Entre les soussignés :

La société Novartis Pharma SAS, société par action simplifiée, au capital de 43 380 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 410 349 070, dont le siège social est situé 8-10 rue Henri Sainte-Claire Deville 92500 Rueil Malmaison, représentée par MXX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée la « Société »,

D’une part,

Et

Les représentants des organisations syndicales représentatives au sens de l’article L.2122-1 du Code du Travail ayant chacun qualité de délégué(e) syndical(e)

• C.F.D.T. représentée par M XX, agissant en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale

• C.F.E/C.G.C représentée par M XX, agissant en sa qualité de Délégué Syndical Central

• C.F.T.C représentée par M XX, agissant en sa qualité de Délégué Syndical Central

• F.O représentée par M XX, agissant en sa qualité de Délégué Syndical Central

Ci-après dénommés les « Organisations Syndicales »

D’autre part.

Ci-après dénommées ensemble les « parties »

Il A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Contents

Préambule 2

Article 1 : l’accès au télétravail 3

Article 2 : Rappel des pré-requis de bon fonctionnement du télétravail 4

Article 3 : Durée du travail et protection du salarié 5

Article 3-1 : Durée du travail 5

Article 3-2 : Conditions de travail 5

Article 3-3 : Formation et développement de carrière 6

Article 3-4 : Assurance responsabilité civile 6

Article 4 : Aide matérielle au télétravail 7

Article 4.1 Prime de télétravail contraint 7

Article 4.2 Titre restaurant 7

Article 4.3 compensation des frais exposés dans le cadre du télétravail 7

Article 5 : Application de l’accord et règlement des litiges 8

Article 6 : Dispositions finales 8

Article 6.1 Durée de l’accord 8

Article 6.2 Enregistrement et publicité de l’avenant 8

Préambule

Un accord d’établissement sur le télétravail a été conclu entre la Direction de Novartis et les Organisations syndicales représentatives le 4 novembre 2011 dans la perspective d’améliorer la qualité de vie au travail. Cet accord permettait aux salariés du siège social de Novartis de bénéficier d’un jour de télétravail par semaine.

Depuis sa mise en place effective, le recours au télétravail a fait l’objet d’une demande de journées supplémentaires.de la part des salariés et des organisations syndicales. C’est pourquoi, dans le cadre du projet « qualité de vie au travail », un avenant du 26 septembre 2017 a été signé afin de répondre à ces attentes et a permis de compléter les dispositions initiales en ajoutant une option supplémentaire de 20 jours flexibles à positionner sur l’année civile.

L’intérêt croissant pour la flexibilité offerte au travers du travail à distance a amené l’entreprise à initier une nouvelle réflexion sur ce sujet, lorsque le contexte de l’épidémie de la Covid 19 a conduit un grand nombre de salariés de Novartis à plusieurs mois de travail à domicile ininterrompu, notamment dans le cadre du confinement mais également après celui-ci.

Cette situation soudaine et inédite a tout naturellement modifié la perception portée sur le travail à domicile. Elle a levé les réticences que certains avaient sur cette modalité d’exercice du contrat de travail en démontrant que le travail à domicile ne contrevient pas à l’efficacité des salariés.

Elle a conduit les salariés à apprécier la liberté de choix du lieu d’exercice de leur activité.

Elle a souligné que si le travail en présentiel reste important pour certaines activités de partage et d’échange en réunions, d’autres activités peuvent aisément s’exercer dans tout autre endroit grâce aux technologies permettant le travail à distance.

Enfin, la situation contrainte liée à l’épidémie de la Covid a également mis en exergue les risques liés au travail à domicile et notamment la perte du lien social, les risques liés à l’isolement, la nécessité de protéger la déconnexion et d’être attentif à la charge de travail.

Forte de tous ces enseignements, Novartis a engagé une nouvelle réflexion « Choice with Responsability » (liberté et responsabilité).

Dans ce cadre, en lien avec la culture de l’entreprise autour des valeurs « inspiré, curieux, unboss » l’entreprise a souhaité partager avec ses partenaires sociaux une réflexion sur un nouveau mode d’exercice de l’activité professionnelle qui laisserait aux salariés, dans un cadre à définir, le choix de travailler d’où ils veulent (bureau, domicile ou tout autre lieu) dès lors que cela reste compatible avec les exigences de confidentialité et les interactions nécessaires avec la hiérarchie ou les pairs.

