Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du travail à distance" chez MSA ALSACE (Siège)

Accord relatif a la mise en place du travail à distance

Entre :

L’UES MSA d’Alsace, constituée par la Caisse de Mutualité Sociale Agricole Alsace, MSA Services, Germa AI et ETTI, ASEPT, l’Association des Maisons d’accueil des seniors d’Alsace, le groupement d’employeurs « Ménage et Services », et Apis,

Sise 9 rue de Guebwiller – 68023 COLMAR Cedex

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives des salariés :

CFDT,

CFE-CGC,

UNSA2A,

D’autre part.

SOMMAIRE

SOMMAIRE 2

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD 3

ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’ACCES AU TRAVAIL A DISTANCE 4

3.1 Conditions tenant à l’organisation de l’UES MSA d’Alsace 4

3.2 Conditions tenant au poste occupé 4

3.3 Conditions tenant au salarié 4

ARTICLE 4 : PRIORITES D’ACCES AU TRAVAIL A DISTANCE 5

ARTICLE 5 : MODALITES DE PASSAGE EN TRAVAIL A DISTANCE 5

5.1 Principe du volontariat 5

5.2 Procédure 5

5.3 Période d’adaptation 5

5.4 Clause de réversibilité 6

ARTICLE 6 : MODALITES D’EXECUTION DU TRAVAIL A DISTANCE 6

6.1 Travail à distance occasionnel et exceptionnel 7

6.2 Organisation du temps de travail 7

6.2.1 Salariés en horaires individualisés 8

6.2.2 Salariés en forfait annuel en jours 8

6.2.3 Droit à la déconnexion 8

ARTICLE 7 : MOYENS MIS A LA DISPOSITION DU SALARIE EN TRAVAIL A DISTANCE 8

7.1 Locaux du télétravail 8

7.2 Equipements fournis par l’employeur 9

7.3 Indemnité forfaitaire 9

ARTICLE 8 : SANTE ET SECURITE 9

8.1 Suivi médical 9

8.2 Accident du travail et accident de trajet 10

8.3 Assurance 10

ARTICLE 9 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR 10

ARTICLE 10 : SUIVI DE L’ACCORD COLLECTIF 10

ARTICLE 11 : REVISION 10

ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE 11

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités nouvelles d’organisation du travail. Afin de prendre en compte ces nouveautés et de continuer à s’inscrire pleinement dans la politique de Responsabilité Sociale Sociétale et Environnementale mise en œuvre au sein de l’entreprise, la Direction a souhaité ouvrir des négociations sur le travail à distance.

En effet, ce nouveau mode d’organisation du travail constitue un enjeu stratégique comportant différentes dimensions :

• Sociales : modernisation de l’organisation du travail permettant notamment d’allier souplesse et sécurité des salariés ;

• Sociétales : moyen de conciliation de la vie personnelle et professionnelle, accès et maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap ;

• Economiques : plus grande productivité.

Par ailleurs, dans le cadre d’une démarche de mesure et d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail, le baromètre social institutionnel (BSI) déployé en octobre 2017 a démontré un large intérêt des salariés de la MSA d’Alsace pour le télétravail.

Ainsi, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont conclu un accord d’entreprise sur le travail à distance en date du 17 décembre 2018. Cet accord, qui a fait l’objet d’un avenant, prendra fin le 31 août 2021. La Direction et les partenaires sociaux ont donc souhaité se rencontrer dès le mois de juin 2021 en vue de conclure un nouvel accord d’entreprise sur le sujet.

A l’issue des réunions de négociation, les parties ont convenu ce qui suit.

ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre du travail à distance.

Les parties conviennent que le travail à distance vise le télétravail à domicile.

En application de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le télétravail peut être mis en œuvre de façon régulière, occasionnelle ou exceptionnelle.

ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord à vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’UES MSA d’Alsace, sous réserve de remplir les conditions d’accès définies ci-après.

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’ACCES AU TRAVAIL A DISTANCE

Les parties rappellent que le travail à distance repose sur l’autonomie du salarié, la confiance mutuelle entre le responsable et le salarié, le dialogue et la transparence.

