PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL :

ELECTIONS 2023 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (« CSE ») D’ALSTOM X

ENTRE

La Société ALSTOM Transport SA, (ci-après « l’Etablissement ») sis 105 Allée Albert Einstein 71200 X, représenté par X agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’UNE PART,

ET

Les organisations syndicales, prises en la personne de leurs représentants dûment habilités :

• CFDT représentée par M. X

• CFE-CGC représentée par M. X

• CGT représentée par M. X

• FO représentée par M. X

D’AUTRE PART,

Ci-après désignées ensemble, « les Parties »

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule

Dans la perspective des élections au sein de l’établissement d’ALSTOM Transport SA, qui auront lieu dans le cadre de l’Unité Economique Sociale (« UES ») Alstom Holdings & Transport, en vertu de l’accord de reconnaissance d’UES signé le 21 novembre 2022 à l’unanimité et en application des dispositions légales (articles L. 2314-4 et suivants du code du travail), les organisations syndicales ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral :

Les organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement Alstom X ou qui y ont constitué une section syndicale ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courriel avec accusé de réception et par courrier recommandé avec avis de réception en date du 18 avril 2023.

Les autres organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de l’Etablissement.

En réponse à ces convocations, les organisations syndicales et la direction de l’Etablissement se sont réunies les 9 et 23 mai 2023 pour convenir du présent protocole.

Article 1 – Objet et champ d’application

Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel au CSE prenant fin le 30 juin 2023, des élections professionnelles seront organisées pour le renouvellement de l’instance.

Le présent protocole d’accord est applicable à l’établissement X et a pour objet de fixer :

• les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales,

• la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel,

• et la répartition du personnel dans les collèges électoraux.

Article 2 – Dates et lieu des élections

En référence à l’accord central du 20 mars 2023 relatif au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de l’UES Alstom Holdings & Transport, les élections se tiendront :

• Au premier tour :

• par voie électronique du 20 juin 2023 à 10h au 26 juin 2023 à 17h.

• et à l’urne par bulletin secret sous enveloppe, en salles « grande ligne » & « transport urbain » , le 26 juin 2023 de 20h à 21h (pour le 1^er collège) & le 27 juin 2023 de 08h30 à 15h (pour l’ensemble des collèges).

• Au second tour, s’il y a lieu :

• par voie électronique du 4 juillet 2023 à 10h au 10 juillet 2023 à 17h.

• et à l’urne par bulletin secret sous enveloppe, en salles « grande ligne » & « transport urbain », le 10 juillet 2023 de 20h à 21h (pour le 1^er collège) & le 11 juillet 2023 de 08h30 à 15h (pour l’ensemble des collèges).

Les urnes seront scellées et stockées, sous clés, dans le bureau RH la nuit du 26 au 27 juin 2023 (et la nuit du 10 au 11 juillet 2023 en cas de second tour).

Les clés seront réparties entre les membres du bureau de vote et la direction de sorte que ni les membres du bureau de vote ni les membres de la direction ne pourront accéder au contenu des urnes durant la nuit.

Le mandat des nouveaux membres élus au CSE prendra effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle, pour une durée de 4 ans.

Article 3 – Modalités du scrutin électronique

L'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique est confiée à la société X.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales sont détaillées dans le présent protocole d’accord préélectoral et dans son annexe n° 1.

Article 4 – Effectif et répartition du personnel dans les collèges électoraux

4. 1. Détermination de l’effectif

Au 9 mai 2023, l'effectif total de l’Etablissement s’élève à 816,06 salariés en équivalent temps plein (ETP).

2. Nombre et composition des collèges électoraux

Les parties conviennent de répartir le personnel en 3 collèges :

• 1^er collège : Ouvriers (Niveaux I à IV), agents administratifs et techniciens de niveaux I à III inclus (coef 240)

• 2^ème collège : Agents de Maîtrise, agents administratifs et techniciens de niveaux IV et V

• 3^ème collège : Ingénieurs et Cadres

A défaut de signature unanime du présent protocole d'accord par les organisations syndicales représentatives au sein de l'Etablissement, le personnel sera réparti entre les collèges conformément aux dispositions de l'article L. 2314-11 du code du travail.

