ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE l’UES AVIVA France

Entre les soussignées :

L’Unité Economique et Sociale Aviva France représentée

D’une part,

Et

Les Organisations syndicales représentatives :

• CFDT

• CFE-CGC

• CFTC

• UNSA 

D’autre part,

Etant précisé que les signataires ont mandat pour conclure un accord applicable au sein de chacune des sociétés qui composent l’UES d’Aviva France,

PREAMBULE

La mise en place d’une virtualisation du poste de travail au sein de l’UES AVIVA France est possible depuis la signature des premiers accords en 2014.

Au fil des accords se renforce le constat qu’il y a une aspiration profonde des collaborateurs à maitriser leur temps et leur liberté d’implantation, et qu’en cela le télétravail peut être une réponse adaptée.

De plus, parce qu’il évite les déplacements et favorise un temps de transport réduit, le télé travail participe à un meilleur équilibre vie privée/ vie professionnelle, améliore la qualité de vie au travail, et participe aux enjeux d’environnement

Enfin, les nouveaux textes législatifs portant sur le télétravail nécessitent de prendre en compte de nouveaux paramètres. C’est pourquoi, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES et la direction ont souhaité se rencontrer pour mener une réflexion, incluant les points ci-dessous.

C’est dans ce contexte que la Direction et les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES se sont rencontrées, le 22 janvier 2020, afin de négocier sur un nouvel accord télétravail d’une durée déterminée d’un an, le précédent accord, conclu pour une durée déterminée cessant de produire ses effets le 31 mai 2020. Les parties conviennent ainsi d’un accord transitoire avant la renégociation d’un nouvel accord qui s’inspirera des conclusions tirées de la période actuelle, et de ses répercussions au niveau national, au niveau de la branche ou dans l’entreprise.

En effet, la situation de confinement vécue par tous, a renforcé la certitude que le télétravail pouvait non seulement apporter souplesse et flexibilité à l’organisation du travail mais était une réponse adaptée à la situation sanitaire. Comme l’expérience le montre, employeurs et salariés peuvent être contraints à accepter ce mode d’exercice du travail. Les collaborateurs qui ont eu à expérimenter, soit pour la première fois, soit de façon plus prolongée le télétravail, vont exprimer de nouvelles attentes, qui elles-mêmes engendreront des réflexions à mener autour de l’occupation des surfaces.

Les parties en conséquence conviennent donc de se rencontrer rapidement pour réfléchir à d’éventuels nouveaux aménagements du présent accord, dans les conditions fixées à l’article 15.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Tous les salariés étant liés, soit par un contrat à durée déterminée de plus de 6 mois, soit par un contrat de travail à durée indéterminée avec l’une des sociétés composant l’UES AVIVA France et régis par les dispositions des Conventions Collectives Nationales des Sociétés d’Assurances et de l’Inspection d’Assurance

Une attention particulière sera portée aux demandes émanant de collaborateurs en situation de handicap. Au besoin des aménagements spécifiques pourront être mis en place en concertation avec les services de médecine du travail.

Ces collaborateurs doivent cependant :

• Être en mesure d’exercer leur activité professionnelle en autonomie et démontrer leur capacité à travailler de façon régulière à distance, en maintenant la performance au poste.

• Travailler au sein d’un service dont les contraintes opérationnelles, organisationnelles, ou juridiques n’empêchent pas la mise en place du télétravail.

• Ne pas exercer un travail qui, par nature, nécessite d’être effectué au sein des locaux de l’UES AVIVA FRANCE, du fait des équipements ou de la nécessité d’une présence physique face aux clients ou aux interlocuteurs quotidiens.

En outre, seuls les salariés disposant d’un équipement informatique avec connexion informatique suffisante, permettant l’utilisation dans de bonnes conditions des applications fournies par AVIVA, notamment en termes de temps de réponse et temps d’affichage, ainsi qu’une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur (ce dont chaque salarié devra attester) pourront être éligibles au télétravail.

Les contrats en alternance (contrats de qualification ou de professionnalisation) ainsi que les stagiaires sont exclus du champ d’application sauf en cas de circonstances exceptionnelles (intempéries, indisponibilité des transports publics, pandémie …).

