Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION" chez UNION POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS SOCIALES DE FRANCHE COMTE (Siège)

PROtocole D’ACCORD RELATIF
AU Droit à la déconnexion

Entre l’Urssaf Franche-Comté, représentée par Madame …….., Directrice régionale, d’une part ;

Et les Organisations Syndicales suivantes :

• FO/SNFOCOS représentée par Madame ……..dûment mandatée
• La CGT représentée par Madame …….., dûment mandatée

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les outils numériques constituent une opportunité tant pour les salariés que pour l’organisme, en matière de développement de nouvelles organisations du travail. Ils ne doivent cependant pas conduire à confondre le temps de travail et le temps de repos.

Depuis 2020 et la crise sanitaire, le télétravail s’est profondément étendu au sein de notre organisme. La généralisation de ce mode d’organisation du travail nécessite d’autant plus de notre part une vigilance accrue sur l’utilisation des outils numériques notamment dans la séparation des temps d’activité professionnels et privés.

En conséquence, l'organisme met en œuvre un droit à la déconnexion, défini comme le droit, pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d'un temps de repos non interrompu.

La Direction promeut et porte les principes et bonnes pratiques afférents au respect du droit à la déconnexion. Elle en impulse ainsi la dynamique auprès de l’ensemble des niveaux hiérarchiques.

Elle affirme, ainsi, n’attendre d’aucun collaborateur, par la mise à disposition d’un équipement nomade, qu’une activité professionnelle soit assurée en dehors des jours ou horaires de travail.

Le présent accord s’inscrit dans la création du « droit à la déconnexion » instauré par la loi du 8 août 2016 relative au travail à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite « loi Travail », dont est issu l’article L2242-8, 7° du Code du travail. Il est en lien direct avec le protocole d’accord national Ucanss « relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances » du 22 février 2022, notamment sur le point de la conciliation entre vie privée et vie professionnelle.

L'objectif est de permettre aux salariés de concilier vie personnelle et vie professionnelle, tout en luttant contre les risques liés à la santé au travail. Pour cela, ils doivent avoir la possibilité de ne pas se connecter aux outils numériques et de ne pas être contacté par leur employeur en dehors de leur temps de travail (congés payés, jours de RTT, week-end, soirées...). Ce droit à la déconnexion concerne en principe tous les salariés.

Ce droit à la déconnexion, dont le Code de travail ne donne aucune définition, a été récemment rappelé par la Haute juridiction, le 12 juillet 2018 (Cass. Soc, 12 juillet 2018, n° 17-13.029)

Ainsi, cet accord relatif au « droit à la déconnexion » définit les modalités d’exercice de ce droit tout en prenant en compte des spécificités de certains mode de travail tels que les cadres au forfait ou les agents en situation de travail à distance et préconise des actions de sensibilisation. Il s’inscrit pleinement dans la Charte utilisateur ressources informatiques et communication électronique et s’articule avec l’ensemble des protocoles d’accords applicable au sein de l’organisme.

Ce protocole vise prioritairement les salariés dotés d’équipements mobiles professionnels (smartphones, PC connectés à distance, …).

Il n’a pas vocation à répondre aux questions tenant aux dépassements d’horaires ou de travail à distance, et s’articule donc avec les autres accords locaux en vigueur.

Ce protocole ne fait enfin pas obstacle à l’utilisation de ces outils nomades dans les cas d’urgence avérés et exceptionnels qui le nécessiteront.

Article 1 – Objet de l’accord

Au regard des dispositions sus citées, ledit accord vise à adopter et promouvoir des bonnes pratiques qui permettront de veiller :

• à la préservation de la santé et de la sécurité des agents de l’Urssaf Franche-Comté en évitant les situations de sur-connexion,

• à l’articulation de la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle,

• et, plus généralement, à une utilisation adaptée des outils numériques mis à disposition.

Article 2 – Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à tous les agents de l’Urssaf Franche-Comté, quelle que soit la nature de leur contrat de travail ou encore de leur statut.

