Accord d'entreprise "Avenant à l'accord relatif à la mise en place du travail à distance" chez MSA ALSACE (Siège)

Avenant à l’accord relatif a la mise en place du travail à distance

Entre :

L’UES MSA d’Alsace, constituée par la Caisse de Mutualité Sociale Agricole Alsace, MSA Services Alsace, Germa AI et ETTI, ASEPT Alsace, l’Association des Maisons d’accueil des seniors d’Alsace, le groupement d’employeurs « Ménage et Services », et Apis,

Sise 9 rue de Guebwiller – 68023 COLMAR Cedex

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives des salariés :

CFDT,

CFE-CGC,

UNSA2A,

D’autre part.

PREAMBULE

Dans le cadre de la crise sanitaire du COVID-19 qui touche la France depuis le mois de mars 2020, le recours exceptionnel à un niveau soutenu de télétravail a été rendu nécessaire au sein de l’UES MSA d’Alsace.

Aussi, il est apparu le besoin de faire évoluer l’accord d’entreprise du 17 décembre 2018 relatif au travail à distance avant l’arrivée de son terme, afin de développer davantage le télétravail.

Dans ce contexte, la Direction et les partenaires sociaux se sont rencontrés à plusieurs reprises dès le mois d’août 2020 en vue de conclure un avenant à l’accord d’entreprise précité.

Les parties ont arrêté et convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 : MODIFICATIONS DES DISPOSITIONS DE L’ACCORD D’ENTREPRISE DU 17 DECEMBRE 2018 RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE

I. Les dispositions des articles 1 et 2 du titre 3 de l’accord du 17 décembre 2018 sont annulées et remplacées par les dispositions suivantes :

« ARTICLE 1 : CONDITIONS D’ACCES AU TRAVAIL A DISTANCE :

Les parties rappellent que le travail à distance repose sur l’autonomie du salarié, la confiance mutuelle entre le responsable et le salarié, le dialogue et la transparence.

Pour pouvoir travailler à distance, le salarié concerné doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

1.1 Conditions tenant à l’organisation de l’UES MSA d’Alsace

Le nombre maximum de travailleurs à distance est fixé à un niveau correspondant à 50% des effectifs globaux, sous réserve du parc informatique, des moyens budgétaires, et des locaux disponibles, ainsi que du nombre de travailleurs à distance compatible avec l’organisation de chaque service.

Ce plafond peut être augmenté à l’initiative de l’employeur, après information du CSE.

1.2 Conditions tenant au poste occupé

Sont éligibles au travail à distance les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail.

Les postes concernés sont ceux dont les activités peuvent être exécutées de façon régulière ou partielle à distance en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le recours au travail à distance peut être limité ou exclu pour un service ou une catégorie de postes, en fonction des contraintes du service ou du métier, sur la base des critères suivants :

• Nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire ;

• Organisation du temps de travail spécifique impliquant la réalisation de permanences au sein de l’entreprise ;

• Utilisation de logiciels, d’équipement matériels et/ou de techniques spécifiques.

1.3 Conditions tenant au salarié

Le travail à distance est ouvert aux salariés en contrat à durée indéterminée et à durée déterminée, sous réserve de leur capacité à travailler à distance.

Le travailleur à distance doit notamment être apte à s’organiser en toute autonomie, à gérer son temps de travail, et à faire preuve de rigueur. L’appréciation de l’autonomie du salarié sera réalisée par le responsable de service, sur la base notamment d’un « questionnaire autonomie » mis en place au sein de l’entreprise.

Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au travail à distance, considérant que leur présence sur le lieu de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

ARTICLE 2 : Priorités d’accès au travail à distance

La Direction peut recourir, en cas de besoin, à des critères complémentaires de sélection. En effet, si le nombre de volontaires est trop important, plusieurs critères permettront de sélectionner les candidats retenus.

Ces critères peuvent se cumuler et sont les suivants (selon un barème de points établi et publié par la Direction au début de chaque campagne d’inscription) :

• L’éloignement du domicile lorsque le trajet domicile / lieu de travail est supérieur à 45 minutes aller (référence www.google.com/maps) ;

• Les salariés considérés comme « proches aidant » au sens des articles L.3142-16 et suivants du code du travail ;

• L’ancienneté dans l’entreprise ;

• Etre reconnu travailleur handicapé. » 

II. Les dispositions des points 3.2, 3.3 et 3.4 de l’article 3 du titre 3 de l’accord du 17 décembre 2018 sont annulées et remplacées par les dispositions suivantes :

« 3.2 Procédure

Le salarié qui souhaite opter pour le travail à distance devra s’inscrire à l’occasion de la campagne annuelle organisée au courant du 1^er semestre de chaque année.

