Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’établissement de Lyon de RENAULT TRUCKS SAS

ENTRE

La Société RENAULT TRUCKS SAS

représentée par :

13. ,

Directeur des Ressources Humaines,

13. ,

Directeur des Relations Sociales

D’UNE PART

ET

LES ORGANISATIONS SYNDICALES,

C.F.D.T.,

représentée par :

C.F.E-C.G.C.,

représentée par :

F.O.,

représentée par :

S.U.D. ,

représentée par :

D’AUTRE PART

Il a été convenu ce qui suit,

Saint-Priest, le 13 décembre 2022

Préambule 4

ARTICLE 1 - Champ d’application 4

ARTICLE 2 - Principes généraux 4

ARTICLE 3 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 5

ARTICLE 4 - Modalité d’organisation des opérations 5

SECTION 4.I - Protocole d’accord préélectoral 5

SECTION 4.II - Formation au système de vote électronique 5

SECTION 4.III - Expertise indépendante 5

SECTION 4.IV - Cellule d’assistance technique 6

ARTICLE 5 - Déroulement des opérations de vote 6

SECTION 5.I - Établissement des listes électorales et transmission 6

SECTION 5.II - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 5.III - Modalités d’accès au site de vote 7

SECTION 5.IV - Déroulement du vote 7

SECTION 5.V - Programmation du site 8

ARTICLE 6 - Clôture et Résultats 8

SECTION 6.I - Clôture 8

SECTION 6.II - Décompte et attribution des sièges 8

SECTION 6.III - Délais de recours et destruction des données 9

ARTICLE 7 - Sécurité et confidentialité 9

SECTION 7.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 9

SECTION 7.II - Le dispositif de secours 9

ARTICLE 8 - Durée de l’accord et entrée en vigueur 9

ARTICLE 9 - Révision de l’accord 9

ARTICLE 10 - Formalités et Publicité 10

ANNEXE 1

1 - Nature des prestations attendues 2

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 3

2.1 - Fonctionnalités générales. 3

2.2 - Scénario de vote 4

2.3 - Dépouillement des urnes électroniques 4

2.4 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 5

2.5 - Liste des émargements 5

2.6 - Assistance technique 5

2.7 - Dispositifs de secours 5

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Après avoir échangé avec les partenaires sociaux et au regard, pour la direction, de la lourdeur de l’organisation pour mettre en place un vote hybride (papier et électronique en même temps), il a été décidé de limiter, à titre expérimental, pour les élections professionnelles de 2023 la mise en place du vote électronique à l’établissement de Lyon.

Par conséquent, les élections professionnelles de 2023 des établissements de Bourg-en-Bresse, Blainville-sur-Orne, UPE et Limoges se dérouleront, comme traditionnellement, au format papier.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Champ d’application

La mise en place d’un système de vote électronique concerne les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) de l’établissement de Lyon.

Par conséquent les dispositions du présent accord ne concernent pas les élections des CSE des établissements de Bourg-en-Bresse, Blainville-sur-Orne, UPE et Limoges.

Principes généraux

Le système retenu par Renault Trucks SAS doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe s’agissant des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de l’établissement de Lyon.

Modalité d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections professionnelles 2023 de l’établissement de Lyon, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Formation au système de vote électronique¹

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote de l’établissement de Lyon bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. ²

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique³ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de problème de connexion, une page dédiée sera disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande d’identifiant. Elle est directement accessible depuis la solution de vote.

Un numéro de téléphone dédié sera également mis à disposition.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁴, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Il est convenu que la période de vote s’étendra sur plusieurs jours, à cheval sur 2 semaines, incluant un week-end, afin de permettre la participation du plus grand nombre.

Le temps de préparation lié au vote et celui pour voter se dérouleront prioritairement durant les horaires de travail.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Du matériel informatique sera mis à disposition dans des lieux de vote permettant la confidentialité et le secret du vote des électeurs. Les dates, lieux, secteurs et organisation de l’entreprise, les horaires et modalités de mise en œuvre seront précisées par le protocole d’accord préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin⁵ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens, matériels et autres, sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise diffusera les informations explicatives précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, lesquelles seront portées à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et son identifiant de connexion par courrier simple à son domicile.

L’adresse du site sécurisé des élections et l’adresse de vote (URL) sont déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur devra créer un mot de passe d’identification forte sur le site sécurisé des élections avant de pouvoir procéder au vote. Cette procédure administrative est du temps de travail effectif.

À l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter autant de fois qu’il le souhaite avant de valider son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

L’ensemble des noms des listes est présenté sur une seule page.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins la moitié plus une des clés de déchiffrement différentes sur l’ensemble des clés qui doivent être éditées pour le bureau de vote de l’établissement de Lyon.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et les assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit si nécessaire pouvoir être exécutée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Il entre en application dès sa signature, en vue des élections professionnelles de l’établissement de Lyon de 2023.

Révision de l’accord

A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-7-1 du Code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte.

Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Formalités et Publicité

Le présent accord, une fois signé, fera l’objet des formalités de publicité suivantes :

• Un exemplaire dûment signé de toutes les parties sera notifié à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentatives dans l’entreprise non-signataires,

• Aux termes de l’article D.2231-4 du Code du travail, un exemplaire au format électronique (version intégrale du texte signée des parties en PDF) sera déposé via la plateforme de téléprocédure TéléAccords à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr pour transmission automatique du dossier à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS),

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès des services du personnel et mis sur l’Intranet.

Fait à Saint-Priest en 8 exemplaires originaux, le 13 décembre 2022

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles de l’établissement de Lyon de Renault Trucks SAS

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

1. Fonctionnalités générales.

   1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’établissement de Lyon.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Dépouillement des urnes électroniques

     8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans la recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

5. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

6. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

7. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

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1. Article R 2314-12 du code du travail↩

2. Articles R 2314-10 du code du travail↩

3. Article R 2314-15 du code du travail↩

4. Article R 2314-14 du code du travail↩

5. Article R 2314-8 du code du travail↩