Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place à titre expérimental du télétravail du 01/11/2018 au 31/10/2019" chez SOCIETE JAS HENNESSY ET COMPAGNIE (Siège)

Accord sur la mise en place à titre expérimental du télétravail

du 01/11/2018 au 31/10/2019

Signé le 9 octobre 2018

Entre :

La Société JA^s HENNESSY & C°,

Société en Commandite Simple,

Au capital de 16 588 000 €,

Dont le siège social est situé à Cognac, rue de la Richonne,

Représentée par : ,

Directeur des Ressources Humaines,

Ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,

d'une part,

Et :

Les organisations syndicales,

représentatives au sens de l'article L. 2122-1 du Code du Travail,

Représentées par :

Délégué Syndical CGT,

Délégué Syndical CFDT,

Délégué Syndical FO,

régulièrement mandatés d'autre part,

Préambule

Les réflexions et les discussions sur la mise en place, à titre expérimental, d’un accord sur le télétravail au sein de la société Ja^s Hennessy & C^o s’inscrivent dans le souhait de l’entreprise d’accroître la souplesse dans l’organisation de travail des salariés et de leur permettre de mieux concilier vie professionnelle et vie privée, dans un contexte de recherche constante d’initiatives en faveur de la Qualité de Vie au Travail (QVT) et de la responsabilité sociétale de l’entreprise.

A toutes fins utiles, il est rappelé que le télétravail n’est pas mis en place pour répondre à une problématique de santé.

Par cet accord, les parties souhaitent engager une expérimentation de télétravail sur un mode occasionnel au sein de la société Ja^s Hennessy & C^o. Cette expérimentation devra permettre de tester, sur la base du volontariat, un nouveau mode de travail reposant sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle entre le salarié et la hiérarchie, tout en s’assurant de répondre aux enjeux de la Société Ja^s Hennessy & C^o.

Fortes de cette expérimentation, la Direction et les Organisations Syndicales se réuniront dans quelques mois (fin du troisième trimestre 2019) afin de statuer définitivement sur les modalités du télétravail.

Ainsi, la Direction et les Organisations Syndicales se sont réunies les 10 juillet, 18 juillet et
24 juillet 2018 pour l'établissement du présent accord, qui a fait l’objet d’une information et consultation du CHSCT du 25 septembre 2018 et du Comité d’Entreprise extraordinaire du
8 octobre 2018.

Ceci étant exposé, il a été expressément convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 : Définition du télétravail  

Le télétravail est une forme d’organisation du travail utilisant les technologies actuelles de l’information et de la communication, qui prévoit qu’un travail, qui aurait pu être réalisé seulement dans les locaux de l’entreprise, est effectué au domicile du salarié à sa demande, dans un environnement et avec un mobilier/équipement personnel propices au travail et à la concentration.

Les résultats d’activité obtenus en situation de télétravail doivent être de niveau équivalent à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Article 2 : Champ d’application 

Les mesures convenues dans le présent accord concernent l’ensemble des salariés de la Société
Ja^s Hennessy & C^o ayant un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée et une ancienneté minimum de six mois au sein de la Société Ja^s Hennessy & C^o (et non au sein du Groupe). Toutefois, les salariés en contrat en alternance ne sont pas éligibles à cette forme d’organisation dans la mesure où l’accompagnement tutorial est obligatoire.

Ne peuvent aussi prétendre au télétravail :

• Les salariés en contrat génération si l’aménagement du temps de travail est réalisé sur toute la durée du contrat,

• Les salariés à temps partiel (hors contrat génération) inférieur à 80%. Pour les salariés à temps partiel entre 80% et 99%, le nombre annuel de journées télé-travaillées sera proratisé en fonction du temps travaillé.

• Les salariés n’ayant pas un contrat de travail avec la Société : stagiaires et intérimaires.

Bien entendu, le télétravail ne peut s’adresser qu’aux personnes répondant à des conditions d’éligibilité de plusieurs natures (voir article suivant).

Article 3 : Conditions d’éligibilité

Article 3 – 1 : Eligibilité du poste

Le passage en situation de télétravail ne peut être envisagé que pour des postes n’exigeant pas une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise compte tenu des tâches à accomplir, des services à rendre ou encore d’actes de management de proximité. Sont également exclus les postes exigeant une présence à horaires postés/fixes, des interventions manuelles, techniques.

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, tout refus à un poste éligible devra être motivé par le responsable hiérarchique et/ou la Direction des Ressources Humaines.