ARTICLE 2 : DEFINITION DU TELETRAVAIL ET DU TELETRAVAILLEUR

L’Article L.1222-9 alinéa 1 du Code du travail dispose que «  … le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

ARTICLE 3 : VOLONTARIAT DU TELETRAVAIL

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur.

Son organisation est prévue par les dispositions ci-dessous, sans qu’un avenant au contrat ne soit établi pour le salarié concerné.

Il est expressément convenu par les parties que le refus du salarié de travailler en télétravail à domicile ne sera en aucun cas constitutif d'un motif de sanctions disciplinaires.

ARTICLE 4 : PROCEDURE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL

Tout salarié souhaitant télé travailler devra exprimer sa demande par courrier électronique ou papier, auprès de sa hiérarchie. Cette demande devra être faite au moins 30 jours avant la mise en place effective du télétravail.

Une fois obtenu l’accord de son manager, le salarié devra adresser sa demande accompagnée du mail d’accord de son manager ainsi que de l’attestation de conformité disponible sur Aviva world, auprès du Comptoir RH -Espace RH.

https://www.avivaworld.com/sites/Europe/fr/HR/Pages/Comptoir-RH.aspx.

ARTICLE 5 : CARACTERISTIQUES DU TELETRAVAIL

Tout salarié exerçant son activité à temps plein et dont la demande aura été acceptée par sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines, en fonction des contraintes de maintien d’activité du service, aura la possibilité de télé travailler au maximum 2 jours par semaine, fractionnables en demi-journée.

Pour les collaborateurs en temps partiel, le maximum est réduit à 1 journée fractionnable également en demi-journée. 

Une fois validé par le manager, le nombre de jours/demi-journée (s) télé travaillés par semaine ainsi que le (s) jours/demie journée(s) préférentiellement choisis seront formalisés dans l’outil workday, via un formulaire spécifique rempli par le manager et dont le salarié sera en copie.

A titre exceptionnel, le salarié ou l’employeur pourra demander la modification ponctuelle du jour (s) ou de(s) la demi-journée(s) préférentiel (les) de télétravail, soit pour des raisons de convenances personnelles, soit pour raisons opérationnelles ou organisationnelles. En ce cas, un délai de prévenance de 3 jours est souhaitable pour permettre d’examiner et d’accepter éventuellement la demande.

En cas de circonstances exceptionnelles (type évènement climatique, grève de transports…), les salariés équipés de la VDI/VPN pourront être autorisés à travailler chez eux.

ARTICLE 6 : PRINCIPE DE REVERSIBILITE

Afin de permettre au collaborateur et au manager d'expérimenter ce nouveau mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes de chacun, une période d'adaptation de 3 mois est prévue.

Durant cette période dite d’adaptation, le salarié et/ou sa hiérarchie aura la possibilité de mettre fin par écrit et unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. Le salarié reviendra alors exercer son activité professionnelle au sein des locaux de l’UES AVIVA FRANCE.

Le délai de prévenance débutera à la date de la notification écrite de la décision du salarié ou de sa hiérarchie.

A l’issue de cette période d’adaptation, le télétravail conservera un caractère réversible. Il pourra y être mis fin, par l’une ou l’autre des parties, en cas :

- D’impératif lié à l’activité de l’entreprise ;

- De non-respect par l’une des parties de ses obligations ;

- De non-respect des règles d’hygiène et sécurité dûment constaté.

Le salarié et sa hiérarchie auront également la possibilité de mettre fin par écrit et unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance d’un mois. Le salarié reviendra alors exercer son activité professionnelle au sein des locaux de l’UES AVIVA FRANCE.

Le délai de prévenance débutera à la date de la notification écrite de la décision du salarié ou de sa hiérarchie.

Ces délais de prévenance permettent d’organiser le retour du salarié au sein des locaux de l’UES AVIVA FRANCE dans les meilleures conditions possibles. Ils pourront être réduits ou supprimés en cas d’impossibilité pour le salarié de poursuivre le télétravail.

