Accord d'entreprise "UN AVENANT A L'ACCORD DU 14/12/20 RELATIF AU TELETRAVAIL" chez RAYGROUP (Siège)

Article IV – MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

A – Volontariat

Le télétravail revêt un double caractère volontaire puisque ne pouvant pas être imposé ni à la société ni au salarié. Sur cette base, il est expressément convenu par les parties que le refus du salarié de travailler en télétravail ne sera en aucun cas constitutif d’un motif de sanction disciplinaire.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure (voir ci-après), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et/ou pour garantir la protection des salariés et ainsi s’imposer auxdits salariés.

B – Modalités de demande du salarié

Le salarié formalise sa demande de passage en télétravail par écrit (par courrier LRAR, courrier remis en main propre contre décharge ou mail) auprès de son manager avec une copie adressée simultanément au service des Ressources Humaines. Elle sera établie sur le formulaire spécifique disponible auprès du service des Ressources Humaines ou sur l’intranet de la société.

Un entretien entre le salarié demandeur et le manager est obligatoire afin d’évoquer les motivations du salarié, les modalités liées au télétravail et les conditions d’éligibilité.

A l’issue de cet entretien, le manager émettra un avis motivé sur cette demande (avis favorable ou défavorable) qui sera transmis au service des Ressources Humaines.

Sur la base :

• Des conditions énoncées à l’article III, et

• De l’avis favorable du manager,

• De l’analyse de l’autonomie du demandeur et de ses missions,

la Direction des Ressources Humaines validera ou non la demande de télétravail, en indiquant la durée maximale possible d’application.

C – Réponse à la demande

Une réponse motivée à la demande de télétravail est apportée dans un délai d’un mois par le service des Ressources Humaines.

Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être notamment :

• Le non-respect d’une ou plusieurs des conditions d’éligibilité,

• Des raisons d’impossibilités techniques,

• Des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées,

• D’une désorganisation réelle au sein de l’activité.

En cas de refus, le salarié pourra solliciter un entretien avec le service des Ressources Humaines et le manager.

D – Avenant au contrat de travail

En cas d’acceptation de la demande, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail.

L’avenant au contrat est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la date de celui-ci. En cas de changement de poste, l’avenant cessera automatiquement de s’appliquer.

Sans signature d’un avenant, l’accord du manager seul ne permet pas la mise en place du télétravail.

L’avenant mettant en place le télétravail est conclu à durée déterminée pour une durée de 1 an au plus.

Il est précisé que l’avenant au contrat de travail n’est pas tacitement reconduit. Une nouvelle demande respectant la procédure inscrite à l’article IV – paragraphe B devra être formulée par le salarié au plus tard un mois précédant la fin d’application de l’avenant en cours.

E – Période d’adaptation

Il est mis en place une période d’adaptation visant à vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur) et technique du télétravail.

La durée de cette période est de 3 mois.

Durant cette période, le salarié comme l’entreprise pourront mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

F – Suspension du télétravail

En cas de danger grave et imminent ou d’impossibilité matérielle que le télétravail se poursuive, ce dernier pourra être suspendu temporairement sans délai de prévenance par décision du manager et du service des Ressources Humaines ou du salarié.

Cette suspension devra être notifiée par écrit (par courrier LRAR ou courrier remis en main propre contre décharge ou par mail).

Par ailleurs, le télétravail est automatiquement suspendu pendant les périodes de suspension de contrat de travail du salarié (maladie, congés payés…).

G – Arrêt du télétravail

Après la période d’adaptation de 3 mois, et sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois, le télétravail pourra être arrêté à la demande du salarié ou de l’entreprise.

Cette demande d’arrêt du télétravail doit être notifiée à l’autre partie par écrit (par courrier LRAR ou courrier remis en main propre contre décharge ou par mail) afin de dénoncer l’avenant au contrat de travail. Lorsqu’elle émane du salarié, elle doit être adressée au service des Ressources Humaines avec une copie simultanée au manager.

En outre si les conditions nécessaires à l’obtention au télétravail ne sont plus réunies, le télétravail s’arrête de plein droit.