Article 3 – 2 : Eligibilité du salarié

Le passage en situation de télétravail ne peut être envisagé que pour les salariés ayant au minimum 6 mois d’ancienneté dans la Société (cf article 2), de manière notamment à avoir déjà une bonne connaissance de l’entreprise, du Groupe, de son environnement et du poste de travail concerné.

En outre, le passage en situation de télétravail est conditionné également à l’autonomie effective du salarié dans son poste, au niveau de ses compétences informatiques, de l’accessibilité à la documentation nécessaire à l’exercice de la responsabilité et des interactions nécessaires avec les autres salariés de l’entreprise ou à toute autre raison qui ne permettrait pas un niveau équivalent de performance.

Article 3 – 3 : Types d’absence non éligible

En aucun cas, le télétravail ne peut être réalisé pendant un arrêt maladie ou pendant un congé maternité ou paternité.

Pour autant, des formules de télétravail non prévues par le présent accord pourront être mises en place à titre individuel et à la demande expresse du salarié, après avis du Médecin du Travail et du médecin traitant (notamment pour les salariés bénéficiant de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé – RQTH) ou pour les collaborateurs en situation de temps partiel pour motif thérapeutique, en considération de situations particulières et de courte durée (incapacité temporaire de se déplacer sur le lieu de travail, etc.).

Article 4 : Durée et rythme du télétravail

Afin de favoriser et de maintenir un lien social fort avec l’entreprise, une présence physique régulière dans l’entreprise est exigée.

A cet effet, le nombre de jours télé-travaillés ne peut s’élever à plus de 24 jours maximum par an, et à raison de 3 jours maximum par mois et d’un jour maximum par semaine (sauf cas de force majeure : grève des transports publics, catastrophes naturelles, épidémies...).

Le choix de la journée télé-travaillée peut être le lundi, mardi, mercredi ou le jeudi et s’effectue en concertation avec le salarié et le responsable hiérarchique en fonction de la nature de l’activité, de l’organisation du service et des responsabilités permanentes du salarié.

Le vendredi est possible en télétravail à condition que le temps de trajet entre le domicile principal et le lieu de travail soit égal ou supérieur à 45 minutes.

Toujours dans l’optique de favoriser et maintenir un lien social fort avec l’entreprise, en aucun cas une journée de télétravail ne pourra être accolée à une journée de récupération, ou tout type de congés, jours fériés.

Les journées de télétravail se prennent par journée complète (pour les salariés travaillant sur une demi-journée, cela sera décompté comme une journée). Les journées de télétravail non exercées ne peuvent donner lieu à un crédit cumulé ou être reportées ultérieurement, sauf si une journée télé-travaillée initialement acceptée par le responsable hiérarchique a été annulée pour raison d’organisation, de réunion dont la présence physique est obligatoire ou de nécessité de service.

Le salarié est tenu de respecter un délai de prévenance de 5 jours calendaires minimum (sauf situation exceptionnelle) pour toute demande de journée en télétravail.

Les jours télé-travaillés annuels non-utilisés sur l’année ne pourront pas être reportés sur l’année suivante.

Article 5 : Lieu de télétravail

Les parties sont convenues que le lieu de télétravail est exclusivement le domicile principal du salarié.

Article 6 : Assurance habitation

Préalablement à son passage en télétravail, le salarié doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance et demander à ce que son assurance multirisque habitation couvre cette présence durant ses journées de travail.

Le salarié doit fournir annuellement une attestation en ce sens au plus tard dans le mois suivant la mise en œuvre du télétravail à titre individuel.

En cas de changement d’assureur en cours d’année, le salarié sera tenu de transmettre une attestation du nouvel assureur.

A défaut de fournir cette attestation, l’éligibilité au télétravail sera suspendue.

Article 7 : Obligations réciproques du télétravailleur et de l’employeur

Article 7 - 1 : Caractère volontaire du télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié concerné par les missions d’un poste éligible à cette forme d’organisation. A cet effet, aucune solution de télétravail ne peut être imposée à un salarié par l’entreprise ou par son responsable hiérarchique.

Il est rappelé que le télétravail repose sur une confiance réciproque entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Article 7 - 2 : Temps de travail

Les horaires de travail du salarié en télétravail sont établis sur des bases identiques à ceux du travail accompli dans les locaux de l’entreprise, selon la réglementation et les accords collectifs en vigueur, et dans le respect des temps de repos.

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de modifier la durée de travail effective en temps normal au sein des locaux de l’entreprise : il s’effectue donc par journée complète.

