Accord d'entreprise "protocole d'accord relatif à l'utilisation des outils numériques par les organisations syndicales de la CPAM de la Manche" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE MANCHE (Siège)

CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE LA MANCHE

Montée du Bois André - 50012 Saint-Lô Cedex

PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES

PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

DE LA CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE DE

Entre

d'une part,

Et

d'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

L'évolution des technologies de l'information et le développement de la digitalisation transforment nos modes de travail et de communication. Les partenaires sociaux ont souhaité moderniser les pratiques et dispositions actuelles pour favoriser le développement du dialogue social au sein de l’organisme.

Afin de permettre à la représentation syndicale de disposer d'un accès aux informations disponibles sur le réseau social de l’entreprise, de pouvoir utiliser les outils numériques de l’entreprise dans l'exercice de ses mandats, de faciliter les communications syndicales auprès des salariés, les partenaires sociaux ont décidé de la mise en place des dispositions suivantes qui permettent de réguler l’usage des moyens mis en place dans l’intérêt de tous.

Cet accord définit pour les organisations syndicales du personnel les conditions :

• d’utilisation de la messagerie de l’organisme,

• d’utilisation du « tchat » de l’organisme,

• d’utilisation d’espaces syndicaux sur le site intranet de l’entreprise,

• l’accès à l’intranet de l’entreprise,

• l’accès à internet.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :

• être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise,

• ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise,

• préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.

Cet accord a pour objet de définir les règles d’utilisation et de préciser la responsabilité des utilisateurs afin de garantir un usage approprié des outils numériques en accord avec les dispositions de :

- la législation et notamment le respect des libertés individuelles des salariés,

- les objectifs de la C.P.A.M de la Manche et notamment la mission de service public,

- le code du travail,

- la convention collective,

- la charte informatique de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Manche annexée au règlement intérieur de l’organisme,

- la charte d’utilisation de la messagerie de l’Assurance Maladie annexée au règlement intérieur de l’organisme,

- le protocole d’accord national du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical dans l’institution.

Chaque salarié peut avoir accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens technologiques mis à sa disposition par l’entreprise.

L’utilisation qui sera faite des TIC par les représentants du personnel ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du réseau informatique de l’organisme et ne doit pas entraver l’accomplissement du travail par les salariés de l’organisme.

Dans le cadre de la politique de sécurité du système d’information et de la préservation de l’intégrité du service, chaque utilisateur s’engage à participer à son niveau au maintien d’un niveau de sécurité optimale du système d’information tel que cela est prévu dans la charte informatique de l’organisme et dans la charte d’utilisation de la messagerie.

Les moyens informatiques mis à disposition doivent être utilisés dans le cadre des dispositions prévues par le présent accord et dans le cadre des délégations prévues.

Les élus doivent veiller à ne pas contrevenir aux droits des personnes ou de l'entreprise au travers de leurs publications. Aucune remarque ne doit constituer une injure ou être diffamatoire. Il convient également de ne pas divulguer d'informations sur la vie privée des salariés sans leur consentement, de veiller au respect du droit à l’image, de respecter l'image de l'entreprise.

Les communications sont sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale. Les abus, injures, atteintes à la vie privée, contenus illicites, pratiques nuisibles ou illégales pourront éventuellement entraîner des poursuites à l’encontre de l’auteur ou de l’organisation syndicale.

Les signataires s’engagent à ne faire aucune référence à des informations présentant un caractère de confidentialité et présentées comme telles par le chef d’entreprise ou son représentant.

La Direction de l’organisme, de son côté, s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à assurer la confidentialité des données et des consultations sur les sites. Elle s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les sites, ni à mesurer la fréquence d’utilisation de chaque site ou chaque page. Elle s’engage à respecter la liberté d’expression des bénéficiaires de l’accord tant au niveau de contenu que de la forme.

ARTICLE 2 : ACCES A LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

2.1 – Attribution d’une messagerie

Les organisations syndicales bénéficient du système de messagerie avec une adresse électronique et une boite aux lettres dite générique leur permettant de communiquer en interne et en externe.

Chaque organisation syndicale bénéfice d’une adresse spécifique comportant le sigle de l’organisation syndicale. Ces boites aux lettres spécifiques sont distinctes de celles réservées à un usage professionnel.

2.2- Conditions d’utilisation

L’utilisation de la messagerie est encadrée par la charte d’utilisation de la messagerie et la charte informatique de l’organisme, toutes les deux annexées au règlement intérieur de l’organisme.

La messagerie permet d’envoyer des messages aux salariés de l’organisme sous forme de message individuel ou sous forme de messages groupés à des listes de diffusion.

Les salariés ont le pouvoir à tout moment de manifester leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle en le précisant par un message à l’organisation syndicale. Sur chaque message de l’organisation syndicale, doit également figurer la mention que le salarié peut demander à être désabonné de la liste de diffusion. L’organisation syndicale doit s’engager à mettre à jour sa liste de diffusion avant la diffusion d’un prochain message.