En cas de changement de domicile ou de résidence secondaire par le salarié durant l’exécution de l’avenant, celui-ci devra en informer le service des Ressources Humaines de façon à ce que ce changement de lieu d’exercice du télétravail soit acté.

En cas d’incompatibilité de télétravail avec le nouveau domicile et la nouvelle résidence secondaire du salarié, le télétravail s’arrêtera de plein droit.

En cas d’incompatibilité de télétravail avec le nouveau domicile ou la nouvelle résidence secondaire du salarié, le télétravail se pourra plus être effectué depuis le lieu devenu incompatible.

En cas de survenance d’un accident du travail durant une période de télétravail, la poursuite du télétravail sera réexaminée après étude des conditions de survenance de l’accident du travail.

A la fin de la période de télétravail prévue dans l’avenant au contrat de travail du salarié et en l’absence de renouvellement valablement intervenu, le télétravail s’arrête automatiquement.

H – Cas particuliers de télétravail

1) Le télétravail peut être mis en place de façon occasionnelle, pour une durée très limitée, afin de tenir compte de circonstances spécifiques

Ces cas de mise en œuvre collective du télétravail, exceptés ceux visés par l’article L. 1222-11 du Code du travail (menace d’épidémie ou cas de force majeure), ne remettent pas en cause le principe du volontariat attaché au télétravail.

En cas de pareilles circonstances, la procédure et les modalités de mise en œuvre temporaire de télétravail pourront être définies et communiquées par le service des Ressources Humaines

Seul le consentement du salarié non couvert par un avenant à son contrat de travail relatif au télétravail devra être recueilli. Pour ceux couverts par un tel avenant (quelles que soient les modalités de télétravail prévues par ledit avenant), l’accord sera présumé pour les modalités temporaires mises en œuvre par la société.

2) L’article L.1222-11 du Code du travail prévoit qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans cette hypothèse et si telle est l’analyse de la société, elle pourra imposer le télétravail aux salariés identifiés comme pouvant télétravailler, par dérogation au principe de volontariat.

Les salariés concernés en seront informés par tout moyen (affichage, mail, sms, …..).

3) Il pourra être mis en place du télétravail dès l’embauche, notamment si le futur embauché le sollicite et dès lors qu’il est éligible au télétravail. La décision de mise en place de ce type de télétravail et ses modalités seront laissées à la seule appréciation de la Société mais devront respecter les principales règles d’organisation du travail prévues par le présent accord (avec les éventuelles mesures d’adaptation requises par la situation d’espèce).

4) Le télétravail peut également être mis en place pour une période déterminée sur préconisation du médecin traitant du salarié et après avis du médecin du travail notamment en cas de reprise anticipée de l’activité professionnelle.

Dans un tel cas :

• Le manager et le service des Ressources Humaines devront donner leur accord,

• Les conditions d’éligibilité au télétravail et de fonctionnement du télétravail prévues au présent accord devront être respectées (ce qui inclut notamment de remplir les conditions visées à l’article III – paragraphe B) sauf dérogations spécifiques et exceptionnelles expressément validées par le service des Ressources Humaines.

• Les limites quant au nombre de jours télétravaillés visées à l’article V – paragraphe A ne sont pas applicables.

5) Un salarié pourra solliciter auprès de la Direction, s’il remplit les conditions d’éligibilité au télétravail, la mise en place du télétravail à titre occasionnel pour raisons personnelles et/ou familiales.

Cette demande devra être adressée au moins 7 jours à l’avance et pourra être refusée par la Direction notamment pour des raisons d’organisation.

La Société disposera d’un délai de 7 jours pour répondre à une telle demande.

Les durées de mise en œuvre, nombre de jours télétravaillés et modalités d’organisation du temps, qui devront respecter les principales règles d’organisation du travail prévues par le présent accord (avec les éventuelles mesures d’adaptation requises par la situation d’espèce), seront fixés par le Manager et formalisés par tout moyen écrit.

La durée du dispositif ne pourra pas dépasser 10 semaines.

6) Le télétravail pourra être mis en œuvre afin de faciliter le travail des salariées enceintes.