A cet effet, pour le personnel non-cadre éligible au télétravail, il sera demandé au salarié concerné de badger aux quatre plages horaires, via une connexion Internet et en utilisant l’outil de gestion de temps eTemptation.

Les jours de télétravail, la ligne fixe du téléphone professionnel (si existante) devra être renvoyée sur le téléphone portable mis à disposition.

Par ailleurs, les parties rappellent que le salarié bénéficie d’un « droit à la déconnexion » qui doit être préservé.

Au même titre que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise, le télétravailleur peut réaliser des heures supplémentaires, lesquelles ne peuvent être accomplies qu’à la demande expresse de son responsable hiérarchique pour répondre à des nécessités de service.

Article 7 - 3 : Impact sur l’activité professionnelle

L’activité professionnelle demandée au télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le télétravail ne doit modifier ni les missions générales, ni les activités habituelles du salarié, ni sa disponibilité professionnelle, ni ses objectifs et la qualité attendue de son travail, et ni sa charge de travail.

Compte tenu de l’éloignement induit par le télétravail, le responsable hiérarchique du télétravailleur devra porter une attention particulière sur les points suivants :

• veiller à ce que le télétravail ne porte pas préjudice à l’évolution de carrière et à la formation du salarié qui doivent rester équivalentes à celles des autres salariés de son équipe.

• être en mesure de connaître à tout moment l’agenda professionnel du salarié.

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié en télétravail, sachant que le salarié doit être joignable à tout moment des horaires habituels de travail.

Article 8 : Conditions diverses

Article 8 – 1 : Organisation de service

Chaque responsable hiérarchique doit déterminer les modalités particulières d’exercice du télétravail au sein de son équipe, en veillant notamment à assurer une permanence physique des salariés afin d’assurer le bon fonctionnement du service.

Il doit veiller également à la bonne intégration et à la bonne transmission des informations auprès des salariés en télétravail, afin que ceux-ci ne soient pas pénalisés dans l’exercice de leurs missions.

Le responsable hiérarchique doit convenir notamment des dates de réunions communes régulières en veillant à ce qu’elles soient tenues, dans la mesure du possible, les jours de présence des salariés en entreprise ou en privilégiant, si nécessaire, l’utilisation de moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou visio-conférence) de manière à assurer, d’une part, le bon fonctionnement du service et garantir, d’autre part, la bonne intégration des salariés en télétravail de son équipe.

Il est précisé que le télétravail ne saurait être un motif acceptable pour ne pas assister à des réunions ou évènements où la présence physique du salarié est nécessaire (réunions internes ou externes, formations, déplacements professionnels, colloques et séminaires, etc).

Le responsable hiérarchique est en droit de refuser une journée de télétravail (même si elle a été acceptée préalablement) pour raisons d’organisation de son service ou dans le cadre d’un projet par exemple.

Article 8 – 2 : Réversibilité

Le télétravail présente un caractère réversible : il peut y être mis fin à tout moment, à l’initiative du salarié ou du manager.

En cas de nécessité opérationnelle, de contraintes techniques, de changement de poste, de non réponse aux attentes du travail attendu pendant le télétravail ou de raison disciplinaire, le télétravail peut être, en accord avec la Direction des Ressources Humaines, provisoirement ou définitivement suspendu à l’initiative du responsable hiérarchique.

Le responsable hiérarchique est en droit de formuler ses attentes sur le travail attendu et réalisé pendant le télétravail.

Cette suspension temporaire ou définitive devra être confirmée par écrit.

A tout moment, le salarié peut souhaiter ne plus bénéficier de ce dispositif en l’indiquant par écrit à son responsable hiérarchique et/ou la Direction des Ressources Humaines : cela vaudra alors pour le reste de l’année et le nombre de jours télé-travaillés restant sera alors perdu.

Il est convenu que la réversibilité implique le retour du salarié à son poste de travail dans les locaux de l’entreprise ainsi que la restitution du matériel mis éventuellement à sa disposition.

Article 9 : Equipement de travail

L’entreprise fournit à chaque salarié en situation de télétravail à minima et dans le cas où
celui-ci ne bénéficie pas déjà de ce type d’équipement :

• un ordinateur portable : il appartient au salarié concerné de transporter entre son domicile et le site de l’entreprise cet ordinateur portable en veillant à ce qu’il ne soit pas endommagé. A cet effet, l’entreprise fournira une sacoche spécifique en vue du transport de l’ordinateur.

