Accord d'entreprise "Protocole d'accord pré-électoral pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l'établissement de Tonnay-Charente" chez TIMAC AGRO

Protocole d'accord préélectoral pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l’Etablissement de Tonnay-Charente

Entre les soussignés :

L’établissement Tonnay-Charente de la Société TIMAC AGRO situé 10 Avenue du Pont Rouge à Tonnay-Charente (17430), représentée par xxx, xxx,

D’une part,

L’organisation syndicale signataire,

• FO représentée par xxx

• FO représentée par xxx

D’autre part,

Ci-après désignées « Les parties signataires »

Préambule

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du Comité Social et Economique de l’établissement de Tonnay-Charente.

Pour rappel, un accord d’entreprise sur la mise en place des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement et du Comité Social et Economique Central a été conclu le 27 mars 2019 et prévoit le périmètre et le nombre d’établissements distincts. A cet effet, un Comité Social et Economique sera mis en place au niveau de l’établissement de Tonnay-Charente.

Soucieuses de mettre en place un dialogue social représentatif des différentes activités et de favoriser la participation dans le cadre de ces élections, les Parties signataires ont convenu, conformément à l’accord d’entreprise du 27 mars 2019, de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Il est convenu ce qui suit,

Article 1. Champ d’application du présent protocole

Le présent protocole est donc applicable à l’ensemble des salariés de l’Etablissement de Tonnay-Charente de Timac Agro.

Article 2. Nombre de sièges à pourvoir

2.1. Effectif, nombre et répartition des sièges

Les parties constatent que l'effectif de l’établissement est de 55,8 équivalents temps pleins. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 35,8 ouvriers et employés,

• 20 agents de maîtrise et cadres

Sont inclus dans le calcul de cet effectif :

• les CDI à temps plein ;

• les CDD sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu) ;

• les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu) ;

• les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu) ;

• les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 4 titulaires et 4 suppléants.

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

• 1^er collège, qui regroupe 35,8 ouvriers et employés : 3 titulaires et 3 suppléants ;

• 2^e collège, qui regroupe 20 agents de maîtrise et cadres : 1 titulaire et 1 suppléant ;

Collèges	Titulaires	Suppléants
Ouvriers /Employés	3	3
Agents de maitrise/ Cadres	1	1
Total	4	4

2.2 Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :

• 1^er collège : 5.03 % femmes et 94.97 % hommes ;

• 2^e collège : 20 % femmes et 75 % hommes ;

Il est rappelé que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5 ;

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire ;

• En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Article 3. Personnel électeur et éligible

3.1 Electorat

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans, non déchus de ses droits électoraux et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date de clôture du premier tour de scrutin, soit le 15.10.2019, a le droit de vote.

Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l'entreprise utilisatrice de 12 mois continus. A cet effet, la direction a contacté les différentes entreprises prestataires afin qu'elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté.

Les listes électorales de chaque collège seront affichées par la Direction le 11.09.2019 sur les panneaux réservés dans l'entreprise et mises à disposition sur le panneau dématérialisé (disponible sur l’intranet de la société dénommé le hub). Si nécessaire, ces listes seront actualisées entre la date de leur publication et le 1er tour des élections.

Les listes électorales sont fixées pour les deux tours, elles ne peuvent être modifiées après le 1er tour.

Tout syndicat de l'entreprise pourra en demander communication.

3.2 Eligibilité

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans, à l'exception des conjoints, partenaires d'un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, et ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise à la date de clôture du premier tour de scrutin, soit le 15.10.2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

Les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au comité social et économique.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Les listes du premier tour seront communiquées à la Direction des ressources humaines au plus tard le 30.09.2019, à 16h00. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès du Service des ressources humaines contre récépissé ou encore par courriel.

Si un second tour est nécessaire, la Direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant, pour chaque collège, le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 16.10.2019.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction sur les panneaux réservés dans l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Article 4. Date et heures du scrutin

La date du premier tour du scrutin est fixée pour l’ensemble des collèges :

Du lundi 14 octobre à 9h00 au mardi 15 octobre à 16h30.

Le cas échéant, un second tour sera organisé :

Du mardi 29 octobre à 9h00 au mercredi 30 octobre à 16h30.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivant :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Article 5. Campagne électorale

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. Elle sera ouverte à toutes les listes de candidats à l’issue du premier tour.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront adresser aux ressources humaines :

• Les professions de foi sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 500ko. Cette profession de foi peut intégrer la liste des candidats ;

• Le logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko) ;

• Des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site.

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 30.09.2019. Au-delà de cette date, aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

De même, le cas échéant, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale aux ressources humaines jusqu’au 21.10.2019.

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts …

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Article 6. Bureau de vote

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote centralisateur sera mis en place au niveau de l’entreprise et un bureau de vote sera mis en place au niveau de l’établissement de Tonnay-Charente.

6.1. Bureau de vote de l’établissement de Tonnay-Charente

Le bureau de vote de l’établissement de Tonnay-Charente sera composé :

• Un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Il s’agit d’un bureau de vote unique mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin, constitué d’au moins un représentant de chaque collège.

Pour rappel, seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

Les membres du bureau de vote de l’établissement de Tonnay-Charente auront en charge la signature des Cerfas.

Les électeurs feront connaitre aux ressources humaines leur volonté de faire partie du Bureau de vote avant le 30.09.2019.

