PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF
AUX ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION
DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
DE LA CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU CALVADOS

Entre d'une part,

- La Caisse d'Allocations Familiales du Calvados représentée par son directeur

Et d'autre part,

- Les organisations syndicales soussignées,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de la Caf du Calvados ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 12 août 2019.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de la Caf du Calvados.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de la Caf du Calvados se sont réunies les :

• 2 septembre 2019

• 6 septembre 2019

• 10 septembre 2019

• 13 septembre 2019

pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Table des matières

ARTICLE I : Organisation du processus de vote 5

 Elections par voie électronique 5

 Protection des données à caractère personnel 5

ARTICLE II : Dates des élections 5

 Dates des élections par voie électronique 5

 Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 5

ARTICLE III : Durée des mandats 6

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif 6

 Dates de calcul de l’effectif 6

 Personnes prises en compte dans l’effectif 6

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation 6

 Nombre de sièges à pourvoir 6

 Collèges électoraux 6

 Répartition des sièges entre collèges 7

 Nombre mensuel d’heures de délégation 7

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité 7

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel 7

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition 7

ARTICLE VII : Listes électorales 8

 Contenu des listes électorales 8

 Publication des listes électorales 8

 Réclamations relatives aux listes électorales 8

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures 8

 Information du personnel et appel à candidatures 8

 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections 8

 Cas d’organisation d’un 2nd tour 8

 Modalités de dépôts des listes de candidats 9

 Nombre de candidats par liste 9

 Cumul de candidatures 9

 Représentation équilibrée des hommes et des femmes 9

 Affichage des listes de candidats 10

ARTICLE IX : Propagande électorale 10

 Tracts et affiches 10

 Professions de foi des candidats 10

 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 10

 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale 10

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 11

 Vote électronique, principes généraux 11

 Matériel de vote 11

 Déroulement du vote par internet 11

 Assistance téléphonique 11

 Procédure de restitution de codes 11

 Bureau de vote 11

 Cellule d’assistance technique 12

 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 12

 Chiffrement et déchiffrement des votes 12

 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 13

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus 13

 Ratures 13

 Egalité des voix 13

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 13

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale 14

 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 14

 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 14

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données 14

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 15

ANNEXES………………………………………………………………………………………………………………………………………………….16

ARTICLE I : Organisation du processus de vote

• Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Caf du Calvados souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

En application de la délibération Cnil n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante.

Un accord d’entreprise a été conclu le 2 juillet 2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

• Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de la Caf du Calvados amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

La Caf informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedicom, à qui la Caf fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

ARTICLE II : Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

• Dates des élections par voie électronique

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 10 octobre 2019 à 7h30 et seront clôturées le 17 octobre 2019 à 14h et au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 31 octobre 2019 à 7h30 et seront clôturées le 7 novembre 2019 à 14h.

• Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour du premier tour de scrutin.

Les parties ont convenu de fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité le jour d’ouverture de la période de vote du premier tour.

ARTICLE III : Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Caf est de 4 ans.

Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle, soit le 17 octobre 2019 à 14h, qu’il y ait un ou deux tours organisés.

Le mandat des nouveaux élus expirera donc le 17 octobre 2023.

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif

• Dates de calcul de l’effectif

Au 17 octobre 2019, l'effectif total de la Caf s’élève à 436,74 salariés en équivalent temps plein (ETP).

• Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée sauf lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée conventionnelle du travail ;

• les salariés vacataires au nombre de 2 pris en compte à hauteur de 1,66 ETP.

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation

• Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R. 2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique :

12 titulaires et 12 suppléants

• Collèges électoraux

Le personnel est réparti en 2 collèges.

• Collège employés : sont considérés appartenir au collège « Employés » :

  • Les agents classés de niveau 1 à 4 de la grille des employés et cadres

  • Les agents classés à un niveau égal et supérieur à 5A dans une fonction interprofessionnelle ou technique

  • Les personnels informaticiens classés du niveau IA au IVB de la grille des informaticiens.

Ce collège est composé de 346,76 ETP réparti en 88,71 % de femmes et de 11,29 % d’hommes.

• Collège cadres : sont considérés appartenir au collège « Cadres » :

  • Les cadres fonctionnels et les managers classés de niveau 5A à 9 de la grille des employés et cadres et cotisant à l’AGIRC

  • Les agents de direction, excepté le directeur et la directrice adjointe.

Ce collège est composé de 89,98 ETP réparti en 63,74 % de femmes et de 36,26 % d’hommes

• Répartition des sièges entre collèges

Les 12 sièges de titulaires et les 12 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis proportionnellement comme suit :

COLLEGE	EFFECTIF	NOMBRE ELUS	FEMMES	HOMMES	LISTE TYPE
Employés	346,76	10	9	1	F-H-F-F-F-F-F-F-F
Cadres	89,98	2	1	1	F-H

• Nombre mensuel d’heures de délégation

Le volume d’heures individuelles mensuelles de délégation par représentant élu au comité social et économique est fixé à 22 heures par titulaire.

