Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL" chez ETS J VIRLY S A (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

Election des membres de la délégation du personnel du CSE

ENTRE :

La Société « J VIRLY SAS », sise SIRET 016 750 69700050 – CODE APE 4669 B représentée par Monsieur …. dûment mandaté pour conclure les présentes

ci-après désigné « la Société »,

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• FO… ….

CFDT …

ci-après désignées les « Syndicats »,

d'autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l'arrêté du Ministère de l'Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de la Société, ci-après dénommée « l'Election ».

La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE

En application de l'article R. 2314-5 du Code du Travail, la société décide unilatéralement du recours au vote électronique pour l'Election.

Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique établi par la société, joint au présent protocole, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet.

ARTICLE 3 - ANNEXES DU PROTOCOLE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :

• Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste ;

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.

ARTICLE 5 - EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au vendredi 26 octobre 2018. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du travail.

Conformément à l'article L2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :

Collège	Effectif	Nombre de sièges
		Titulaires	Suppléants
ETAM	155.25	8	8
Cadres	26.70	2	2
Total	181.95	10	10

ARTICLE 6 - CALENDRIER DE L'ELECTION

Etapes	Dates et heures
Annonce de l'élection	Vendredi 28 septembre
Affichage et publication des listes électorales	Mercredi 31 octobre
Diffusion de la note d'information	Mercredi 31 octobre
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Mercredi 21 nov. à 10h00
	Envoi des codes d'accès aux électeurs	Vendredi 23 novembre
	Formation, test et scellement du système de vote	Lundi 26 nov. à 11h30
	Ouverture du vote	Vendredi 30 nov. à 09h00
	Clôture du vote	Mercredi 5 déc. à 15h00
	Dépouillement	Mercredi 5 déc. à 15h00
2eme tour	Appel à candidature	Jeudi 6 décembre
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Mardi 11 déc. à 10h00
	Formation, test et scellement du système de vote	Mercredi 12 déc. à 11h30
	Ouverture du vote	Jeudi 13 déc. à 09h00
	Clôture du vote	Lundi 17 déc. à 15h00
	Dépouillement	Lundi 17 déc. à 15h00
Date limite d'envoi des résultats	Lundi 31 décembre

ARTICLE 7 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;

7.1 - Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

7.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

7.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

ARTICLE 8 - ELECTORAT

Conformément à l'article L2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :

• âgés de seize ans révolus

• ayant travaillé trois mois au moins dans la Société

• n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

L'ancienneté dans la Société sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

De plus, conformément aux articles L1111-2 et L2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de la Société par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de la Société et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s'ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus.

Dès lors, les salariés satisfaisant à ces conditions pourront choisir d'exercer leur droit de vote au sein de la Société ou au sein de la société qui les emploie.

Les parties conviennent que les proportions de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sont les suivantes :

Collège	Proportion de femmes	Proportion d'hommes	Total
ETAM	19,30%	80,70%	100,00%
Cadres	9,09%	90,91%	100,00%

ARTICLE 9 - ELIGIBILITE

Conformément à l'article L2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :

• âgés de dix-huit ans révolus,

• ayant travaillé dans la Société depuis un an au moins.

L'ancienneté dans la Société sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

ARTICLE 10 - LISTE ELECTORALE

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral. La liste électorale sera établie par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Age, Ancienneté, Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative de bas de page).

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.

ARTICLE 11 - LISTES DE CANDIDATS

11.1 - Constitution et dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection conformément au calendrier électoral. Elles pourront être :

• soit transmises par courrier électronique à : alix.carre@virly.fr

• soit remises en main propre à : Monsieur Alix Carré

• soit envoyées en lettre recommandées avec accusé de réception à : Monsieur Alix Carré

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.

De plus, conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :

• Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;

• Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;

• Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

• Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Les parties conviennent que les proportions précisées à l'article 8 du présent protocole seront retenues pour l'application des dispositions qui précèdent.

Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats seront affichées. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'Election par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

11.2 - Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Election par un ou deux candidats de la liste.

Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

ARTICLE 12 - PROPAGANDE ELECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets ou au format papier, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l'élection des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.

ARTICLE 13 - OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'Election.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :

• Le Gestionnaire de l'élection

• Les représentants de l'employeur

• Les représentants des listes de candidats

• Neovote

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 14 - BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

14.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.

Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

14.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

14.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

14.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation

• Les listes d'émargement

• Le journal des événements

• Le code de scellement du Système de vote

ARTICLE 15 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

15.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

15.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

15.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

15.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 16 - INFORMATION DES SALARIES

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

ARTICLE 17 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Le délégué syndical pourra être présent à cette formation si il le souhaite. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

ARTICLE 18 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

18.1 - Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

18.2 - Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

18.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;

• Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 ;

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 19 - ACCES AU SITE DE VOTE

19.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

19.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

19.2.1 - Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

19.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

• en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

• Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

• Si l'utilisateur n’a pas reçu ses codes électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• N° de matricule

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

ARTICLE 20 - EXPRESSION DU VOTE

20.1 - Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

20.2 - Vote par correspondance

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 21 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

21.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection ainsi que des représentants des organisations syndicales signataires du protocole.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

21.2 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à la DIRECCTE en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

21.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.

21.4 - Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

ARTICLE 22 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 23 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 24 - DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD

Le présent protocole est conclu pour la durée de l'Election.

Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence.

Fait à DIJON CEDEX 9

Le 26/10/2018

En 5 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.

Pour la société Pour le syndicat FO… Pour le syndicat CFDT…

Mr… Mr … Mr…