Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de MBDA France" chez MBDA FRANCE (Siège)

Accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de MBDA France

Entre

la Société MBDA France, représentée par :

Monsieur, Directeur des Ressources Humaines MBDA France,

d'une part,

et

les Délégués Syndicaux Centraux de MBDA France, représentants d'organisations syndicales représentatives,

d'autre part,

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Afin de préparer les prochaines élections professionnelles au sein de MBDA France, la Direction et les Organisations Syndicales de MBDA France se sont réunies lors de deux réunions de négociation le 17 mars 2023 et le 18 avril 2023.

A cette occasion les parties ont échangé sur la possibilité de recourir au vote électronique sur l’ensemble des établissements de la Société lors des élections du Comité Social et Economique prévues le 12 octobre 2023. A cet effet, les parties prenantes à la négociation ont pris en considération les éléments suivants :

• Harmoniser le mode de vote à l’ensemble des établissements de MBDA France, tout en prenant en compte les caractéristiques de chaque établissement dans l’organisation logistique des élections ;

• Proposer un moyen de vote plus moderne à une population qui s’est rajeunie ;

• Le recours au vote électronique assure une flexibilité pour voter à l’heure et au lieu de son choix durant la période d’ouverture du scrutin. Cela permet de prendre en compte les salariés :

  • En mode de travail « hybride »

  • En déplacement professionnel sur la période considérée

  • Absents

Aux termes de ces discussions et prenant en compte l’ensemble de ces considérations, le présent accord définit, pour une durée déterminée, et conformément aux dispositions légales, les principes et les modalités d’utilisation du dispositif de vote électronique au sein de MBDA France pour les prochaines élections professionnelles.

La mise en œuvre du vote électronique se fera dans le respect des prescriptions énoncées dans le décret et l’arrêté du 25 Avril 2007 et tiendra compte également des recommandations de la CNIL dans sa délibération n° 2019-053 en date du 25 avril 2019.

Par vote électronique, le présent accord entend le vote par internet à l’exclusion de tout autre procédé pouvant porter la dénomination de vote électronique.

Article 1- Le recours au vote électronique

Le vote électronique sera utilisé sur l’ensemble des établissements de la Société.

Le dispositif de vote électronique permet à tous les salariés de voter. De ce fait, le vote papier à bulletin secret sous enveloppe ainsi que le vote par correspondance seront exclus.

Article 2- Le recours à un prestataire spécialisé dans le vote électronique

Le système de vote électronique retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

• l’anonymat et la confidentialité du vote : impossibilité de rapprochement entre l’électeur et l’expression du vote, secret du vote ;

• l’intégrité, la sincérité et la sécurité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré ;

• le caractère libre et personnel du vote ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la transparence et le contrôle des opérations électorales.

La Direction sélectionnera le prestataire spécialisé dans le vote électronique conformément aux exigences décrites dans le cahier des charges en annexe du présent accord et en informera les Organisations Syndicales.

Le système de vote électronique aura fait l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du décret et de l’arrêté du 25 avril 2007, ainsi que des recommandations de la CNIL dans sa délibération n° 2019-053 en date du 25 avril 2019. Le rapport de l’expert devra être tenu à la disposition de la CNIL conformément aux articles R.2314-9 et R 2314-11 du Code du travail. Les conclusions du rapport de l’expert seront tenues à la disposition des Organisations Syndicales.

Le nom de la société spécialisée qui sera retenue sera mentionné expressément dans les protocoles d’accords préélectoraux.

Article 3- Mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1- Opération de vote « à blanc »

Pour les établissements qui auront recours pour la première fois au dispositif de vote électronique, une opération de vote dite « à blanc » pourra être mise en place sur la base d’un scénario fictif préétabli afin de permettre aux organisations syndicales de mieux appréhender le système de vote électronique.

Article 3.2- Cellule d’assistance technique

La Société spécialisée retenue mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique aura pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3.3- Bureau de vote

La composition du bureau de vote sera déterminée par protocole d’accord préélectoral et communiquée aux organisations syndicales parties prenantes aux négociations des protocoles d’accord préélectoraux.

Il sera constitué avant l’ouverture du vote et aura notamment pour mission de :

• Veiller au bon déroulement des opérations ;

• Vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote aux dates et heures fixées par le protocole d’accord préélectoral ;

• Procéder au dépouillement des votes ;

• Proclamer les résultats.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins exclusives de contrôle du déroulement du scrutin.