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés de l’entreprise, des deux sexes, ayant au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition de la Caf remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de la Caf.

A cette fin, le service ressources humaines de la Caf a adressé un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition ont communiqué en retour la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par la Caf.

ARTICLE VII : Listes électorales

• Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

• Publication des listes électorales

Le 13 septembre 2019, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

• Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures

• Information du personnel et appel à candidatures

Le 12 août 2019, le personnel a été informé du déroulement des élections par affichage dans les locaux de la Caf.

Cette information constitue en outre un appel à candidatures.

• Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1^er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la Caf.

• Cas d’organisation d’un 2nd tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

• Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la direction adjointe des ressources ou envoyées par mél à l’adresse suivante : xxxxxxxxxx et en copie xxxxxxdxxxxxxxx.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 26 septembre 2019 à 12 h pour le 1^er tour,

• 22 octobre 2019 à 12 h pour le 2^nd tour éventuel.

• Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

• Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

• Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

• Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de  la Caf.

ARTICLE IX : Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

• Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 16 octobre 2019 à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 30 octobre 2019 à minuit.

• Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre au service des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel 2^nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

• Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par la Caf est autorisé pour la propagande électorale dans les conditions prévues par l’accord d’entreprise en date du
20 mars 2018.

• Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :

• le 26 septembre 2019 pour le 1^er tour ;

• le 22 octobre 2019 pour le 2^nd tour.

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

• Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

• Matériel de vote

Un courrier sera adressé le 4 octobre 2019 pour le 1^er tour et le 25 octobre 2019 pour le second tour au domicile de chaque salarié. Ce courrier précisera les modalités du vote et les codes confidentiels de l’électeur.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

Par intranet, un lien aboutissant sur l’application de vote par Internet sera mis en place dans le portail Intranet. Les électeurs n’ayant pas accès à Internet depuis leur poste de travail pourront ainsi accéder à l’application de vote.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : xxxxxxxxxxxxxxxx

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

• Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

• Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote.

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.

• Bureau de vote

Un bureau de vote composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune présents au siège et volontaires sera constitué pour chacun des collèges électoraux.

Trois membres de ces bureaux de vote seront désignés pour assumer les tâches de Président et d’Assesseurs du bureau de vote central électronique. En effet, afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

• Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

• Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

• Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

• Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

• Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

• Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de la Caf.

• Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la Caf transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la Caf envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :

• l’inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente, en deux exemplaires,

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale

• Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

• Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Pour le calcul des suffrages portés sur le nom d’un candidat, sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur Cafcom.

Fait à Caen, le 13 septembre 2019

Le Directeur,

Les organisations syndicales

C.F.D.T.
C.F.T.C.
C.G.T.
F.O.

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Mardi 2 Juillet	Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives
Jeudi 18 Juillet	Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client
Lundi 12 Août	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle)
Lundi 2 Septembre	1ère réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Vendredi 6 Septembre	2ème réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Mardi 10 Septembre	3ème réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Vendredi 13 Septembre	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Au lendemain de la signature du PAP	Publication du protocole d’accord préélectoral
Vendredi 13 Septembre	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Vendredi 13 Septembre	Affichage des listes électorales
Mercredi 18 Septembre	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Jeudi 26 Septembre	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Lundi 30 Septembre	Affichage des listes de candidats
Du 30/09 au 03/10	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Vendredi 4 Octobre	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Mardi 8 Octobre	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 10 Octobre	07H30 : Ouverture du scrutin 1er tour
Jeudi 10 Octobre	Information du personnel concernant l’ouverture du vote
Lundi 14 Octobre	Rappel du déroulement des élections
Jeudi 17 Octobre	Information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Jeudi 17 Octobre	14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Jeudi 17 Octobre	Dépouillement et proclamation des résultats
Jeudi 17 Octobre	Affichage des résultats
Jeudi 17 Octobre	Appel à candidatures 2nd tour
Mardi 22 Octobre	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Jeudi 24 Octobre	Affichage des listes de candidats
Vendredi 25 Octobre	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Du 24 au 25 Octobre	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Mardi 29 Octobre	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 31 Octobre	07H30 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Jeudi 31 Octobre	Information du personnel concernant l’ouverture du vote
Lundi 04 Novembre	Rappel du déroulement des élections
Jeudi 07 Novembre	Information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Jeudi 07 Novembre	14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Jeudi 07 Novembre	Dépouillement et proclamation des résultats
Jeudi 07 Novembre	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information est adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle pour informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
Modalité de restitution secondaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle.

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance
Modalité de restitution	Code identifiant	Par mail sur messagerie professionnelle.
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information est adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle pour informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	BUREAU DE VOTE PAR COLLEGE	DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	NON	NON	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	OUI	NON (uniquement copie)
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON	NON