Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL" chez MUTUELLE FAMILIALE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL

entre les soussignés :

La Mutuelle Familiale, dont le siège social est situé 52 rue d’Hauteville 75 487 PARIS Cedex 10, représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général,

D’une part,

et :

La Délégation Syndicale CFDT, représentée par Madame XXXXXXXXXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale.

La Délégation Syndicale CGT, représenté par Monsieur XXXXXXXXXX agissant en sa qualité de délégué syndical.

D’autre part,

PREAMBULE

Le confinement imposé par le gouvernement de mars à mai 2020 en raison de la crise sanitaire a fait bouger les lignes sur les nouveaux modes d’organisation du travail. Bien qu’existant au sein de la Mutuelle Familiale depuis l’accord signé le 21 juin 2018, ce télétravail imposé et généralisé a permis de lever les derniers freins sur le déploiement de ce mode d’organisation et a confirmé le souhait de chacune des parties signataires de le développer au bénéfice du plus grand nombre.

Afin de capitaliser sur l’expérience exceptionnelle de télétravail vécue par les collaborateurs pendant cette période inédite et en améliorer la mise en œuvre dans le cadre du présent accord, les parties signataires ont souhaité interroger les collaborateurs sur leur pratique du télétravail par la co-construction et la diffusion d’un questionnaire anonyme. Les résultats ont démontré la satisfaction des salariés quant à leur expérience en télétravail, les répondants lui ayant attribué une note moyenne de 4,36 sur 5, mettant en avant les avantages de ce mode d’organisation en termes de temps de transport, concentration et fatigue.

Les parties signataires ont souhaité définir un rythme de télétravail permettant de favoriser la qualité de vie au travail des collaborateurs en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle, dans le respect du droit à la déconnexion, tout en veillant au maintien des liens au sein du collectif de travail et à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail.

Le déploiement du télétravail dans les conditions définies par le présent accord impactera de manière significative les pratiques managériales, impliquant la mise en place d’un accompagnement soutenu des managers ; le passage d’un management par la tâche à un management par objectifs nécessitant confiance réciproque entre managers et collaborateurs, responsabilisation et autonomie des collaborateurs. En parallèle, le travail en présentiel devra être renforcé comme devant être un lieu privilégié de partage, de co-construction, d’innovation et de dynamique collective.

Les parties signataires soulignent l’importance de veiller, dans le cadre de la mise en place du télétravail, au maintien de l’efficacité, de la qualité du travail fourni et à la prise en compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

Le télétravail répond également aux valeurs de La Mutuelle Familiale en termes de santé environnementale par la réduction de l’usage de modes de transports polluants.

Les Parties signataires rappellent enfin que le télétravail repose sur le volontariat ainsi que sur un rapport de confiance mutuel.

IL A ETE DECIDE ET CONVENU CE QUI SUIT :

1. DEFINITION DU TELETRAVAIL

Conformément à l'article L1222.9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Les 3 caractéristiques principales du télétravail sont :

• L’exécution du télétravail au domicile du salarié (c’est-à-dire le lieu de résidence habituelle du salarié, tel que déclaré auprès de la Direction des Ressources Humaines) ;

• Le caractère volontaire de ce mode de travail ;

• L'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

Il s’agit d’une modalité d’organisation du travail à part entière, individuelle et collective, basée sur une relation de confiance entre le responsable hiérarchique et les salariés concernés. Un lien fort entre les salariés télétravailleurs et leur équipe de travail doit être préservé.

Afin de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle du plus grand nombre, il est entendu entre les parties que les demandes de salariés de travailler occasionnellement dans des locaux de la Mutuelle plus proches de leur domicile que leur lieu de travail habituel seront étudiées par la Direction, en dehors du cadre du présent accord. Afin de garder une cohérence avec les salariés en télétravail dans le cadre du présent accord, les salariés qui en feraient la demande devront être présents sur leur lieu de travail habituel au minimum 3 jours dans la semaine, quelle que soit leur durée du travail.

Ces jours ne donneront pas lieu au versement de l’indemnité de télétravail prévue par le présent accord ni à la prise en charge des frais occasionnés par le changement de lieu de travail.

Le responsable hiérarchique devra veiller lors de la pose des congés/repos du collaborateur concerné à maintenir une présence minimale sur le lieu de travail habituel, en évitant que la pose des congés/repos ne se fasse que sur les jours prévus sur le lieu de travail habituel.

2. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutuelle Familiale réunissant les critères d’éligibilité fixés à l’article 3.