Cette nouvelle vision du travail doit concilier les principes suivants :

• Encourager les collaborateurs à utiliser tous les espaces de travail à leur disposition (bureau, maison) en fonction de leurs besoins du moment (nécessité de concentration, création, travail en équipe ...)

• Identifier en équipe les types de réunions et d’interactions nécessitant une présence physique indispensable en fonction du type de sujets, du besoin des participants, de la durée de la réunion, et prévoir à l’avance les situations nécessitant une présence physique

• Faire un usage responsable des ressources mises à disposition par Novartis (voyages, équipement, ...)

• Respecter des périodes de travail et de repos nécessaires à la qualité de vie.

Le bon fonctionnement du travail selon ces modalités nécessite de chacun un comportement responsable en lien avec quelques principes simples de vivre ensemble :

• Être joignable dans les plages horaires de travail,

• Faciliter le bon fonctionnement de la vie de l’équipe en participant aux réunions à distance

• Être physiquement présent lorsque cela a été convenu préalablement avec l’équipe.

Article 1 : l’accès au télétravail

Le présent accord est applicable aux salariés sédentaires de Novartis pharma SAS du siège social et de Huningue.

Il ne s’applique pas aux salariés ci-dessous:

• Les salariés du site de Huningue qui sont attachés à la production et/ou qui travaillent en équipe (5X8 ou 2X8) ainsi que tous les salariés du magasin.

• Les salariés itinérants (VM, DH, DR, MSL, ARC, DRRIES, Directeurs Innovation & Affaires Publiques en territoires, notamment)

• CRC, chargés de territoire, responsables experts régionaux parcours de soins, notamment)

Certaines catégories de salariés, qui peuvent travailler à distance, ne sont pas dans une situation qui est compatible avec un « accès total » au télétravail si cela devait être leur choix. Ces salariés devront envisager avec leur manager les conditions d’application des règles du télétravail. Il s’agit en particulier :

• Des stagiaires et des salariés en alternance pour lesquels un management de proximité est nécessaire.

• Les salariés en période d’essai.

• Certains postes qui requièrent au cas par cas une présence physique pour assurer une permanence (Infirmier, help desk support, salariés appartenant à REFS, archivistes, maintenance et pharmacien DAP ...notamment)

Article 2 : Rappel des pré-requis de bon fonctionnement du télétravail

La volonté partagée des partenaires sociaux est de développer le télétravail au sein de l’entreprise en répondant aux demandes de flexibilité formulées par les collaborateurs.

Cette plus grande flexibilité et l’ouverture plus large du dispositif de télétravail nécessitent confiance et respect d’un certain nombre de règles élémentaires qui permettront à chacun d’y trouver un bénéfice.

Sans être exhaustifs, les partenaires sociaux tiennent à lister ci-après les principaux pré-requis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif.

• Le salarié en télétravail est un salarié qui travaille. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d’avoir une certaine souplesse dans l’organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d’autres salariés de l’entreprise ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions. Il est donc nécessaire qu’il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d’exercer son activité professionnelle. Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :

  • être joignable pendant les plages horaires de travail dans le respect des durées maximales du travail ou des temps de repos,

  • s’adapter aux nécessités de son service en se rendant physiquement dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin dont la nécessité a été partagée,

  • utiliser au mieux les possibilités des technologies de l’information et de communication

  • garantir la confidentialité des informations et la protection des données de l’entreprise.

  • organiser les réunions internes avec un accès à distance systématique (via Teams) par défaut en précisant les règles de participation pour tous (vidéo + audio, audio) pour une efficacité optimale.

• Le manager d’un salarié en télétravail doit :

  • Veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée.

  • Veiller à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d’une journée réalisée sur le lieu de travail

  • Planifier le plus en amont possible les réunions nécessitant la présence physique des salariés afin que ceux-ci puissent s’organiser,

  • Etre attentif à l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à l’isolement et à la perte du lien social dans l’entreprise.

En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu’elle ne porte pas de préjudice au lien social avec l’entreprise, à l’activité du salarié, à la cohésion de l’équipe et à la bonne marche de l’entreprise.

Dans ce cadre, il est convenu entre les parties que le droit au télétravail ne repose plus sur un nombre limité de jours dans la semaine. Dans le cadre du travail en « flex office », le télétravail est une modalité parmi d’autres d’exercice du contrat de travail que le salarié a le choix d’utiliser à sa guise dans le respect des principes évoqués ci-dessus et en s’assurant que son manager soit informé.

