PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL :

ELECTIONS 2023 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (« CSE ») DE VALENCIENNES

ENTRE

La Société ALSTOM Transport SA, établissement de Valenciennes (ci-après « l’Etablissement ») sis rue Jacquard – 59494 PETITE-FORET, représenté par XXXXXXXX agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’UNE PART,

ET

Les organisations syndicales, prises en la personne de leur représentant dûment habilité :

• CFDT représentée par XXXXXXXXX

• CFE-CGC représentée par XXXXXXX

• CGT représentée par XXXXXXXXX

• FO représentée par XXXXXXXXXXXXX

D’AUTRE PART,

Ci-après désignées ensemble, « les Parties »

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule

Dans la perspective des élections au sein de l’établissement d’ALSTOM Transport SA de Valenciennes, qui auront lieu dans le cadre de l’Unité Economique Sociale (« UES ») Alstom Holdings & Transport, en vertu de l’accord de reconnaissance d’UES signé le 21 novembre 2022 à l’unanimité et en application des dispositions légales (articles L. 2314-4 et suivants du code du travail), les organisations syndicales ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral :

Les organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement de Valenciennes ou qui y ont constitué une section syndicale ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courriel avec accusé de réception du 18 avril 2023 doublé d’un courrier recommandé avec avis de réception en date du 18 avril 2023.

Les autres organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de l’Etablissement.

En réponse à ces convocations, les organisations syndicales et la direction de l’Etablissement se sont réunies les 11 mai 2023, 16 mai 2023 et 22 mai 2023 pour convenir du présent protocole.

Article 1 – Objet et champ d’application

Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel au CSE prenant fin le 30 juin 2023, des élections professionnelles seront organisées pour le renouvellement de l’instance.

Le présent protocole d’accord est applicable à l’établissement Valenciennes et a pour objet de fixer :

• les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales,

• la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel,

• et la répartition du personnel dans les collèges électoraux.

Article 2 – Dates et lieu des élections

En référence à l’accord central du 20 mars 2023 relatif au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de l’UES Alstom Holdings & Transport, les élections se tiendront :

• Au premier tour :

• par voie électronique du 20 juin 2023 à 10h au 26 juin 2023 à 17h.

• et à l’urne par bulletin secret sous enveloppe, en salle Z2N & MI2N réunies– bâtiment D2 RDC, le 27 juin 2023 de 08h à 15h.

• Au second tour, s’il y a lieu :

• par voie électronique du 4 juillet 2023 à 10h au 10 juillet 2023 à 17h.

• et à l’urne par bulletin secret sous enveloppe, en salle Z2N & MI2N réunies – bâtiment D2 RDC, le 11 juillet 2023 de 08h à 15h.

Le mandat des nouveaux membres élus au CSE prendra effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle, pour une durée de 4 ans.

Article 3 – Modalités du scrutin électronique

L'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique est confiée à la société GEDIVOTE.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales sont détaillées dans le présent protocole d’accord préélectoral et dans son annexe n° 1.

Article 4 – Effectif et répartition du personnel dans les collèges électoraux

4. 1. Détermination de l’effectif

Au 30 avril 2023 , avec projection au 20 juin 2023, l'effectif total de l’Etablissement s’élève à 2192 salariés en équivalent temps plein (ETP).

2. Nombre et composition des collèges électoraux

Les parties conviennent de répartir le personnel en 3 collèges :

• 1^er collège : Ouvriers et Administratifs, Techniciens et Agents de Maîtrise (ATAM) dont le coefficient est inférieur ou égal à 240

Sont considérés appartenir au collège « Ouvriers »

• 2^ème collège : Administratifs, Techniciens et Agents de Maîtrise (ATAM) dont le coefficient est supérieur ou égal à 255

Sont considérés appartenir au collège « Agents de Maîtrise – Techniciens »

• 3^ème collège : Cadres

Sont considérés appartenir au collège « Cadres »

	EFFECTIF	REPARTITION FEMMES / HOMMES
		% FEMMES	% HOMMES
Collège 1	589	7,9%	92,1%
Collège 2	602	17,7%	82,3%
Collège 3	1001	21,5%	78,5%

La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral est précisée à titre indicatif sur la base des effectifs arrêtés au 30 avril 2023, avec projection au 20 juin 2023. Elle sera déterminée définitivement par la direction en fonction de la composition du corps électoral existant au moment de l'établissement de la liste électorale, le 1er juin 2023, sous le contrôle des organisations syndicales.

Article 5 –

3. Nombre de sièges à pourvoir et répartition entre collèges

Compte tenu de l’effectif et conformément à l‘article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est de 22 titulaires et de 22 suppléants.