Effectif total :

	1ER COLLEGE	2EME COLLEGE	3EME COLLEGE	Total général
CDI	206,64	188,98	316,8	712,42
Intérim	48,13	7,76	5,53	61,42
Prestataires	9	22,62	10,6	42,22
Effectif Total	263,77	219,36	332,93	816,06
% de Femmes	3%	26%	22%	17%
% d'Hommes	97%	74%	78%	83%

La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral est précisée à titre indicatif sur la base des effectifs arrêtés au 9 mai 2023.  Elle sera déterminée définitivement par la direction en fonction de la composition du corps électoral existant au moment de l'établissement de la liste électorale, le 1er juin 2023 au plus tard, sous le contrôle des organisations syndicales.

Article 5 –

3. Nombre de sièges à pourvoir et répartition entre collèges

Compte tenu de l’effectif et conformément à l‘article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est de 15 titulaires et de 15 suppléants. Ils seront ainsi répartis :

	SIEGES A POURVOIR
	TITULAIRES	SUPPLEANTS
Collège 1	5	5
Collège 2	4	4
Collège 3	6	6

Article 6 – Listes électorales

6. 4. Contenu des listes électorales

La direction établira une liste des électeurs par collège. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront les indications suivantes :

• les nom, prénom, identifiants ALPS, date de naissance des salariés ainsi que leur date d’entrée dans l’entreprise,

• le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

5. Publication des listes électorales

Les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise au plus tard le 01 juin 2023.

Elles seront, en outre, communiquées aux organisations syndicales ayant présenté des candidats. En sus des éléments énoncés à l’article 6.1, les listes communiquées aux organisations syndicales indiqueront pour chacun des salariés, la nature de leur contrat et leur sexe.

3. Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la direction des ressources humaines à X, directeur des ressources humaines, dans les plus brefs délais et au plus tard le 08 juin 2023.

Article 7 – Listes de candidats

7. 6. Contenu des listes de candidats

Les listes de candidats seront établies par collège, séparément pour les titulaires et les suppléants.

Elles doivent préciser:

• le collège électoral concerné,

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• le nom, prénom et Identifiant ALPS de chaque candidat (appartenant au collège dont il sollicite les suffrages),

• l’ordre de présentation des candidats.

7. Modalités de dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats sont déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou lui sont envoyées par courriel avec accusé de réception à l’adresse suivante : X

Lors du dépôt des listes de candidats, l’organisation syndicale devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 11 juin 2023 avant 12h00 pour le premier tour,

• 29 juin 2023 avant 12h00 pour le second tour éventuel.

  8. Publication des listes de candidats 

Les listes de candidats seront affichées par la direction dans les locaux de l’Etablissement.

Article 8 – Propagande électorale

8. 9. Publications et tracts

Les publications et tracts peuvent être librement distribués par les organisations syndicales notamment à l’entrée des bâtiments, aux heures habituelles d’entrée et de sortie jusqu’au:

• 19 juin 2023 à minuit pour le premier tour,

• 03 juillet 2023 à minuit pour le second tour.

En tout état de cause, les publications et tracts devront respecter les dispositions relatives à la presse.

10. Professions de foi des candidats et logos

Lors du dépôt de leur candidature (soit le 11 juin 2023 au plus tard pour le premier tour et le 29 juin 2023 au plus tard pour le second) :

• chaque organisation syndicale ayant présenté des listes de candidats pourra transmettre son logo et une profession de foi, en format numérique, à la direction des ressources humaines.

• Les candidatures libres (présentées lors du second tour éventuel) pourront également remettre une profession de foi en format numérique à la direction des ressources humaines.

Professions de foi et logos seront mis en ligne sur le site de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès dans les conditions visées à l’annexe n° 1.

Les parties conviennent en outre, exceptionnellement, de la possibilité, pour chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats aux élections et candidats libres de demander, à la direction des ressources humaines, la diffusion de leur profession de foi, en format numérique, par courriel à l'intention du personnel de l'établissement. Cette possibilité sera offerte une fois par organisation syndicale lors du 1er tour et une autre fois lors du 2nd tour éventuel pour ces organisations et candidats libres. 

