Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles du CSE (Comité Social et Economique)

ENTRE

l'A.D.A.P.E.I. "LES PAPILLONS BLANCS d'Ille-et-Vilaine"

17 rue Kerautret Botmel – CS 74428 – 35044 Rennes cedex

Représentée par

D'une part,

ET

Et les syndicats représentatifs de l’Adapei 35

La Déléguée Syndicale Adapei (C.F.D.T.)

Le Délégué Syndical Adapei (CGT)

Le Délégué Syndical Adapei (SUD)

D'autre part,

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du CSE, les partenaires sociaux ont convenu de la mise en place d’un système de vote par voie électronique, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression.

Compte tenu de l’activité de l’Association qui induit l’éclatement des établissements et services sur le département mais également les temps de travail par roulement d’une grande partie des personnels, la modalité du vote électronique apparait comme incontournable non seulement pour simplifier mais aussi pour sécuriser l’expression du vote avec pour objectif d’améliorer le taux de participation électorale.

De plus, les technologies de l’information et de la communication font désormais partie intégrante de l’environnement de l’ensemble de la communauté de travail, le vote électronique s’inscrit dans ce contexte de recours aux outils digitaux.

Le vote électronique permettra notamment :

-d’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés dans les meilleurs délais quelle que soit la complexité des élections et ce, sous contrôle du bureau de vote désigné.

- de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multiples bulletins et enveloppes potentiellement source d’erreur)

- de pallier les aléas postaux des votes par correspondance

- D’augmenter la participation des électeurs par un élargissement des plages de vote

- de limiter l’impact environnemental dans une logique écoresponsable, en limitant le recours au papier mais également les déplacements

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret N°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE et pris pour application de l’article 1^er de l’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités du vote électronique pour l’élection des membres du CSE.

Les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature d’un accord d’entreprise, distinct du protocole pré électoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures devant entourer le recours à ce système.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales conformément aux dispositions légales issues notamment des articles L2314-26 et R 2314-5 et suivants du code du travail.

Cet accord comporte en annexe un cahier des charges qui sera mis à disposition de tous les salariés et publié sur l’intranet. Il est précisé que ce cahier des charges a été établi unilatéralement par l’employeur.

2. CHAPITRE 1 : REGLES GENERALES

   Article 1 : Principes généraux du droit électoral

   Le système retenu par l’Adapei 35 repose notamment sur les principes généraux du droit électoral qui sont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• La publicité du scrutin

  Article 2 : prestataire du vote électronique

La direction générale Adapei35 a décidé de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, en annexe au présent accord, respectant les prescriptions légales et réglementaires.

Le prestataire retenu par la Direction est …..Il s’agit d’un prestataire reconnu ayant une solide expérience en matière d’organisation de vote électronique dans le secteur privé et public.

Conformément au cahier des charges, le prestataire assure formellement que ses plateformes serveurs se situent toutes en France.

Article 3 : Règlement Général de Protection des Données Personnelles

Le système de vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel s’inscrit, en conséquence, dans le cadre du règlement Général de Protection des Données Personnelles du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018.

Article 4 : Principe d’exclusivité du vote électronique

La Direction et les organisations syndicales représentatives ont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif de toute autre modalité d’expression du vote (vote physique ou vote par correspondance)

CHAPITRE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 1 : Protocole d’accord préélectoral

L’Association et l’ensemble des organisations syndicales définiront dans le protocole d’accord préélectoral, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges, les modalités d’établissement des listes électorales et des listes de candidats et les formes de la communication électorale.

Le protocole d’accord pré-électoral comportera également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et le déroulement des opérations électorales.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent pour les 2 tours du scrutin que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Article 2 : Information des électeurs

Pour faciliter, l’appropriation de cette nouvelle technique de vote, une notice d’information détaillée, à destination des électeurs, leur sera adressée. Ce principe d’information sera remis dans le protocole d’accord préélectoral.

De plus, l’Association mettra à disposition des salariés la notice d’information sur l’intranet ainsi qu’un lien d’accès à un tutoriel sur YouTube.

