Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez SIMT - SIST (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre

L’Association SIST 79 (Service Interentreprises de Santé au Travail des DEUX SEVRES) dont le siège social est situé 1 Rue Alfred NOBEL à NIORT, représentée par, en sa qualité de Directeur

D’une part

ET

Les organisations Syndicales représentatives du personnel

• La CFDT, représentée par, déléguée syndicale ;

• FO, représentée par, déléguée syndicale ;

D’autre part

Préambule

Le télétravail désigne, au sens de l’article L1222-9 du code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un avenant au contrat de travail.

L’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail organise le recours au télétravail (ordonnance n°2017-1387 du 22/09/17, art 21).

Lorsque l’emploi exercé par le salarié se prête à cette forme d’organisation, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.

Le présent accord a été conclu entre les organisations syndicales soussignées et la Direction du SIST 79 en vue de définir les conditions de recours et la mise en œuvre du télétravail au sein de l’association.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le salarié et la Direction.

Cet accord précise :

• Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;

• Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;

• Les devoirs du télétravailleur et les devoirs de la Direction ;

• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;

• Les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.

Article 1.- Les tâches liées au télétravail

Listes des tâches liées au télétravail :

• Rapport et lecture de FE, études de poste, études des IPRP

• Rédaction des études et courriers

• Rédaction du mémoire, de compte-rendu, de rapports

• Préparation et envoi des convocations par mails

• Mise à jour du CED, enregistrement des CR et courriers préalablement scannés

• Saisie de FDS

• Recherches documentaires

• Gestion des frais de déplacement

• Saisie des commandes de fournitures

• Lecture de la messagerie, de la documentation et des informations internes

• …

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra être adaptée au cas par cas. Aussi, lors de sa demande de télétravail, le salarié devra lister les tâches qu’il propose de réaliser en télétravail, en complétant le formulaire de demande de télétravail.

Pour rappel : Le télétravail doit être effectué en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article 2.- Le temps de télétravail

Le temps de télétravail est fixé au maximum à 1 jour par semaine (non fractionnable), limité à 4 jours par mois (non consécutifs), pour les salariés éligibles au télétravail.

Le télétravailleur fixera le(s) jour(s) de télétravail du mois m en m-1 et en informera la Direction et son équipe de travail. La Direction s’assurera de la bonne application des règles et pour nécessité de service pourra être amenée à proposer un autre calendrier.

Le télétravail s’exerce exclusivement au domicile principal du salarié déclaré à l’employeur.

Le salarié en télétravail doit être joignable, par :

• Les collègues de travail et la Direction via la messagerie professionnelle ;

• La Direction par téléphone ;

durant les plages horaires définis dans le contrat de travail du salarié.

Article 3.- Conditions d’éligibilité

Peuvent demander à accéder au télétravail tous les salariés du périmètre de l’accord remplissant les conditions suivantes :

• Avoir 1 an d’ancienneté

• Etre en contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel minimum de 80%

• Utiliser pour tout ou partie de son travail un support informatisé

• Disposer d’une connexion internet et d’un débit suffisant pour accéder aux données de nos logiciels métiers

• Maitriser son poste ou être qualifié à son poste (autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, …)

• Avoir les compétences techniques informatiques nécessaires

• Ne peuvent être éligibles, les salariés ayant une activité qui requiert d’être exercée physiquement dans les centres, notamment en raison des contraintes organisationnelles, des équipements matériels ou du nécessaire contact avec les collègues de travail, ou qui entrainerait une désorganisation du service (par ex, une proportion trop élevée de salariés en télétravail dans le même centre simultanément).

Article 4.- Conditions de mise en œuvre

1. Principe du volontariat

La demande de télétravail ne peut émaner que du salarié. Le télétravail ne peut être instauré sans le volontariat du salarié.

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail formalisera sa demande par écrit auprès du Directeur, en utilisant l’imprimé dédié. Celui-ci étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation avec l’emploi exercé par le salarié et son autonomie sur le poste. Le délai de réponse de la Direction est fixé à 1 mois à compter du dépôt de la demande.

2. Coûts induits par le télétravail

Le SIST79 ne verse aucune indemnité au télétravailleur en contrepartie du télétravail. Le travail est réalisé à la demande du salarié qui dispose d’un bureau dans les locaux du SIST79.