ARTICLE 7 : ORGANISATION DU TRAVAIL DES TELETRAVAILLEURS

ARTICLE 7-1 : TEMPS DE TRAVAIL

Les dispositions relatives au temps de travail sont contenues dans des accords spécifiques portant sur l’aménagement du temps de travail et dont l’ensemble des termes sont applicables aux télétravailleurs. Il est bien sûr indispensable qu’ils puissent être contactés par l’un quelconque des moyens à disposition dans l’entreprise (mail, téléphone, Skype…) à des horaires permettant à chacun d’exercer son activité professionnelle dans des conditions normales.

Il est rappelé toutefois que les salariés organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.

Pour le télétravailleur en forfait jours, le télétravail n’a pas d’incidence sur son temps de travail. Il organise toutefois son temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire prévues par le Code du travail.

Les télétravailleurs en forfait jours doivent exercer leur activité en cohérence avec le fonctionnement de l’entreprise.

ARTICLE 7-2 : EVALUATION ET CONTROLE DE LA CHARGE DE TRAVAIL

Le supérieur hiérarchique effectuera un suivi régulier des réalisations du télétravailleur. Il contrôlera son activité en évaluant sa charge de travail et en mettant en place des critères de résultats équivalents à ceux prévalant pour les salariés de fonction et de qualification comparables.

L’entretien annuel sera, en plus de ce suivi nécessaire et régulier, l’occasion de faire le point sur les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail.

ARTICLE 7-3 : MAINTIEN DU LIEN SOCIAL ET PREVENTION DE L’ISOLEMENT

Sachant que le télétravail peut s’organiser jusqu’à 2 jours par semaine, le télétravailleur sera chaque semaine, amené à rencontrer physiquement des collègues de travail et sa hiérarchie. Cette présence hebdomadaire lui permettra également de pouvoir rencontrer physiquement les représentants du personnel et de consulter les panneaux d’affichage.

La hiérarchie veillera à ce que le télétravail ne soit pas un frein à la participation physique aux réunions avec d’autres salariés ou interlocuteurs externes.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur hiérarchie. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

En outre, le télétravailleur aura accès de son poste de travail à l’intranet du groupe et donc à l’ensemble des informations de l’UES.

ARTICLE 8 : LIEU DE TRAVAIL - EQUIPEMENT DE TRAVAIL

Article 8.1 : Lieu de travail

Si le salarié envisage d’exercer régulièrement son activité en télétravail dans un lieu autre que l’adresse déclarée auprès de l’employeur, il devra le préciser lors de la saisie de sa demande de télétravail et fournir les attestations nécessaires propres à ce logement secondaire (attestation d’assurance, attestation de conformité électrique).

Si le salarié envisage ponctuellement d’exercer son activité en télétravail dans un lieu autre que son/ses domicile(s) déclaré(s) il devra au préalable en avoir informé son manager par mail.

Article 8.2 Equipement de travail

Afin que le collaborateur en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l'entreprise attirera son attention sur le fait qu'il doit disposer d'un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.

.

L’entreprise met à disposition une solution informatique spécifique permettant au collaborateur d’accéder depuis son installation personnelle ou professionnelle à l’ensemble des applications et outils informatiques et ce, dans des conditions optimums.

Ces installations ne devront pas être utilisées durant les périodes d’absence (congés payés, congés maternité, congé paternité ….) ou de suspension du contrat de travail (maladie…).

La mise en place du télétravail nécessite par ailleurs l’accès obligatoire à la messagerie Aviva (via la VDI sur son ordinateur personnel ou le VPN sur l’équipement informatique fourni par l’’entreprise) de façon à ce que le collaborateur puisse en toutes circonstances garder un contact avec l’entreprise. Le collaborateur s’engage à faire une demande d’accès aux services informatiques et à disposer tout au long de la période de télétravail de codes d’accès valides.

En cas d’arrêt des serveurs, et afin de faciliter la communication auprès des salariés en télétravail notamment sur les délais de reprise ou sur les solutions de continuité définies, les salariés pourront communiquer soit leur adresse internet personnelle, soit un numéro de portable, sans que cette démarche n’ait de caractère obligatoire.