Le télétravail est ainsi ouvert aux femmes enceintes selon les modalités suivantes : à partir de 6 mois de grossesse et jusqu’au congé maternité, possibilité d’une extension du nombre de jours télétravaillés.

7) Le télétravail est ouvert aux salariés handicapés bénéficiaires de l’obligation d’emploi selon certaines modalités telles que, l’aide d’organisation de travail et l’adaptation des modalités des journées ou demi-journées de télétravail.

I - Informations du télétravailleur

Avant la mise en œuvre du télétravail, le télétravailleur se verra remettre par tout moyen les données informatives suivantes :

• Rappel de l’existence du présent accord,

• Les conditions d'exécution du télétravail notamment : le descriptif des tâches et missions, l’évaluation de la charge de travail, les plages horaires d'accessibilité, la rémunération, la durée du travail, le rattachement hiérarchique, les modalités d'évaluation de la charge de travail, les modalités de compte rendu et de liaison avec la société,

• Les modalités d’articulation entre le télétravail et le travail présentiel,

• Les matériels mis à disposition du salarié par la société : le descriptif, les modalités d'installation, de maintenance et de suivi, les conditions de prise en charge des coûts de fonctionnement directs et/ou indirects, etc…,

• Les dispositions légales et les règles d'entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles,

• Les conditions d'utilisation des équipements ou outils informatiques (incluant Internet) : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne,

• Les moyens éventuellement utilisés pour surveiller l'activité du télétravailleur,

• La politique d'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et notamment les règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation et des recommandations en matière d’ergonomie,

• L'établissement auquel le télétravailleur sera rattaché afin d'exercer ses droits collectifs.

Il est mis à disposition du personnel/des télétravailleurs sous l’intranet RH les contacts pertinents (numéros verts, ….) afin que les salariés en situation de fragilité (notamment ceux exposés à des risques de violences familiales, d’addiction,) puissent y recourir.

J - Intégration à la communauté de travail

Le télétravail ne doit pas entraver le bon fonctionnement du service de rattachement du télétravailleur ni sa participation physique à des réunions, évènements, formations, …. considérés par son manager comme nécessaires au bon accomplissement de ses missions et/ou à sa bonne intégration à la communauté de travail et à la vie du service.

Dans ce cadre, le télétravailleur reste tenu en cas de demande de son manager, même pendant les jours de télétravail qu’il avait initialement fixés, de se rendre dans les locaux de la société RAYGROUP pour participer aux réunions, évènements, formations,…précités.

Par ailleurs, le salarié et son manager organisent également des réunions (téléphoniques, Visio ou en présentiel) régulières afin de préserver le lien social.

Le télétravailleur devra alerter son supérieur hiérarchique en cas d’éventuel sentiment d’isolement. Dans pareil cas, un entretien sera organisé afin de faire un point sur la situation du salarié et, si requis, de mettre en place des mesures correctrices et/ou d’accompagnement.

K - Égalité de traitement

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les télétravailleurs bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres salariés de la société.

Article V – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

A – Nombre de jours télétravaillés

Le télétravail ne pourra être exercé que pour les durées et les modalités maximales suivantes :

• Le/les jour(s) ou demi-journée(s) de télétravail peuvent s’entendre du lundi au vendredi inclus.

• Le nombre de jours pouvant être télétravaillés est déterminé sur la base des paramètres suivants :

  • Le nombre de jours hebdomadaire de travail,

  • Un nombre de jours minimum de présence sur site chaque semaine,

et, en outre, dans la limite globale d’une enveloppe maximale annuelle de jours de télétravail.

Afin de permettre une parfaite incorporation à la communauté de travail, les salariés travaillant moins de 40 % par rapport à la référence horaire à temps complet (soit moins de 14 heures/semaine) ou par rapport à un forfait annuel de 218 jours (soit moins de 87 jours/an) ne pourront pas télétravailler.

Le nombre de jours de télétravail est déterminé comme suit :

• De façon individualisée et en raison de circonstances professionnelles spécifiques (déplacements à l’étranger notamment), le manager pourra réduire, au titre d’une semaine donnée, la durée de présence minimale sur site précitée si le télétravailleur concerné en fait la demande par avance. Le ou les jours de télétravail additionnel(s) en résultant seront décomptés de l’enveloppe annuelle maximale du salarié concerné.