Le salarié a la possibilité de formuler une demande de travail à distance pour une durée initiale d’un an maximum.

La demande pourra être renouvelée sans limitation. Chaque renouvellement aura une durée maximale d’un an.

Il devra indiquer dans sa demande le lieu d’exécution du travail à distance (télétravail à domicile ou travail en bureau décentralisé) ainsi que le mode d’organisation souhaité (travail à distance régulier ou flexible).

Le service des Ressources humaines, en lien avec le responsable hiérarchique, étudiera la demande formulée et vérifiera si les conditions fixées à l’article 1 sont remplies. Une réponse écrite sera apportée à chaque demande.

Lorsque la demande du salarié porte sur du télétravail à domicile, la décision d’acceptation est prise sous réserve de la fourniture par le salarié :

• De l’attestation d’assurance prévue à l’article 2.3 du Titre 4 ;

• De l’attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques prévues à l’article 1.1 du Titre 4 ;

• D’un justificatif d’abonnement internet haut débit prévu à l’article 1.1 du Titre 4. 

3.3 Période d’adaptation

Durant les trois premiers mois de travail à distance, le salarié sera en période dite d’adaptation pendant laquelle chaque partie pourra mettre fin au travail à distance, par courrier remis en main propre contre récépissé ou avec accusé de réception, en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf accord des parties. A l’issue du délai de prévenance, il sera mis fin automatiquement au travail à distance.

Avant l’arrivée à échéance de la période d’adaptation, le responsable hiérarchique et le salarié réaliseront un bilan pour s’assurer de la compatibilité du travail à distance avec l’organisation du service et les compétences techniques du salarié.

3.4 Clause de réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié ou l’employeur pourra mettre fin au travail à distance à tout moment, par courrier remis en main propre contre récépissé ou avec accusé de réception, en respectant un délai d’un mois, sauf accord des parties.

La partie qui prend l’initiative de mettre fin au travail à distance devra indiquer par écrit les raisons de cette décision.

A l’issue du délai de prévenance, il sera mis fin automatiquement au travail à distance.

En cas de mobilité fonctionnelle, professionnelle ou de changement de service, l’autorisation de travail à distance prendra automatiquement fin lors de l’entrée en fonction du salarié dans son nouveau poste. Un réexamen de l’autorisation de travail à distance sera alors réalisé si le salarié en fait la demande. »

III. Les dispositions de l’article 4 du Titre 3 de l’accord du 17 décembre 2018 sont annulées et remplacées par les dispositions suivantes :

« ARTICLE 4 : Modalités d’exécution du travail à distance

Le travail à distance s’effectue principalement selon l’une des modalités d’organisation suivantes :

• Le travail à distance régulier pour les salariés en horaires individualisés et les cadres non encadrants avec fixation :

• de deux jours maximum de travail à distance par semaine pour les salariés à temps plein ;

• d’un jour de travail à distance par semaine pour les salariés à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 60% ;

• d’un jour de travail à distance tous les quinze jours pour les salariés dont le temps de travail est inférieur à 60%.

• Le travail à distance flexible pour les cadres encadrants avec fixation :

• D’une enveloppe annuelle maximale de jours de travail à distance égale à 44 jours pour les salariés à temps plein ;

• D’une enveloppe annuelle maximale de jours de travail à distance égale à 22 jours pour les salariés à temps partiel.

• Le travail à distance flexible pour les salariés des services ayant des contraintes particulières ou occupant des activités confrontées à des limitations de service telles qu’évoquées au point 1.3 de l’article 1 du présent accord : le nombre de jours de travail à distance sera déterminé par la Direction et le responsable de service en fonction de l’activité et de l’organisation du service, et dans la limite d’une enveloppe annuelle de 44 jours.

Le travail à distance s’effectuera par journée complète.

Par ailleurs, la présence du salarié dans les locaux de l’entreprise peut être exigée par le responsable de service le ou les jours initialement fixés en travail à distance pour des raisons de service (formation, réunion, etc.), sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 3 jours calendaires.

Dans ce cas, ce ou ces jours ne pourront faire l’objet d’un report ultérieur.

4.1 Travail à distance régulier

Le positionnement des jours de travail à distance est fixe chaque semaine.

Le salarié devra indiquer les journées qu’il souhaite exécuter à distance lors de sa demande.

