1. Accord relatif à la mise en place de la base de données économiques et sociales et environnementales du CSE

   1. Entre :

      Floralys Résidences, représentée par m , Directeur Général

      D’une part,

      Et

• , déléguée syndicale, pour le syndicat UNSA

  6. D’autre part,

     Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

SOMMAIRE :

Préambule 3

TITRE 1 PRINCIPES GENERAUX ET PERIMETRE D’APPLICATION 3

Article 1– Champ d’application et objet de l’accord 3

Article 2 – Durée de l’accord 4

Article 3 – Unicité du présent accord 4

TITRE 2 : LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES 4

Article 1 – Bénéficiaires de la BDES 4

Article 2 – Nature et support de BDESE retenu, nature, modalités de connexion, de fonctionnement et performances dudit support 5

Article 3 – Opérations réalisables sur et à partir de la BDESE 5

Article 4 – Obligation de discrétion et de confidentialité 5

Article 5 – Formation à l'utilisation de la BDES 6

Article 6 – Maintenance, réparation et système de recours 6

Article 7 – Liste des données 7

Article 8 – Conditions de mise à jour et de réactualisation 8

TITRE 3 : DISPOSITIONS FINALES 8

Article 1 – Commission de suivi et interprétation de l'accord 8

Article 2 – Entrée en vigueur de l’accord 9

Article 3 – Modalités de dépôt et de publicité 9

10. Préambule

    Le présent accord trouve son origine dans les lois du 14 juin 2013 et du 17 aout 2015 et du 25 aout 2021 relatives à la mise en œuvre d’une Base de Données Economiques et Sociales et Environnementales (BDESE).

    Cet accord introduit notamment un nouveau dispositif :

• Une nouvelle modalité de partage, avec les représentants des salariés, de l’information économique et sociale et environnementale de l’entreprise à travers la mise en place d’une BDESE regroupant de façon actualisée toutes les données utiles aux informations et consultations récurrentes.

A travers cet accord, est mise en œuvre une dynamique pour l’association Floralys Résidences dans le partage d’informations vis-à-vis des partenaires sociaux. La définition d’un socle commun harmonisé d’indicateurs ne remet pas en cause la transmission, en tant que de besoin d’informations complémentaires en vue de favoriser un dialogue social de qualité

Cet accord constitue le point de départ d’une démarche nouvelle qui permettra de tenir compte des souhaits d’évolution et des nouveaux besoins de l’ensemble des acteurs du dialogue social quant à la transparence documentaire.

Les éléments d’information transmis de manière récurrente sont mis à la disposition de leurs membres dans la BDESE et cette mise à disposition vaut communication des rapports et informations au comité.

14. TITRE 1 PRINCIPES GENERAUX ET PERIMETRE D’APPLICATION

    Article 1– Champ d’application et objet de l’accord

Le présent accord s’applique à l’association Floralys Résidences. Les parties sont convenues de mettre en place une BDESE afin de satisfaire à l’obligation légale définie dans les articles L 2312-18 , L 2312-21 , R 2312-7 du code du travail. L'ensemble des informations contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

Article 2 – Durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de la date de sa signature.

Article 3 – Unicité du présent accord

Les parties s’accordent sur le fait que cet accord forme un tout indivisible, y compris ses annexes, opposable entièrement aux signataires.

Article 4 – Modification et dénonciation de l’accord

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1 du code du travail, notamment en cas d’évolution de la réglementation ayant un impact sur le contenu du présent accord.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de 3 mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l’article L2261-9 du code du travail.

La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L2261-9 du code du travail.

18. TITRE 2 : LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES

    Article 1 – Bénéficiaires de la BDESE

    La base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel au CSE ainsi qu’aux délégués syndicaux. A ce titre, il est précisé que le représentant syndical au CSE a accès à la BDESE mais l’accès n’est pas ouvert au représentant de la section syndicale.

La question de l’accès à la BDESE par un expert devra faire l’objet d’une décision spécifique et d’un vote afin de déterminer le périmètre d’accès du ou des experts et d’assurer la confidentialité des données concernées.