• Les jours non pris sur une année civile ne pourront en aucun cas faire l’objet d’un report sur l’année suivante. De même aucun jour ou demi-journée de télétravail ne pourra être pris par anticipation.

• En cas de signature d’un avenant après le 1er janvier, l’enveloppe globale maximale annuelle de jours de télétravail pouvant être utilisés sera calculé prorata temporis par le service des Ressources Humaines.

• Dans tous les cas, les jours ou demi-journées de télétravail et les modalités de prise de journées de télétravail (incluant la détermination du lieu de télétravail) doivent être décidés d’un commun accord entre le salarié et son manager.

Comme indiqué à l’article précédent, le télétravailleur sera tenu d’être physiquement présent sur site à la demande de son manager, même pendant les jours de télétravail qu’il avait initialement fixés, pour participer aux réunions, des évènements, formations,….considérés par son manager comme nécessaires au bon accomplissement de ses missions et/ou à sa bonne intégration à la communauté de travail et à la vie du service.

• Plus généralement, à chaque fois que l’organisation de travail l’exige, les journées ou demi-journées de télétravail pourront être modifiés temporairement d’un commun accord avec un délai de prévenance d’une semaine, sauf circonstances exceptionnelles, et pour une période maximale de 2 semaines.

B – Suivi des jours télétravaillés

Chaque salarié est tenu de déclarer impérativement, au préalable, ses absences sur le logiciel de gestion des temps en précisant leur nature « télétravail » (0097), qui resteront soumises à l’approbation de son manager.

C – Charge de travail

Le salarié fera l’objet d’un suivi managérial pour aborder la thématique du télétravail. Le manager s’assurera d’avoir des échanges réguliers et d’être disponible pour le salarié par tous moyens lors des journées de télétravail. Le manager effectuera un suivi régulier des réalisations du télétravailleur et pourra contrôler son activité. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Il est précisé que le télétravail doit être abordé en entretien avec le manager au moins une fois par an afin de faire le point sur cet aménagement du travail et notamment sur les impacts du télétravail, les conditions d’activité du salarié et de sa charge de travail.

D – Durée du travail et horaires applicables

Pour chaque journée ou demi-journée de travail, le télétravailleur effectue le temps de travail de référence qui lui est applicable.

Pour les salariés horaires, le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire ou complémentaire qui n’aie pas été autorisée préalablement et formellement par la hiérarchie.

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur . A cet effet, le salarié ne pourra pas être contacté en dehors des plages horaires définies en concertation avec son manager et stipulés dans l’avenant au contrat de travail.

Ces plages horaires incluront impérativement et à minima les plages horaires de fonctionnement de la société RAYGROUP SASU qui sont à titre indicatif, les suivantes : 09h30-11h30 et 14h15-16h00 (15h45 le vendredi).

Par ailleurs, pendant son temps de travail, le salarié s’engage à se connecter, à consulter sa messagerie professionnelle régulièrement et à répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise (par le biais du téléphone ou de la messagerie), dans le respect de ce qui précède.

Le règlement intérieur de l’entreprise reste applicable dans le cadre du télétravail. Le télétravailleur s’engage à en respecter les dispositions, notamment celles relatives aux absences.

La charte informatique de la société doit aussi être respectée par le salarié en télétravail.

Les parties rappellent que le télétravailleur bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion selon les modalités prévues par l’accord du 1er avril 2019.

E – Télétravail et heures de délégation des représentants du personnel

Les dispositions du présent accord ne portent pas atteinte aux prérogatives des représentants du personnel qui pourraient bénéficier du statut de télétravailleur.

L’éventuelle prise d’heures de délégation durant la journée de télétravail devra faire l’objet de la procédure habituelle d’information et de traitement en vigueur dans l’entreprise.

F – Confidentialité

Le salarié en télétravail prendra toutes les mesures utiles, en application des règles applicables au sein de l’entreprise et portant sur la protection des données dont il a été informé pour assurer la confidentialité des informations qu’il sera amené à recevoir, conserver, transmettre et traiter, notamment informatiquement, depuis son domicile.