Dans le respect du principe de neutralité de l'employeur, les professions de foi de l'ensemble des organisations syndicales et candidats libres ayant fait cette demande et remises conformément aux règles édictées dans le présent article seront regroupées dans un seul et même courriel de la direction, adressé le 12/06/2023 à l'ensemble du personnel.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT

Article 9 – Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

9. 11. Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet, à tout moment pendant la période de vote électronique visée à l’article 1.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.X.fr

5 ordinateurs, avec une connexion au site sécurisé du prestataire, seront mis à disposition des électeurs dans l’Etablissement en salle informatique, pour l’expression de leur vote, pendant les jours ouvrés compris sur la période de scrutin.

Des créneaux seront réservés afin de permettre aux électeurs de se rendre en salle informatique pour le vote électronique (de 8h30 à 17h sur la période prévue et jusqu’à 21h spécifiquement les 20 & 22 juin 2023 ainsi que les 5 & 6 juillet 2023 en cas de second tour).

En amont des élections, la direction s’engage à mettre à la disposition des électeurs, sur le SharePoint RH, une vidéo de démonstration et une présentation PowerPoint du parcours de vote.

Ces supports conçus par X sont des illustrations du type de parcours de vote qui sera proposé aux électeurs mais ne reprennent pas l’ensemble des caractéristiques du site de vote définitif spécifiques aux élections de l’Etablissement (visuels Alstom, nom des candidats, etc.).

12. Assistance téléphonique

Durant la période de vote électronique, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

13. Déroulement du vote papier

Le vote papier aura lieu sur le site Alstom X le 27 juin 2023 pour le premier tour et le 11 juillet 2023 en cas de second tour (soit au lendemain de la clôture du vote internet prévue le 26 juin 2023 à 17H pour le premier tour et le 10 juillet 2023 à 17H pour le second tour éventuel).

Par dérogation, une séance de vote papier sera proposée le 26 juin 2023 pour le premier tour et le 10 juillet 2023 en cas de second tour de 20h à 21h uniquement pour le 1^er collège – afin de permettre aux équipes de nuit de voter en format papier.

Les salles « grande ligne » & « transport urbain » seront réservées en priorité. Un fléchage sera prévu afin d’orienter les salariés.

X aura la charge de remettre au bureau de vote les listes d’émargements électronique au format PDF, qui permettront l’émargement du vote papier le jour J et ainsi éviter un double vote.

La procédure de vote papier se déroulera de la manière suivante :

• Clôture automatique du vote internet ;

• Extraction et mise à disposition des listes d’émargements par X au bureau de vote au format PDF ;

• Édition des listes au format papier par le bureau de vote ;

• Organisation par la direction de la salle visant à accueillir le vote papier (isoloir, urnes, mise à disposition du matériel) sous contrôle du bureau de vote ;

• Ouverture du scrutin papier :

  • Contrôle de l’identité et de l’émargement de l’électeur : les électeurs seront tenus de se présenter devant les membres du bureau de vote munis de leur badge Alstom nominatif ou d’une pièce d’identité

  • Accès au matériel de vote par l’électeur :

    • Les bulletins ainsi que les enveloppes « titulaires » seront de couleur bleue

    • Les bulletins ainsi que les enveloppes « suppléants » seront de couleur rose

  • Préparation du bulletin dans l’isoloir par l’électeur

  • Dépôt du bulletin dans l’urne du collège avec contrôle du dépôt d’une seule enveloppe par le bureau de vote dans chaque urne

  • Signature de la liste des émargements

• Clôture du vote papier :

  • Comptabilisation du nombre d’émargements papiers par instance

  • Comptabilisation du nombre d’enveloppes par urne de chaque instance

  • Ouverture des enveloppes et traitement des bulletins

  • Report des compteurs dans un document Excel par le bureau de vote

  • Import du fichier Excel dans la solution de vote électronique

• Lancement du dépouillement des opérations

  14. Bureau de vote

Composition

Un bureau de vote composé d’un président et de quatorze assesseurs (idéalement issus de collèges différents) veillera au bon déroulement du scrutin (électronique et papier).

