Protocole d’accord relatif à l’accès des instances représentatives du personnel aux outils numériques

Entre les soussignées :

Caf de la Charente-Maritime

représentée par XXXX,

d’une part,

et les organisations syndicales, d’autre part,

il a été conclu ce qui suit :

Avril 2021

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf de Charente-Maritime.

La Caf de Charente-Maritime et les organisations syndicales signataires reconnaissent que l’accès aux outils numériques constitue aujourd’hui une condition importante de l’exercice de l’activité syndicale. Elles ont la conviction que cette étape contribuera à améliorer le dialogue social.

Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de l’organisme. Ils actent que l’utilisation des ressources et outils mis à disposition par le présent accord s’inscrit dans le respect des dispositions applicables à l’organisme et dans le cadre des contraintes de l’architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier, résultant notamment de la mise en œuvre obligatoire de la politique de sécurité du système d’information fixée par la Cnaf.

Le présent protocole a également pour objet de permettre :

• à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix

• et aux instances représentatives du personnel de structurer leur système d’information, documentation et de leur communication.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation de ces outils numérique se fera à la fois :

• Dans le cadre du règlement intérieur de l’organisme, auquel est annexée la charte nationale de sécurité de l'utilisateur du système d'information

• Ainsi que dans le respect des mesures prévues par le code du travail, notamment en ce qui concerne les moyens mis à la disposition des organisations syndicales.

Article 1- Les besoins numériques identifiés

Les principaux éléments de communication numérique sont :

A ces éléments s’ajoutent :

• Les échanges entre les membres d’une organisation syndicale

• Les échanges OS/Direction

Article 2- Le périmètre d’utilisation

L’utilisation par les instances représentatives du personnel des outils numériques, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support.

Article 3- Outils numériques mis à disposition

Les outils numériques mentionnés dans cet accord sont issus de l’offre collaborative nationale, et nécessitent une licence Office 365 de type E1, dont le coût est financé par la CNAF.

Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés.

3.1- Un espace de communication avec les salariés sous teams

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale représentative, un espace de communication avec les salariés sous Teams, identifié par le sigle du syndicat. Cet espace fonctionne à la façon d’un « forum » : Tous les membres de l’espace collaboratif peuvent voir et participer à tous les échanges.

Les organisations syndicales gèrent elles-mêmes le statut de propriétaire ou non des membres de l’espace, sachant que tous les salariés peuvent demander à rejoindre ces espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.

Peuvent être déposés et publiés dans cet espace numérique :

- Les tracts numériques

- des actualités, documents de présentation de l’organisation syndicale et dossiers thématiques

3.2- Un espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même OS

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale représentative, 1 espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même organisation syndicale. Cet espace est distinct de celui décrit au paragraphe 3.1.

Tous les adhérents d’une même organisation syndicale peuvent demander à rejoindre ces espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.

La direction a accès aux informations relatives aux flux et aux membres de cet espace et s’engage à ne pas l’utiliser sans l’accord expresse de l’organisation syndicale concernée.

3.3- Un espace d’échanges numériques avec la direction

La Direction de l’organisme utilise et gère également un espace d’échanges numériques dédié à ses relations avec les organisations syndicales et le CSE. Les délégués syndicaux et les membres élus du CSE peuvent y participer. (un teams avec un canal privé par OS et pour le CSE)

3.4- Une messagerie partagée par organisation syndicale

L’organisme met à disposition une boîte aux lettres partagée par organisation syndicale représentative.

Le délégué syndical est seul habilité à désigner les personnes qui seront habilitées à utiliser la boîte partagée selon deux modalités :

• Accès total

• Accès « envoyer en tant que » (le nom d’expéditeur n’apparaît pas ; pour le destinataire, seul le nom de la boîte partagée apparaît)

Les habilitations et retraits d’habilitation seront réalisés par le service informatique, à l’appui d’une demande transmise par le délégué syndical

Les agents désignés par les organisations syndicales, peuvent consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels avec les salariés, que pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

3.5- Une messagerie partagée pour le CSE

L’organisme met à disposition une boîte aux lettres partagée pour le CSE. Les agents désignés par le secrétaire du CSE, peuvent consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, qu’avec la Direction, et pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

3.6- Une visibilité de chaque OS sur l’intranet de la branche « CafCom »

L’organisme met en œuvre une rubrique dédiée pour chaque OS dans CafCom. Ces rubriques contiennent des liens, permettant l’orientation des salariés vers les informations et espaces d’échanges qui les intéressent. Ces rubriques sont gérées par la Direction.

3.7- Une rubrique CSE dans CafCom

Le Comité Social et Economique de la Caf de Charente-Maritime dispose d’une rubrique dédiée sur CafCom, utilisée pour que les salariés puissent accéder à de l’information générale liée à son activité. Elle contient notamment un lien vers le site internet du CSE géré par le CSE de manière autonome. La gestion du site internet du CSE ne fait pas partie du périmètre de ce protocole.

La rubrique CSE dans CafCom, gérée par la Direction, permet aux salariés de consulter une copie des publications liées au dialogue social (CR de réunions CSE, ordres du jour, documents associés).

Cette rubrique CSE dans CafCom permettra également d’accéder au site internet du CSE qui sera mis en lien et qui contient des informations liées aux attributions professionnelles et économiques et les activités sociales et culturelles, toute diffusion de nature syndicale étant exclue sur ce site.