Pour pouvoir travailler à distance, les conditions cumulatives suivantes doivent être remplies :

3.1 Conditions tenant à l’organisation de l’UES MSA d’Alsace

Le nombre maximum de travailleurs à distance est fixé à un niveau correspondant à 50% des effectifs globaux, sous réserve du parc informatique, des moyens budgétaires, ainsi que du nombre de travailleurs à distance compatible avec l’organisation de chaque service.

Ce plafond peut être augmenté à l’initiative de l’employeur, après information du CSE.

3.2 Conditions tenant au poste occupé

Sont éligibles au travail à distance les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail.

Les postes concernés sont ceux dont les activités peuvent être exécutées de façon régulière ou partielle à distance en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le recours au travail à distance peut être limité ou exclu pour un service ou une catégorie de postes, en fonction des contraintes du service ou du métier, sur la base des critères suivants :

• Nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire ;

• Organisation du temps de travail spécifique impliquant la réalisation de permanences au sein de l’entreprise ;

• Utilisation de logiciels, d’équipements matériels et/ou de techniques spécifiques.

3.3 Conditions tenant au salarié

Le travail à distance est ouvert aux salariés en contrat à durée indéterminée et à durée déterminée, sous réserve de leur capacité à travailler à distance.

Le travailleur à distance doit notamment être apte à s’organiser en toute autonomie, à gérer son temps de travail, et à faire preuve de rigueur. L’appréciation de l’autonomie du salarié sera réalisée par le responsable de service.

Sauf exception, les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au travail à distance, considérant que leur présence sur le lieu de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

ARTICLE 4 : PRIORITES D’ACCES AU TRAVAIL A DISTANCE

La Direction peut recourir, en cas de besoin, à des critères complémentaires de sélection. En effet, si le nombre de volontaires est trop important, plusieurs critères permettront de sélectionner les candidats retenus.

Ces critères peuvent se cumuler et sont les suivants (selon un barème de points établi et publié par la Direction au début de chaque campagne d’inscription si elle s’avère nécessaire) :

• L’éloignement du domicile lorsque le trajet domicile / lieu de travail est supérieur à 45 minutes aller (référence www.google.com/maps) ;

• Les salariés considérés comme « proches aidant » au sens des articles L.3142-16 et suivants du code du travail ;

• L’ancienneté dans l’entreprise ;

• Etre reconnu comme travailleur handicapé. 

ARTICLE 5 : MODALITES DE PASSAGE EN TRAVAIL A DISTANCE

5.1 Principe du volontariat

Hors le cas du travail à distance exceptionnel visé à l’article 6.1, le travail à distance revêt un caractère volontaire, il ne peut être imposé au salarié.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le refus d’accepter de travailler à distance ne saurait entrainer de sanction disciplinaire à l’égard du salarié.

5.2 Procédure

Le salarié qui souhaite opter pour le travail à distance devra se signaler à tout moment auprès de son encadrement. Le cadre doit vérifier les conditions d’accès tel que prévues aux articles 3.2 et 3.3. Si elles sont remplies, il se rapproche du service RH pour demander la mise en place du télétravail. Le service RH, en lien avec la Direction, s’assure que les conditions de l’article 3.1 sont remplies. Dans l’affirmative, le service RH transmet au salarié concerné les documents nécessaires pour formaliser la mise en place du télétravail et repris à l’article 7.1 :

• L’attestation d’assurance

• L’attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques

• Un justificatif d’abonnement internet haut débit

5.3 Période d’adaptation

Durant les trois premiers mois de travail à distance, le salarié sera en période dite d’adaptation pendant laquelle chaque partie pourra mettre fin au travail à distance, par courrier remis en main propre contre récépissé ou avec accusé de réception, en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf accord des parties. A l’issue du délai de prévenance, il sera mis fin automatiquement au travail à distance.