3. Mise en place

Période d’adaptation

Une période d’adaptation d’une durée de trois mois est prévue durant laquelle chacune des parties peut mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours et sous réserve de motiver par écrit leur décision.

Cette période doit permettre à la direction de vérifier si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement du service et au salarié de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Le télétravailleur réintègrera le poste qu’il occupait dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Pour permettre une bonne mise en œuvre du télétravail dans le service, la Direction pourra échelonner et/ou différer dans le temps, avec l’accord des salariés, les dates de mise en place des demandes de télétravail.

4. Modalités

Tout salarié passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail.

L’avenant du contrat de travail précisera les éléments suivants :

• La date du démarrage du télétravail ;

• La durée de validité de l’avenant et les règles de réversibilité en vigueur ;

• La période probatoire ;

• L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail ;

• Les modalités d’exécution du télétravail 

• Les horaires de travail pendant lesquels le salarié doit pouvoir être joint ;

• Les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition ;

• Les règles de confidentialité ;

5. Refus

Les principaux motifs de refus du passage en télétravail sont les suivants :

• Activité ne pouvant pas être exercée en télétravail en raison de l’exigence d’une présence physique permanente dans les locaux du service ou de l’impossibilité de formaliser les missions réalisées en télétravail ;

• Autonomie insuffisante du salarié,

Le télétravail ne pourra pas s’exercer ponctuellement dans les situations suivantes :

• Impossibilité matérielle ou technique (ex : impossibilité d’utiliser certains logiciels à distance, connexion impossible, etc.) ;

• Lorsque le salarié est en formation, en réunion de service, en groupe de travail ;

• Nécessité de service ;

• Désorganisation de l’équipe, du centre ou du service.

Le refus éventuel fera l’objet d’une réponse écrite et motivée.

Le salarié pourra demander un entretien à la Direction.

6. Suspension

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener le SIST 79 à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail.

De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le salarié doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.

7. Réversibilité

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou la Direction pourront mettre fin à la situation de télétravail.

• A l’initiative du salarié s’il ne souhaite plus télétravailler

• A l’initiative de la Direction :

• Si une des conditions d’éligibilité n’est plus respectée

• En cas de changement de poste qui entrainera la remise en cause « automatique » du télétravail

• En cas de non-respect des règles de l’accord notamment en termes de sécurité, de respect du temps de travail ou encore des problèmes techniques d’application du télétravail (déménagement non signalé, connexion défaillante à domicile…)

Dans ce cas le salarié pourra faire une nouvelle demande à la Direction sous réserve de respecter les conditions d’éligibilité mentionnées dans le présent accord.

Toute cessation de télétravail à l’initiative de la Direction devra être motivée.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux du SIST79 sur son lieu habituel d’exercice et au sein de son équipe.

Les parties peuvent mettre fin à l’organisation de l’activité de télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires, sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

L’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit par un courrier adressé en Recommandé avec Accusé de Réception ou remis à la Direction en mains propres, contre signature.

Article 5.- Equipements de travail

Le SIST 79 fournit et entretient les équipements nécessaires au salarié pour la réalisation de sa mission en télétravail (ordinateur portable, une clé USB cryptée individuelle, un film de confidentialité, un accès à distance sécurisé au réseau du service).

Il n’y aura pas d’imprimante mise à disposition par le service.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel, par la direction, reste la propriété de celui-ci et devra être restitué en fin de situation de télétravail.

Toute utilisation de matériel personnel est interdite.

L’utilisateur doit veiller à prendre les mesures nécessaires pour éviter tout vol. À ce titre, il se doit de respecter quelques précautions d’usage. L’équipement ne doit pas être laissé sans surveillance, ni à domicile, ni dans un véhicule et doit être rangé dans un compartiment fermé.

Pour les salariés disposant d’un poste aménagé au SIST 79, l’avis du médecin du travail ou une visite des membres de la CSSCT permettront de définir si les conditions du télétravail mises en place par le salarié, sont satisfaisantes.

La charte informatique précise les modalités de mise à disposition et d’utilisation du matériel auxquelles le salarié en télétravail devra se conformer.

En cas de problème technique, le salarié contacte, sans délai, le service informatique qui fera le nécessaire pour le dépannage à distance pendant les horaires collectifs de travail.

