Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez MBDA FRANCE (Siège)

Accord relatif à la mise en place du vote électronique

Entre

la Société MBDA France représentée par

Directeur des Ressources Humaines France, d'une part

et

les Délégués Syndicaux Centraux de MBDA France représentants d'Organisations Syndicales représentatives d'autre part,

il a été convenu et arrêté ce qui suit.

Préambule

En préparation des prochaines élections professionnelles au sein de MBDA France, la Direction et les Organisations Syndicales de MBDA France ont échangé sur la possibilité de recourir au scrutin électronique pour faciliter l’organisation des opérations électorales mais aussi pour offrir un moyen de vote plus moderne à une population qui s’est rajeunie et plus facile d’accès pour les salariés absents du site le jour des élections.

A l’occasion de la réunion de négociation qui s’est tenue le 20 mars 2018, les parties prenantes ont fait le point sur la première expérience de vote électronique sur l’Établissement du Plessis-Robinson en 2015, et les conditions de recours au vote électronique pouvant être retenues pour les premières élections du Comité Social et Économique prévues le 14 novembre 2019.

Aux termes de ces discussions et prenant en compte l’ensemble de ces considérations, le présent accord définit, pour une durée déterminée, et conformément aux dispositions légales, les principes et les modalités d’utilisation du dispositif de vote électronique au sein de MBDA France pour les prochaines élections professionnelles. La mise en œuvre du vote électronique se fera également dans le respect des prescriptions énoncées dans le décret et l’arrêté du 25 Avril 2007 et tiendra compte également des recommandations de la CNIL dans sa délibération n° 2010-371 en date du 21 octobre 2010.

Par vote électronique, le présent accord entend le vote par internet à l’exclusion de tout autre procédé pouvant porter la dénomination de vote électronique. Ce dispositif n’est pas exclusif du vote par correspondance.

Article 1 : Principes généraux

Dans le cadre du prochain processus d’élections professionnelles des membres élus des Comités Sociaux et Économiques à intervenir au sein des différents établissements de MBDA France, le présent accord définit les conditions de mise à disposition des établissements en cas de recours au vote électronique.

Le système de vote électronique retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

• l’anonymat et la confidentialité du vote : impossibilité de rapprochement entre l’électeur et l’expression du vote, secret du vote ;

• l’intégrité, la sincérité et la sécurité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré ;

• caractère libre et personnel du vote ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la transparence et le contrôle des opérations électorales.

Article 2 : Système de vote électronique

Une Société spécialisée sera chargée de mettre en place un système de vote électronique qui a fait l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du décret et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le rapport de l’expert devra être tenu à la disposition de la CNIL conformément aux articles R.2314-9 et R 2314-11 du Code du travail. Les conclusions du rapport de l’expert seront tenues à la disposition des organisations syndicales.

La Société spécialisée devra respecter les clauses du cahier des charges générales annexées au présent accord ainsi que les modalités fonctionnelles et techniques définies dans les protocoles électoraux.

Le présent accord et son annexe seront tenus à la disposition des salariés sur l’intranet de la Société. Les modalités détaillées du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales seront également portées à la connaissance des salariés dès qu’elles auront fait l’objet d’un protocole d’accord préélectoral en Établissement.

Article 3 : Opération de vote « à blanc »

Pour les établissements qui auraient recours pour la première fois au dispositif de vote électronique, une opération de vote dite « à blanc » pourra être mise en place sur la base d’un scénario fictif préétabli afin de permettre aux organisations syndicales de mieux appréhender le système de vote électronique.

Article 4 : Cellule d’assistance technique

La Société spécialisée retenue mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Article 5 : Bureau de vote

Un bureau de vote sera constitué et aura spécifiquement en charge de veiller au bon déroulement des opérations de vote et de procéder au dépouillement des scrutins.

Le bureau de vote sera constitué avant l’ouverture du vote. La composition du bureau de vote sera déterminée par protocole d’accord préélectoral et communiquée aux organisations syndicales parties prenantes aux négociations des protocoles d’accord préélectoraux.