L’exercice de ce droit à déconnexion s’exerce dans le cadre et conformément aux règles conventionnelles et prescriptions applicables au sein de l’Urssaf Franche-Comté (Accord relatif à l’aménagement et la réduction du temps de travail, et règlement intérieur dont le présent protocole ne constitue pas une annexe).

Il est rappelé également que le télétravailleur bénéficie au même titre que tous les autres salariés des dispositions du présent accord.

Article 3 – Définition des notions connexes encadrant le droit à la déconnexion

L’Urssaf Franche-Comté affirme le droit à la déconnexion comme étant le droit, pour le salarié, de demeurer inaccessible et de ne pas travailler en dehors de son temps de travail, dans le respect du temps relevant de sa vie personnelle.

Il est rappelé qu’aucun salarié, sauf exception, n’est tenu de répondre aux mails ou messages, SMS, adressés en dehors de son temps de travail.

Le principe de continuité de service existant au sein de notre entreprise ne saurait aboutir à une connexion permanente de ses salariés.

Article 3.1 – Caractérisation des outils dits numériques

Les salariés utilisent principalement des outils numériques professionnels.

Constituent des outils numériques professionnels l’ensemble des outils de gestion du système d’information, des moyens de communication électronique et des données.

Ces outils comprennent tant les outils numériques « physiques » (ordinateurs fixes ou portables et smartphones) que « dématérialisés » (logiciels, systèmes de connexions avec ou sans fil, fax, messagerie électronique, messagerie instantanée, intranet, internet, réseaux sociaux professionnels) et tout autre réseau d’information ou de communication.

Exceptionnellement, et sur autorisation, les salariés de l’Urssaf peuvent être amenés à mettre en œuvre des outils numériques personnels, constitués d’ordinateurs fixes ou portables, smartphones, logiciels, systèmes de connexions avec ou sans fil, messagerie électronique, internet, réseaux sociaux, …

Si cela était le cas, ce protocole s’appliquerait à l’ensemble de ces outils.

Article 3.2 – Utilisation des outils numériques

Lesdits outils doivent être utilisés conformément aux dispositions du règlement intérieur de l’Urssaf Franche-Comté ainsi que de la charte ressources informatiques et communication électronique qui en constitue une annexe.

Article 3.3 – Caractérisation des temps de travail et temps de repos

Article 3.3.1 – Temps de travail

Le temps de travail effectif correspond, selon l’article L3121-1 du Code du travail, au temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Article 3.3.2 – Temps de repos

Est considéré comme du temps de repos, l’horaire au cours duquel le salarié n’est pas sur son lieu de travail et n’est pas soumis aux instructions de son employeur.

Ces temps correspondent respectivement au repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives, au repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures), à tout type de congés d’origine légale ou conventionnelle, ainsi que des périodes d’absence autorisées et/ou justifiée.

Article 3.3.3 – Respect des périodes dites de déconnexion à l’exception des cas d’urgence

L’exception au principe du droit à la déconnexion doit être de justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet à traiter, c'est-à-dire lorsque l’affaire ou le dossier en cause, relevant du champ d’intervention du salarié, nécessite une action et/ou une prise de décision très rapide, l’absence de suite pouvant entraîner des conséquences présentant des risques importants pour l’organisme ou les salariés.

Il en est ainsi des situations de crise entrainant le déclenchement du plan de continuité d’activité.

Article 4 – Mise en œuvre du droit à la déconnexion, une action nécessairement concertée

Article 4.1 – Rôle de la direction régionale et directions de sites

L’ensemble de la ligne managériale, dès l’équipe de direction, doit ainsi avoir à l’esprit ce principe de base et garantir ses conditions de réalisation, dans l’exercice de son pilotage d’activité, dans la définition quotidienne des objectifs.

Dans la continuité et pour tous, elle veillera, par une communication interne adaptée, à donner du sens aux actions actées au présent protocole afin d’en favoriser la compréhension, l’appropriation et l’application effective.

L’employeur veille à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte de l’amélioration des situations existantes.