• un téléphone mobile avec casque et/ou écouteurs.

De manière générale, le salarié en télétravail est responsable des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements mis à disposition, il en avise immédiatement l’entreprise et les services compétents.

Enfin le salarié en télétravail bénéficie des services habituels de la hotline bureautique et informatique.

Le matériel mis à la disposition par l’entreprise demeure la propriété exclusive de l’entreprise et doit être utilisé uniquement par le salarié télé-travailleur à des fins exclusivement professionnelles. En cas de fin du télétravail pour quelque motif que ce soit, le salarié s’engage à restituer sans délai l’ensemble des équipements mis à sa disposition pour lui permettre d’exercer son activité à domicile.

Dans certains services, le matériel sera à mis à disposition de plusieurs salariés. Il conviendra que le matériel soit ramené le lendemain de la journée télé-travaillée.

Article 10 : Connexion à internet

Le salarié en télétravail doit continuer à avoir accès à l’intranet et à la messagerie électronique. A ce titre, il reçoit toutes les informations relatives à l’entreprise, qu’il aurait eues dans les locaux de l’entreprise, via ces outils.

Dans l’hypothèse où le télétravailleur serait dans l’impossibilité d’assurer sa fonction à partir de son domicile (notamment coupure locale du réseau ou coupure locale électrique ou téléphonique), il lui appartient d’en informer son responsable hiérarchique par tout moyen, et, le cas échéant, de rejoindre son site habituel de travail.

Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, dans le cas où l’incident de connexion se limite à l’impossibilité d’accéder au système de badgeage en ligne, la prise en compte de l’horaire de travail sera celle communiquée à son responsable hiérarchique.

Article 11 : Protection des données

Le salarié en télétravail, s’engage à respecter les règles définies en matière de sécurité, en particulier informatique et notamment en matière de mot de passe. Il doit suivre les mêmes règles relatives à la sécurité et à la confidentialité des données que celles en vigueur au sein des locaux de l’entreprise.

Le salarié en télétravail doit également veiller à assurer la confidentialité et l’intégrité des informations qui lui sont confiées, ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports notamment sur papier, oralement et électroniquement. Il doit notamment veiller à ne pas jeter des documents confidentiels et les ramener dans l’entreprise en vue de leur destruction ou s’assurer de leur destruction à son domicile.

Article 12 : Santé et Sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables aux salariés en télétravail et l’employeur doit veiller à leur strict respect. A cet effet, l’employeur informe le salarié en télétravail de toutes les règles en matière de santé et de sécurité au travail.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les membres du CHSCT, et les autorités administratives compétentes ont accès, si nécessaire, au domicile du salarié en télétravail, suivant les modalités prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur, sous réserve d’avoir notifié au préalable à l’intéressé cette visite et que celui-ci ait donné son accord, et ce dans le cadre d’un délai de prévenance suffisant.

Il est toutefois entendu qu’en considération du caractère privé et donc inviolable du domicile du télétravailleur, toutes les obligations légales en matière d’hygiène et de sécurité pesant sur l’employeur en ce qui concerne les locaux de l’entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile du salarié. Il peut s’agir de l’interdiction de fumer, de l’affichage d’un plan d’évacuation, du respect des couloirs d’accès dédiés aux secours etc.

Le salarié qui exerce son activité en télétravail est couvert par la législation en matière d’accidents du travail de la même manière que s’il travaillait dans les locaux de l’entreprise, et est astreint aux mêmes obligations de déclaration en cas de survenance d’un accident du travail (déclaration à l’employeur dans les 24 heures - sauf cas de force majeure - du lieu, des circonstances de l'accident et de l'identité des témoins éventuels).

Article 13 : Absence d’indemnité

Le fait de demander pour un salarié de bénéficier du télétravail dans le cadre du présent accord n’emporte pas indemnisation ou remboursement de frais d’aucune sorte à son profit (ex : frais d’abonnement internet, mobilier, etc).

Article 14 : Formalisation du passage en télétravail 

Il appartient au collaborateur occupant un poste éligible au télétravail et répondant aux conditions d’éligibilité mentionnées à l’article 3-2 du présent accord, de demander par courrier ou mail, à son responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines, de bénéficier du télétravail. La réponse au salarié devra être réalisée dans un délai d’un mois à compter de la demande. Sans réponse au-delà de la période d’un mois, cette demande sera considérée comme acceptée.

