La Société XPO DISTRIBUTION FRANCE, SASU, dont le siège social est situé à Beausemblant 26240 – Les Pierrelles, BP 93, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Romans sous le numéro RCS 383 242 161, représentée par M. XXXX en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux effets des présentes,

ci-après dénommée la « Société »

D’UNE PART,

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ci-dessous désignées :

• UNSA représenté par Monsieur XXXX, délégué syndical central

• CGT représenté par Monsieur XXXX, délégué syndical central,

• FO représenté par Monsieur XXXX , dûment mandaté

• CFDT représenté par Monsieur XXXX, délégué syndical central,

D’AUTRE PART,

Ci-après dénommées ensemble les « parties »

IL A ETE CONVENU ENTRE LES PARTIES :

Table des matières

Préambule 3

Article 1 – Recours à un prestataire extérieur 3

Article 2 – Modalités d’organisation du vote 3

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats 4

2.2 Modalités des élections 4

2.3 Bulletins de vote 5

2.4 Déroulement des opérations de vote 5

2.5 Modalités d’accès au serveur de vote 5

2.6 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 6

2.7 Délégué de liste 6

2.8 Opérations de dépouillement 6

Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord 6

Annexe 1 – Présentation Election Europe By SLIB 8

Préambule

Les parties signataires ont convenu de mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de 2022, comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004.

Article 1 – Recours à un prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, Elections Europe By Slib (ci-après dénommé « le prestataire ») – Cf. Annexe 1.

En application de la règlementation sur le vote électronique, le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

En outre, le système assure la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers contenant les listes électorales des collèges ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers qui comportent les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (bureau de vote).

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, l’entreprise XPO Distribution France a décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article 2 – Modalités d’organisation du vote

Dans le cadre de l’organisation des élections des CSE prévues en octobre 2022, l’entreprise XPO Distribution France proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives lequel définit notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges par collège.

Les parties rappellent que ces modalités s’appliquent uniquement pour les scrutins organisés aux mois d’octobre 2022.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le prestataire, mandaté pour ce faire par la Direction.

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007 mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, agents habilités du service du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du service du personnel, délégués syndicaux centraux ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités du service du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique afin de permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

2.2 Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci, aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs voteront lors de l’ouverture du scrutin, au bureau de vote ouvert au sein de leur établissement.

Les salariés non présents dans l’entreprise (absence maladie, maternité, congés….) pourront voter de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés « Conducteurs Zone Longues » pourront également voter en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections par leurs propres moyens (notamment téléphone portable, ordinateur personnel…).

Il en sera de même pour les salariés rattachés à l’établissement « Services Centraux » mais qui ne sont pas basés physiquement à Andrézieux par exemple responsables commerciaux, responsables des ventes, responsables grand-comptes, assistantes commerciales, coordinateurs clients, RRH, moniteurs…

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, une tablette en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mise à la disposition des salariés électeurs dans chaque établissement par le prestataire. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

2.3 Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

2.4 Déroulement des opérations de vote

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Cette note sera affichée au sein du bureau de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres de leur bureau de vote et/ou le Responsable des Ressources Humaines et/ou le service RH par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

2.5 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur non présent dans l’entreprise et/ou dans son établissement de vote tel que défini au point 2.2 (Modalités des élections) recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe.

Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

Pour les électeurs votant dans l’entreprise, les moyens d’accès au serveur seront communiqués par le bureau de vote sous enveloppe scellée garantissant la confidentialité.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et son établissement.

2.6 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués et les Délégués Syndicaux Centraux pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

2.7 Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste. Le bureau de vote communique au délégué de liste sur sa demande, les éléments lui permettant de constater le suivi du scrutin.

2.8 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Au terme des élections, l’ensemble des procès-verbaux sera communiqué aux délégués syndicaux centraux.

Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour le scrutin tel que défini à l’article I du présent accord.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

A ce dépôt, sera jointe une version de l’accord ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 et de l’article 2 du décret N° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, afin qu’elle soit versée dans la base de données nationale.