Par ailleurs, la Société communiquera l’identité des membres constituant le bureau de vote au prestataire en charge des élections, qui se chargera de générer puis de communiquer à ces derniers un code d’accès particulier leur permettant de vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote et de procéder au dépouillement du scrutin.

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec un système de clés de chiffrement. Les clés de déchiffrement seront tenues secrètes durant toute la période des élections. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra bénéficier également à deux représentants du personnel par organisation syndicale.

Les membres du bureau de vote seront notamment investis des missions suivantes :

• vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote aux dates et heures fixées par protocole d’accord préélectoral,

• veiller à la régularité des opérations électorales,

• procéder au dépouillement des votes et proclamer les résultats.

L’ensemble des organisations syndicales, le Bureau de Vote et la Direction pourront à tout moment durant le scrutin, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants.

L’accès aux listes d’émargement ne sera pas possible pendant le scrutin.

Article 6 : Information et assistance des salariés

Article 6-1 : Communication à destination des salariés

En complément de l’information sur le rôle et le fonctionnement de la nouvelle instance du Comité Social et Économique et sur l’enjeu et l’intérêt des élections professionnelles pour en désigner les membres, les salariés recevront une information sur les modalités d’utilisation de l’outil de vote électronique, ainsi qu’une information sur le déroulement des opérations électorales.

Le contenu et les moyens de communication seront adaptés aux spécificités des établissements, en particulier selon qu’il s’agisse ou non du premier recours à ce type de dispositif.

Article 6-2 : Accès au site sécurisé

Avant le premier tour des élections, les codes d’accès confidentiels (identifiant et mot de passe) devront être envoyés par la société spécialisée retenue directement au domicile des électeurs autorisés à voter électroniquement selon des modalités à définir dans le cadre des protocoles d’accord préélectoraux.

Pour s’identifier et voter, l’électeur devra, en plus de ses codes d’accès, saisir un troisième code d’authentification personnel afin de se connecter sur le site sécurisé. Cette donnée personnelle permettant de compléter l’authentification aura au préalable été fournie par la Direction à la société spécialisée en charge des opérations de vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès au système de vote.

Une communication spécifique sera adressée aux salariés afin de les sensibiliser sur les règles de conservation et d’utilisation de leurs codes d’accès.

Article 6-3 : Assistance

La Société spécialisée devra mettre à disposition un numéro de téléphone d’assistance, accessible par les salariés, notamment en cas de perte ou absence de réception de l’identifiant et/ou du mot de passe.

Article 7 : Modalités de vote

Article 7-1 : Modalités matérielles

Par vote électronique, le présent accord entend le vote par internet à l’exclusion de tout autre procédé pouvant porter la dénomination de vote électronique. Ce dispositif n’est pas exclusif du vote par correspondance permettant aux électeurs qui le souhaitent de choisir cette modalité de vote en lieu et place du vote électronique. Il appartiendra aux protocoles préélectoraux de confirmer ou non l’utilisation du vote par correspondance.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant le scrutin à partir de n'importe quel moyen informatique doté d’une connexion Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. A l’issue de son vote, tout électeur peut se faire envoyer sur l’adresse de messagerie électronique de son choix un ticket d’enregistrement du vote en vue de le conserver et/ou de l’imprimer.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des moyens informatiques avec une connexion au site sécurisé propre aux élections seront mis à la disposition des électeurs. Leur nombre sera adapté à la configuration de l’établissement. Ils seront installés de manière à garantir la confidentialité du vote.

Article 7-2 Durée du scrutin

La durée du scrutin sera comprise entre 3 jours ouvrés et 7 jours calendaires afin de permettre notamment aux personnels en congés, en déplacement ou travaillant à l’étranger de voter électroniquement et de favoriser une participation optimale des salariés. Cette durée sera fixée dans le cadre des négociations des protocoles d’accords préélectoraux.

Article 7-3 : Autres modalités

Compte tenu des enjeux de ces premières élections professionnelles du Comité Social et Économique et afin de favoriser l’implication des salariés, le taux de participation sera porté à la connaissance du personnel à échéance régulière, tout au long de la durée du scrutin.