Les membres du Bureau de vote et la Direction pourront à tout moment durant le scrutin, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants.

Les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique.

Par ailleurs, la Société communiquera l’identité des membres constituant le bureau de vote au prestataire en charge des élections, qui se chargera de générer puis de communiquer à ces derniers un code d’accès particulier leur permettant de vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote et de procéder au dépouillement du scrutin.

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec un système de clés de chiffrement. Les clés de déchiffrement seront tenues secrètes durant toute la période des élections. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Article 4- Déroulement des opérations électorales

Article 4.1- Modalité d’accès au site sécurisé de vote

Afin de respecter la recommandation de la CNIL et de garantir la confidentialité des données, l’identifiant et le mot de passe seront communiqués à l’électeur, avant le premier tour, via deux canaux distincts. Afin de compléter le processus d’authentification il sera demandé à l’électeur de répondre à une question secrète non triviale dont il est le seul à connaitre la réponse avec la Société. Les modalités retenues seront précisées dans les Protocoles d’Accord Préélectoraux d’Etablissement.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès au système de vote.

Une communication spécifique sera adressée aux salariés afin de les accompagner dans le processus d’authentification ainsi que de les sensibiliser au caractère confidentiel de ces données.

La Société spécialisée devra mettre à disposition un numéro de téléphone d’assistance, accessible par les salariés, notamment en cas de perte ou absence de réception de l’identifiant et/ou du mot de passe.

Article 4.2- Modalités matérielles

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant le scrutin à partir de n'importe quel moyen informatique doté d’une connexion Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Au moment du vote, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et il pourra le modifier avant validation.

A l’issue de son vote, tout électeur peut se faire envoyer sur l’adresse de messagerie électronique de son choix un ticket d’enregistrement du vote en vue de le conserver et/ou de l’imprimer.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des moyens informatiques avec une connexion au site sécurisé propre aux élections seront mis à la disposition des électeurs. Ils seront installés de manière à garantir la confidentialité du vote.

Afin de tenir compte des spécificités locales, le détail de la mise en place des moyens informatiques ainsi que les modalités matérielles et d’organisation seront définis dans les Protocoles d’Accord préélectoraux d’Etablissement.

Article 5- Date et durée du scrutin

La durée du scrutin sera comprise entre 3 jours ouvrés et 8 jours calendaires, laissant la possibilité d’inclure un week-end, afin de permettre notamment aux personnels absents de voter et de favoriser une participation optimale des salariés. Cette durée sera fixée dans le cadre des négociations des Protocoles d’Accords Préélectoraux d’Etablissement.

La date de clôture du scrutin sera le 12 octobre 2023.

Article 6- Communication à destination des salariés

1. Communication de la Direction

Dans le cadre des élections professionnelles plusieurs communications à destination des salariés seront réalisées dans le but :

• D’informer sur le rôle et le fonctionnement des Organisations Syndicales et du Comité Social et Économique ;

• De sensibiliser sur l’enjeu des élections professionnelles ;

• De les accompagner dans le processus de vote électronique.

Le contenu et les moyens de communication pourront être complétés localement si besoin.

Afin d’ajuster les mesures de communication nécessaires auprès des électeurs, le taux de participation sera porté à la connaissance du personnel.

2. Communication des Organisations Syndicales

Pour la durée de la campagne électorale 2023, et afin de permettre aux Organisations Syndicales une diffusion des tracts de manière électronique pour les sujets relatifs aux élections, chaque Direction d’établissement adressera à ses salariés un mail permettant de les informer d’un ou de plusieurs nouveau(x) tract(s) mis à leur disposition. Pour ce faire, chaque organisation syndicale d’établissement souhaitant communiquer au titre des élections professionnelles adressera à sa Direction d’Etablissement, 24h ouvrées minimum avant la date de diffusion souhaitée, le lien vers son tract ; ces tracts seront logés sur les sites intranet de chaque organisation syndicale.

Ce dispositif temporaire sera ouvert à compter de la signature des protocoles d’accords préélectoraux d’établissement jusqu’à la semaine qui suit la proclamation des résultats, et à l’exclusion du jour de clôture du scrutin.

