Accord d'entreprise "ACCORD PORTANT MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL DIT ORGANISATIONNEL" chez DRAKA FILECA (Siège)

SOCIETE DRAKA FILECA

ACCORD PORTANT MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL DIT ORGANISATIONNEL

Entre :

La société DRAKA FILECA, immatriculée sous le N° 526 420 294 RCS BEAUVAIS et ayant son siège social au RN1 – 60730 Saint Geneviève, représentée par Mme X agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines ;

ET

Les organisations syndicales représentatives :

Le Syndicat CFDT, représenté par M. X en sa qualité de Délégué Syndical,

Le Syndicat CFTC, représenté par M. X en sa qualité de Délégué Syndical,

Le Syndicat CGT, représenté par M. X en sa qualité de Délégué Syndical

Préambule

Dans le cadre d’une réflexion accélérée en suite de la mise en place du télétravail lors de la crise sanitaire Covid 19 ; le Groupe, l’entreprise, les partenaires sociaux et l’ensemble des salariés ont partagé sur une nouvelle organisation pour intégrer de façon durable le télétravail.

Fort des expériences de télétravail mises en place de façon « contrainte » lors de cette pandémie, et au regard des retours d’expériences des intéressés et des évolutions de perception de ce mode d’organisation dans la Société Française, les discours gouvernementaux et dans nos propres appropriations au sein du Groupe, il est donc apparu indispensable d’inscrire le télétravail comme outil organisationnel, contribuant à la qualité de vie au travail et la recherche d’équilibre entre les différents temps de vie.

Cette démarche s’inscrit distinctement des accords et modalités pouvant exister portant sur le télétravail dit exceptionnel ou ponctuel.

Il est précisé que le télétravail est au seul choix d’organisation du salarié éligible, qu’il vise à prendre en compte tant la qualité de vie au travail que les nécessités opérationnelles, organisationnelles et techniques. Le télétravail et la volonté de la Direction de l’inscrire durablement dans les organisations n’est ni un moyen de conduire à des réductions immobilières ni un palliatif à des problèmes d’organisation du travail au sein des services, qui relèvent du management.

Il est également souligné l’importance de maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et l’importance de valoriser l’esprit d’équipe.

Partie 1 : Définition du télétravail comme mode d’organisation du travail

Le code du travail définit le télétravail en son article L1222-9 : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Il est précisé qu’il sera distingué au sein de l’entreprise quatre (4) formes de télétravail, la présente démarche visant à définir distinctement la quatrième forme :

1. Le télétravail à titre principal ou dit « contractuel » : modalité d’organisation du travail de manière habituelle au domicile ou tout autre espace de travail externe, qui est mise en place de manière restrictive pour certains métiers (au principal les métiers commerciaux), dont les caractéristiques sont définies par le contrat de travail.

2. Le télétravail à titre ponctuel ou dit « accessoire » : modalité d’organisation du travail permettant en tout ou partie sur la journée ou la semaine une articulation des lieux de travail afin de répondre à un besoin spécifique, le plus souvent pour une durée déterminée notamment au titre d’un handicap, d’une aptitude avec réserves ou aménagement maternité.

3. Le télétravail à titre exceptionnel : modalité d’organisation du travail le plus souvent non prévisible et externe, permettant la poursuite de l’activité malgré l’impondérable compromettant le déplacement du salarié sur son lieu de travail, notamment pour conditions climatiques spécifiques ou grève des transports.

4. Le télétravail à titre organisationnel : modalité d’organisation du travail permettant une flexibilité du lieu d’exécution de la prestation de travail à la demande du salarié sur accord de sa Direction, distincte des autres typologies ci-avant et de toutes mises en place pour continuité d’activité dans le cadre de menaces épidémiologiques.

L’objet de la présente est de fixer le cadre et les contours du télétravail à titre organisationnel, d’en préciser les modalités sans établir un « carcan technique et/ou juridique » – l’exhaustivité des situations étant impossible et ce aux fins de répondre aux objectifs :

- de flexibilité et d’adaptabilité,

- de seul volontariat des salariés éligibles,

- d’esprit d’équipe et d’autonomie organisationnelle,

- de changement culturel et d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail.

Cette démarche doit ainsi favoriser les échanges et au besoin d’interprétation et/ou d’arbitrage, la fonction ressources humaines sera l’interlocutrice privilégiée, et au besoin en concertation avec les parties signataires.

Partie 2 Les publics éligibles au télétravail organisationnel

Nous pouvons définir globalement les publics éligibles comme :

• Les emplois administratifs et ceux venant en support aux opérations,

• Les emplois ne nécessitant pas une intervention ou l’accès à des installations ou applications sur site et des interactions physiques.