Le salarié dispose d’une assistance technique à distance en cas de difficultés d’accès, pendant les horaires de travail. Les numéros d’appel à disposition du collaborateur sont les suivants :

01 76 62 68 80

Numéro vert 0800 10 78 05 

L’entreprise, au titre de la participation aux frais d’abonnement internet, versera au collaborateur une indemnisation forfaitaire de 10 € par mois pour un jour de télétravail effectif, ou de 15 € par mois pour deux jours de télétravail effectifs, sans qu’il ne soit besoin pour le télétravailleur de produire un justificatif d’abonnement (conformément à la réglementation URSSAF) ; cet engagement prenant effet à la date d’entrée en vigueur de l’accord et étant limité à la durée de celui-ci. En cas d’abonnement commun à plusieurs salariés, la prise en charge reste limitée au un versement forfaitaire. Le versement de cette participation sera annuel.

Si un dysfonctionnement, du fait du matériel du collaborateur ou du dispositif informatique en place dans l’entreprise, entraine une indisponibilité du poste de télétravail de plus d’une journée, il pourra être demandé de réintégrer les locaux d’Aviva dans l’attente d’une remise en service.

Les impressions et envois de documents par courrier devront être effectués dans les locaux de l’entreprise.

En cas d’impossibilité temporaire prévue de télé travailler durant une période pour le salarié (coupure d’électricité, de téléphone, travaux au domicile, …) ou l’employeur, le salarié devra modifier ses jours de télétravail en accord avec sa hiérarchie ou venir travailler durant cette période dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 9 : ATTRIBUTION DE TITRES RESTAURANT

A compter du 1er juin 2020, l’ensemble des salariés bénéficiant de façon régulière, de jours ou demi-journée de télétravail enregistrés dans les bases Workday, bénéficieront de titres de restaurant pour les jours ou demi-journées télé travaillés. Cette attribution se fera par l’attribution d’une carte numérique qui sera chargée chaque mois du nombre de titres correspondant aux jours télé travaillés. Le collaborateur se verra alors prélevé d’un montant unitaire correspondant à la part de la valeur faciale du titre non prise en charge par l’employeur.

Les jours de télétravail accordés au titre d’une reconnaissance de situation de handicap ou sur recommandation thérapeutique feront également l’objet d’une attribution de titres restaurant. En cas d’absence le jour télé travaillé, le titre restaurant sera déduit.

ARTICLE 10 : CONFIDENTIALITE, TRAITEMENT ET SECURITE DES DONNEES

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le collaborateur pendant la journée de télétravail, il est soumis à une obligation de confidentialité renforcée. Il s’engage à prendre connaissance et à appliquer la charte d’utilisation du poste informatique dit «virtuel» (disponible sur le site intranet) et à prendre toutes précautions utiles pour que personne ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients.

Une attention particulière au respect de cette obligation de confidentialité devra être apportée concernant les postes incluant la manipulation de données sensibles, type données Tracfin, données médicales….

Article 11 : TELE TRAVAIL OCCASIONNEL

Afin d’apporter plus de souplesse à la pratique du télétravail dans l’entreprise et pour une meilleure protection du salarié, il convient de reconnaitre l’existence d’un mode de télétravail ponctuel, tenant compte des besoins du manager et du collaborateur. Ce type d’exercice du télétravail consistant pour des raisons exceptionnelles et ponctuelles à réaliser son activité de travail à domicile, sans qu’un accord de principe ne soit enregistré dans l’outil workday. En ce cas le collaborateur doit informer son manager de sa volonté d’exercer son travail à domicile, au minimum 48H avant le début de sa journée/1/2 journée de télétravail.

Par ailleurs, en cas de pics de pollution (il s'agit d'épisodes de pollution faisant l'objet de mesures prises par le Préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l'article L. 223-1 du code de l'environnement), l’entreprise proposera un recours plus large à la solution de télétravail. Une information sur les conditions du passage au télétravail sera communiquée par voie d’intranet auprès des salariés concernés.

ARTICLE 12 : DROITS DES TELETRAVAILLEURS

ARTICLE 12-1 : EGALITE DE TRAITEMENT

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’UES Aviva France.

ARTICLE 12-2 : VIE PRIVEE DU SALARIE

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié.

