PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

RELATIF AUX ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION de la caf du calvados

Préambule 

Conformément aux dispositions des articles D231-5 à D231-23 du code de la sécurité sociale relatif à l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration, des réunions réunion regroupant la Direction et les représentants des Organisations syndicales se sont tenues le 25 janvier et le 1^er février 2022, au siège de la Caisse d’allocations familiales du Calvados pour négocier le présent protocole d’accord pré-électoral.

Entre :

• La Caf du Calvados représentée par sa directrice

• Et les Organisations syndicales soussignées

Il est convenu ce qui suit :

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE

   1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections, la Caf du Calvados souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société xxxxxxxxxxxxxxxxx a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code de la sécurité sociale spécialement aux articles D231-5 à D231-23, s’agissant de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d’expertise xxxxxxxxxxxxxxxxxx sera mandaté par la Caf du Calvados pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections au sein de la Caf du Calvados amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

La Caf du Calvados informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

xxxxxxxxxxxxxxxxx à qui la Caf du Calvados fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Dates des élections

1. 3. Dates des élections par voie électronique

Les élections par voie électronique seront ouvertes le 04/03/2022 à 08h00 et seront clôturées le 11/03/2022 à 14h00.

Durée des mandats

Les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat du conseil d'administration où ils siègent.

Ils peuvent être réélus.

4. Nombre de sièges à pourvoir

   1. Collèges électoraux

Le personnel est réparti en 2 collèges¹ :

• 1er collège : Employés et assimilés

Sont considérés appartenir au collège « Employés » :

• Les agents classés de niveau 1 à 4 de la grille des employés et cadres

• Les agents classés à un niveau égal et supérieur à 5A dans une fonction technique

• Les personnels informaticiens classés du niveau IA au IVB de la grille des informaticiens.

• 2ème collège : Cadres

Sont considérés appartenir au collège « Cadres » :

• Les cadres fonctionnels et les managers classés de niveau 5A à 9 de la grille des employés et cadres et cotisant à l’AGIRC

• Les agents de direction.

Répartition des sièges entre collèges

Aux termes de l’articles 231-5 du code de la sécurité sociale, 3 représentants sont à élire :

• Les employés et assimilés élisent 2 représentants.

• Les cadres et assimilés élisent 1 représentant.

5. Electorat et éligibilité

   3. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles D231-7 et D231-8 du code de la sécurité sociale. Conformément à ces textes :

• Sont électeurs les salariés travaillant depuis au moins trois mois dans un organisme du régime général de sécurité sociale au jour du scrutin, âgés à cette même date de seize ans accomplis, et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans accomplis au jour du scrutin et ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale.

Aucun agent de direction ou directeur comptable et financier nommé ou désigné par le conseil d'administration ne peut être candidat.

6. Listes électorales

   4. Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établit une liste des électeurs et des salariés éligibles.

A des fins de vérification et conformément à l’article D231-9 du code de la sécurité sociale les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et appartenance à l’organisme.

Publication des listes électorales

Le 04/02/2022², les listes électorales seront affichées dans les locaux et publiées sur le site intranet, Cafcom.

Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication³.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

7. Appel et dépôt des candidatures

   7. Information du personnel et appel à candidatures

Le 04/02/2022, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de la Caf du Calvados.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

Monopole syndical pour le dépôt de candidatures

Seules les organisations syndicales affiliées aux organisations syndicales reconnues représentatives des salariés en application de l'article L. 133-2 du code du travail peuvent présenter des candidats.

Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentant du personnel à pourvoir dans le collège concerné.

Les fonctions de suppléant des représentants du personnel sont exercées par les candidats venant sur la liste immédiatement après le dernier candidat élu de cette liste.

Modalités de dépôts des listes de candidats

Les candidatures sont déposées auprès du directeur de l'organisme quinze jours au moins avant la date fixée pour les élections⁴.

Elles seront déposées contre récépissé à la direction ou envoyées par mél à l’adresse suivante :

xxxxxxxxxxxxxxxx

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d'une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste.