Dans le cadre des messages groupés à l’attention de salariés non adhérents, le contenu du message ne vise qu’à prévenir les agents qu’une information est disponible sur le site intranet de l’expéditeur. Il comportera l’émetteur et le thème. L’agent est libre ensuite d’aller consulter le site en question. En revanche, le message ne doit pas contenir d’informations pouvant être assimilées à une publication ou un tract syndical. Le courrier électronique ne pourra servir à la diffusion d’informations ou de tracts de façon collective. Les tracts sont éventuellement disponibles sur le site intranet de l’organisation syndicale.

L’indication du caractère syndical du message doit apparaître systématiquement en objet du message électronique adressé de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message.

Les utilisateurs ne doivent pas utiliser les adresses de messagerie à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus.

L’envoi des messages se fait sur le poste dédié à cet effet, dans les locaux de l’organisation syndicale.

L’adresse de messagerie ne doit être communiquée que sur des sites Internet de confiance.

La confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales est garantie par l’employeur. L’employeur n’a pas accès aux listes de diffusion des organisations syndicales.

Les correspondances entre les différents partenaires pourront également se faire par messagerie.

Les convocations aux réunions de négociations ainsi que l’envoi de l’ordre du jour, se font par messagerie.

ARTICLE 3 : ACCES AU SYSTEME DE « TCHAT » DE L’ORGANISME

Les organisations syndicales bénéficient de l’accès au système de « tchat » utilisé dans l’organisme.

A ce titre, elles disposent de la possibilité de créer des canaux d’échanges directs avec les salariés de l’organisme.

Les salariés sont autorisés à échanger et discuter avec les organisations syndicales sur le système de tchat de l’entreprise en veillant à ce que ces discussions ne perturbent pas le temps de travail et restent limitées au strict nécessaire pour une utilisation raisonnée.

Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.

Les organisations syndicales pourront utiliser le tchat de l’entreprise et créer des groupes de discussion avec les salariés, soit sur le canal public, soit sur le canal privé.

Les organisations syndicales sont responsables des propos échangés sur les canaux et devront veiller à ce que le droit des personnes et de l’entreprise soit respecté. Elles devront veiller à travers leurs communications à éviter tout caractère diffamatoire, injurieux ou discriminatoire.

ARTICLE 4 : SITES SYNDICAUX SUR L’INTRANET DE L’ORGANISME

Les organisations syndicales disposent d’un espace d’expression dédié sur le réseau intranet de l’organisme.

Les partenaires ont convenu que le site syndical sur l’intranet remplace désormais les panneaux physiques d’affichage syndical.

La diffusion d’information s'effectue librement, de sorte que le contenu de cet affichage est librement déterminé par l'organisation syndicale, sous réserve de l'application des dispositions relatives à la presse, à savoir l'interdiction des injures et diffamations publiques.

ARTICLE 5 : ACCES A L’INTRANET DE L’ORGANISME

Les bénéficiaires du présent accord ont accès à l’intranet de l’organisme et à l’ensemble du contenu des informations y figurant.

Les informations obtenues à partir de cet outil relèvent de l’information interne et ne peuvent être utilisées à des usages externes.

ARTICLE 6 : ACCES A INTERNET

Les organisations syndicales disposent d’un accès Internet à partir du poste dédié dans le local syndical. Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.

Elles ne peuvent créer des liens entre leur site et un quelconque site extérieur à l’organisme.

ARTICLE 7 : MOYENS MIS A DISPOSITION

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Manche met à disposition des organisations syndicales le matériel nécessaire, à savoir ordinateurs et logiciels nécessaires. L’accès au matériel informatique est sécurisé par un identifiant individuel.

Ce matériel, propriété de la CPAM, sera sous la responsabilité des organisations syndicales. Il ne pourra être utilisé d’autres logiciels sauf accord particulier donné par la Direction de l’organisme.

En cas d’incident, les organisations syndicales bénéficieront de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

ARTICLE 8 : FORMATION DES MANDATES A L’UTILISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION INTERNE

En fonction des besoins des utilisateurs, la Direction s'engage à former les mandatés qui le souhaitent à la bonne utilisation des outils mis à leur disposition.

Cet engagement est valable notamment en cas de changement important de solution interne, d'introduction de nouveaux outils ou lors de la nomination de nouveaux élus.

ARTICLE 9 : UTILISATION ABUSIVE

En cas de non respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

ARTICLE 10 : DUREE ET FORMALITES

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et peut être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail.

Il prend effet au 1er jour du mois suivant l’agrément ministériel. Il se substitue de plein droit aux dispositions contraires existantes résultant d’accords ayant le même objet.

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

ARTICLE 11 : REVISION

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre simple ou courriel adressé aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivant la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

Fait à Saint-Lô, le 7 mars 2019