Différents niveaux d’accès sont créés :

• Les délégués syndicaux et les élus du CSE ont un accès dit « utilisateur » à la BDESE de Floralys Résidences sur la partie RH/Direction et Finance,

• seul(e) le-la secrétaire du CSE a un accès « habilitateur » permettant d’ajouter et de gérer les droits des « utilisateurs ».

L’obtention ou la perte du mandat de représentant du personnel, de délégué syndical ou de son rôle dans le bureau du CSE entraîne la modification immédiate et de plein droit des droits d’accès à la BDESE.

Il est convenu entre les parties d’annexer au présent accord une liste des élus et de leurs mandats/rôles et les droits ‘accès associés pour chacune des parties de la BDESE.

Article 2 – Nature et support de BDESE retenu, nature, modalités de connexion, de fonctionnement et performances dudit support

Le prestataire retenu dans le cadre de ce projet est la société ALTAYS qui propose une solution de BDESE en ligne, sur un support informatique externe en mode Saas² (via internet) accessible de façon permanente (7j/7 et 24h/24) et à distance.

Les informations contenues dans le module BDESE sont présentées selon les indicateurs, soit sous forme de tableaux contenant des données chiffrées soit sous forme de rapports (gestion documentaire). La mise à disposition des éléments d’information dans la BDESE vaut communication des rapports et information des différents comités.

Chaque utilisateur se verra remettre un identifiant et un mode de passe lui permettant de se connecter à la BDESE.

Article 3 – Opérations réalisables sur et à partir de la BDESE

Les opérations réalisables sur et à partir de la BDESE sont les suivantes :

• Mise à disposition de toute information ou document (tout format est converti en PDF) utile et consultable à destination des utilisateurs de la plateforme

• Importer de manière automatique les informations via les fichiers DSN

• Exporter la liste des utilisateurs de la plateforme (nom, prénom, e-mail, n° de téléphone) ainsi que les droits qui leur sont attribués sur Altaÿs (consultation ou dépôt de documents)

• Exporter des reporting construits à partir des informations issues des fichiers DSN

• Exporter un état des lieux de toutes les actions faites par les utilisateurs de la plateforme (consultation ou téléchargement de documents)

• Exporter l’intégralité de la BDESE (tous les documents déposés) sur une année donnée en un seul fichier PDF

  2. Article 4 – Obligation de discrétion et de confidentialité

Conformément à l’article L2312-36 du code du travail, l’ensemble des représentants du personnel visé à l’article 1 du Titre 2 est tenu à une obligation de discrétion et de confidentialité à l’égard des informations intégrées dans la BDESE, en particulier celles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’association FLORALYS Résidences.

Sont en revanche réputées confidentielles les informations relatives à la consultation annuelle sur la situation économique et financière de l’association et notamment les documents comptables prévisionnels.

Ils devront à ce titre se conformer aux conditions générales d’utilisation de la plateforme et aux règles de confidentialité des documents fournis via la BDESE.

A cet égard, il est rappelé que la circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 insiste sur le fait que le respect de cette obligation de confidentialité est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l’association se tienne dans un climat de confiance.

D’autre part, les droits d’accès à la base de données fournie par l’association aux représentants du personnel concerné sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

Toute utilisation abusive des informations de la BDESE ou toute divulgation de ces informations à des personnes non habilitées à en connaître, pourra donner lieu à des sanctions et à une suspension, voire une suppression des accès à la BDESE.

Article 5 – Formation à l'utilisation de la BDES

Une formation administrateurs uniquement est réalisée par la société Altaÿs.

Les formations utilisateurs seront assurée par l’association Floralys en interne.

Article 6 – Maintenance, réparation et système de recours

Un support client est mis à disposition tout au long du contrat avec Altaÿs, et ce dès la mise en production de la BDESE.

Il s’agit de l’outil de ticketing interne ASK utilisable en cas de question/difficulté technique/demande d’action/ demande d’évolution…

5. Article 7 – Liste des données

   Les dix thèmes obligatoires de la BDESE sont : l’investissement (social, matériel et immatériel), l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes au sein de l’association, les fonds propres, et l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’association, la sous-traitance, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe le cas échéant, les conséquences environnementales de l’activité de l’association.