Article 3 : Formation au système de vote électronique

Deux représentants par organisations syndicales présentes dans l’Association et/ou signataires du protocole pré électoral et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique afin de leur permettre d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Cette formation intervient une fois achevée le paramétrage de la plateforme de vote électronique par le prestataire (textes du site, intégration des listes de candidats, professions de foi), soit 6 jours avant l’ouverture du vote.

Cette formation se déroulera dans les locaux de l’Adapei 35 et sera assurée par l’employeur à partir du kit de formation fourni par le prestataire. Une assistance en ligne pourra être sollicitée au besoin.

La formation constitue un temps de travail effectif.

Article 4 : expertise indépendante

Le prestataire fournit un rapport d’expertise de son dispositif de vote électronique répondant aux exigences suivantes :

• De la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique

• Des articles L2314-26 et R2314-18 du code du travail relatifs aux modalités de vote électroniques pour les élections des représentants du personnel

• Du décret N°007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret N°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique pris pour application de l’article 1er de l’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

  Cette expertise doit impérativement avoir été réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

  Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la plateforme de vote électronique du prestataire de répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote issues du code du travail et édictés par la CNIL.

  Le prestataire a remis le rapport établi par la société …..

  Article 5 : assistance téléphonique et aide en ligne

  Durant la période d’ouverture du scrutin prévue dans le protocole d’accord préélectoral, le prestataire mettra en œuvre un service d’assistance téléphonique et internet dans le but de :

• Renseigner les électeurs

• Résoudre les éventuels problèmes techniques remontés

• Traiter les situations de perte d’identifiant et/ou de codes d’authentification

  L’assistance téléphonique sera accessible, sans interruption, de 9h00 à 18h00 du lundi au vendredi pendant le scrutin. Les coordonnées seront mentionnées sur la notice d’information communiquée à chaque électeur.

  Le coût de l’appel dépendra du forfait et de l’opérateur de chaque électeur. Il est rappelé que les salariés ont la possibilité de téléphoner d’un poste Adapei35 à proximité de l’ordinateur mis à disposition pour voter sur le lieu de travail.

  En complément de l’assistance téléphonique, une aide en ligne sera également disponible sur la plateforme de vote électronique.

4. CHAPITRE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

   Article 1 : transmission des documents au prestataire

   Les documents nécessaires au prestataire pour réaliser les opérations de vote électronique lui sont communiqués par la Direction aux dates et selon les formes prévues par le protocole d’accord pré électoral :

• Listes électorales des électeurs et éligibles

• Listes des candidats

• Professions de foi (format pdf de 2 Mo au maximum, 1 page A4 recto verso, couleur ou noir et blanc)

  A l’exception des professions de foi, les Organisations Syndicales intéressées seront destinataires de ces mêmes documents, sachant que les données permettant de générer de nouveaux codes seront masquées (matricule, date de naissance, adresse du salarié et clé du numéro de sécurité sociale).

  La constitution, la communication, le contrôle et la confidentialité des listes électorales s’opèrent sans le respect des exigences posées dans le cahier des charges en annexe du présent accord.

  Article 2 : lieu et temps du scrutin

  Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

  Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin qui aura été définie, depuis n’importe quel terminal, en tous lieux disposant d’une connexion internet, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections à partir de tout outil de communication connecté (ordinateur, tablette, smartphone).

  Les électeurs seront informés de la période d’ouverture du vote électronique avec mention des jours et heures d’ouverture et de clôture par courrier simple adressé à leur adresse postale personnelle et par voie d’affichage dans les établissements.

  Pour chaque tour de scrutin, les électeurs pourront voter :

• Pour les titulaires du CSE

• Pour les suppléants du CSE.

  L’Adapei35 s’engage à ce que tous les salariés ait un accès à un outil informatique au moins sur leur lieu de travail pour procéder au vote. Le vote pourra également être réalisé sur les outils informatiques personnels ou dans les cybercafé ou espaces internet.

  Article 3 : ouverture à la plateforme de vote électronique

  L’ouverture de la plateforme est paramétrée par le prestataire dans le système de vote.

  Article 4 : Identifiant et mot de passe pour accéder au site de vote

  Chaque électeur reçoit par courrier postal simple, avant le 1^er tour, et ce, pour les 2 tours de scrutin, l’adresse du site et ses moyens personnels d’identification (identifiant et code d’accès confidentiel).