Article 4.2 – Rôle des équipes managériales

La hiérarchie, quel que soit son niveau, s’assurera par son exemplarité du respect du droit à la déconnexion des salariés.

Ainsi, et à ce titre :

• Sauf urgence, chaque manager veille à ne pas contacter son ou sa subordonné(e) en dehors des temps de travail.

Ainsi, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnels en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause. Toute sollicitation ou communication adressée en dehors du temps de travail, qu’elle qu’en soit la nature, le mode et le support, sera présumée reçue le premier jour ouvré suivant son envoi (ou lors du retour du salarié à son poste de travail).

• Chaque manager se devra de promouvoir l’échange oral à l’échange numérique.

Article 4.3 – Rôle de la DRH

Le décompte des temps de travail effectués, par pointage sur les badgeuses prévues à cet effet au sein de chaque site de l’Urssaf Franche-Comté (hors cadres au forfait et personnel non badgeant), permet, entre autres, l’identification des réalisations des dépassements le cas échéant.

Ainsi lorsqu’un salarié a débadgé, il n’est pas autorisé à continuer son activité à son poste de travail.

Toute situation manifeste de sur-connexion pourra faire l’objet d’un signalement de la part du manager à la RH pour suivi.

Les agents s’engagent plus globalement à respecter les dispositions relatives à l’horaire variable.

Article 4.4 – Rôle de chaque agent de l’Urssaf Franche-Comté

La santé, la sécurité et la qualité de vie au travail impliquent la participation de chacun, quel que soit son niveau et sa place dans l’organisme.

Ainsi, tout collaborateur se doit de prendre soin de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles de ses collègues.

Dans ce cadre, chaque salarié est responsable de l’effectivité de ce droit à la déconnexion.

Article 5 – Mise en œuvre du droit à la déconnexion : mesures opérationnelles et bonnes pratiques

Article 5.1 – Outils de prévention managériale : inscription du droit à la déconnexion au sein du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) et lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement

Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels comprend une disposition relative au droit à la déconnexion au sein de la fiche n°24 concernant les risques psychosociaux.

De même, et lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA) sera abordé cette thématique, dans la partie bilan de l’année écoulée.

Ce dispositif n’empêche aucunement qu’un échange puisse être provoqué en cours d’exercice dans l’hypothèse où des difficultés seraient relevés tant par l’agent lui-même que par son responsable hiérarchique qui se devront dans ce cas de la ou les signaler aux fins d’organiser une rencontre.

Ces actions de prévention permettent de détecter la potentialité du risque et de compléter le cas échéant le programme annuel de prévention des risques professionnels.

En vue de prévenir les risques liés à la santé au travail des télétravailleurs, qui découleraient de l’utilisation des outils numériques professionnels à domicile, un volet spécifique au droit à la déconnexion a été intégré au DUERP.

Article 5.2 – Mesures opérationnelles et bonnes pratiques

- Les managers doivent s’assurer que l’usage de la messagerie ne se substitue pas aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement ;

- En dehors des jours et horaires habituels de travail, le rédacteur d’un message pourra utiliser les fonctions d’envoi différé.

- Les utilisateurs de ces outils veilleront à respecter l’objet et la finalité des moyens de communication mis à disposition, tant en termes de forme que de contenu (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment, avec les formules de politesse).

- En cas d’absence, les salariés sont invités à paramétrer le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie

- L’organisme communiquera sur le fait de ne pas se connecter à la messagerie professionnelle lors de l’absence du collaborateur (arrêt maladie, RTT, congés).

- En cas de périodes exigeant une forte charge cognitive, il est rappelé que le salarié peut également se déconnecter dans le but de favoriser sa concentration et son efficacité.

Aussi, afin d’éviter la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;
• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Article 5.3 – Dispositifs d’alerte

Dans le cadre du suivi de la santé et de la sécurité au travail des collaborateurs de l’Urssaf Franche-Comté, la Direction a mis en place une procédure de saisine du référent santé et sécurité des conditions de travail.

Il existe également un dispositif national : la cellule d’écoute et d’accompagnement nationale.