2.1 LES CATEGORIES ELIGIBLES

Il apparait complexe de définir une liste exhaustive des emplois éligibles en tout ou partie au dispositif. Il convient de se reporter aux principes ci-avant énoncés.

Néanmoins, dans le cadre d’une première année d’expérimentation du présent dispositif, il sera régulièrement mis à jour une liste des publics éligibles.

Par ailleurs, il est apparu lors des échanges avec les organisations syndicales, que certains publics non éligibles pourraient se voir autoriser, pour leurs tâches dites administratives, un temps de télétravail.

Aussi en lien avec le point 3.2 du présent accord, des publics en lien avec l’outil de production pourront être autorisés à un télétravail d’au plus deux (2) journées par mois, par une prise par jour ou demi-journée.

2.2 LES EXCLUSIONS

LES PUBLICS EXCLUS	Principes et points de vigilance
Les alternants (professionnalisation et apprentissage) et les stagiaires (écoles ou contrats aidés) et les périodes d’intégration/immersion spécifique (dispositifs d’Etat)	S’assurer en l’absence du tuteur que l’environnement de travail permette d’avoir « un encadrement » de l’alternant/stagiaire
Les salariés à temps partiel inférieur et égal à 3 jours/semaines	Permettre une absence du bureau équivalente aux autres salariés éligibles
Les nouveaux intégrés	Pas de télétravail pendant les 6 premiers mois d’intégration
Salariés démissionnaires ou licenciement	Pas de télétravail pendant le préavis

2.3 LES CONDITIONS LIEES AUX PUBLICS ELIGIBLES

> Les conditions liées au salarié :

• Le salarié doit disposer d’une capacité à organiser son travail, associé à une latitude de gestion de son temps de travail et des priorités,

• Le salarié doit disposer d’une expérience professionnelle dans l’entreprise et dans son poste suffisante,

• Le salarié doit veiller à une bonne ergonomie de son espace de travail sur son lieu d’exécution du télétravail,

• Le salarié doit être vigilant à ses conditions de travail déportées, en particulier sur les risques d’isolement ou environnement inadapté (bruits, perturbations par de tiers, etc.).

Le suivi des points sécurité et santé au travail est une préoccupation essentielle des parties prenantes à cette démarche, et une vigilance spécifique à ce mode d’organisation est inscrite (et sera renforcée) dans nos politiques HSE en collaboration avec les instances représentatives.

> Les conditions liées à l’équipe et l’environnement de travail :

• Le télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement de l’équipe de rattachement…

• Et ne doit pas dégrader le lien avec les autres services de l’établissement …

• Aussi, une permanence physique doit être assurée sur site pour l’ensemble des services éligibles :

> et pour les services dont la composition et/ou l’organisation ne le permettrait pas, et sans volonté de les rendre inéligibles au dispositif, il convient de pallier cette absence sur site en maintenant le lien avec l’ensemble de l’environnement de travail en planifiant et en identifiant clairement des référents pour les clients internes et les outils et modalités de contact des personnels.

> et il sera important de veiller à des temps de présence concomitants pour entretenir le lien d’équipe et le partage d’évènements.

Partie 3 : Modalités de mises en œuvre du télétravail organisationnel

3. 1 Le consentement

Le télétravail organisationnel est un mode d’organisation à la seule initiative des publics éligibles en accord avec leur hiérarchie.

Il s’entend par accord avec la hiérarchie, l’accord portant sur la bonne organisation de ce mode flexible de travail au regard des principes, pré requis et modalités précisés dans le présent document.

En cas de refus d’accès au télétravail organisationnel, ce refus devra être objectivement partagé et motivé avec le salarié et la fonction ressources humaines.

3.2 Durée des périodes de télétravail

Le télétravail organisationnel est ouvert à raison de 2 jours par semaine civile (et au plus 1 jour pour les salariés à temps partiel éligibles pour permettre au plus 2 jours calendaires de non-présence sur site par semaine civile). En cas d’aménagement du travail également en télétravail ponctuel sur une journée par semaine, le cumul sera limité à deux (2) jours par semaine, et non cumulable si le salarié bénéficie déjà de deux (2) jours ou plus de télétravail ponctuel.

Les retours d’expérience exprimés au travers de deux enquêtes, en 2020 et 2022, ont mis en évidence que le premier critère favorisant la conciliation des temps de vie était « l’économie » des temps de trajet.

Dans cet esprit, la prise par journée est encouragée, la prise en demi-journée restant possible selon les besoins individuels et organisationnels.

Ce nouveau mode d’organisation du travail n’ouvre pas à un droit reportable, cumulable ou acquis de 2 jours par semaine, des périodes pouvant objectivement être non ouvertes pour raisons de service (congés, visite client, audit, réunions en présentielle impérative, …).