Article 7- Protocoles d’accords préélectoraux au niveau établissement 

Au-delà des dispositions habituelles devant figurer dans un protocole préélectoral, les modalités suivantes visant à encadrer le vote électronique devront être discutées dans le cadre des négociations des protocoles d’accords préélectoraux au niveau établissement :

• Calendrier électoral ;

• Durée du scrutin ;

• Composition du Bureau de vote ;

• Propagande syndicale en fonction de la durée du scrutin retenue ;

• Contenu et format des fichiers transmis à la société spécialisée (liste des électeurs, liste des candidats, bulletins de vote et professions de foi…) ;

• Modalités d’affichage à l’écran des listes de candidats ;

• Modalités de proclamation des résultats (fichier des résultats, procès verbaux des résultats ...) ;

• Modalités matérielles et d’organisation des élections.

Article 8- Durée du présent l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et cessera de plein droit de produire ses effets au 31 décembre 2024.

Article 9- Dépôt et publicité de l’accord

Les modalités de dépôt seront effectuées conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

Le présent avenant sera ainsi déposé auprès de la Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS), unité territoriale de Nanterre, via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne‑Billancourt.

Il est établi en 2 exemplaires originaux.

Fait au Plessis-Robinson,

Le 23/05/2023

Pour MBDA France, Pour les Organisations Syndicales,

les Délégués Syndicaux Centraux

Pour CFDT

Pour CFE-CGC

Pour CGT

Pour FO

Annexe 1 - CAHIER DES CHARGES GENERAL

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire dont le système de vote électronique devra nécessairement respecter :

• Les dispositions du Code du Travail ;

• Les dispositions contenues dans l’accord MBDA France relatif à la mise en œuvre du vote électronique ;

• Les modalités fonctionnelles et techniques définies par les protocoles d’accord préélectoraux ;

• Les dispositions du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel ;

• Les dispositions de la délibération CNIL n° 2019-053 en date du 25 avril 2019 et des questions-réponses publiées le 24 octobre 2022.

  1. Sécurité du système de vote

La solution de vote retenue pour le scrutin devra atteindre les objectifs de sécurité de niveau 1 et de niveau 2 décrits dans la délibération de la CNIL n° 2019-053 en date du 25 avril 2019.

2. Confidentialité et transmission des données

« Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. »

Les données devant être enregistrées et transmises à la société prestataire devront être définies par le protocole d’accord préélectoral dans le respect des dispositions du décret et de l’arrêté du 25 avril 2007.

« Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. »

2. Scellement du dispositif de vote électronique

« Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. »

Avant l’ouverture du vote, la cellule d’assistance technique, en présence des membres du bureau de vote procèdera à :

• un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique, en présence des membres du bureau de vote, contrôlera le scellement de ce système.

3. Séparation des données nominatives des électeurs et des votes et chiffrement

« Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

« Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. »

« Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. »

« Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. »

« Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. »

4. Procédé d’authentification de l’électeur

« Pour se connecter à distance ou sur place au système de vote, l’électeur doit s’authentifier conformément à la présente recommandation et à l’aide d’un moyen répondant à l’objectif de sécurité correspondant au niveau de risque identifié pour le scrutin. Au cours de cette procédure, le serveur de vote vérifie l’identité de l’électeur et que celui-ci est bien autorisé à voter. Dans ce cas, il accède aux listes ou aux candidats officiellement retenus et dans l’ordre officiel. »

Conformément aux questions-réponses publiées par la CNIL le 24 octobre 2022, l’identifiant et le mot de passe devront être communiqués via deux canaux distincts.

5. Site internet et vote

« L’électeur doit pouvoir choisir une liste, un candidat ou un vote blanc de façon à ce que ce choix apparaisse clairement à l’écran, indépendamment de toute autre information. Il doit avoir la possibilité de revenir sur ce choix. Il valide ensuite son choix et cette opération déclenche l’envoi du bulletin de vote dématérialisé vers le serveur des votes. L’électeur reçoit alors la confirmation de son vote et dispose de la possibilité de conserver trace de cette confirmation. »

« Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. »

6. Sécurité informatique et existence d’une solution de secours

« Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. »

« En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. »

« La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus. »

7. Contrôle des opérations électorales

« Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. »

8. Dépouillement

« Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. »

9. Résultats

« Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord collectif le prévoit, être révélé au cours du scrutin. »

« Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. »

10. Contrôle a posteriori des opérations de vote par le juge de l’élection

« Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. »

« L’employeur ou, le cas échéant, le prestataire qu’il a retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. »