  Ces informations seront utilisables pour un tour de scrutin, pour voter une fois pour les titulaires et une fois, pour les suppléants. En cas de 2^ème tour, l’employeur informera par courrier postal simple les salariés de la tenue de ce 2^ème tour.

  Il est rappelé que l’actualisation des informations sur l’adresse postale personnelle est de la responsabilité des salariés, lesquels doivent en informer l’Adapei 35. Pour diminuer le risque de plis non acheminés à leurs destinataires, l’Adapei 35 rappellera aux salariés, la nécessité de vérifier que leur adresse personnelle enregistrée dans les outils de l’association correspond à leur adresse actuelle (informations personnelles dans le dossier personnel sur octime web salarié ou adresse figurant sur le bulletin de paie).

  Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe de chaque électeur.

  Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit la confidentialité et l’unicité de son vote de sorte qu’il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

  La transmission des codes d’identification auprès de chaque électeur lui permettant de participer au vote fait l’objet de mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que seul l’électeur en question en est destinataire. A la suite de son authentification et avant d’enregistrer son vote, l’électeur devra saisir sa date de naissance. Cette information personnelle sera communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes électorales.

  L’électeur se verra bloquer son compte pendant 5 minutes au bout de 3 tentatives de saisie de codes erronés. Le déblocage est automatique, chaque blocage est tracé.

  Article 5 : Présentation du matériel de vote

  Le prestataire assure la conception, la réalisation et la maintenance de la plateforme de vote électronique et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

  La plateforme de vote présente les listes de candidats au CSE titulaires et suppléants du collège d’appartenance de chaque électeur.

  Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient uniformes pour toutes les listes présentées. Dans le même esprit, les listes syndicales de candidats apparaitront dans l’ordre alphabétique à l’écran.

  Les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur la plateforme de vote. Elles sont communiquées au prestataire sous format PDF exclusivement (maximum 2Mo, 1 page A4 recto verso en couleur ou noir et blanc) selon les modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral.

  Le système de vote propose le vote pour des listes intégrales et permet à chaque électeur de raturer un ou plusieurs noms sur la liste de candidats retenue ou de voter blanc.

  Article 6 : Déroulement du vote

  Une fois connecté sur la plateforme, l’électeur se voit proposer les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les titulaires et les suppléants.

  Il pourra alors procéder à son choix pour les titulaires et les suppléants.

  L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois sur la plateforme électronique avant de procéder à l’expression de son vote.

  Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats (titulaires ou suppléants) et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation finale.

  Une fois le processus de vote réalisé, la saisie de l’identifiant et du mot de passe et sa date de naissance, vaut signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour le scrutin concerné pour laquelle le vote électronique vient d’être réalisé.

  La transmission du vote et de l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la faculté d’imprimer et/ou d’enregistrer pour le conserver. Il s’agit d’un document authentique : l’ensemble des informations qu’il comprend (identification de l’électeur, identification de l’élection, horodatage) est signé électroniquement par le prestataire.

  En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès, après que l’électeur a justifié de son identité (nom, prénom, code postal d’habitation, date de naissance et clé du numéro de Sécurité Sociale), le prestataire lui communiquera de nouveaux codes.

  Article 7 : Information durant les opérations de vote

  Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

5. CHAPITRE 4 : CLOTURE ET RESULTATS

   Article 1 : clôture

   Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement sont figées, horodatées et scellées automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

   A l’heure de la clôture du scrutin, le site numérique de vote n’est plus accessible aux électeurs.

   Article 2 : décompte et attribution des sièges

   Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote en présence de la direction des ressources humaines au siège de l’Association.

   Les membres du bureau de vote bénéficient d’une assistance téléphonique du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

   Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs du bureau de vote sous l’autorité du Président du bureau de vote. Un 3ème assesseur suppléant sera désigné pour pallier à l’absence d’un de ses deux assesseurs le jour du scellement de du dépouillement.

   Deux représentants par organisation syndicale pourront assister au dépouillement.

   Le dépouillement s’effectue, dans un premier temps, pour les titulaires et, dans un second temps pour les suppléants.

   Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement et la proclamation des résultats par les bureaux de vote.