Le nom de la société spécialisée qui sera retenue sera mentionné expressément dans les protocoles d’accords préélectoraux.

Au-delà des dispositions habituelles devant figurer dans un protocole préélectoral, les modalités suivantes visant à encadrer le vote électronique devront être discutées dans le cadre des négociations des protocoles d’accords préélectoraux au niveau établissement :

• Calendrier électoral ;

• Possibilité d’utilisation ou non du VPC et modalités ;

• Propagande syndicale en fonction de la durée du scrutin retenue ;

• Contenu et format des fichiers transmis à la société spécialisée (liste des électeurs, liste des candidats, bulletins de vote et professions de foi…) ;

• Modalités d’authentification retenues ;

• Modalités d’affichage à l’écran des listes de candidats ;

• Modalités de communication du taux de participation au personnel ;

• Modalités de proclamation des résultats (fichier des résultats, procès verbaux des résultats ...) ;

• Modalités de conservation et de destruction des données.

Article 8 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et cessera de plein droit de produire ses effets au 31 décembre 2020.

Article 9 : Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

De même, le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 10 : Dépôt et publicité de l’accord

Les modalités de dépôt seront effectuées conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

Le présent accord sera ainsi déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi d’Ile de France, unité territoriale de Nanterre, via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne Billancourt.

Il est établi en 3 exemplaires originaux.

Fait au Plessis Robinson, le 24 mai 2019

Pour la Direction de MBDA France Pour les Organisations syndicales,

Les Délégués Syndicaux Centraux

Pour la CFDT

Pour la CFE-CGC

Pour la CGT

Pour FO

Annexe 1 - CAHIER DES CHARGES GENERAL

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire dont le système de vote électronique devra nécessairement respecter :

• les dispositions contenues dans l’accord MBDA France relatif à la mise en œuvre du vote électronique ;

• les modalités fonctionnelles et techniques définies par les protocoles d’accord préélectoraux ;

• les dispositions du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2009 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel.

• Les dispositions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010

  1. Confidentialité et transmission des données

« Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. »

Les données devant être enregistrées et transmises à la société prestataire devront être définies par le protocole d’accord préélectoral dans le respect des dispositions du décret et de l’arrêté du 25 avril 2007.

« Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. »

2. Scellement du dispositif de vote électronique

« Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. »

« La vérification du scellement doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin et par tout électeur.»

Avant l’ouverture du vote, la cellule d’assistance technique, en présence des membres du bureau de vote et des représentants des listes syndicales procèdera à :

• un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique, en présence des membres du bureau de vote et des représentants des listes syndicales, contrôlera le scellement de ce système.

3. Séparation des données nominatives des électeurs et des votes et chiffrement

« Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

« Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. »

« Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. »

« Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. »

« Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. »

4. Procédé d’authentification de l’électeur

« Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. »

5. Site internet et vote

« L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. »

6. Sécurité informatique et existence d’une solution de secours

« Il convient que toutes les mesures physiques (contrôle d'accès, détermination précise des personnes habilitées à intervenir…) et logiques (firewall, protection d'accès aux applicatifs…) soient prises tant au niveau des serveurs du dispositif que sur les postes accessibles au public afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles en particulier contre les intrusions venant de l'extérieur. Les algorithmes de chiffrement, de signature électronique et les fonctions de hachage doivent être des algorithmes publics réputés "forts" ».

« Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. »

« En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. »

« La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus. »

7. Contrôle des opérations électorales

« Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. »

Conformément au décret n°2007-602 du 25 avril 2007, l’accès ou non au taux de participation par le bureau de vote aux fins de contrôle du déroulement du scrutin devra être prévu dans les protocoles d’accord préélectoraux.

8. Dépouillement

« Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. »

9. Résultats

« Le système de vote doit garantir que des résultats partiels ne seront pas accessibles durant le déroulement du vote. »

« Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. »

10. Contrôle a posteriori des opérations de vote par le juge de l’élection

« Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. »

« L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. »