	SIEGES A POURVOIR
	TITULAIRES	SUPPLEANTS
Collège 1	6	6
Collège 2	6	6
Collège 3	10	10

Article 6 – Listes électorales

6. 4. Contenu des listes électorales

La direction établira une liste des électeurs par collège. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront les indications suivantes :

• les nom, prénom, ID ALPS, date de naissance des salariés ainsi que leur date d’entrée dans l’entreprise,

• le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

5. Publication des listes électorales

Les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise le 1^er juin 2023.

Elles seront, en outre, communiquées aux organisations syndicales ayant présenté des candidats. En sus des éléments énoncés à l’article 6.1, les listes communiquées aux organisations syndicales indiqueront pour chacun des salariés, la nature de leur contrat et leur sexe.

6. Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la direction des ressources humaines XXXXXXXXXXXX (XXXXXXXXXX@alstomgroup.com), dans les plus brefs délais et au plus tard le 7 juin 2023.

Article 7 – Listes de candidats

7. 7. Contenu des listes de candidats

Les listes de candidats seront établies en format papier et informatique (pdf) par collège, séparément pour les titulaires et les suppléants.

Elles doivent préciser:

• le collège électoral concerné,

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• le nom, prénom et ID ALPS de chaque candidat (appartenant au collège dont il sollicite les suffrages),

• l’ordre de présentation des candidats.

8. Modalités de dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats sont déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou lui sont envoyées par courriel avec accusé de réception à l’adresse suivante : XXXXXXXXXXXXX@alstomgroup.com

Lors du dépôt des listes de candidats, l’organisation syndicale devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 8 juin 2023 avant 12h00 pour le premier tour,

• 28 juin 2023 avant 12h00 pour le second tour éventuel.

  9. Publication des listes de candidats 

Les listes de candidats seront affichées par la direction dans les locaux de l’Etablissement. Ces listes seront également publiées sur l’intranet de l’Etablissement (HrCorner).

Article 8 – Propagande électorale

8. 10. Publications et tracts

Les publications et tracts peuvent être librement distribués et affichés par les organisations syndicales, à l’entrée des bâtiments, aux heures habituelles d’entrée et de sortie jusqu’au:

• 19 juin 2023 à minuit pour le premier tour,

• 3 juillet 2023 à minuit pour le second tour.

En tout état de cause, les publications et tracts devront respecter les dispositions relatives à la presse.

11. Professions de foi des candidats et logos

Lors du dépôt de leur candidature (soit le 8 juin 2023 à midi au plus tard pour le premier tour et le 28 juin 2023 à midi au plus tard pour le second) :

• chaque organisation syndicale ayant présenté des listes de candidats pourra transmettre son logo et une profession de foi, en format numérique, à la direction des ressources humaines.

• Les candidatures libres (présentées lors du second tour éventuel) pourront également remettre une profession de foi en format numérique à la direction des ressources humaines.

Professions de foi et logos seront mis en ligne sur le site de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès dans les conditions visées à l’annexe n° 1.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT

Les parties conviennent en outre, exceptionnellement, de la possibilité, pour chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats aux élections et candidats libres de demander, à la direction des ressources humaines, la diffusion de leur profession de foi, en format numérique, par courriel à l'intention du personnel de l'établissement. Cette possibilité sera offerte une fois par organisation syndicale lors du 1er tour et une autre fois lors du 2nd tour éventuel pour ces organisations et candidats libres. 

Dans le respect du principe de neutralité de l'employeur, les professions de foi de l'ensemble des organisations syndicales et candidats libres ayant fait cette demande et remises conformément aux règles édictées dans le présent article seront regroupées dans un seul et même courriel de la direction, adressé le 9 juin 2023 : lendemain de la date limite prévue pour la remise des professions de foi, à l'ensemble du personnel.

Article 9 – Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

9. 12. Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet, à tout moment pendant la période de vote électronique visée à l’article 1.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.alstomelections.webvote.fr

Un ordinateur, avec une connexion au site sécurisé du prestataire, sera mis à disposition des électeurs dans l’Etablissement en salle Coradia (bâtiment D2, RDC), pour l’expression de leur vote, pendant les jours ouvrés compris sur la période de scrutin, de 8h à 16h.

13. Assistance téléphonique

Durant la période de vote électronique, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

14. Déroulement du vote papier

Le vote papier aura lieu en salles MI2N/Z2N réunies (bâtiment D2, RDC) le 27 juin 2023 pour le premier tour et le 11 juillet 2023 en cas de second tour (soit au lendemain de la clôture du vote internet prévue le 26 juin 2023 à 17H pour le premier tour et le 10 juillet 2023 à 17H pour le second tour éventuel).

GEDIVOTE aura la charge de remettre au bureau de vote les listes d’émargements électronique au format PDF, qui permettront l’émargement du vote papier le jour J et ainsi éviter un double vote.