   Article 3 : procès verbaux

   Le vote électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

   Les résultats obtenus font apparaître le nombre de voix obtenu par chaque liste ainsi que le nombre de siège de la liste.

   Il est procédé au report des résultats sur un formulaire électronique conforme au modèle Cerfa en vigueur.

   Le Président du bureau de vote, assisté de ses assesseurs, vérifie l’exactitude des procès verbaux.

   L’ensemble des membres du bureau de vote signe les procès verbaux.

   Le Président procède à la proclamation publique des résultats pour son bureau de vote.

   Une copie de chaque procès verbal Cerfa sera remise à chaque organisation syndicale après la proclamation des résultats.

   Article 4 : délais de recours et destruction des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration des délais de recours et, lorsqu’une action contentieuse est engagée jusqu’à la décision judiciaire devenue définitive, l’ensemble des fichiers liés aux élections professionnelles, ce qui inclut notamment les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes d’exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers support.

6. CHAPITRE 5 : SECURITE ET CONFIDENTIALITE

   Article 1 : Anonymat et confidentialité des suffrages

   Les données relatives aux électeurs inscrits sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

   Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’expression et l’émission du vote de l’électeur.

   Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense l’ensemble des votes exprimés. Les données de ce fichier font également l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

   Article 2 : Existence et contenu des fichiers

   Les données devant être enregistrées sont celles arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral. Elles contiennent généralement les données suivantes à titre indicatif :

• Pour les listes électorales : matricule, nom, prénom, âge, date d’entrée, établissement et collège des électeurs et éligibles

• Pour les listes et fichiers de candidats : nom, prénom, établissement, collège, appartenance syndicale et titulaire ou suppléant.

• Pour les résultats : nom, prénom, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale, établissement, collège, titulaire ou suppléant

  Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont celles arrêtées dans le protocole d’accord pré électoral. Ils sont généralement :

• Pour les listes électorales : électeurs par affichage, les organisations syndicales, la direction des ressources humaines

• Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, la direction des ressources humaines

• Pour les résultats : électeurs, services du Ministère du travail, les organisations syndicales, la direction des ressources humaines

  Article 3 : le dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétences, après avis des représentants du prestataires et de la direction des ressources humaines, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment de décider la suspension des opérations de vote.

7. CHAPITRE 6 : AUTRES DISPOSITIONS

   Article 1 : Bilan du vote électronique

   Une fois achevé l’ensemble du processus électoral, un bilan du vote électronique sera effectué avec les organisations syndicales signataires du présent accord.

   Article 2 : Durée de l’accord et entrée en vigueur

   Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant au temps nécessaire pour la réalisation des opérations de vote de la prochaine mandature et prend effet à compter de sa date de signature.

   En cas de report ou d’annulation des élections consécutif notamment à un litige ou à des difficultés techniques, le présent accord aura vocation à s’appliquer à l’occasion du 1^er et du 2^nd tour.

   Article 3 : révision de l’accord

   Les dispositions du présent accord peuvent être révisées conformément aux dispositions de l’article L2222-5 du code du travail. A défaut de révision, les dispositions initiales de l’accord resteront en vigueur dans la limite de la durée précitée

   Article 4 : Notification de l’accord

   Conformément à l’article L 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’Association.

   Article 3 : Dépôt et publicité

Conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent accord sera déposé :

• En deux exemplaires (dont un sous format papier et l’autre sous format électronique) à la DIRECCTE d’Ille et Vilaine

• En un exemplaire au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint Malo et de Rennes

• En un exemplaire à l’inspecteur du travail dont relève le siège de l’Association

Il sera publié sur l’intranet de l’association ainsi que dans la base de données nationales des accords d’entreprise (https ://www.legifrance.gouv.fr/initRechAccordsEntreprise.do) conformément à la législation en vigueur, dans une version anonymi sée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires. A cet effet, la version rendue anonyme de l’accord à des fins de publication est déposée en même temps que l’accord et les pièces mentionnées aux articles D2231-2 et suivants du code du travail.

Fait à Rennes, le 24/09/2019

Déléguée syndicale C.F.D.T.

Déléguée syndicale C.G.T.

Délégué syndical Sud. Présidente de l’ADAPEI

d’Ille-et-Vilaine