   Les parties conviennent toutefois de supprimer des thèmes qui seront repris dans la BDESE, les deux thèmes relatifs aux transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe et la rubrique sous-traitance.

Les huit thèmes retenus pour la BDESE de l’association Floralys Résidences sont donc

• L’investissement (social, matériel et immatériel)

• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’association

• Les fonds propres et l’endettement

• L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants

• Les activités sociales et culturelles

• La rémunération des financeurs

• Les flux financiers à destination de l’association

• Les conséquences environnementales de l’activité de l’association

Les parties ont choisi de répartir ces thèmes au sein des 3 blocs d’informations/consultations récurrentes suivants :

• Information et consultation sur les orientations stratégiques

• Information et consultation sur la situation économique et financière

• Information et consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

La liste des indicateurs remplit ainsi l’obligation prévue à l’article L2312-21 du code du travail.

L’alimentation de la BDESE commencera au 1/04/2022.

Les parties rappellent que les informations qui doivent être reprises au sein de la BDESE portent en principe sur les deux années précédentes et l’année en cours, et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes.

Toutefois, compte tenu des spécificités de l’activité de l’association, les parties dispenses l’association Floralys d’alimenter la BDESE des données antérieures à sa mise en œuvre.

En revanche, au fur et à mesure de sa mise en place, les informations antérieures demeureront collectées au sein de la BDESE pour deux années minima.

Compte tenu des spécificités de l’activité de l’association, les parties conviennent que la BDESE n’intègrera pas de perspectives sur les trois années suivantes. Les parties précisent à ce titre que ces informations ne sont pas nécessaires à la finalité de la BDESE.

Article 8 – Conditions de mise à jour et de réactualisation

Les utilisateurs seront informés de la mise à disposition ou de la mise à jour d’un document, par l’envoi d’une alerte de dépôt sur leur adresse email.

22. TITRE 3 : DISPOSITIONS FINALES

    Article 1 – Commission de suivi et interprétation de l'accord

Au regard du caractère novateur de la mise en place de cette BDESE, il est convenu entre les parties de mettre en place un processus d’amélioration continue de celle-ci.

Ainsi pendant 3 ans, à l’initiative de la Direction, les parties signataires se réuniront tous les ans au cours du 1^er trimestre, à l’occasion d’une réunion dont l’objectif sera de dresser un bilan du fonctionnement de la solution de BDESE et d’identifier les améliorations souhaitables en vue d’atteindre le niveau d’information optimal des instances.

Préalablement à cette réunion, les organisations syndicales signataires recueilleront les points de dysfonctionnement éventuels et les souhaits d’évolution de la BDESE, ainsi que les droits d’accès aux différents modules.

Au cours de cette réunion, les participants identifieront notamment les demandes d’ajout, de suppression ou de modification de certains indicateurs, dans l’hypothèse où certains indicateurs retenus dans le présent accord se révèleraient incomplets ou non pertinents par rapport aux 3 blocs d’information et de consultations récurrentes ou en cas d’évolutions réglementaires.

Il est rappelé que toute demande de modification ne pourra être prise en compte qu’après validation du caractère légal et de la faisabilité technique. Les modifications retenues prendront effet au plus tard à compter du 1/01 de l’année suivante.

Au-delà des 3 premières années, les organisations syndicales signataires pourront à nouveau se réunir, en tant que de besoin, à la demande de la Direction ou d’au moins une organisation syndicale signataire.

Toute modification issue de cette démarche d’amélioration sera formalisée par la signature d’un avenant au présent accord.

24. Article 2 – Entrée en vigueur de l’accord

    Le présent accord entrera en vigueur à sa date de signature.

    Article 3 – Modalités de dépôt et de publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires.

Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Fait à Douai, le 08/04/2022

3 exemplaires originaux : 1 exemplaire à l’organisations syndicale ; 2 exemplaires à la Direction 

Liste des signataires :

Pour l’association FLORALYS RÉSIDENCES

représentée par, Directeur Général

Pour l’UNSA :

, Déléguée Syndicale