Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL - ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D'ADMINISTRATION" chez CAF 17 - CAF CHARENTE MARITIME (Siège)

Protocole d’accord préélectoral

Elections des représentants du personnel au conseil d’administration

Entre les soussignés :

La Caisse d’Allocations familiales de XXX représentée par :

XXX, dûment mandatée à cet effet

d’une part,

Et

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :

Pour la CFDT : XXX

Pour la CGT : XXX

Pour FO : XXX

d’autre part,

Préambule

Les articles L. 212-2, L. 213-2, L. 215-2, L. 222-5, L. 223-3, L. 225-3, L. 752-6, L. 725-9 du code de la Sécurité sociale prévoient la présence, à titre consultatif, au sein des conseils d’administration des organismes locaux du régime général ainsi que de la CNAF, de la CNAV et de l’ACOSS, de trois représentants du personnel qui sont élus dans des conditions fixées aux articles D. 231-5 à D. 231-23 du même code.

Les employés et assimilés élisent deux représentants. Les cadres et assimilés élisent un représentant.

Les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat des conseils d’administration, conformément à l’article D. 231-21 du code de la Sécurité sociale.

En conséquence, dans la perspective du renouvellement du conseil d’administration de la CAF de XXX, des élections devront intervenir pour procéder à la désignation des représentants du personnel dans le prochain conseil d’administration qui sera mis en place le 16 janvier 2018.

Le protocole préélectoral mentionné à l’article D. 231-17 du code la Sécurité sociale détermine les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales. Il doit respecter les principes généraux du droit électoral.

Conformément au décret n° 2017-1535 du 3 novembre 2017, l‘employeur peut décider d’utiliser un dispositif de vote électronique. Pour les élections 2017 des représentants du personnel au CA de la Caf, l'employeur a retenu le système de vote électronique XXX dont la mise en œuvre est assurée par la société XXX.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions du code du travail relatives aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection de la délégation unique du personnel.

ARTICLE 1 – ORGANISATION DES ELECTIONS

Les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration sont organisées, conformément à la législation en vigueur, par l’employeur, en relation avec les organisations syndicales représentatives.

Ces élections ont lieu en un seul tour, dans le cadre du renouvellement du mandat du Conseil d’Administration prévu le 16 janvier 2018.

Le présent protocole a pour objet de convenir des règles à appliquer.

ARTICLE 2 – DATE ET HEURE DES ELECTIONS

La date des élections et l’heure de l’ouverture et de la fermeture du scrutin sont fixées par l’employeur en liaison avec les organisations syndicales.

La date du scrutin est fixée du vendredi 15 décembre à 10 h 00 au vendredi 22 décembre à 10 h 00.

ARTICLE 3 – ELECTORAT ET ELIGIBILITE

Article 3.1. – Electorat

Sont électeurs les salariés travaillant depuis trois mois au moins dans l'organisme au jour du scrutin et âgés à cette même date de 16 ans accomplis.

Article 3.2. – Corps électoral

Tous les agents de l’organisme comptent dans l’effectif à considérer pour l’élection des représentants du personnel, qu’il s’agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, en CDI ou en CDD.

Les agents dont le contrat de travail a été suspendu comptent également parmi l’effectif des électeurs.

Article 3.3. – Eligibilité

Sont éligibles, à l’exclusion des agents de direction, les électeurs âgés de 18 ans accomplis au jour du scrutin et ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans l'organisme. Un salarié n’est éligible que dans le collègue auquel il appartient.

ARTICLE 4 – COLLEGES ELECTORAUX

Trois représentants du personnel sont élus dans le Conseil d’Administration. Parmi ces trois représentants du personnel :

• deux sont élus par les employés

• un est élu par les cadres

Deux collèges électoraux sont donc constitués : un collège « EMPLOYES » et un collège « CADRES ».

• Le collège « EMPLOYES » est composé de tous les agents classés du niveau 1 au niveau 5B non cotisants à l’AGIRC, des contrôleurs et des informaticiens de niveau 2B)

Le collège "EMPLOYES" compte 280 salariés au jour du scrutin.

• Le collège « CADRES » est composé des agents non prévus dans l’autre collège.

Le collège « CADRES » compte 34 salariés au jour du scrutin.

ARTICLE 5 – ETABLISSEMENT ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Il appartient à la directrice de l'organisme d’établir les listes électorales. Une liste est établie par collège (art. D. 231-9 et D. 231-10 du code de la Sécurité sociale).