Ainsi, pour le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures, l’employeur s’engage à ne pas le contacter en dehors des plages horaires de travail du service dont il relève.

Pour le télétravailleur en forfait jours, l’employeur et le salarié conviendront ensemble de l’organisation du télétravail.

ARTICLE 12-3 : FORMATION

Les télétravailleurs ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable travaillant dans l’UES AVIVA FRANCE.

ARTICLE 12-4 : DROITS COLLECTIFS

Les télétravailleurs ont les mêmes droits légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable qui travaillent au sein de l’UES Aviva France, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales.

Les télétravailleurs sont soumis aux mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel. Ils sont inclus dans le calcul déterminant les seuils nécessaires pour les instances représentatives du personnel.

Lorsqu’ils travaillent à leur domicile, les collaborateurs restent liés à l’entreprise dans les conditions normales de la législation et de la règlementation du travail et gardent le bénéfice de la Convention collective applicable dans l’entreprise.

L’adoption de la formule de télétravail permet d’exercer les fonctions avec une grande liberté d’exercice, sans pour autant remettre en cause le lien de subordination qui lie le collaborateur à la Société en vertu de son contrat de travail.

ARTICLE 13 : ASSURANCE - SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Le collaborateur attestera qu’il est bien couvert par une « assurance multirisques » habitation et s’engagera à prendre également les dispositions nécessaires pour informer son assureur multirisque de sa nouvelle situation de télétravailleur (sans réception de clientèle).

L’employeur est responsable de la protection de la santé et de la sécurité professionnelles des télétravailleurs.

Les télétravailleurs sont informés de la politique de l’UES Aviva France en matière de santé et de sécurité au travail.

Les télétravailleurs s’engagent à appliquer correctement ces politiques de sécurité. Le collaborateur attestera avoir pris ses dispositions pour contrôler la conformité aux normes de sécurité des installations électriques de son lieu de télétravail.

Les attestations assurance et conformité électrique seront enregistrées par les soins du collaborateur sous le système workday.

Il est rappelé au télétravailleur que conformément à l’article L 4122-1 du Code de Travail, il lui incombe de prendre soins de sa santé, de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail.

En cas de maladie ou d’accident de travail, pendant les jours de télétravail, il doit en informer son employeur par tous moyens, dans le délai applicable aux salariés présents dans l’entreprise

ARTICLE 14 : PROTECTION SOCIALE

Le télétravailleur bénéficie d’une couverture sociale identique aux autres salariés de l’UES Aviva France.

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.

Cette présomption s’applique conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en la matière.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu'il est amené à faire dans l'exercice de ses missions.

Dans ces cas (maladie et accident de trajet), le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’entreprise et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail

ARTICLE 15 : ENTREE EN VIGUEUR – DUREE - REVISION

Le présent accord conclu pour une durée déterminée d’un an, prend effet le 1er juin 2020, et ne pourra être dénoncé.

La possibilité de révision de tout ou partie des dispositions du présent accord reste ouverte au cas où les modalités de sa mise en œuvre n'apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration. La demande de révision pourra être engagée par toute partie signataire de l’accord.

La demande de révision devra être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dans ce cadre, comme en cas de difficultés d’application, les parties signataires se réuniront dans les 30 jours suivant la demande afin d’examiner les aménagements à apporter.

Le présent accord ne pourra être révisé que par voie d’avenant conclu selon les mêmes modalités que le présent accord.

Les parties devront engager des négociations dans les meilleurs délais. La direction prendra l’initiative de convoquer les parties. Les dispositions de l’accord resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision.

ARTICLE 16 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives de l’UES d’Aviva France et sera déposé, dûment paraphé et signé, sur la plateforme en ligne TéléAccords en vue sa transmission à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE) compétente.

Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil de prud'hommes de Nanterre (92 000) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Enfin, en application des articles R.2262-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et il sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel par l’intranet d’entreprise.

Fait à Bois-Colombes, le 30 mai 2020

Pour la Direction,

Pour les organisations syndicales représentatives :

• CFDT :

• CFE-CGC :

• CFTC :

• UNSA :