Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez MSA ARDECHE DROME LOIRE (Siège)

MSA ARDECHE DROME LOIRE

ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF

A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre

la Caisse de MSA Ardèche Drôme Loire,

ayant siège social 29 rue Frédéric Chopin 26000 Valence,

représentée par , Directeur Général.

D’une part,

Et

• le syndicat CFDT de la MSA Ardèche Drôme Loire, représenté par,

• le syndicat CGT de la MSA Ardèche Drôme Loire, représenté par

D’autre part,

Il a été conclu l’accord ci-après :

Préambule :

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la Loi n°2016-1088 du 08 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et des articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du Travail ainsi que de ses décrets d’applications R. 2314-8 et suivants et R. 2324-4 à R. 2324-17 du Code du Travail.

La MSA Ardèche Drôme Loire porte une attention particulière aux pratiques résultant de la Responsabilité Sociétale des Entreprises. Dans ce cadre, elle souhaite mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles au sein de l’entreprise.

Il est précisé en annexe dudit accord le cahier des charges qui sera soumis aux prestataires.

Article 1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA Ardèche Drôme Loire pour les élections professionnelles au sein de l’entreprise.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l'organisation simultanée de l'ensemble des opérations électorales pour les élections professionnelles.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• l'intégrité du vote : vote émis par le salarié et vote enregistré identiques ;

• l'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression intérieure ni extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'employeur sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-8 à 21 et R. 2324-4 à 17 du Code du Travail, relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 2 : Modalités de vote - Protocole électoral

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection.

La Direction et les organisations syndicales conviendront, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique ; il comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au service de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. L'employeur garantit aux salariés un accès à l'internet sur le lieu de travail pendant toute la durée de la période de vote.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d'accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l'aide de ses codes d'accès, l'électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

L'identification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes d'accès. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie des codes d'accès par l'électeur vaudra signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu'elles sont déterminées par la réglementation applicable..

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur au moment des élections.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, en cas d'action contentieuse engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6 : Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place par l'employeur pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales intéressées au processus électoral ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l'adressera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les Délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précèdera l'ouverture du vote.

Article 8 : Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL, préalablement à leur mise en œuvre.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

En outre, avant chaque scrutin le système de vote électronique donne lieu à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des inscriptions légales. Le rapport d’expertise est tenu à disposition de la CNIL. Le prestataire aura la charge de mettre en œuvre cette expertise indépendante.

Article 9 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Il pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’organisme, dans les conditions prévues aux articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du Travail.

Ses dispositions prennent effet à compter du premier jour du mois qui suit son agrément par l’autorité de tutelle.

Il est renouvelé par année civile par tacite reconduction. Il peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties trois mois avant la fin de chaque année civile.

Article 10 : publicité et dépôt

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

A l’expiration du délai d’opposition, conformément aux articles L.2231-6, D.2231-2, D.2231-4 et D.2231-5 du code du travail, le présent accord sera déposé :

- En deux exemplaires dont une version originale sur support papier et une version électronique auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi compétente,

- En un exemplaire au greffe du Conseil des Prud’hommes de Valence.

Fait à Valence le 04 septembre 2017

Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

de la MSA Ardèche Drôme Loire

Article 1 : Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, la MSA Ardèche Drôme Loire souhaite recourir au système de vote électronique par Internet.

Les obligations de l'employeur liées à la mise en place d'un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• signature d'un accord d'entreprise validant le recours au vote électronique

• signature d'un protocole d'accord préélectoral après agrément de l'accord d'entreprise ou de la mise en vigueur de la décision unilatérale de l’employeur

• formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d'une information des organisations syndicales

• formation des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote retenu

• mise à disposition des salariés d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

• réalisation d'une expertise indépendante préalable à la mise en place du système de vote électronique

Article 2 : Caractéristiques de l'entreprise

Le périmètre de la MSA Ardèche Drôme Loire s'étend sur 3 sites et sur les départements suivants : Ardèche, Drôme et Loire.

Le système de vote électronique concernera environ 430 électeurs.

La situation suivante fait référence aux dernières élections professionnelles du 1^er trimestre 2016, à savoir :

• 3 collèges électoraux pour le Comité d’Entreprise

• 2 collèges électoraux pour les Délégués du Personnel

• Répartition des sièges :

  • Le comité d’entreprise comprend 07 sièges de titulaires et 07 sièges de suppléants.

Les sièges sont répartis en une seule circonscription, comme suit :

1^er collège : 04 titulaires et 04 suppléants

2^ème collège : 01 titulaire et 01 suppléant

3^ème collège : 02 titulaires et 02 suppléants

• L’élection des délégués du personnel s’effectue au niveau de chaque site.

Pour les sites de l’Ardèche et de la Loire, le nombre de délégués du personnel est de 4 titulaires et 4 suppléants, répartis comme suit :

1^er collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants.

2^ème collège : 1 siège de titulaire et 1 siège de suppléant.

Pour le site de la Drôme, le nombre de délégués du personnel est de 6 titulaires et 6 suppléants, répartis comme suit :

1^er collège : 4 sièges de titulaires et 4 sièges de suppléants.

2^ème collège : 2 sièges de titulaires et 2 sièges de suppléants

A chaque élection, la MSA Ardèche Drôme Loire transmettra les informations idoines au prestataire dès le protocole préélectoral signé.

Article 3 : Nature des prestations attendues

Le système de vote électronique proposé par les prestataires devra être conforme aux dispositions de la Loi n°2016-1088 du 08 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et des décrets d’application R. 2314-8 à 21 et R. 2324-4 à 17 du Code du Travail. Il devra donc, a minima :

• assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes

• réduire l'accès des fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système

• mettre en œuvre le scellement du système de vote à l'ouverture et à la clôture du scrutin

• garantir l’anonymat des choix exprimés par les électeurs et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participent ces électeurs. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, devront être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts

• fournir à la MSA Ardèche Drôme Loire les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre et la gestion des élections par vote électronique, en collaboration et sous le contrôle du Service des Ressources Humaines ;

• la mise en place, la formation et l'accompagnement d'une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et au bon déroulement du système constituée des membres du bureau de vote, de représentants de l'employeur, des organisations syndicales intéressées au processus et du prestataire ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

En outre, il devra prévoir :

• la mise à disposition de l'employeur d'un interlocuteur privilégié ;

• l'envoi des identifiants permettant d'accéder au vote par courrier indépendant au domicile des électeurs et la possibilité de récupérer les identifiants en cas de perte ;

• une relance pour les non votants avant la fin de la période d'ouverture des votes pour les deux tours d'élection ;

• une cellule d'assistance aux électeurs pendant la période de vote ;

• un dispositif de secours en cas de défaillance du système de vote présentant les mêmes garanties et caractéristiques que le dispositif principal ;

• la possibilité pour les électeurs d'accéder au vote de n'importe quel poste ou moyen de communication équipé d'internet, 24h/24h et chaque jour pendant la période d'ouverture du vote ;

• la remise aux électeurs d'un accusé de réception attestant du vote.

• la prise en charge de l’ensemble des démarches auprès de la CNIL

• la mise en œuvre de l’expertise indépendante de conformité réglementaire.

Article 4 : Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et dès lors où une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, si une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.