Avant l’arrivée à échéance de la période d’adaptation, le responsable hiérarchique et le salarié réaliseront un bilan pour s’assurer de la compatibilité du travail à distance avec l’organisation du service et les compétences techniques du salarié.

5.4 Clause de réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié ou l’employeur pourra mettre fin au travail à distance à tout moment, par courrier remis en main propre contre récépissé ou avec accusé de réception, en respectant un délai d’un mois, sauf accord des parties.

La partie qui prend l’initiative de mettre fin au travail à distance devra indiquer par écrit les raisons de cette décision.

A l’issue du délai de prévenance, il sera mis fin automatiquement au travail à distance.

En cas de mobilité fonctionnelle, professionnelle ou de changement de service, l’autorisation de travail à distance sera ré-examinée lors de l’entrée en fonction du salarié dans son nouveau poste.

ARTICLE 6 : MODALITES D’EXECUTION DU TRAVAIL A DISTANCE

Le travail à distance régulier s’effectue de la manière suivante :

• deux jours maximum de travail à distance par semaine pour les salariés à temps plein ;

• un jour maximum de travail à distance par semaine pour les salariés à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 60% ;

• un jour de travail à distance tous les quinze jours au maximum pour les salariés dont le temps de travail est inférieur à 60%.

Ce plafond peut être augmenté au plus d’un jour par semaine à l’initiative de l’employeur, après information du CSE.

La fixation des jours de travail à distance répond aux modalités suivantes :

• Pour les salariés en horaires individualisés : les jours de télétravail seront fixes et identiques chaque semaine.

• Pour les salariés au forfait jours ou les salariés en horaires individualisés ayant des contraintes de service ou de métier (cf. article 3.2), la détermination des jours de télétravail est réalisée de manière flexible par le biais d’un planning fixé pour une période de 1 à 3 mois. Cette périodicité est laissée au choix du responsable de service en fonction de l’activité de son service et des contraintes spécifiques de l’activité considérée. Le planning pour une période considérée doit être connu a minima 10 jours calendaires avant le début de ladite période

Que l’organisation des jours soit fixe ou flexible, la fixation des jours de travail à distance résulte d’un accord entre le salarié et l’employeur. A défaut d’accord, le responsable de service fixe ces journées afin d’assurer le bon fonctionnement du service.

Il est à noter qu’un jour de travail à distance ne peut pas suivre ou précéder un jour de congé ou de repos.

Le responsable de service peut annuler le ou les jours initialement fixés en travail à distance pour des raisons de service (formation, suivi de montée en charge sur une nouvelle activité, réunion, déplacements professionnels etc.). Dans le cas d’une annulation d’un jour de travail à distance préalablement validé, un délai de prévenance de 3 jours calendaires devra être respecté.

Dans ce cas, ce ou ces jours ne pourront faire l’objet d’un report ultérieur.

Si le jour travaillé à distance tombe un jour férié, un jour de congé ou un jour au cours duquel le salarié n’exécute pas sa prestation de travail pour quelque raison que ce soit, cette journée ne sera pas reportée ultérieurement.

Le travail à distance s’effectue par journée complète.

Les déplacements professionnels ne peuvent être prévus pendant une journée de travail à distance. Par exception, il est envisageable de réaliser un déplacement professionnel ponctuel et d’une durée relativement courte ou un déplacement en soirée, et, dans tous les cas, sur autorisation expresse du responsable de service.

6.1 Travail à distance occasionnel et exceptionnel

De manière occasionnelle, le salarié pourra recourir au travail à distance sur une journée déterminée en vue d’effectuer une ou plusieurs missions déterminées.

Ce recours au travail à distance occasionnel est également envisageable en cas de survenue d’épisodes de pollution mentionnés à l’article L.223-1 du code de l’environnement.

Dans ce cas de figure, la demande devra en amont faire l’objet d’un accord par mail entre le responsable hiérarchique et le salarié. Le service des Ressources Humaines sera mis en copie des échanges.

Par ailleurs, conformément aux dispositions légales en vigueur, la mise en œuvre du travail à distance, et plus particulièrement du télétravail, peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure.