Un exemplaire papier de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Lyon, le 13 juillet 2022

En 7 exemplaires originaux,

Pour la société,

Monsieur XXXX, DRH

Pour les délégués syndicaux,

Monsieur XXXX , délégué syndical central UNSA

Monsieur XXXX, délégué syndical central CGT

Monsieur XXXX, dûment mandaté FO

Monsieur XXXX, délégué syndical central CFDT

Annexe 1 – Présentation Election Europe By SLIB

SLIB, filiale à 66.6% BNP Paribas SA et 33.4% Natixis, est initialement éditeur et opérateur de VOTACCESS®, plate-forme de vote choisie par l’AFTI et l’AMF pour la digitalisation des Assemblées Générales et la collecte des votes électroniques et papier période de pré-AG. Des millions de vote sont donc traitées chaque année par toutes les sociétés du CAC40 qui l’utilisent.

Pour proposer des solutions toujours plus innovantes, SLIB s’appuie sur TheLab, son pôle de R&D dédié aux solutions Blockchain et intelligence artificielle.

Pour répondre aux besoins des votes secret dont les élections professionnelles (CSE), SLIB dispose de sa plateforme Election Central® acquise en 2019 suite à la fusion avec Election-Europe, dont l’équipe est l’inventeur du vote par internet en 1999.

C’est, en effet, en décembre 1999 que le vote par Internet pour les élections politiques et professionnelles en Europe et en Amérique du Nord a été introduit par l’équipe de développement d’Election Central® afin d’apporter des solutions sécurisées et simples garantissant la vérifiabilité et l’intégrité des votes. Le logiciel Election Central®, protégé par plusieurs brevets déposés en Europe et en Amérique du Nord, assure ainsi à ses utilisateurs la sincérité d’un vote secret et inviolable.

Cette solution a, depuis, été retenue par des centaines de sociétés, d’administrations, d’associations en France pour des élections professionnelles, des référendums, des élections ordinales, des votes d’assemblées générales, et a permis à des millions de citoyens de voter par Internet.

Depuis plus de 22 ans, la solution Election Central® est utilisée pour développer la démocratie participative, en offrant une solution de vote facilement accessible à tous et hautement sécurisée, afin que chacun puisse exercer simplement et sans contrainte ses droits de citoyen, de salarié, d’associé ou d’adhérent.

Son équipe accompagne la gestion de bout en bout d’élections de tous types : conseils d’administration, comités sociaux et économiques, commissions administratives, mutuelles, associations, ordres professionnels.

Conformément aux principes du droit électoral et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (loi Informatique et Libertés), pour la protection des données personnelles des électeurs contenues dans les fichiers électoraux et à la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, l’identification des électeurs, la sincérité ainsi que le secret du vote doivent être garantis lors des opérations de vote électronique.

SLIB dispose avec sa plate-forme Election Central® de l’architecture technique, des technologies et des sécurités physiques comme logiques nécessaires pour garantir la fourniture d’une plateforme de vote SaaS ultra sécurisée, auditée et conforme à la réglementation.

Election Central® propose ainsi la seule solution de vote par internet qui intègre la vérifiabilité du bulletin, invention protégée par plusieurs brevets en Europe et aux USA. Ce dispositif à la pointe de l’innovation, basé sur une nouvelle technologie permet à chaque votant de vérifier par lui-même que c’est bien son bulletin de vote qui est enregistré sans aucune modification dans l’urne électronique, comme dans le monde réel quand il peut suivre des yeux son enveloppe de vote jusqu’à ce qu’elle tombe dans l’urne transparente.

Cette technologie dite de « vérifiabilité » répond aux exigences de la CNIL et de l’ANSSI, ainsi qu’à celles de certains pays à la pointe dans le vote par Internet, comme la Suisse. Elle fait franchir une étape décisive dans la sécurité du vote par internet. V² Secure® établit ainsi la nouvelle référence de l’état de l’art pour le vote par internet dans le monde.

Grâce à V² Secure®, Election Central® répond aux exigences de l’ensemble des réglementations en vigueur et des recommandations des autorités compétentes en matière de vote électronique. Par exemple, concernant la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), la solution Election Central® garantit le chiffrement ininterrompu du bulletin de vote, c’est à dire que le bulletin de vote est chiffré par un algorithme public réputé fort dès son émission sur le navigateur du votant et est stocké dans l'urne, en vue du dépouillement, sans avoir été déchiffré à aucun moment, même de manière transitoire.

Election Central® respecte ainsi les exigences de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information) notamment celles du Référentiel Général de Sécurité (RGS) en mettant en œuvre régulièrement des tests d’intrusion de son système de vote, réputé toujours inviolé à ce jour comme a pu le constater le Barreau de Paris qui mène des tests d’intrusions sur Election Central® depuis plus de 20 ans.