La fixation des jours de travail à distance résulte d’un accord entre le salarié et l’employeur. A défaut d’accord, l’employeur fixe cette journée afin d’assurer le bon fonctionnement du service.

Si le jour travaillé à distance tombe un jour férié, un jour de congé ou un jour au cours duquel le salarié n’exécute pas sa prestation de travail pour quelque raison que ce soit, cette journée ne sera pas reportée ultérieurement.

4.2 Travail à distance flexible

Le salarié bénéficie d’un volume annuel de jours maximum de travail à distance.

Il devra adresser une demande préalable à son responsable hiérarchique lors de la prise d’un jour de travail à distance. Cette demande s’effectuera sur l’outil de gestion du temps. Le responsable hiérarchique devra s’assurer, lors de la demande, que le nombre maximum de jours de travail à distance n’est pas dépassé.

Pour la bonne organisation du service, un délai de prévenance de trois jours ouvrés devra être respecté, sauf commun accord des parties.

Les jours de travail à distance non pris à l’issue de la période d’un an ne sont pas reportés sur l’année suivante.

4.3 Travail à distance occasionnel

De manière exceptionnelle, le salarié pourra recourir au travail à distance occasionnel sur une journée déterminée en vue d’effectuer une ou plusieurs missions déterminées.

De plus, conformément aux dispositions légales en vigueur, la mise en œuvre du travail à distance, et plus particulièrement du télétravail, peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de conditions climatiques exceptionnelles ou d’épisodes de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement.

Dans ce cas, le travail s’effectuera au domicile du salarié ou en bureau décentralisé, et devra en amont faire l’objet d’un accord par mail entre le responsable hiérarchique et le salarié. Le service des Ressources humaines sera mis en copie des échanges.

Néanmoins, si la demande porte sur du télétravail à domicile, le salarié devra, pour pouvoir bénéficier de ce dispositif, disposer à la date de la demande d’outils de travail à distance lui permettant d’effectuer ses missions.

Le travail à distance s’inscrivant dans ce cadre exceptionnel ne sera pas décompté du nombre maximum de salariés en situation de travail à distance fixé à l’article 1.1.

4.4 Organisation du temps de travail

En aucun cas le travail à distance ne doit modifier à la hausse ou à la baisse les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Le travail à distance ne doit pas altérer le bon fonctionnement du service. A ce titre, le supérieur hiérarchique veillera à assurer un contact équivalent avec l’intéressé, à communiquer des informations nécessaires à l’exécution de sa mission et à la présence du salarié lors des réunions de service par quelque moyen que ce soit (physique ou par visioconférence).

Le salarié en travail à distance veillera également à rester en contact avec son supérieur hiérarchique, ses collègues et relations professionnelles et à participer aux réunions de service afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

En cas de situation de télétravail, le salarié doit être en mesure d’être joignable par le biais des outils de communication à distance (téléphone et/ou logiciels de visio ou d’audioconférence utilisés dans l’entreprise) dans de bonnes conditions, sans nuisances sonores liées à sa présence à domicile.

Par ailleurs, en cas de demande de l’encadrement, le salarié ne peut refuser la modalité de contact par audio- ou visioconférence.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, un bilan sera effectué entre le supérieur hiérarchique et le travailleur à distance portant notamment sur sa charge de travail et ses conditions d’activité.

Par ailleurs, à la demande de l’une des parties, un entretien portant sur l’évaluation de la charge de travail pourra être réalisé à tout moment.

Il est également rappelé qu’en cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui sont confiés, le travailleur à distance est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. 

Pour la bonne organisation du service, dans le respect de l’accord local relatif à l’aménagement du temps de travail, le travailleur à distance (tant pour les salariés en horaires individualisés que pour ceux en forfait jours) est tenu de transmettre ses horaires prévisionnels de travail à son encadrement au plus tard la veille du jour concerné. Le salarié est réputé joignable et mobilisable sur ces plages horaires.

4.4.1 Salariés en horaires individualisés

Les journées de travail doivent être égales à la durée théorique journalière du salarié.

Les dispositions relatives aux horaires variables issues de l’accord d’entreprise relatif à l’aménagement du temps de travail sont applicables aux salariés en situation de travail à distance.