Pour faciliter l’organisation matérielle du scrutin papier de 20h à 21h les 26 juin et 10 juillet 2023:

• deux assesseurs veilleront au bon déroulement des opérations électorales du 1^er collège,

Pour faciliter l’organisation matérielle du scrutin papier les 27 juin et 11 juillet 2023:

• six assesseurs veilleront au bon déroulement des opérations électorales du 1^er collège,

• quatre assesseurs veilleront au bon déroulement des opérations électorales du 2^ème collège,

• et quatre assesseurs veilleront au bon déroulement des opérations électorales du 3^ème collège.

La répartition des assesseurs lors du scrutin papier sera fonction de leur collège d’appartenance.

Désignation

Les membres du bureau de vote seront désignés par les organisations syndicales ayant présenté des listes parmi les salariés électeurs.

Les noms des membres du bureau de vote seront communiqués par les organisations syndicales ayant présenté des listes à la direction des ressources humaines, lors d’une réunion dédiée. Cette réunion à laquelle seront conviés l’ensemble des délégués de liste sera organisée par la direction des ressources humaines le 09 juin 2023.

A défaut d’accord entre les organisations syndicales ayant présenté des listes ou des salariés désignés par elles, les membres du bureau de vote seront désignés par la direction des ressources humaines, parmi les salariés électeurs, moyennant l’accord préalable des intéressés.

Conformément aux principes généraux du droit électoral, il est rappelé qu’un candidat aux élections ne peut être désigné en qualité de président du bureau de vote.

15. Bureau de vote centralisateur

Afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture des scrutins électroniques et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place entre plusieurs établissements de la société Alstom Transport SA.

Le bureau de vote centralisateur sera tiré au sort, parmi les bureaux de vote des établissements, au cours d’une réunion dédiée, organisée par la direction.

16. Délégués de liste

Deux délégués de liste habilités à participer, en tant qu’observateurs, à l’ensemble des opérations électorales peuvent être désignés par chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats.

Le nom, prénom et identifiant ALPS des délégués de liste sera communiqué par courriel, le 10 juin 2023 au plus tard, à la direction des ressources humaines, à l’adresse suivante : .X@alstomgroup.com

17. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des délégués de liste, des représentants de la direction et du prestataire.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote.

Article 10 – Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois l’ensemble des opérations de dépouillement terminées (électronique et papier), les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions détaillées à l’article 12.

Article 11 – Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également signées par les membres du bureau de vote.

Article 12 – Proclamation des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le président proclame les résultats de chaque organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Article 13 – Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de l’Etablissement.

Article 14 – Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la direction des ressources humaines transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la direction des ressources humaines envoie les procès-verbaux par voie électronique en les téléversant en ligne pour transmission automatique à l’Administration (CTEP et inspection du travail) sur le site www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr.

Article 15 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections 2023 des membres de la délégation du personnel au CSE et les élections partielles susceptibles d’intervenir en cours de mandature. En cas d’élections partielles, seuls les dates des opérations électorales, le lieu du scrutin et le prestataire choisi pour l’organisation du scrutin électronique pourront être réexaminés.

Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque partie signataire, ainsi qu’au greffe du Conseil de prud'hommes de Chalon-sur-Saône.

Après sa notification à toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement, le présent accord sera rendu public et déposé à l’initiative de la direction sur la plateforme TéléAccords du Ministère du Travail.

Cet accord sera enfin porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la direction

Fait à X en 8 exemplaires, le 25 mai 2023

Pour l’établissement Alstom X d’ALSTOM Transport SA

X X

Directeur des Ressources Humaines

Pour CFDT, X

Pour CFE-CGC, X

Pour CGT, X

Pour FO, X

ANNEXE 1 : dESCRIPTION Du fonctionnement du système DE VOTE ELECTRONIQUE et du déroulement des opérations électorales ELECTRONIQUES

1. PRINCIPES GENERAUX DU VOTE ELECTRONIQUE

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales électroniques sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

2. PREPARATION DES OPERATIONS DE VOTE

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des délégués de liste et des représentants du prestataire, au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

3. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification de l’électeur.

3. 1. TRANSMISSION DU CODE IDENTIFIANT

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note explicative sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel (un code sera transmis pour chacun des tours).