Dans ce cadre, il est envisageable qu’un salarié, décide de déplacer son domicile hors de la région parisienne s’il travaille sur le siège social ou hors de l’Alsace Moselle s’il travaille à Huningue. Il doit toutefois rester sur le territoire métropolitain afin de respecter les règles sociales et fiscales applicables en France.

Le choix de modifier son lieu de résidence, s’il relève d’une décision personnelle, doit néanmoins prendre en compte les conséquences sur l’exercice de l’activité professionnelle, sur la capacité à se rendre sur le site de rattachement en cas de nécessité et sur les interactions avec les membres de l’équipe. Dans ce cadre il est convenu que cette décision ne peut être prise qu’après s’en être entretenu avec le manager et les membres de l’équipe.

Si le salarié fait le choix de déplacer son domicile, il est entendu que son lieu de travail habituel reste le site de Rueil Malmaison ou de Huningue. Ainsi, les frais exposés pour se rendre sur le site de Rueil ou sur le site de Huningue restent intégralement à sa charge comme aujourd’hui. L’entreprise continuera à prendre en charge, le cas échéant, la moitié de l’abonnement des transports en commun entre le domicile et le lieu d’exercice de l’activité comme elle le fait aujourd’hui.

En ce qui concerne la prime de transport des salariés de Huningue, elle sera versée uniquement pour les jours où les salariés se déplacent pour travailler sur le site, ce qui implique de mettre en place une indemnité journalière de transport. La Direction d’Huningue propose d’en arrêter le montant et les modalités au cours de prochaines négociations.

Article 3 : Durée du travail et protection du salarié

Article 3-1 : Durée du travail

Pour les salariés dont le temps de travail est exprimé en heures, une journée de télétravail est validée à raison de la durée journalière de référence (soit, pour rappel actuellement 7h63 pour Rueil et Huningue), sauf dépassement justifié du temps de travail effectif, dans la limite de 10 heures par jour.

Si la journée de travail a dépassé la durée journalière de référence ou est en dessous de celle-ci, le salarié est alors fondé à corriger le badgeage en afin de préciser la réalité de ses horaires.

Le manager est informé en fin de mois de la réalité des heures corrigées.

Article 3-2 : Conditions de travail

Les parties rappellent que les salariés en situation de télétravail bénéficient, comme les autres personnels de l’entreprise, des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail. L’employeur doit veiller à leur strict respect.

Les salariés doivent être attentifs à leurs conditions de travail (mobilier, posture, lumière...). Des informations seront disponibles sur l’intranet de Novartis, pour rappeler les règles relatives à l’organisation de l’espace de travail, à l’organisation du temps de travail avec notamment le respect de temps de pauses, et la nécessité de garder le contact pour éviter l’isolement.

Il est précisé que les salariés souffrant de handicap et nécessitant un poste de travail aménagé pourront étudier avec l’entreprise la prise en charge de tout ou partie d’un matériel adapté (fauteuil, écran...)

Article 3-3 : Formation et développement de carrière

La pratique régulière du télétravail nécessite une bonne connaissance des outils et des logiciels de travail à distance.

Pour les salariés qui éprouveraient le besoin de suivre des formations dans le domaine informatique pour faciliter leur activité, il est rappelé que des formations en ligne sont disponibles en accès libre, et notamment sur Vodeclic

Vodeclic

• Une solution en ligne qui permet de se former/ se renforcer sur l’utilisation des logiciels sur Ipad, sur PC

• Chaque formation est un tutoriel vidéo d’une durée de 4 minutes environ. Le formateur vous montre les manipulations à l’écran et vous guide avec sa voix. Le plein écran vous permet de suivre la formation de façon optimale.

https://www.youtube.com/watch?v=9AMw6o0U0mw

Il est entendu que la participation à ces formations sera prise en compte dans l’évaluation de la charge de travail.

Il est rappelé enfin que la pratique régulière du télétravail ne saurait avoir aucune conséquence négative sur l’évolution professionnelle.

Elle est au contraire de nature à faciliter les changements de postes en ce qu’elle réduit les contraintes liées aux déplacements.

Article 3-4 : Assurance responsabilité civile

Le salarié qui opte pour le télétravail doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra l’informer qu’il exerce à son domicile une activité de travail à domicile sans accueil de public, et que son assurance multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant sa journée de travail à domicile.

Le matériel fourni par Novartis Pharma SAS pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture de l’assurance du salarié dans la mesure où, en cas de panne ou obsolescence, il est remplacé par Novartis Pharma SAS.

