est éligible, un entretien a lieu avec le pilote de la fonction et la direction.

2.4.2 Réponse de l’employeur

La décision de l’employeur, qu’elle soit positive ou négative, donne lieu à une notification au salarié concerné, dans un délai maximum de 45 jours à compter de la réception de la demande.

1. Réponse négative

En cas de refus de l’employeur, celle-ci doit être motivée par écrit.

Si refus il y a, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La direction de l’organisme est tenue de répondre à cette demande de réexamen par écrit et de façon motivée dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception de l’écrit du salarié.

2. Réponse positive

En cas d’acceptation, lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile, la décision est prise sous réserve de la fourniture par le salarié :

• De l’attestation d’assurance prévue à l’article 4.2.

• D’une attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques ou du diagnostic électrique établi par un professionnel, selon le choix du salarié et prévu à l’article 3.1.1.

A défaut de remise de ces documents probants, le travail à distance ne peut débuter.

La fourniture de ces documents par le salarié est exigée pour le télétravail à domicile ou un autre lieu déclaré par le travailleur.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du travailleur à distance sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de travail à distance ou mettre fin à la situation de travail à distance.

2.4.3 Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du travail à distance, le salarié signe un avenant à son contrat de travail.

Cet avenant, qui est conclu pour une durée comprise entre un et trois ans, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en sont convaincus.

Le salarié s’engage à modifier ses jours télétravaillés en fonction des réunions et formations nécessitant une présence sur site et à en informer son supérieur hiérarchique.

Il convient de rappeler que, sauf lorsque le télétravail est justifié par des raisons médicales et après accord de la Direction, le salarié doit être présent dans son unité de travail au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

L’avenant précise qu’en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le travailleur peut être amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile ou du site d’accueil.

5. Période d’adaptation et réversibilité permanente

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois.

Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant le respect d’un délai de prévenance réciproque de 30 jours.

Cette période d’adaptation ne s’applique que lors de la mise en place du travail à distance. Elle est exclue lors du renouvellement de l’avenant au contrat de travail si le salarié conserve le même poste.

Une nouvelle période d’adaptation sera prévue en cas de changement d’une modalité de travail à distance qui suppose la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail (passage du travail à distance sur un site au travail à distance à domicile par exemple).

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, au travail à distance avant le terme prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision qui met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail est notifiée par écrit.

Situation en cas de changement de domicile ou de fonctions

La poursuite du travail à distance en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail entre le salarié et l’Urssaf.

Etant précisé qu’en cas de changement de domicile, le salarié doit en informer son employeur car il sera nécessaire de procéder à une nouvelle vérification des installations électriques et de l’ergonomie de l’espace de travail du salarié.

Article 3 - Organisation du travail à distance

3.1 Equipements mis à disposition

Lorsque le travail à distance s’effectue au domicile du salarié, son habitation ainsi que son espace de travail doivent être compatibles avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène et de sécurité.

3.1.1 Diagnostic électrique

Pour bénéficier du télétravail à domicile, le salarié doit fournir à son employeur une attestation sur l’honneur de la conformité de ses installations électriques, préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. A défaut et en cas de doute, il appartient au salarié d’informer son l’employeur afin qu’il diligente un diagnostiqueur professionnel pour procéder au diagnostic électrique de son domicile.

L’attestation sur l’honneur ou le diagnostic électrique établi par un professionnel, indique que l’installation électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Il est rappelé au salarié qu’en cas de doute, et pour ne pas prendre de risque, un diagnostic électrique sera à privilégier.

3.1.2 Ergonomie du poste de travail

Le choix du matériel mis à disposition sera fait par la direction en fonction du coût, des contraintes techniques, de la facilité d’utilisation et du matériel du travailleur déjà en possession. En tout état de cause et sous réserve de disponibilité, le travailleur à distance bénéficiera d’un écran, d’un clavier et d’un boîtier lui permettant d’être relié à son poste de travail professionnel.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Lorsque le salarié travaille à distance depuis un autre site, un bureau est mis à sa disposition.

Lorsque le salarié travaille à distance depuis son domicile, et qu’il utilise ses équipements personnels (local, table, chaise), il doit attester sur l’honneur qu’il dispose d’un aménagement ergonomique de son poste de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle de manière sécurisée.

Le salarié bénéficie d’un service approprié d'appui technique depuis son domicile ou depuis son site d’accueil, assuré par la hotline téléphonique.