Dans ces cas de figure, la mise en œuvre du travail à distance peut être imposée.

Le travail à distance s’inscrivant dans les cas cités dans le présent article ne sera pas décompté du nombre maximum de salariés en situation de travail à distance fixé à l’article 3.1 et n’ouvrira pas droit à l’indemnité prévue à l’article 7.3.

6.2 Organisation du temps de travail

En aucun cas le travail à distance ne doit modifier à la hausse ou à la baisse les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Le travail à distance ne doit pas altérer le bon fonctionnement du service. A ce titre, le supérieur hiérarchique veillera à assurer un contact équivalent avec l’intéressé, à communiquer des informations nécessaires à l’exécution de sa mission et à la présence du salarié lors des réunions de service par quelque moyen que ce soit (physique ou par visioconférence).

Le salarié en travail à distance veillera également à rester en contact avec son supérieur hiérarchique, ses collègues et relations professionnelles et à participer aux réunions de service afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

En cas de situation de télétravail, le salarié doit être en mesure d’être joignable par le biais des outils de communication à distance (téléphone et/ou logiciels de visio ou d’audioconférence utilisés dans l’entreprise) dans de bonnes conditions, sans nuisances sonores liées à sa présence à domicile.

Par ailleurs, en cas de demande de l’encadrement, le salarié ne peut refuser la modalité de contact par audio- ou visioconférence.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, un bilan sera effectué entre le supérieur hiérarchique et le travailleur à distance portant notamment sur sa charge de travail et ses conditions d’activité.

Par ailleurs, à la demande de l’une des parties, un entretien portant sur l’évaluation de la charge de travail pourra être réalisé à tout moment.

Il est également rappelé qu’en cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui sont confiés, le travailleur à distance est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. 

Pour la bonne organisation du service, dans le respect de l’accord local relatif à l’aménagement du temps de travail, le travailleur à distance (tant pour les salariés en horaires individualisés que pour ceux en forfait jours) est tenu de transmettre ses horaires prévisionnels de travail à son encadrement au plus tard la veille du jour concerné. Le salarié est réputé joignable et mobilisable sur ces plages horaires.

6.2.1 Salariés en horaires individualisés

L’ensemble des dispositions relatives aux horaires variables issues de l’accord d’entreprise relatif à l’aménagement du temps de travail sont applicables aux salariés en situation de travail à distance.

Les horaires sont ainsi déclarés par le biais de la badgeuse virtuelle sur l’outil de gestion du temps, l’existence de ce dispositif permettant notamment d’assurer le respect de la vie privée des salariés via la visibilité dont bénéficie le responsable sur leur temps de travail et leur joignabilité.

6.2.2 Salariés en forfait annuel en jours

Les salariés en forfait annuel en jours disposent de la même autonomie d’organisation que pour les jours travaillés dans les locaux de l’entreprise. L’ensemble des dispositions issues de l’accord d’entreprise relatif à l’aménagement du temps de travail sont applicables aux salariés en forfait annuel en jours en situation de travail à distance.

6.2.3 Droit à la déconnexion

Les télétravailleurs disposent, à l’instar des salariés présents dans les locaux de l’entreprise, d’un droit à la déconnexion tel que défini dans l’accord d’entreprise en vigueur. 

ARTICLE 7 : MOYENS MIS A LA DISPOSITION DU SALARIE EN TRAVAIL A DISTANCE

7.1 Locaux du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail est réalisé au domicile connu du service des Ressources Humaines.

L’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

A ce titre, le salarié s’assure de la conformité de l’installation électrique de son lieu de télétravail à la réglementation en vigueur et fournit à l’employeur une attestation de conformité par le biais du formulaire type délivré par l’employeur. Cette conformité des installations électriques est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Par ailleurs, le salarié doit disposer à son domicile d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile. A ce titre, il devra fournir un justificatif d’abonnement. 

Le salarié devra également fournir une attestation de son assurance habitation précisant que le télétravail est couvert par l’assurance, conformément à l’article 6.3 du Titre 3 du présent accord.