Les salariés qui souhaiteront entrer dans le dispositif du télétravail devront alors s’engager sur l’honneur sur les points suivants (liste non exhaustive), dont un modèle de formulaire de demande de télétravail est joint en annexe 1 :

• le lieu où s’effectue le télétravail, à savoir le domicile principal

• la justification d'un cadre de travail adapté, propice au travail et à la concentration

• l’engagement d’avoir fait vérifier les normes de sécurité nécessaires à son activité

• l’acceptation de la réversibilité

• la réalisation des démarches en termes d’assurance habitation

• la capacité d’être joignable à « tout moment » pendant les horaires de travail

• l’acceptation d’absence de toute indemnisation,

• le souhait ou pas d’être « visité » par l’employeur

• le droit à la déconnexion : travailler pendant les horaires de bureau

• la présence d’une connexion internet avec un débit suffisant pour pouvoir travailler

Dans le cadre de l’entretien annuel, les conditions d’activité du salarié et la charge professionnelle continueront d’être abordées de la même façon.

Article 15 : Durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée déterminée. Il prendra effet le 1er novembre 2018 et cessera de plein droit de produire ses effets au 31 octobre 2019.

Au terme de ce délai, un bilan (nombre de salariés ayant bénéficié du dispositif, nombre de refus, nombre de réversibilités, nombre moyen de jours télé-travaillés par mois, nombre moyen de jours télé-travaillés par an, nombre de salariés ayant souhaité la visite à domicile, nombre d’accidents de travail) sera présenté aux organisations syndicales signataires et toujours représentatives dans l’entreprise et devant le CHSCT et le CE ou structure de représentation du personnel existante à cette date.

Au terme de cette présentation, il pourra être décidé, soit de poursuivre l’expérimentation aux mêmes conditions, soit de confirmer de façon définitive l’application du télétravail dans l’entreprise, le cas échéant en procédant à l’amendement du présent accord en fonction des problématiques ou difficultés rencontrées pendant cette phase expérimentale.

Article 16 : Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions prévues par les articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction :

• en deux exemplaires au format électronique, dont une version anonymée, auprès de la Direction des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) du lieu de sa conclusion ;

• en un exemplaire au Secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes d’Angoulême.

Fait en 7 exemplaires à Cognac le 9 octobre 2018

Directeur des Ressources Humaines

Délégué Syndical CGT

Délégué Syndical CFDT

Délégué Syndical FO

Annexe 1

Formulaire de demande de télétravail

Je soussigné(e) M., Mme………………………………………..salarié(e) de la Société Jas Hennessy & C°, demande à pouvoir bénéficier du télétravail au titre de l’accord sur la mise en place à titre expérimental du télétravail signé le 9 octobre 2018 et reconnais avoir pris connaissance du livret sur les modalités du télétravail ainsi que de l’accord.

Je m’engage en certifiant sur l’honneur à :

• télé-travailler à mon domicile principal exclusivement,

• formuler ma demande de télétravail avec un délai de prévenance de 5 jours calendaires,

• rendre le travail attendu pendant cette journée de télétravail,

• disposer d’un cadre de travail adapté, propice au travail et à la concentration,

• disposer d’une connexion internet avec un débit suffisant pour pouvoir travailler,

• avoir fait vérifier les normes de sécurité nécessaires à mon activité,

• accepter la réversibilité,

• avoir déclaré auprès de mon assurance habitation un télétravail occasionnel (dont je joins une copie),

• être joignable à « tout moment » pendant les horaires de travail,

• refuser toute indemnité à mon profit,

• travailler exclusivement pendant les horaires de bureau pour mon employeur et certifier badger (selon catégorie),

• déclarer tout accident du travail à mon employeur sous les 24 heures,

• fournir un document justifiant que mon domicile est à plus de 45 minutes de mon lieu de travail (pour les demandes de télétravail le vendredi),

• rendre le matériel prêté temporairement lors du télétravail en l’état,

• respecter les règles de déconnexion et de protection des données.

Afin de vérifier des bonnes conditions et la sécurité au travail, la visite du domicile du salarié peut être organisée, sous la seule condition d’avoir donné son autorisation (avec un délai de prévenance) : à ce titre, il convient de cocher la ou les cases suivantes :

• Je souhaite être visité(e) par mon employeur

Je souhaite être visité(e) par le CHSCT

Je ne souhaite pas être visité(e) par mon employeur

Je ne souhaite pas être visité(e) par le CHSCT

Fait à Cognac, le ………..….

Signature