6.2. Bureau de vote centralisateur

Le bureau de vote centralisateur sera composé de trois membres choisis parmi les membres des bureaux de vote des établissements du périmètre de Saint-Malo pour plus de simplicité dans le déroulement des opérations de descellement/dépouillement. Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral.

Le bureau de vote centralisateur de l’entreprise Timac Agro aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG Solutions (VOTEO).

La direction fournit à chaque bureau de vote un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote de l’établissement de Tonnay-Charente, les délégués de liste et les représentants de la Direction de l'entreprise peuvent consulter, grâce à un identifiant et un mot de passe personnels, le taux de participation de l’établissement de Tonnay-Charente.

Les membres du bureau de vote centralisateur auront quand à eux accès au taux de participation de l’ensemble des établissements de l’entreprise Timac Agro.

Par ailleurs, les membres du bureau de l’établissement de Tonnay-Charente ainsi que ceux du bureau de vote centralisateur ont également accès à la liste d’émargement.

Article 7. Le vote électronique

En application de l’accord d’entreprise du 27 mars 2019, les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de l'élection du CSE de l’établissement de Tonnay-Charente.

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres du CSE, le présent protocole comporte en annexes :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique établi par la société AKG Solutions, joint au présent protocole, sera affiché sur les panneaux réservés dans l'entreprise.

7.1. Le recours à un prestataire extérieur

L'Entreprise a pris contact avec un prestataire extérieur, la société AKG Solutions, spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles. Ce prestataire a été retenu au niveau du Groupe pour l’organisation des élections professionnelles par voie électronique pour l’ensemble de ses filiales.

L'Entreprise a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire dans le cadre de l'élection.

7.2. Rôle du Coordinateur de l’élection

Le Coordinateur de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l’entreprise Timac Agro.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par Timac Agro, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l’entreprise Timac Agro et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Coordinateur de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Le rôle de Coordinateur de l’élection est compatible avec le statut d'électeur ; cependant il ne pourra être membre du Bureau de vote.

7.3. Formation et accompagnement sur le système de vote électronique

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire Votéo.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté:

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Voteo, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de Votéo, accessible par téléphone du lundi au vendredi (9h-17h) et par mail (9h-22h) répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Un lien sera disponible auprès du service des Ressources Humaines afin d’effectuer un vote test sur le site de démonstration ;

• Un Assistant interne, nommé parmi les membres du bureau de vote sera désigné par collège électoral afin d’accompagner les salariés dans le vote électronique conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011.

Les parties conviennent que les Assistants internes assureront une permanence lors du premier tour du scrutin sur les plages horaires suivantes :

• Lundi 14 octobre 2019 : de 15h à 16h

• Mardi 15 octobre 2019 : de 11h à 12h et de 15h30 à 16h30

Le cas échéant, les Assistants internes assureront une permanence lors du second tour du scrutin sur les plages horaires suivantes :

• Mardi 29 octobre 2019 : de 9h à 10h

• Mercredi 30 octobre 2019 : de 15h30 à 16h30

Article 8. Calendrier des élections

OPERATION	DATE DE REALISATION AU PLUS TARD
Préparation	Invitation des syndicats pour négociation de l'accord	19.07.2019
	Informer les salariés sur la mise en place des élections	19.07.2019
	Réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral	28.08.2019
	Affichage et publication des listes électorales	11.09.2019
	Date limite réception de la liste des candidats et des professions de foi, date limite d'affichage des listes	30.09.2019
1er Tour	ETAPE 1	Date limite de transmission des informations de vote (liste électorale, candidats, pièces attachées..)	01.10.2019
		Création fiche RGPD, Mise en ligne du site et envoi des courriers et codes administrateurs par VOTEO	03.10.2019
		Date de réception des codes d’accès par courrier sur l’établissement	11.10.2019
	ETAPE 2	Validation des données et test à blanc, scellement (Date limite de modifications de dernière minute)	11.10.2019
	ETAPE 3	Ouverture du premier tour de vote	14.10.2019 9h00
		Fermeture du premier tour de vote	15.10.2019 16h30
	ETAPE 4	Descellement /Dépouillement	15.10.2019 16h30
2ème Tour	ETAPE 1	Envoi de la liste des candidats, des logos et des professions de foi (si changement)	21.10.2019
	ETAPE 2	Validation des données et test à blanc, scellement	28.10.2019
	ETAPE 3	Ouverture du deuxième tour de vote	29.10.2019 9h00
		Fermeture du deuxième tour de vote	30.10.2019 16h30
	ETAPE 4	Descellement des urnes Dépouillement établissement des PV CERFA	30.10.2019 16h30

Article 9. Durée des mandats

Conformément à l’accord d’entreprise du 27 mars 2019, les membres de chaque CSE d'établissement sont élus pour une durée de 4 ans.

Par ailleurs, conformément aux dispositions légales, le nombre de mandats successifs est porté à 3 pour un même représentant au Comité Social et Economique.

Les parties conviennent de renégocier sur le nombre de mandats successifs lors des prochaines élections professionnelles afin d’avoir davantage de recul sur le fonctionnement de cette nouvelle instance.

Article 10. Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l'année 2019.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'inspection du travail.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l'intranet de l'entreprise et par voie d’affichage.

Fait à Saint-Malo, le 28 Août 2019

Pour la société Timac Agro	Pour les organisations syndicales représentatives

Annexe 1 : Cahier des charges du prestataires AKG SOLUTIONS