La procédure de vote papier se déroulera de la manière suivante :

• Clôture automatique du vote internet ;

• Extraction et mise à disposition des listes d’émargements par GEDIVOTE au bureau de vote au format PDF ;

• Édition des listes au format papier par le bureau de vote ;

• Organisation par la direction de la salle visant à accueillir le vote papier (isoloir, urnes, mise à disposition du matériel) sous contrôle du bureau de vote ;

• Ouverture du scrutin papier :

  • Contrôle de l’identité et de l’émargement de l’électeur : les électeurs seront tenus de se présenter devant les membres du bureau de vote munis de leur badge Alstom ou d’une pièce d’identité

  • Accès au matériel de vote par l’électeur :

    • Les bulletins ainsi que les enveloppes « titulaires » seront de couleur bleue

    • Les bulletins ainsi que les enveloppes « suppléants » seront de couleur rose

  • Préparation du bulletin dans l’isoloir par l’électeur

  • Dépôt du bulletin dans l’urne du collège avec contrôle du dépôt d’une seule enveloppe par le bureau de vote dans chaque urne

  • Signature de la liste des émargements

• Clôture du vote papier :

  • Comptabilisation du nombre d’émargements papiers par instance

  • Comptabilisation du nombre d’enveloppes par urne de chaque instance

  • Ouverture des enveloppes et traitement des bulletins

  • Report des compteurs dans un document Excel par le bureau de vote

  • Import du fichier Excel dans la solution de vote électronique

• Lancement du dépouillement des opérations

  15. Bureau de vote

Un bureau de vote composé d’un président et de deux assesseurs (issus, si possible, des différents collèges) veillera au bon déroulement du scrutin (électronique et papier).

Les fonctions de président et d’assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés de l’Etablissement ainsi qu’à l’électeur le plus jeune, à condition d’obtenir leur accord, hors représentants des différentes OS.

A défaut d’obtenir leur accord, les membres du bureau de vote et leur suppléant (dont le rôle sera de pallier l’absence d’un ou plusieurs titulaires à l’ouverture du scrutin électronique) seront désignés par la direction des ressources humaines, parmi les électeurs et moyennant l’accord des intéressés, hors représentants des différentes OS.

Il est rappelé qu’un candidat aux élections ne peut être désigné en qualité de président du bureau de vote.

16. Bureau de vote centralisateur

Afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture des scrutins électroniques et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place entre plusieurs établissements de la société Alstom Transport SA (Valenciennes et La Rochelle).

Le bureau de vote centralisateur sera tiré au sort le 12 juin 2023, parmi les bureaux de vote des établissements, au cours d’une réunion dédiée, organisée par la direction.

17. Délégués de liste

Deux délégués de liste habilités à participer, en tant qu’observateurs, à l’ensemble des opérations électorales peuvent être désignés par chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats.

Le nom, prénom et ID ALPS des délégués de liste sera communiqué par courriel, le 8 juin 2023 au plus tard, à la direction des ressources humaines, à l’adresse suivante : jose.monteiro@alstomgroup.com

18. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des délégués de liste, des représentants de la direction et du prestataire.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote.

Article 10 – Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois l’ensemble des opérations de dépouillement terminées (électronique et papier), les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions détaillées à l’article 12.

Article 11 – Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également signées par les membres du bureau de vote.

Article 12 – Proclamation des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le président proclame les résultats de chaque organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Article 13 – Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de l’Etablissement le 27 juin 2023.

Article 14 – Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la direction des ressources humaines transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la direction des ressources humaines envoie les procès-verbaux par voie électronique en les téléversant en ligne pour transmission automatique à l’Administration (CTEP et inspection du travail) sur le site www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr.

Article 14 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections 2023 des membres de la délégation du personnel au CSE et les élections partielles susceptibles d’intervenir en cours de mandature. En cas d’élections partielles, seuls les dates des opérations électorales, le lieu du scrutin et le prestataire choisi pour l’organisation du scrutin électronique pourront être réexaminés.

Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque partie signataire, ainsi qu’au greffe du Conseil de prud'hommes de Valenciennes.

Après sa notification à toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement, le présent accord sera rendu public et déposé à l’initiative de la direction sur la plateforme TéléAccords du Ministère du Travail.

Cet accord sera enfin porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la direction et mis en ligne sur le site intranet de l’Etablissement (HrCorner).

Fait à Valenciennes en 6 exemplaires, le 30 mai 2023

Pour l’établissement Valenciennes d’ALSTOM Transport SA

XXXXXXXXXXXXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour la CFDT, XXXXXXXXX

Pour la CFE-CGC, XXXXXXXXXXXXXXX

Pour la CGT, XXXXXXXXXXXXXX

Pour FO, XXXXXXXXXXXXXXXXX

ANNEXE 1 : dESCRIPTION Du fonctionnement du système DE VOTE ELECTRONIQUE et du déroulement des opérations électorales ELECTRONIQUES

1. PRINCIPES GENERAUX DU VOTE ELECTRONIQUE

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales électroniques sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

2. PREPARATION DES OPERATIONS DE VOTE

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des délégués de liste et des représentants du prestataire, au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

3. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification de l’électeur.