La plateforme Election-Central ® bénéficie ainsi d’une note maximale en matière de sécurité de 9,5 sur 10 sur l’échelle CCWAPSS du référentiel OWASP, ainsi que de l’évaluation de classe A par les QUALYS SSS LABS, catégorie serveurs.

Le système de vote Election Central® proposé pour XPO est un système existant « clé en main » qui a déjà largement fait ses preuves. Il repose sur le progiciel Election Central® qui a fait l’objet par des experts qualifiés et indépendants d’audits détaillés, incluant notamment les questions de sécurité.

La sécurisation fonctionnelle du système de vote est considérée comme un axe fondamental contribuant à la sécurité globale de la solution du vote électronique ; elle permet de renforcer l’adhésion et la confiance des candidats et des électeurs, et concourt ainsi à augmenter la participation.

Le progiciel Election Central® installé dans son environnement matériel d’exécution permettra aux électeurs de voter quand ils le souhaiteront 24/24 7/7.

Le temps de réponse de l’application est optimisé de manière à permettre à l’électeur de voter rapidement et sans contrainte, et ceci même sur des volumétries se comptant en centaines de milliers d’électeurs.

Le long savoir-faire de SLIB lui permet donc de couvrir l’ensemble des garanties nécessaires au strict respect du Code Electoral comme des textes législatifs et réglementaires exigé pour ces élections tout en offrant un outil facile d’accès aux électeurs leur permettant d’exercer très facilement leur droit de vote.

L’électeur pourra ainsi voter en toute confidentialité de tout type d’ordinateur relié à internet et utilisant un navigateur standard que ce soit d’un ordinateur mis à disposition (lieu de vote électronique), soit de leur poste personnel ou de travail, smartphone, tablette, reliés à internet (liberté de choix de l’électeur de son lieu de vote permettant la garantie de confidentialité du vote).

L’électeur se connecte donc sur le site de vote en mode https (support du mode TLS hors SSL). Il va s’identifier à l’aide de ses codes et pourra le cas échéant saisir une information de challenge (troisième champ d’authentification connu du seul votant).

De ce fait aucune possibilité n’est offerte pour une personne extérieure de visualiser le bulletin de vote de l’électeur ni de nuire à l’intégrité du bulletin comme l’ont déjà confirmé diverses missions de tests d’intrusion effectuées sur le système Election Central.

L’émargement électronique immédiat prévient toute tentative de double vote (garantie d’unicité du vote).

Le flux du vote chiffré dès son émission du poste du votant et celui de l’identification de l’électeur sont séparés et les bulletins de vote sont conservés chiffrés sur les serveurs (urnes électroniques) afin de garantir l’anonymat du vote.

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes font donc l’objet de deux traitements automatisés d’informations distincts, dédiés et isolés. L’établissement d’un lien entre un électeur et l’expression de son vote est impossible.

Le suivi du scrutin peut être effectué via l’interface d’administration dont des clefs seront remises aux administrateurs désignés leur permettant de consulter la liste d’émargement en ligne et les compteurs des scrutins dont ils ont le contrôle (garantie de contrôle par les autorités électorales).

La présentation des listes de candidats et des professions de foi sera traitée de manière identique pour chaque liste sur la page du bulletin de vote.

Dès le choix effectué par l’électeur, son bulletin sera chiffré et envoyé à l’urne correspondante, le système lui renverra alors une image du bulletin chiffré en attente de sa confirmation dans l’urne, s’il le confirme, le bulletin est définitivement enregistré sans qu’aucun autre traitement informatique ne puisse modifier le choix originellement émis par l’électeur.

Le système de vote sera disponible en continu afin que l’électeur puisse voter très facilement et rapidement, les seuls aléas réellement possibles sont essentiellement les problèmes d’accès internet que pourraient avoir l’électeur à partir de son propre ordinateur dans son réseau ou un courrier/mail égaré ou non reçu. Le support pourra être joint dans ces situations.

L’ensemble des bulletins est donc stocké dans le format émis par l’électeur (garantie de sincérité du scrutin) au moment de la confirmation de son vote dans l’urne électronique correspondant à son collège et/ou son établissement.

L’ensemble du dispositif est hébergé dans le cadre d’un système transactionnel à tolérance de panne offrant ainsi une totale garantie d’intégrité des données et un temps de réponse immédiat.

Conformément aux recommandations CNIL, SLIB assure lui-même l’hébergement de ses serveurs en France, et ne sous-traite à aucun moment l’hébergement des données.