Ainsi, toute personne en situation de risque et/ou tout collaborateur témoin d’une situation de risque peuvent saisir, selon son choix :

• son encadrement (N+1 ou N+2) ou la Direction ;
• le référent santé et sécurité au travail ;
• le service de santé au travail départemental ;

• tout membre du Comité social et économique ;

  • • la cellule d’écoute et d’accompagnement nationale accessible 7 jours sur 7 et 24
    • heures sur 24 au 08.05.23.23.30

Chaque interlocuteur mentionné dans ces cinq groupes s’engage à recevoir la personne en situation de risque en lui garantissant une écoute en toute confidentialité.

En cas de difficulté majeure ayant un impact potentiel sur le temps de travail et le temps de repos, tout salarié pourra émettre un signalement à l’attention de sa hiérarchie et des services RH.

De la même manière, ce dispositif d’alerte est ouvert à tout tiers témoin d’une situation de non-respect du droit à la déconnexion.

Ce signalement sera formalisé par un courriel et la confidentialité de la démarche sera bien entendu assurée.

En cas de déclenchement d’un tel signalement le salarié sera reçu dans les meilleurs délais par le référent santé et sécurité au travail ainsi que son manager, pour un examen de sa situation. 

Article 5.4 – Actions de sensibilisation et de formation

L’Urssaf Franche-Comté tient à informer l’ensemble du personnel des modalités d’application du droit à la déconnexion par le biais de la « Charte utilisateur ressources informatiques et communication électronique ». Le taux des salariés ayant reçu la charte atteint 100%.

Comme énoncé à l’article 7.4 du Protocole d’accord du 11 juillet 2022 relatif au travail à distance des personnes des organismes du régime général de sécurité sociale, des actions de formation ou de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des collaborateurs en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques ainsi que sur les comportements favorisant la conciliation entre vie privée et vie professionnelle.

Dans ce cadre, l’Urssaf de Franche-Comté s’engage notamment à :

• Former / sensibiliser chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;
• Désigner au sein de l’entreprise un interlocuteur spécifiquement chargé des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail

La communication du présent accord sera réalisée par strate, à savoir :

• une sensibilisation de l’ensemble de l’équipe de direction ;
• une sensibilisation de l’ensemble des équipes managériales stratégiques ;
• une sensibilisation des équipes RH.

Ainsi, les managers dits stratégiques se feront par suite le relais des équipes de managers placés sous leur pilotage et/ou responsabilité.

De la même manière, la fonction RH envisagera une communication de sensibilisation auprès du personnel.

Le déploiement de modules d’informations, de préventions, de sensibilisation et de formation des salariés à l’usage des outils digitaux et à l’ensemble des nouveaux modes d’organisation.

Article 6 – Communication et suivi de l’accord

Article 6.1 – Communication de l’accord

L’Urssaf Franche-Comté assurera la diffusion du présent accord auprès de l'ensemble des salariés sous Canopée.

Cet accord sera porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage dématérialisé.

Cela étant, il sera en parallèle déployé des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques à l’utilisation des outils numériques, et plus généralement, au droit à la déconnexion.

Article 6.2 – Suivi de l’accord

Au moins une fois par an, un bilan est fait avec les partenaires sociaux sur l’application du présent accord.

Article 7 – Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour du mois suivant son agrément.

Sous réserve d’une signature majoritaire des organisations syndicales participant à la négociation, il sera d’une durée déterminée de trois années. Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. A ce titre, il est de la même manière, acté que la périodicité de la négociation est portée à 3 ans.

Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

Article 8 – Dépôt et publicité de l’accord

Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Il donnera lieu aux mesures de publicité et de dépôt post agrément de la Direction de la Sécurité Sociale dans les conditions prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du code du travail ; à savoir un dépôt à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités du lieu de conclusion via la plateforme Télé Accords et au greffe du Conseil des Prud’hommes du même lieu.

Fait à Ecole-Valentin, le 8 mars 2023

Pour les syndicats Pour L’URSSAF

Pour FO/SNFOCOS,La Directrice Régionale,

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Pour la CGT,

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