3.3 Planification

Aux fins d’être un dispositif flexible et adaptable, les temps de télétravail organisationnel seront planifiés à la quinzaine, avec une prévision définie 15 jours avant la période d’exécution (une planification au 1^er jour de la semaine civile N pour la période à démarrer au 1^er jour de la semaine N+3).

En cas d’évènement non prévisible telle que l’absence de collègues, il pourra être demandé au salarié de renoncer et/ou adapter ses jours de télétravail sur la période. Cet aménagement devra s’organiser en concertation des deux parties (Responsable hiérarchique et le/la salarié(e))

Pour favoriser le lien d’équipe, il sera encouragé le processus suivant de demande de planification du télétravail organisationnel :

1. Une concertation d’équipe,

2. … pour faire une proposition au manager (en cas de services composés de salariés dépendant hiérarchiquement de différents managers, le lien fonctionnel est privilégié pour une cohérence d’organisation, sous concertation des différents managers),

3. Validation du manager, via l’outil de gestion des temps, sur les principes d’équité et de rotation le cas échéant,

4. En cas de difficultés, la fonction ressources humaines doit être sollicitée,

5. Et tout refus devra être motivé.

Partie 4 : Conditions de travail

1. Horaires de travail

Le télétravail n’est pas exclusif du respect des temps de repos quotidien (11h), hebdomadaires (35 heures) et de la durée maximale journalière de travail (10h).

En tout état de cause, le télétravail n’impactera pas la charge de travail habituelle du salarié et n’entrainera pas de surcroit de travail.

En particulier, au regard de son statut et de l’autonomie requise attachée, le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions qui lui sont applicables.

Aussi, le salarié devra respecter les horaires collectifs et plages de joignabilité associées de son service.

Tant les managers, les salariés en télétravail que les autres personnels de l’environnement de travail qui ne seraient pas en télétravail doivent être vigilants au respect du droit et devoir de déconnexion, en particulier sur les horaires et temps de réunions et de prise de contact par tout moyen de communication.

Les outils de suivi des temps de travail pourraient évoluer afin de permettre les mêmes modalités de pointage. A défaut il est conseillé un système d’auto déclaratif dans le cadre d’une relation de confiance entre le salarié et sa hiérarchie (pour les salariés en horaires variables, la journée de télétravail s’effectuera sur la base de l’horaire journalier déterminé pour cette catégorie). En cas de charge de travail trop importante, le télétravailleur, comme le non-télétravailleur, partage avec son manager pour adapter cette charge, et ce sans attendre la tenue de l’entretien professionnel.

2. Santé et sécurité du télétravail

> L’accident qui surviendrait au salarié en situation de télétravail, sera présumé, jusqu’à preuve du contraire, survenu sur le lieu convenu pour l’exercice du télétravail et pendant l’exécution du contrat de travail. Le salarié victime d'un accident du travail en situation de télétravail doit en informer l'Entreprise par tous moyens.

> Un lieu d’exercice du travail adapté : le salarié doit s’assurer de disposer de l’espace et l’ergonomie de travail adapté au travail (éclairage, lumière, bureau, fauteuil, sécurité, aération…).

Le salarié devra en ce sens fournir une attestation sur l’honneur de conformité de l’installation électrique des locaux où il exerce son activité en télétravail.

> Le salarié devra par ailleurs justifier que son assurance habitation (ou tout lieu de domiciliation de son télétravail) couvre « l’exercice d’une activité professionnelle occasionnelle au domicile ». Ce document pourra lui être demandé à tout moment. En parallèle, la Société prend à sa charge une assurance multirisque prenant en charge les risques liés à l’usage des outils professionnels.

> Le salarié devra veiller aux règles de sécurité dans le transport et l’usage des outils nomades qui lui seront remis dans le cadre professionnel. En cas de difficultés, détérioration, perte ou vol de matériel, l’événement doit être déclaré à l’employeur dans les plus brefs délais.

> le télétravail est pris en compte dans l’évaluation des risques professionnels.

4.3 Formation et sensibilisation au télétravail organisationnel

Afin d’accompagner l’implémentation de ce nouveau mode d’organisation dans notre culture d’entreprise, il est important de sensibiliser l’ensemble des salariés et de veiller à la cohésion des équipes.

La sensibilisation et la formation le cas échéant, peut revêtir différente forme et objectifs telles que :

• La sensibilisation aux principes ergonomiques,

• La sensibilisation au travail à distance : outils, langage, cohésion, gestion des temps et priorités, etc.

• La formation des hiérarchies au management à distance.

Ces sensibilisations devront être identifiées et organisées au cours du 1^er semestre d’application du dispositif.

4.4 Equipements en télétravail organisationnel

Il est précisé que le télétravail organisationnel est un choix du salarié, et outre les équipements prévus ci-après, il ne sera pas fourni d’équipements spécifiques pour le lieu d’exercice du télétravail tels que mobilier, imprimante, … dans la mesure où ces équipements, s’ils existent, sont disponibles sur les lieux de travail habituels et pourront être mobilisés sur les jours de travail au sein de l’entreprise.