2. ENVOI DU MOT DE PASSE 

CAS 1 : pour les électeurs ayant une adresse courriel professionnelle accessible et ayant communique leur IBAN à la direction des ressources humaines

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse courriel professionnelle de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité d’accéder à leur boîte courriel professionnelle auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes.

CAS 2 : pour les électeurs ayant un accès limité à leur adresse courriel professionnelle mais ayant communiqué leur IBAN à la direction des ressources humaines

Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

CAS 3 : pour les électeurs n’ayant pas communiqué leur IBAN à la direction des ressources humaines

Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

3. DEFI COMPLEMENTAIRE

CAS 1 ET 2 : le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire correspondant aux 5 derniers caractères de l’IBAN communiqué à la direction des ressources humaines (disponible sur ALPS).

CAS 3 : pour les électeurs n’ayant pas communiqué leur IBAN à la direction des ressources humaines, le processus d’authentification sera renforcé par la saisie du lieu de naissance de l’électeur.

4. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception ou perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

1. procédure de restitution du code identifiant (Courrier non reçu ou égaré)

Pour les électeurs du CAS 1	Eléments à saisir sur le site de vote : Nom/Prénom Date de naissance 5 derniers caractères de l’IBAN
	Procédure de restitution de l’identifiant : Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur
Pour les électeurs des CAS 2 et 3	Remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact La demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la direction des ressources humaines La DRH contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance…) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu Si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plateforme
	Procédure de restitution de l’identifiant : Par courriel sur une adresse communiquée par l’électeur

2. procédure de restitution du MOT DE PASSE : courrielv non reçu OU PERDU

Pour les électeurs du CAS 1	Renvoi par courriel sur l’adresse donnée par l’électeur Si l’électeur n’a pas accès à sa boîte courriel, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la DRH. La DRH contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance…)  elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à sa boîte courriel connue Si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, la DRH valide la demande sur la plateforme
Pour les électeurs des CAS 2 et CAS 3	Renvoi par SMS sur le numéro préenregistré par l’électeur

4. Déroulement du vote par internet

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

5. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin (soit le 19 juin 2023 pour le premier tour et le 3 juillet pour le second), il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote centralisateur, en présence des délégués de liste et la direction, pourront tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des procès-verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote centralisateur ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

6. Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote centralisateur devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote centralisateur,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

7. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée et les bulletins du vote papier importés, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

8. Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ANNEXE 2 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
03/05/2023	Annonce des élections aux salariés
01/06/2023	Affichage des listes électorales
08/06/2023	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
09/06/2023	Réunion de désignation des membres du bureau de vote
11/06/2023	Avant 12H : date limite de dépôt des candidatures, des professions de foi et des logos
12/06/2023	Affichage des listes de candidats par la DRH
12/06/2023	Tirage au sort des membres du bureau de vote centralisateur
13/06/2023	Date limite d’envoi des courriers aux électeurs
14/06/2023	Formation des bureaux de vote, délégués de liste et représentants de la Direction + recette du site de vote
19/06/2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
20/06/2023	10H00 : ouverture du 1er tour (scrutin électronique)
26/06/2023	17H00 : fermeture du scrutin électronique
27/06/2023	08H30 : ouverture du scrutin à l’urne par bulletin secret
27/06/2023	15H00 : fermeture du 1er tour (scrutin à l’urne par bulletin secret)
27/06/2023	Dépouillement, proclamation et affichage des résultats
27/06/2023	Appel à candidatures 2nd tour
29/06/2023	Avant 12H : date limite de dépôt des candidatures, des professions de foi et des logos
29/06/2023	Affichage des listes de candidats
29/06/2023	Recette du site de vote
03/07/2023	Formation des bureaux de vote, délégués de liste et représentants de la Direction + Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
04/07/2023	10H00 : ouverture du 2nd tour (scrutin électronique) (si quorum non atteint ou sièges partiellement pourvus ou carence intégrale)
10/07/2023	17H00 : fermeture du scrutin électronique
11/07/2023	08H30 : ouverture du scrutin à l’urne par bulletin secret
11/07/2023	15H00 : fermeture du 2nd tour (scrutin à l’urne par bulletin secret)
11/07/2023	Dépouillement, proclamation et affichage des résultats