Tout dommage causé par le matériel mis à disposition du salarié est couvert par l’assurance de Novartis Pharma SAS.

Article 4 : Aide matérielle au télétravail

Article 4.1 Prime de télétravail contraint

Pour compenser les frais engagés par les salariés de Novartis durant la période de télétravail contraint qui a été organisée depuis le 16 mars 2020, l’entreprise a versé avec le salaire du mois de septembre (à Rueil-Malmaison) et le salaire du mois d’octobre (à Huningue) la somme de 425€ bruts à tous les salariés sédentaires dont le code GJFA est compris entre 4 et 8.

Les salariés itinérants qui bénéficient déjà d’avantages spécifiques liés au travail à domicile n’ont pas été  concernés par cette mesure.

Article 4.2 Titre restaurant

L’Entreprise souhaite que le salarié qui fait le choix d’être en télétravail puisse travailler dans des conditions optimales.

Pour permettre aux salariés de couvrir une partie des frais de repas engendrés dans le cadre du télétravail, les parties conviennent de la mise à disposition de titres restaurant pour les jours de travail où le salarié ne va pas au restaurant inter-entreprises (RIE). 

Les titres restaurant, d’une valeur faciale de 9€ nets, pris en charge pour moitié par l’employeur, seront accordés sur le site de Rueil-Malmaison et sur le site d’Huningue avec un mois de décalage pour pouvoir déterminer le nombre effectif de titres restaurant auxquels les salariés ont droit en fonction du nombre de jours de non utilisation du RIE. Le principe est que les repas pris au RIE sur un mois donné donnent lieu au droit d’admission.

Le nombre de repas pris au RIE seront ensuite soustraits du nombre de de jours de travail effectif dans le mois pour déterminer le nombre de titres restaurant à attribuer aux salariés sur le mois suivant.

La mise en place des tickets restaurant sera effective au 1^er avril 2021.

Les salariés du site d’Huningue qui travaillent en équipe et qui bénéficient de primes de panier de jour ou de nuit ne sont pas éligibles aux titres restaurants.

Article 4.3 compensation des frais exposés dans le cadre du télétravail

Afin de permettre aux salariés en télétravail d’équiper leur espace de travail et de couvrir les frais inhérents à ce mode de travail, les parties sont convenues de leur accorder une indemnité mensuelle forfaitaire de 30€ nets par mois. moyennant une attestation sur l’honneur de l’utilisation effective du dispositif du télétravail au minimum 4 fois par mois en moyenne sur l’année.

La mise en place de l’indemnité de télétravail sera effective dès le mois de janvier 2021.

Article 5 : Application de l’accord et règlement des litiges

En cas de litige entre un manager et un collaborateur sur l’application du présent accord et sur l’étendue du recours au télétravail un arbitrage pourra être organisé avec le concours du business partner P&O qui sera appelé en médiation.

Si le différend persiste après cette médiation, une commission paritaire composée d’un représentant par organisation syndicale signataire du présent accord pourra être appelée à se prononcer sur l’application du présent accord à la situation litigieuse.

Article 6 : Dispositions finales

Article 6.1 Durée de l’accord

Les dispositions du présent avenant sont applicables pour une durée indéterminée dans un contexte de reprise normale de l’activité sur les différents sites de Novartis, (sauf pour les tickets restaurant dont la date de mise en application est fixée au 1er avril 2021, et à l’indemnité de 30 euros qui s’applique au 1er janvier 2021).

Elles se substituent aux dispositions des accords des 4 novembre 2011 et du 26 septembre 2017 applicables sur le site de Rueil Malmaison.

La situation de télétravail contraint encore en vigueur au jour de la signature de cet accord ne peut conduire à son application pleine et entière. La date d’entrée en vigueur de cet accord est donc reportée au plus tôt au 1^er janvier 2021.

Il est convenu que les parties se rencontreront après 18 mois d’application du présent accord pour faire le bilan de l’application de l’accord et l’opportunité de l’aménager.

Article 6.2 Enregistrement et publicité de l’avenant

Conformément aux dispositions L. 2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le présent avenant sera déposé à l’Autorité administrative dans les conditions indiquées sur le site du ministère du travail, par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure :

www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/portailteleprocedures.

Il sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre.

Fait à Rueil Malmaison, le 18 décembre 2020

Pour la direction :

Pour les organisations syndicales :

Pour la CFDT	Pour la CFE/CGC
Pour la CFTC	Pour FO