Conformément à la jurisprudence, les mentions qui doivent figurer à la suite des noms inscrits sur la liste électorale doivent permettre l’identification des inscrits et, éventuellement, la vérification des conditions d’électorat. Ainsi, les listes électorales doivent mentionner le nom, le prénom, la date de naissance, et la date d'ancienneté des salariés dans l’institution.

Les listes électorales sont affichées au plus tard un mois avant le scrutin (art. D. 231-9 du code de la sécurité sociale), sur l’ensemble des sites de la CAF de XXX. La date prévue pour l’affichage des listes électorales est le 22 novembre 2017. Dans les trois jours ouvrés qui suivent l’affichage des listes, tout électeur peut réclamer l’inscription ou la radiation d’un électeur omis ou indûment inscrit (art. D. 231-10 du code de la Sécurité sociale).

D’autres modifications peuvent, en outre, intervenir jusqu’au jour du scrutin pour permettre l’inscription d’un agent ayant plus de trois mois d’ancienneté dans l’institution et ayant pris ses fonctions dans l’organisme entre l’affichage des listes électorales et le jour du scrutin.

ARTICLE 6 – MODALITES DES LISTES DE CANDIDATS

Article 6.1. – Présentation des candidats

Seules les organisations syndicales affiliées aux organisations syndicales reconnues représentatives des salariés en application de l'article L. 133-2 du code du travail peuvent présenter des candidats dans les collèges mentionnés à l'article D. 231-5.

Article 6.2. – Dépôt des listes

Les candidatures sont déposées par le mandataire de la liste auprès de la Direction, après la signature de ce protocole, et 15 jours au moins avant la date des élections (art. D. 231-12 du code de la sécurité sociale). La date prévue de dépôt des candidatures est prévue le Jeudi 7 décembre 2017 à 12 h 00. Elles peuvent être soit remises contre récépissé secrétariat de direction, soit envoyées à la secrétaire générale par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les listes de candidats sont affichées sans délai par la Direction sur l’ensemble des sites de la CAF de XXX

Les listes présentées par les organisations syndicales peuvent éventuellement être des listes communes à plusieurs syndicats. Elles sont toujours établies par collège électoral.

Ces listes comprennent chacune, en principe :

• deux noms au moins et six noms au plus pour le collège « EMPLOYES »,

• un nom au moins et trois noms au plus pour le collège « CADRES ».

Article 6.3. – La déclaration de candidature

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste, ou par le délégué syndical ou encore par un mandataire muni d’une procuration écrite et signée de chaque candidat figurant sur la liste.

Cette déclaration doit préciser :

• Le collège électoral ;

• Le titre de la liste ;

• L’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat.

ARTICLE 7 – MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 7.1. – Dispositif de vote

Les parties conviennent que les élections des représentants du personnel au conseil d'administration de la Caf de 2017 se dérouleront par vote électronique, conformément aux principes généraux du droit électoral, au moyen du système de vote XXX.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est précisé dans le cahier des charges joint en annexe.

Chaque salarié sera également informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 7.2. – Organisation de la propagande électorale

Les organisations syndicales pourront remettre au service Ressources Humaines, leurs tracts électoraux au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4), jusqu'au Jeudi 7 décembre 2017 à 12 h 00 pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. Ils seront également joints aux courriers envoyés aux votants par le prestataire.

Article 7.3. – Accès à la plateforme de vote

Les électeurs pourront accéder à la plateforme de vote, de l'ouverture du scrutin le 15 décembre à 10 h 00 jusqu'à la clôture du scrutin le 22 décembre à 10 h 00, depuis leur poste de travail ou depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone ou tablette, disposant d'une connexion Internet.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé à voter durant les heures de travail est compté dans le temps de travail, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Article 7.4. – Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste du scrutin pour lequel il est appelé à voter (collège "EMPLOYES" ou collège "CADRES").

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 7.5. – Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs par ordre alphabétique, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises au service Ressources Humaines de la Caf.

Les logos doivent être fournis par les listes en présence au service Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 50 pixels, largeur 50 pixels.

Article 7.6. – Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'organisme.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’employeur. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 7.7. – Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse, absence, perte), l’électeur pourra récupérer de nouveaux codes via l'assistance technique mise en place par le prestataire (numéro vert 0800 10 12 30).

Article 7.8. – Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, ainsi que le bureau de vote, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

Cette intervention consiste à :

• procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;

• réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides ;

• générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par le service Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le prestataire, avec la participation d’un représentant du service Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement,

• pour les représentants des organisations syndicales, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote.