En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient la Direction pour l’en informer et convient avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site, ou il posera un jour de congé.

Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais.

Article 6.- Devoirs du télétravailleur

1. Conformité du lieu de télétravail

La Direction demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de

la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. Il certifie par ailleurs la conformité de son installation électrique de son domicile à la règlementation en vigueur auprès du SIST79.

Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.

Le travailleur s’engage à disposer d’un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’accès au télétravail nécessite un réseau internet de bonne qualité.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

2. Protection des données et confidentialité

Le SIST 79 mettra à disposition des télétravailleurs la charte informatique du service reprenant l’intégralité des règles de sécurité en vigueur. Le télétravailleur signera cette charte.

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier, à ce titre, préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Pour rappel, les dossiers médicaux ne peuvent pas être emmenés au domicile du télétravailleur.

Le salarié veillera à garantir la conformité des informations en sa possession sur le lieu de son domicile. Le traitement des données doit également être en conformité avec les règles en vigueur dans l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires pour empêcher l’accès par des tiers au matériel et aux données qu’il contient.

Il portera une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe…) qui sont personnels et incessibles.

De son côté, l’employeur prendra toutes les dispositions nécessaires pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

3. Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile, tenant compte de l’exercice d’une partie de son activité à domicile.

En cas d’un éventuel surcoût, le service s’engage à le prendre en charge sur justificatif.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires au service RH.

Article 7.- Devoirs de la Direction

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de sa santé et de sa sécurité.

La direction et le CSSCT, dans le cadre de ses prérogatives, peuvent le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous et en la présence du télétravailleur. Tout refus du salarié amènera une suspension du télétravail.

Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et les accidents de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux du SIST 79 pendant le temps de travail.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son employeur de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail/trajet.

Le travail à domicile doit correspondre au travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise dans le respect des dispositions légales relatives aux durées maximales de travail et au temps de pause.

Pour réguler cette charge de travail lors du télétravail, la direction pourra demander ponctuellement ou régulièrement au salarié de lui adresser un compte-rendu des tâches effectuées durant la journée de télétravail, notamment lors de la période d’adaptation.

La direction se réserve la possibilité de contrôler les log-in et log-out pour l’ensemble du personnel.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur devra contacter au plus vite la direction afin de trouver les solutions appropriées.

Dans ce cadre, l’avenant au contrat de travail fixe la plage horaire dans laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par le SIST79. La plage horaire doit comprendre la pause déjeuner.

La déconnexion s’applique également au télétravail.

Le SIST79 est tenu de respecter la vie privée du salarié, et à ce titre, ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l’avenant.

Article 8.- Accompagnement du télétravailleur

Le télétravailleur est reçu par la Direction avant de prendre son poste et reçoit un guide « le télétravailleur ».

Article 9.- Les sanctions

Les sanctions telles que définies dans le règlement intérieur s’appliquent et peuvent être complétées d’une suspension de télétravail pendant une période donnée, en cas de non-respect des règles définies dans le présent accord.

Article 10.- Durée et date d’entrée en vigueur de l’accord – Suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an, et s’applique à compter du 1^er janvier 2020, pour une mise en place le 1^er février 2020.

Cette nouvelle organisation de travail est donc mise en place à titre expérimental pour l’année 2020.

L’accord fera l’objet d’un bilan annuel auprès du CSE :

• Le nombre de salarié en télétravail/fonction

• Répartition H/F

• Nombre d’acceptation, nombre de refus et motifs/fonction

• Nombre de télétravailleurs relevant du handicap

• Nombre d’accidents du travail en télétravail

Au vu de ce bilan, un nouvel accord pourra être négocié.

Article 11.- Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du travail.

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de 3 mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du travail.

Article 12.- Dépôt de l’accord et publicité

Le présent accord est établi en 4 exemplaires, pour remise à chaque délégation signataire et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Niort.

Le présent accord sera déposé de façon dématérialisée sur le site dans les conditions prévues par la loi du 8 août 2016, à savoir :

• Une version intégrale signée du texte en PDF

• Une version anonymisée en .docx.

Fait à Niort, le 12 décembre 2019

La Délégation Syndicale Le Directeur du SIST79