En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition.

Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.

2. Horaires de travail et disponibilité

L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.

A ce titre, le travailleur à distance est soumis à l’accord collectif relatif à l’horaire variable ainsi qu’à l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail, applicables au sein de l’organisme.

Le travailleur à distance ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’Urssaf.

Le salarié doit être joignable durant les plages horaires telles que fixées par l’accord collectif relatif à l’horaire variable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de travail du salarié afin de garantir le respect de la vie privée du salarié. Ces plages horaires correspondent au temps où le salarié est « badgé » sur le logiciel de GTA.

L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Parallèlement, il est reconnu aux travailleurs à distance un droit à la déconnexion en dehors de l’amplitude horaire journalière en vigueur dans l’organisme et pendant la durée légale de repos quotidien, dans le respect du protocole d’accord relatif au droit à la déconnexion. Cette disposition garantit l’effectivité du droit au repos en situation de travail à distance et participe à la prévention des risques psychosociaux dans l’organisme. En conséquence, le travailleur à distance a également un devoir de déconnexion des outils mis à disposition (téléphone, ordinateur).

Pour les salariés ayant conclu une convention annuelle de forfait en jours, chaque journée de travail réalisée à distance équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les travailleurs qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres travailleurs aux formations et aux réunions de service.

3. Enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l’année

Est offerte ici la possibilité de jours de travail à distance forfaitaires par année civile, soit 45 jours.

Les formules forfaitaires, annualisant le nombre de jours de télétravail accordés, ne peuvent conduire à des organisations dérogeant au minimum de présence de deux jours de présence par semaine dans l’organisme, dès lors que celles-ci sont compatibles avec les nécessités de service et l’organisation collective du travail mise en place par l’employeur.

Cette forme d’organisation concerne les travailleurs disposant d’une large autonomie dans l’organisation de leur activité. Les jours de travail à distance sont posés au cours de l’année civile selon les demandes formulées par le salarié et ne pourront être télétravaillés qu’après accord du responsable hiérarchique. Le salarié établira un planning prévisionnel annuel en accord avec son responsable hiérarchique.

4. Badgeage

Le badgeage s’effectue au poste de travail. Il conviendra de mettre en veille l’équipement informatique et le téléphone professionnel le cas échéant (lorsque l’agent quitte l’espace dédié affecté au travail à distance).

3.5 Suivi du travail à distance

Chaque mois, un point d’une dizaine de minutes est programmé entre le responsable et le travailleur à distance en vue de l’évaluation qualitative et quantitative du travail effectué à distance (questionnaire).

Un bilan trimestriel est proposé au travailleur à distance pour faire un point global d’activité en travail à distance et recueillir l’avis du salarié et de son encadrement (Annexe 5).

Les travailleurs en situation de handicap pourront faire l’objet d’un suivi plus régulier, que ce soit de leur propre initiative ou de celle de l’employeur.

Par ailleurs, l’EAEA est l’occasion de suivre l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 4 - Droits et obligations du salarié travaillant à distance

4.1 Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille depuis son domicile. Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

4.2 Assurance

Le salarié qui travaille à distance depuis son domicile doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ses journées de télétravail.

Il doit fournir à l’Urssaf une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée chaque année.

4.3 Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance à domicile dans les conditions suivantes :

• le coût réel du diagnostic de conformité des installations électriques, établi par un professionnel, lorsqu’il est nécessaire. A titre dérogatoire, si toutefois le prestataire mandaté par l’Urssaf Franche-Comté n’était pas en mesure de réaliser le diagnostic de conformité électrique, le salarié sera remboursé de son coût réel sur présentation de facture.

• le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son montant réel,

Lorsque le travail à distance est effectué dans un lieu privé différent du domicile du télétravailleur et qu’une attestation de diagnostic électrique est requise, l’employeur prend en charge celui lié à la résidence principale uniquement. Les autres diagnostics seront à la charge du salarié.

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel lorsqu’il est mis en place, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du travail à distance (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

L’indemnité forfaitaire est fixée conformément au protocole d’accord du 28 novembre 2017 relatif au travail à distance et aux revalorisations précisées par circulaire UCANSS le cas échéant.

Elle est versée sur 10,5 mois par an afin de tenir compte des congés annuels.

Son versement est suspendu en cas d’absence du salarié de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques…).

Lorsque le travail à distance est organisé sous forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation minimum de 2,60 € par jour de travail à distance.