7.2 Equipements fournis par l’employeur

Le télétravailleur bénéficie d’un poste informatique.

Il est rappelé que le matériel mis à la disposition du télétravailleur appartient à l’UES MSA d’Alsace et qu’il doit être utilisé dans le respect des dispositions de la charte informatique.

Le télétravailleur prend soin de l’équipement fourni.

En cas de vol, perte ou détérioration de matériel, il doit en informer sans délai son responsable hiérarchique et le service informatique.

De même, en cas de problème technique (panne ou mauvais fonctionnement) des équipements de travail ou d’impossibilité temporaire non programmée de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, d’accès internet etc.), le salarié doit en aviser immédiatement son responsable hiérarchique. Dans ce cas, une solution adaptée sera proposée avec la possibilité de revenir sur le lieu de travail habituel.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.

En cas de nécessité, notamment lié à la mise à jour de logiciels, le salarié devra rapporter le matériel informatique dans l’entreprise afin que les services internes puissent réaliser la maintenance ou le dépannage.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel mis à disposition.

7.3 Indemnité forfaitaire

Le salarié en situation de télétravail régulier bénéficiera d’une indemnité forfaitaire d’un montant net de 2,60 € par jour de télétravail et payée mensuellement à terme échu. Cette indemnité est destinée à prendre en compte les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (internet, électricité, chauffage, etc.).

Le versement de cette indemnité est dû en fonction du nombre de jours de télétravail réellement effectués. 

ARTICLE 8 : SANTE ET SECURITE

8.1 Suivi médical

Les salariés en situation de travail à distance bénéficient d’un suivi médical équivalent aux salariés présents en permanence sur site.

8.2 Accident du travail et accident de trajet

Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail est présumé être un accident du travail au sens du Code de la Sécurité sociale.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravail est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors que le télétravailleur se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer le service des Ressources humaines de l’accident sans délai et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident.

8.3 Assurance

En cas de télétravail à domicile, le salarié devra impérativement informer son assurance qu’il travaille à domicile et doit disposer d’une assurance habitation couvrant cette activité.

Le salarié devra fournir à l’entreprise une attestation en conséquence.

L’entreprise remboursera les éventuels surcoûts d’assurance engendrés par le télétravail sur présentation d’une facture acquittée de la compagnie d’assurance, et sur laquelle devra apparaitre de manière explicite le montant du surcoût lié au télétravail.

ARTICLE 9 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord entre en vigueur au 1^er septembre 2021.

Il est conclu jusqu'à :

• L’entrée en vigueur d’un nouvel accord d'entreprise encadrant le télétravail,

• Et au plus tard jusqu'au 31 mars 2022.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

ARTICLE 10 : SUIVI DE L’ACCORD COLLECTIF

Un bilan de l’application du présent accord sera réalisé et présenté aux délégués syndicaux au plus tard le 31 mars 2022.

ARTICLE 11 : REVISION

Le présent accord pourra être révisé à la demande de l’une des parties dans les conditions de l’article L.2261-7-1 du code du travail.

La demande de révision devra être adressée par écrit à l’ensemble des autres parties, et être accompagnée de la liste des points dont la révision est demandée, à défaut de quoi elle ne sera pas valable et ne produira aucun effet.

La demande de révision peut concerner la totalité du présent accord ou ne viser qu’une ou plusieurs de ses dispositions. En cas de demande de révision valable, des discussions devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la première présentation de la demande de révision.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir à la demande de la partie la plus diligente afin d’étudier la nécessité de procéder à la révision desdites dispositions.

ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE

Un exemplaire original du présent accord est adressé à chaque organisation syndicale représentative.

Le présent accord fait l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues aux articles L.2231-5 et suivants du code du travail ainsi qu’aux articles R.2231-1 et suivants du code du travail.

Fait à Colmar, le 06/07/2021

Pour l’UES MSA d’Alsace
Pour le Syndicat CFDT	Pour le Syndicat CFE-CGC
Pour le Syndicat UNSA2A