3. 1. TRANSMISSION DU CODE IDENTIFIANT

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note explicative sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel (valable pour les deux tours).

2. ENVOI DU MOT DE PASSE 

CAS 1 : pour les électeurs ayant une adresse courriel professionnelle accessible et ayant communique leur IBAN à la direction des ressources humaines

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse courriel professionnelle de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité d’accéder à leur boîte courriel professionnelle auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes.

CAS 2 : pour les électeurs ayant un accès limité à leur adresse courriel professionnelle mais ayant communiqué leur IBAN à la direction des ressources humaines

Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

CAS 3 : pour les électeurs n’ayant pas communiqué leur IBAN à la direction des ressources humaines

Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

3. DEFI COMPLEMENTAIRE

CAS 1 ET 2 : le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire correspondant aux 5 derniers caractères de l’IBAN communiqué à la direction des ressources humaines (disponible sur ALPS).

CAS 3 : pour les électeurs n’ayant pas communiqué leur IBAN à la direction des ressources humaines, le processus d’authentification sera renforcé par la saisie du lieu de naissance de l’électeur.

4. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception ou perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

1. procédure de restitution du code identifiant (Courrier non reçu ou égaré)

Pour les électeurs du CAS 1	Eléments à saisir sur le site de vote : Nom/Prénom Date de naissance 5 derniers caractères de l’IBAN
	Procédure de restitution de l’identifiant : Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur
Pour les électeurs des CAS 2 et 3	Remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact La demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la direction des ressources humaines La DRH contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance…) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu Si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plateforme
	Procédure de restitution de l’identifiant : Par courriel sur une adresse communiquée par l’électeur

2. procédure de restitution du MOT DE PASSE : courriel non reçu OU PERDU

Pour les électeurs du CAS 1	Renvoi par courriel sur l’adresse donnée par l’électeur Si l’électeur n’a pas accès à sa boîte courriel, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la DRH. La DRH contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance…)  elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à sa boîte courriel connue Si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, la DRH valide la demande sur la plateforme
Pour les électeurs des CAS 2 et CAS 3	Renvoi par SMS sur le numéro préenregistré par l’électeur

4. Déroulement du vote par internet

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

5. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin (soit le 19 juin 2023 pour le premier tour et le 3 juillet pour le second), il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote centralisateur, en présence des délégués de liste et la direction, pourront tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des procès-verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote centralisateur ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

6. Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote centralisateur devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote centralisateur,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

7. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée et les bulletins du vote papier importés, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

8. Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ANNEXE 2 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
05/05/2023 et 01/06/2023	Annonce des élections aux salariés
01/06/2023	Affichage des listes électorales
07/06/2023	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
08/06/2023	Avant 12H : date limite de dépôt des candidatures, des professions de foi et des logos
08/06/2023	Affichage des listes de candidats par la DRH
09/06/2023	Réunion de désignation des membres du bureau de vote
12/06/2023	Tirage au sort des membres du bureau de vote centralisateur
13/06/2023	Date limite d’envoi des courriers aux électeurs
14/06/2023	Formation des bureaux de vote, délégués de liste et représentants de la Direction + recette du site de vote
19/06/2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
20/06/2023	10H00 : ouverture du 1er tour (scrutin électronique)
26/06/2023	17H00 : fermeture du scrutin électronique
27/06/2023	08H00 : ouverture du scrutin à l’urne par bulletin secret
27/06/2023	15H00 : fermeture du 1er tour (scrutin à l’urne par bulletin secret)
27/06/2023	Dépouillement, proclamation et affichage des résultats
27/06/2023	Appel à candidatures 2nd tour
28/06/2023	Avant 12H : date limite de dépôt des candidatures, des professions de foi et des logos
28/06/2023	Affichage des listes de candidats
29/06/2023	Recette du site de vote
03/07/2023	Formation des bureaux de vote, délégués de liste et représentants de la Direction Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
04/07/2023	10H00 : ouverture du 2nd tour (scrutin électronique) (si quorum non atteint ou sièges partiellement pourvus ou carence intégrale)
10/07/2023	17H00 : fermeture du scrutin électronique
11/07/2023	08H00 : ouverture du scrutin à l’urne par bulletin secret
11/07/2023	15H00 : fermeture du 2nd tour (scrutin à l’urne par bulletin secret)
11/07/2023	Dépouillement, proclamation et affichage des résultats