Pour rappel, les plages horaires sont les suivantes :

• une plage fixe de 9h00 à 11h15

• une plage flexible de 14h00 à 16h30 au cours de laquelle le collaborateur doit effectuer 1h30 de travail effectif

• des plages mobiles correspondant aux périodes durant lesquelles le collaborateur peut fixer lui-même les horaires d’arrivée et de départ. Les plages mobiles sont les suivantes :

• 7h30 – 9h00

• 11h15 – 15h00

• 15h30 – 17h45 pour les salariés non cadres

• 15h30 – 19h00 pour les salariés cadres

Par ailleurs, il est rappelé qu’une pause déjeuner obligatoire d’un minimum de 45 minutes doit être prise par le collaborateur, conformément à l’accord d’entreprise en vigueur.

Cette pause déjeuner doit débuter au plus tôt à 11h15 et au plus tard à 13h15.

Les horaires sont ainsi déclarés par le biais de la badgeuse virtuelle sur l’outil de gestion du temps, l’existence de ce dispositif permettant notamment d’assurer le respect de la vie privée des salariés via la visibilité dont bénéficie le responsable sur leur temps de travail et leur joignabilité.

4.4.2 Salariés en forfait annuel en jours

Les salariés en forfait annuel en jours disposent de la même autonomie d’organisation que pour les jours travaillés dans les locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que les salariés en forfait annuel en jours ne sont pas soumis aux durées maximales du travail. Toutefois, il est convenu que leur temps de travail correspond aux horaires d’ouverture de l’organisme, soit 7h00 – 20h00, sauf situations exceptionnelles nécessitant l’intervention du collaborateur en dehors de ces horaires.

Par ailleurs, les salariés en forfait annuel en jours sont soumis au repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives et au repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les 11 heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.

4.4.3 Droit à la déconnexion

Les salariés en situation de travail à distance, et notamment les télétravailleurs, disposent, à l’instar des salariés présents dans les locaux de l’entreprise, d’un droit à la déconnexion tel que défini dans l’accord d’entreprise en vigueur. »

IV. les points 1.1 et 1.3 de l’article 1 du titre 4 de l’accord du 17 décembre 2018 sont annulées et remplacés par les dispositions suivantes :

« 1.1 Locaux du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail est réalisé au domicile connu du service des Ressources Humaines.

L’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

A ce titre, le salarié s’assure de la conformité de l’installation électrique de son lieu de télétravail à la réglementation en vigueur et fournit à l’employeur une attestation de conformité par le biais du formulaire type délivré par l’employeur. Cette conformité des installations électriques est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Par ailleurs, le salarié doit disposer à son domicile d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile. A ce titre, il devra fournir un justificatif d’abonnement. 

Le salarié devra également fournir une attestation de son assurance habitation précisant que le télétravail est couvert par l’assurance, conformément à l’article 2.3 du Titre 4 du présent accord.»

« 1.3 Indemnité forfaitaire

Le salarié en situation de télétravail régulier ou flexible bénéficiera d’une indemnité forfaitaire d’un montant net de 2,60 € par jour de télétravail et payée mensuellement à terme échu. Cette indemnité est destinée à prendre en compte les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (internet, électricité, chauffage, etc.).

Le versement de cette indemnité est dû en fonction du nombre de jours de télétravail réellement effectués. 

L’indemnité forfaitaire n’est pas due en cas de recours au télétravail occasionnel au sens de l’article 4.3 du titre 3.»

V. Le titre 6 de l’accord du 17 décembre 2018 est annulé et remplacé par les dispositions suivantes :

« TITRE 6 : SUIVI DE L’ACCORD COLLECTIF

Un bilan de l’application du présent accord sera réalisé et présenté aux délégués syndicaux au plus tard le 30 juin 2021. »

ARTICLE 2 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent avenant est conclu pour une durée courant jusqu’au 31 août 2021. Il prendra effet au jour de son agrément et cessera de plein droit de produire tout effet au 1^er septembre 2021.

Cet avenant ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme condition suspensive l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

ARTICLE 3 : DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Par exception à l’article 3.2 du titre 3 de l’accord 17 décembre 2018, une campagne d’inscription sera organisée dans le mois suivant l’entrée en vigueur du présent avenant.

ARTICLE 4 : DEPOT ET PUBLICITE

Un exemplaire original du présent avenant est adressé à chaque organisation syndicale représentative.

Le présent avenant fait l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues aux articles L.2231-5 et suivants du code du travail ainsi qu’aux articles R.2231-1 et suivants du code du travail.

Fait à Colmar, le 02/10/2020

Pour l’UES MSA d’Alsace
Pour le Syndicat CFDT	Pour le Syndicat CFE-CGC
Pour le Syndicat UNSA2A