Par exception, afin d’accompagner cette démarche et ce changement culturel, outre la mise à disposition d’un ordinateur portable (et téléphone portable professionnel si le poste le nécessite), le salarié qui bénéficie du télétravail organisationnel, et ce après une période assimilable à une adaptation à ce mode de travail de deux (2) mois, pourra demander la prise en charge au choix d’un équipement :

• Soit un fauteuil ergonomique,

• Soit un équipement de communication Bluetooth,

• Soit un 2éme écran,

• Soit un bureau.

Le choix de l’équipement et sa commande se fera via l’entreprise, ou par exception sur validation expresse et préalable de la fonction ressources humaines et production d’une facture pour note de frais.

Tout autre équipement devra être validé par la hiérarchie et la fonction ressources humaines. Il est rappelé qu’en cas de départ de l’entreprise, pour quelque motif que ce soit, les équipements fournis devront être restitués.

4.5 Indemnisation du télétravail organisationnel

Le pré requis du télétravail organisationnel est le choix du seul salarié d’y recourir.

Dans ce cadre, l’entreprise qui met à disposition du salarié un espace de travail sur le lieu habituel de celui-ci, ne peut être tenue de rembourser les frais supplémentaires que peut occasionner une prestation de travail, réalisée depuis une autre domiciliation.

La démarche partagée visant à l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail, et encore une fois afin d’accompagner ces transitions organisationnelles et culturelles, les télétravailleurs bénéficieront de l’indemnité forfaire préconisée par l’URSSAF, à savoir 10€ pour 1 jour par semaine, 20€ pour 2 jours par semaine, etc.

Pour les personnels bénéficiant des tickets restaurant, et afin d’éluder tout débat jurisprudentiel en cours sur ce point, sous réserves d’évolutions sociales et fiscales, les jours de télétravail organisationnel ne seront pas défalqués des droits.

Les autres primes ou indemnités soumises à sujétion de présence / déplacement sur site ne seront pas dues pour les jours de télétravail organisationnel (indemnité journalière kilométrique par exemple…).

Partie 5 : Mise en œuvre du télétravail organisationnel

1. : Durée

Le présent accord est à durée indéterminée, à compter du 1^er septembre 2022.

2. Modalités de suivi

Une attention particulière sera menée à l’issue de la 1^ère année de mise en place du télétravail organisationnel.

Dans cet esprit, les parties signataires entendent se revoir à l’issue du 1^er semestre d’application au cours d’un CSE et lors des NAO pour faire un bilan de la première année.

3. Publicité

La présente sera affichée et diffusée sur les supports de communication mis en place au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, chaque télétravailleur ci-avant définit recevra une copie de la présente ainsi qu’un rappel de la charte informatique.

5.4 Dispositions finales

Clause de réserve et de confidentialité

Les parties n’émettent aucune réserve à la publication du présent accord conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail.

Révision, dénonciation et adhésion

Révision : Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une révision dans les conditions fixées aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. La révision peut porter sur tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et règlementaires se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Dénonciation : Les parties conviennent que le présent accord constitue un tout indivisible et qu’il ne saurait, en conséquence, faire l’objet d’une dénonciation partielle. L’accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires moyennant le respect d’un délai de prévenance de six mois. Cette dénonciation devra être faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée à toutes les parties signataires du présent accord. La partie qui aura dénoncé l’accord notifiera aussitôt sa décision à la Direccte dans le ressort de laquelle se trouve le lieu où l’accord est conclu.

Adhésion : Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la DREETS. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Dépôt de l’accord

Un exemplaire de cet accord, signé par les parties, sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative et vaudra notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Le présent accord sera déposé à la diligence de la Société auprès :

• De la DREETS : deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail. Pour ce faire, la Direction adressera à la DREETS un exemplaire du présent accord dans sa version intégrale sous format non réutilisable (.pdf) signée des parties et un autre exemplaire dans sa version anonyme, sous format réutilisable (.docx). Par version anonyme, il faut entendre une version dépourvue des éléments d’identification des signataires (nom, prénom, signature, paraphe).

L’accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail « TéléAccords ».

• Du Conseil de prud'hommes de Beauvais : un exemplaire sera déposé au greffe.

Fait à Sainte Geneviève, le 30 juin 2022, en 5 exemplaires originaux

Pour la Direction :

Mme X, Responsable Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales représentatives :

Le Syndicat CFDT, représenté par M. X en sa qualité de Délégué Syndical,

Le Syndicat CFTC, représenté par M. X en sa qualité de Délégué Syndical,

Le Syndicat CGT, représenté par M. X en sa qualité de Délégué Syndical