Accord d'entreprise "ACCORD D ENTREPRISE INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPTRESENTANTS DU PERSONNEL" chez XPO DISTRIBUTION FRANCE

XPO DISTRIBUTION FRANCE

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Accord d’entreprise instituant

le vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

ENTRE,

• La Société XPO DISTRIBUTION FRANCE, dont le siège est sis 1208, route des Pierrelles, B.P 98, 26241 Saint Vallier sur Rhône Cedex, représentée Monsieur XXXX, Directeur Ressources Humaines, en vertu des mandats dont il dispose à cet effet,

D’une part,

ET

• L’organisation syndicale UNSA représentée par Monsieur XXXXX en sa qualité de délégué syndical central;

• L’organisation syndicale CFDT représentée par Monsieur XXXXX, spécialement mandaté;

• L’organisation syndicale FO représentée par Monsieur XXXXX en sa qualité de délégué syndical central;

• L’organisation syndicale CGT représentée par Monsieur XXXXX en sa qualité de délégué syndical central;

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Préambule

La société XPO DISTRIBUTION FRANCE a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société XPO DISTRIBUTION FRANCE a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (bureau de vote).

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, la société XPO DISTRIBUTION FRANCE a décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet de la présente décision.

Article I – Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de l’organisation des élections des CSE prévues en octobre et novembre 2018, la société proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives au sein de sa convention collective et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges. Ces modalités s’appliquent uniquement pour les scrutins organisés aux mois d’octobre et novembre 2018.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Article I - 1 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités du service du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du service du personnel ; Délégués Syndicaux Centraux

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités du service du personnel.

Article I - 2 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs voteront lors de l’ouverture du scrutin, au bureau de vote ouvert au sein de leur établissement.

Les salariés non présents dans l’entreprise (absence maladie, maternité, congés….) pourront voter de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés « Conducteurs Zone Longues » pourront également voter en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections par leurs propres moyens (notamment téléphone portable, ordinateur personnel…).

Il en sera de même pour les salariés rattachés à l’établissement « Services Centraux » mais qui ne sont pas basés physiquement à Andrézieux par exemple responsables commerciaux, responsables des ventes, responsables grand-comptes, assistantes commerciales, coordinateurs clients, RRH, moniteurs, …..(liste en annexe qui sera arrêtée au 30/09/2018).

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article I - 3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article II – Déroulement des opérations de vote

Il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera affichée au sein du bureau de vote et adressée aux électeurs.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, les membres de leur bureau de vote et/ou le Responsable des Ressources Humaines et/ou le service RH à Andrézieux par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article II - 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur non présent dans l’entreprise et/ou dans son établissement de vote tel que défini à l’article I – 2 recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

Pour les électeurs votant dans l’entreprise, les moyens d’accès au serveur seront communiqués par le bureau de vote sous enveloppe scellée garantissant la confidentialité.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et son établissement.

Article II - 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués et les Délégués Syndicaux Centraux pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Article II - 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste. Le bureau de vote communique au délégué de liste sur sa demande, les éléments lui permettant de constater le suivi du scrutin.

Article II - 4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Au terme des élections, l’ensemble des procès verbaux sera communiquée aux délégués syndicaux centraux.

Article III- Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour le scrutin tel que défini à l’article I du présent accord.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

A ce dépôt, sera jointe une version de l’accord ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 et de l’article 2 du décret N° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, afin qu’elle soit versée dans la base de données nationale.

Un exemplaire papier de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Andrézieux-Bouthéon, le 30 Août 2018 en 6 exemplaires originaux

Pour XPO DISTRIBUTION France :

M. XXXXX,

Pour l’organisation syndicale UNSA :

M. XXXXXXX,

Pour l’organisation syndicale F.O. U.N.C.P. :

M. XXXXXX,

Pour l’organisation syndicale C.F.D.T :

M. XXXXXXXXX,

Pour l’organisation syndicale C.G.T. :

M. XXXXXXXX,

Annexe

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL XXXXXX, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société XXXXXXXXX s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de XPO DISTRIBUTION FRANCE.

Plus concrètement, la société XXXXXX se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société XPO DISTRIBUTION FRANCE lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de l’UES XPO DISTRIBUTION FRANCE.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par XPO DISTRIBUTION FRANCE.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le voyage des urnes en région.