Article 7.9. – Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Une assistance aux électeurs sera mise en place par le prestataire (numéro vert 0800 10 12 30). Le chef de projet RH du service Ressources Humaines sera également à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 8 – OPERATIONS DE VOTE

Article 8.1. – Information des électeurs

Les électeurs seront informés par voie d'affichage de la date des élections au plus tard le lendemain de la signature du protocole d’accord dont la réunion de négociation est fixée le Lundi 27 novembre 2017.

Article 8.2. – Bureau de vote

Conformément au code électoral, un bureau de vote est constitué par collège électoral. La désignation des membres du bureau de vote est réalisée par l’employeur et administrée par le service Ressources Humaines. La désignation a lieu sur tirage au sort après appel à volontariat par collège électoral, à l’exclusion des candidats. En l’absence de volontaires, les personnes désignées par défaut seront les deux plus âgés et les deux plus jeunes parmi la liste du collège électoral, à l’exclusion des candidats. Ils seront ensuite convoqués pour siéger. La quatrième personne assurera le rôle de suppléant.

La désignation du Président s'effectuera par accord entre les membres du bureau de vote ou, à défaut, par tirage au sort.

Pour l'élection par vote électronique, un bureau de vote centralisateur constitué d'un président et de deux assesseurs sera mis en place. Leur désignation se fera à l’amiable au sein de chaque bureau de vote ou, à défaut, par tirage au sort. La désignation du Président s'effectuera par accord entre les membres du bureau de vote centralisateur ou, à défaut, par tirage au sort.

Le bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats. Il sera constitué au siège de la Caf.

Les membres du bureau de vote centralisateur détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin, au plus tard lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Article 8.3. – Commission de surveillance

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres des bureaux de vote et de deux représentants du service Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la directrice peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

La directrice mettra à disposition des électeurs le matériel informatique nécessaire au vote. Le prestataire est chargé de la mise à disposition du dispositif de vote.

Le président du bureau de vote centralisateur assure la régularité des opérations électorales.

Article 8.4. – Scrutin

Les élections des représentants du personnel sont effectuées au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne sans panachage, dans les mêmes conditions que pour les élections de la délégation unique du personnel (art. D. 213-19 du code de la Sécurité sociale).

Article 8.5. – Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement est effectué par le président et les deux assesseurs du bureau de vote centralisateur, dès la fermeture du scrutin, en présence de la commission de surveillance.

Le bureau de vote intègre les clés de sécurité afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et il proclame les résultats.

Les organisations syndicales pourront être représentées lors du dépouillement des résultats, au travers de la commission de surveillance.

Article 8.6 – Désignation des élus

L'attribution des sièges a lieu d'abord sur la base du quotient électoral puis à la plus forte moyenne, en tenant compte de l’ordre préférentiel des listes. Si deux listes obtiennent la même moyenne et qu'il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Si les deux listes ont le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des candidats. Lorsque les candidats d’une même liste ont obtenu le même nombre de voix, les sièges attribués à la liste seront dévolus selon l’ordre de présentation.

La désignation des élus est effectuée par le bureau de vote.

Les sièges des représentants du personnel sont occupés par les candidats élus. Le ou les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste sont appelés à assurer les fonctions de suppléant.

Article 8.7 – Proclamation des résultats

Après le dépouillement, interviennent la proclamation des résultats et la rédaction du procès verbal. Il appartient au bureau de vote de proclamer les résultats.

La proclamation des résultats doit indiquer le nombre des inscrits, celui des votants, le nombre des bulletins valables, ainsi que le nombre de sièges revenant à chaque liste. Elle doit aussi indiquer nominativement les élus, avec le nombre de voix obtenues par chacun d’entre eux.

Le président du bureau de vote dresse le procès-verbal et invite chaque membre du bureau à signer ce document.

ARTICLE 9 – DIFFUSION DES RESULTATS

Dès rédaction du procès-verbal, un exemplaire est remis :

• à la Direction,

• à l’affichage,

• à chaque liste de candidats,

• au chef d’antenne interrégionale de la Mission Nationale de contrôle (MNC).

ARTICLE 10 – CONTENTIEUX POST ELECTORAL

Les contestations relatives à la régularité des opérations électorales sont portées devant le Tribunal d’Instance du siège de l’organisme dans les cinq jours qui suivent l’élection (art. D 231-21 du Code de la Sécurité sociale).

Fait à La Rochelle, le 27 novembre 2017

LA DIRECTRICE,

LE REPRESENTANT DU SYNDICAT