4. Protection des données

L’Urssaf est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les travailleurs à des fins professionnelles.

Le travailleur à distance s’engage à respecter la charte informatique en vigueur au sein de l’Urssaf ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

Le travailleur à distance est par ailleurs garant de l'intégrité de ses dossiers, de son matériel et de ses accès.

5. Droits individuels et collectifs du salarié

Les travailleurs à distance bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes informations relatives à la vie de l’organisme. En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

A ce titre, les travailleurs à distance ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux travailleurs à distance les jours de travail à distance.

L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du travailleur à distance soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués dans les locaux de l’organisme.

Article 5 - Travail à distance à titre occasionnel

Les salariés n’ayant pas recours au mécanisme du travail à distance peuvent néanmoins être amenés à travailler depuis leur domicile, voire sur un autre site, de façon occasionnelle, dans la situation visée ci-dessous.

Le salarié ayant opté pour le forfait jour et n’ayant pas le statut de travailleur à distance, qui dispose déjà d’une autonomie reconnue et d’outils permettant le travail à distance peut, en accord avec sa hiérarchie, travailler depuis son domicile, dans la limite de 8 jours maximum par année civile.

Le bénéfice de ces modalités dérogatoires de travail à distance occasionnel ne confère pas le statut de travailleur à distance et ne donne pas droit aux aides financières prévues pour les travailleurs travaillant à distance depuis leur domicile.

Article 6 - Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les travailleurs à distance sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les répresentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en terme de crédit d’heure. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de travail à distance.

Article 7 - Santé au travail et les représentants du personnel

L’Urssaf informe le salarié qui travaille à distance de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il travaille depuis son domicile.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance depuis le domicile.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à distance à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu par le fait ou à l’occasion du travail, sur le lieu où est exercé le travail à distance, pendant les plages horaires du travail à distance est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la sécurité Sociale.

A cet effet, le travailleur à distance informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

L’employeur procédera, dans les 48 heures, à une déclaration d’accident de travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime.

Article 8 - Sensibilisation et formation

Les travailleurs à distance reçoivent une formation/sensibilisation appropriée notamment sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer les travailleurs à distance sont formés/sensibilisés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management des travailleurs à distance, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les travailleurs de l’unité de travail sont sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile.

Article 9 - Suivi et bilan

La mise en œuvre du travail à distance fait l’objet d’une consultation préalable devant le Comité social et économique.

Un bilan annuel dans le protocole d’accord national sera présenté au Comité social et économique. Il comprend les éléments permettant de comparer l’évolution salariale des travailleurs à distance avec celles des autres salariés.

Article 10 – Dispositions générales

10.1 Durée de l’avenant

Le présent avenant visant à modifier l’ensemble des dispositions du protocole d’accord relatif au recours au travail à distance en date du 18 octobre 2019, déjà modifié une fois par un avenant signé le 5 août 2020, prendra fin à la même date que le protocole d’accord susvisé (initialement d’une durée de trois ans).

10.2 Révision

Conformément aux articles L.2222-5 et L.2261-7 du Code du Travail, le présent avenant pourra être révisé via la conclusion d’un autre avenant. Cet avenant pourra être négocié durant le cycle d’application de l’avenant avec les parties signataires afin d’adapter ce dernier aux évolutions juridiques et organisationnelles.

Toute demande de révision doit être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception et comporter l’indication des points à réviser et des propositions formulées en remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

10.3 Dépôt et publicité

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent avenant sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, l’Acoss et, pour information à la Mission Nationale de Contrôle (Grand Est).

Une fois agréé l’avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues par les articles D 2231-2 et suivants du code du travail.

Le dépôt est opéré en deux exemplaires, dont un exemplaire sur support électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Il sera par ailleurs affiché dans les locaux de l’URSSAF.

Les représentants du personnel en recevront un exemplaire.

L’ensemble des salariés sera informé de ces nouvelles dispositions par voie d’affichage et une mise à disposition sous format dématérialisé.

Article 11 – Entrée en vigueur

L’entrée en vigueur du présent avenant est subordonnée à l’agrément ministériel. Il entre en vigueur le 1^er jour du mois suivant son agrément.

Fait à Besançon, le 16 décembre 2020

Pour les syndicats Pour L’URSSAF

Pour FO/SNFOCOS, La Directrice Régionale,

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Pour la CGT,

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