3.8- Formation

L’organisme s’engage à former les délégués syndicaux ainsi que les élus sur les outils numériques mis à disposition.

Article 4- Conditions d’utilisation des outils numériques

Seul le matériel informatique professionnel fourni et géré par la Caf permet l’accès à ces outils. En aucun cas, ils ne peuvent être utilisés sur du matériel ou des téléphones personnels.

L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, mais dans le respect du droit à la déconnexion.

Chaque organisation syndicale prend en charge de façon autonome la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui lui sont mis à disposition, en désignant au moins 2 « administrateurs ». Le contenu des publications et messages est donc placé sous la responsabilité des organisations syndicales. A ce titre, ils ne doivent contenir ni injures, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

La nature de l’information communiquée doit revêtir un caractère exclusivement syndical, s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales, et respecter les règles relatives au droit de la presse.

Les publications et messages sont identifiés sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Les communications seront datées.

Article 5- Liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Les salariés qui le souhaitent pourront être informés des nouvelles publications de documents sous ces espaces selon les principes suivants :

• Les salariés intéressés par une alerte auront à leur disposition un mécanisme de notification

• Les salariés pourront activer la notification s’ils le souhaitent auprès de l’une ou l’autre des organisations syndicales. A défaut, aucune notification ne sera faite

• À tout moment, il sera possible de supprimer la notification afin de ne plus recevoir les messages

• Le mécanisme ne permettra pas aux destinataires de messages de notification de connaître la liste des personnes ayant activé la notification

Les salariés ne seront pas informés par d’autres moyens numériques.

La direction s’engage à adresser, conjointement avec les organisations syndicales, à l’ensemble des salariés, un message leur donnant la possibilité de recevoir les notifications via un simple lien. Par ailleurs, ce message expliquera le sens de ce présent accord et ses modalités de mise en œuvre.

Article 6- RGPD, respect de la vie privée et secret professionnel

Chaque instance représentative du personnel est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doit se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données"

Le Référent Informatique et Libertés de la Caf de la Charente-Maritime (RIL) n’est pas compétent pour les traitements émanant des organisations syndicales et du CSE.

Les organisations syndicales engagent leur responsabilité sur les informations ou prises de position qu’elles décident de rendre publiques, et notamment sur celles relevant du secret professionnel (tel que défini par le droit du travail, la jurisprudence…)

Article 7- Matériel mis à disposition

La Caf de la Charente-Maritime met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme le matériel suivant :

Dans le local syndical situé au siège :

1 PC fixe + 1 écran + clavier/souris et câbles, aux normes de l’organisme

1 accès à une imprimante de proximité partagée.

Dans le local du CSE situé au siège :

1 PC fixe + 1 écran + clavier/souris et câbles, aux normes de l’organisme

1 accès à une imprimante de proximité partagée.

Les 2 PC sont reliés au réseau Caf. A ce titre, ils disposeront des mêmes caractéristiques, fonctionnalités et contraintes que les PC professionnels des agents. Le respect de la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et impératif et s’applique donc exhaustivement à l’activité syndicale, dans le cadre de ce protocole d’accord.

Le matériel mis à disposition reste la propriété de l’organisme.

Article 8- Maintenance du matériel

Les 2 PC fournis étant conformes aux standards, et reliés au réseau institutionnel, l’offre de service d’assistance et de dépannage offerte par le service Informatique de la Caf, est la même que celle offerte aux agents. La maintenance et le renouvellement du matériel suivent les mêmes modalités que celles des autres matériels (y compris les consommables).

L’organisme ne peut pas être rendu responsable des dysfonctionnements techniques ou des interruptions nécessaires lors des opérations de maintenance, ni lors de pannes imprévisibles.

Article 9- Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales et les instances s’engagent à réduire le plus possible leurs informations sur support papier.

Article 10- Utilisation abusive

Les parties conviennent d’un commun accord que tous litiges ou désaccords ayant trait à l’appréciation du présent accord seront communiqués par l’une à l’autre des parties, par courrier expliquant la nature des difficultés.

En cas de nécessité, des réunions de mise au point seront organisées, pour rechercher des solutions amiables aux difficultés rencontrées.

Si le différend persiste à l’issue de ces rencontres, les signataires ayant fait part de leur point de vue, l'organisme ou les organisations syndicales peuvent décider de saisir la juridiction compétente si nécessaire.

Le recours en justice n’interviendra qu’en dernier ressort.

En cas de non-respect des termes de ce protocole d’accord, la direction peut retirer le matériel ou l’accès aux outils numériques mis à disposition.

Article 11- Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet à compter du 1er jour du mois civil suivant l’agrément ministériel (article L.123.1 et L.123.2 du Code de la sécurité sociale).

Il pourra être révisé ou dénoncé selon les dispositions prévues à l’article L.2222-5 et L.222-6 du code du travail.

Article 12- Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au Cse.

Si l’accord est signé par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ne dépassant pas le seuil de 50%, mais ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au 1er tour des élections, l’accord pourra être validé par référendum selon les modalités qui ont été fixées par mesures réglementaires.

Dés transmission de l’accord aux organisations syndicales, il devra être signé dans les 15 jours.

Fait à La Rochelle, le 8 Juillet 2021

Le Délégué syndical représentant la C.F.D.T.

La Déléguée syndicale représentant la C.G.T.

La Directrice de la Caisse d’Allocations Familiales