Cette déclaration précise :

1°) le collège électoral ;

2°) le titre de la liste ;

3°) l'ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat. La signature de chaque candidat sur la liste vaut déclaration individuelle de candidature.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 17/02/2022 à 12h00

  10. Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux la Caf du Calvados.

Ces listes seront également publiées sur l’intranet de la Caf du Calvados.

Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par la Caf du Calvados n’est pas autorisé pour la propagande électorale, sauf pour avertir les salariés de la mise en ligne d’un tract ou d’une information dans les espaces syndicaux dédiés dans l’intranet.

Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction en même temps que les candidatures, soit :

• le 17/02/2022

8. Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

   14. Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

  15. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant

ENVOI DE L’IDENTIFIANT PAR COURRIER POSTAL

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le 25/02/2022 au domicile de chaque électeur.

ENVOI DU MOT DE PASSE PAR SMS VERS UN NUMERO DE MOBILE NON PREENREGISTRE

Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par Sms. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par Sms. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

• Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire :

• le matricule

  16. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Matricule
Restitution du code identifiant	Par Sms sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• Mot de passe égaré ou absence de mobile personnel

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à mobile, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la Caf du Calvados. La Caf du Calvados contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance et adresse postale) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mobile ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe ou et/ou de l’identifiant

Par Sms sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe ou et/ou son identifiant lui a été transmis par Sms ou par mail. Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.

Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Bureau de vote

Un bureau de vote composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune présents et volontaires sera constitué pour chacun des collèges électoraux⁵.

Trois membres de ces bureaux de vote seront désignés pour assumer les tâches de Président et d’Assesseurs du bureau de vote central électronique. En effet, afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place.

Les procès-verbaux établis dans chacun des bureaux de vote sont transmis au bureau centralisateur qui recense les résultats de l'ensemble de l'organisme.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

  23. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

Modalités de désignation des élus

La désignation se fera au scrutin de listes avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

  24. Egalité des voix

Dans le cas où deux listes ont la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus^.6

Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de la Caf du Calvados et mis en ligne dans l’intranet de la Caf du Calvados.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 30 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de la Caf du Calvados.

Fait à Caen, le 1^er février 2022

Pour LA CAF DU CALVADOS

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Directrice

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Délégué syndical Cgt

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Délégué syndical Fo

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Vendredi 7 janvier 2022	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral
Mardi 1er février 2022	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Vendredi 4 février 2022	Publication du protocole d’accord préélectoral
Vendredi 4 février 2022	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections
Vendredi 4 février 2022	Affichage des listes électorales
Mercredi 9 février 2022	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Jeudi 17 février 2022 avant 12 h	Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 18 février 2022	Affichage des listes de candidats
Du vendredi 18 février au vendredi 25 février 2022	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Mardi 22 février 2022	Envoi notice élections avec bulletin de salaire
Vendredi 25 février 2022	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Jeudi 3 mars 2022	Scrutin à blanc
Jeudi 3 mars 2022	Annonce ouverture scrutin le 4 mars 2022
Vendredi 4 mars 2022	08h00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Jeudi 10 mars 2022	Annonce fermeture scrutin le 11 mars 2022
Vendredi 11 mars 2022	14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Vendredi 11 mars 2022	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 11 mars 2022	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	BUREAU DE VOTE PAR COLLEGE	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION LISTES EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS	OUI	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES	OUI	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture/fermeture du scrutin	OUI	NON	NON	NON
	Clé chiffrement / déchiffrement des votes	OUI	NON	NON	NON

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1. Article D231-05 CSS↩

2. Article D231-9 CSS Les listes électorales doivent être publiées 1 mois avant l’ouverture du scrutin.↩

3. La liste électorale peut être contestée dans les trois jours suivant sa publication (article D231-10 CSS)↩

4. Article D231-12↩

5. Article D231-18 code de la sécurité sociale↩

6. Article D231-20 CSS↩