Il est entendu entre les parties que le présent accord s’applique également aux salariés bénéficiant d’un télétravail « médical », faisant suite aux préconisations médicales du médecin traitant et/ou du médecin du travail. Toutefois, des dispositions dérogatoires pourront être mises en place les concernant dans le respect des préconisations médicales.

3. CRITERES D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

Afin de déterminer les salariés éligibles au dispositif du télétravail, les parties ont convenu de définir des critères objectifs d’éligibilité basés sur la préservation de l’organisation des équipes de travail et le maintien du lien avec la collectivité de travail.

Ces critères reposent sur :

• Les caractéristiques professionnelles du collaborateur candidat au télétravail ;

• L’activité ou le poste occupé par le collaborateur candidat au télétravail ;

• La faisabilité matérielle d’exercer des activités à son domicile.

3.1 Les caractéristiques professionnelles du collaborateur candidat au télétravail

Sont éligibles au télétravail les salariés réunissant les caractéristiques professionnelles suivantes :

• Être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée (les alternants et les stagiaires ne sont pas, par définition, éligibles à ce dispositif, leur présence dans une communauté de travail étant un élément indispensable à leur apprentissage) ;

• Exercer une activité professionnelle au moins équivalente à 80% de la durée légale ou conventionnelle de travail ;

• Disposer d’une ancienneté minimale à la Mutuelle et sur le poste de travail occupé de minimum six mois ;

• Disposer d’une capacité d’autonomie (en termes de charge de travail et d’emploi du temps) certaine et suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché.

3.2 L’activité ou le poste occupé par le collaborateur candidat au télétravail

L’éligibilité au télétravail suppose d’occuper un poste ou d’exercer des activités professionnelles compatibles avec ce mode d’organisation, c’est-à-dire pouvant être convenablement exercées, de façon partielle et régulière, à distance.

Ainsi ne sont pas éligibles au télétravail les salariés :

• Dont les activités exigent, par nature, d’être exercées physiquement dans les locaux de la Mutuelle, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique (exemple : agent des services généraux) ;

• Dont les fonctions supposent l’accueil régulier du public (exemple : conseiller mutualiste en agence) ;

• Dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel présentant un risque au regard des impératifs de sécurité et des dispositions du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles) ;

• Dont les outils et logiciels informatiques nécessaires à la réalisation de leurs missions ne sont pas accessibles à distance.

En cas de changement de fonction ou de service, la situation de télétravail sera réexaminée au regard des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique et pourra prendre fin.

3.3 La faisabilité matérielle d’exercer des activités à son domicile

L’accès au télétravail est subordonné à des conditions de faisabilité matérielle auxquelles le candidat au télétravail devra impérativement répondre positivement pour y être éligible (cf article 5.2.1 du présent accord). Ainsi, le candidat au télétravail devra disposer :

• D’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, et conforme aux éventuels matériels et aménagements du poste de travail préconisés par la médecine du travail ;

• D’une connexion internet à haut débit ;

• Et d’une installation électrique conforme.

4. MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

   1. Modalités de dépôt et d’examen des candidatures au télétravail

4.1.1 – Candidature volontaire à l’initiative du salarié

Le salarié souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail est invité à formaliser sa demande par écrit (par courrier remis en main propre contre décharge ou par courrier / email avec accusé de réception) auprès de son responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines. Cette demande pourra intervenir à tout moment pendant toute la durée de mise en œuvre du présent accord.

Afin de tenir compte du délai d’examen de la candidature et de l’accomplissement des formalités organisationnelles, la mise en œuvre effective du télétravail s’effectuera sous un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, sous réserve de la présentation des justificatifs détaillés à l’article 5.2.1 du présent accord. Par ailleurs, le bénéfice du télétravail débutera nécessairement le 1^er jour travaillé de la semaine de travail.

Les parties conviennent que les salariés bénéficiant du télétravail dans le cadre de l’accord du 3 septembre 2019 se verront proposer un nouvel avenant à leur contrat de travail à compter du 1^er janvier 2021 reprenant les dispositions du présent accord, sans qu’il soit nécessaire qu’ils formalisent une nouvelle demande de télétravail.

Pour les autres demandeurs, non bénéficiaires de l’accord du 3 septembre 2019, le bénéfice du télétravail ne pourra débuter qu’à compter du 1^er février 2021.

4.1.2 – Etude de la candidature

L’examen de la candidature d’un salarié au télétravail sera conjointement réalisé entre le responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines. Le responsable hiérarchique pourra également solliciter l’avis, d’une part, de la Direction des Systèmes d’Information quant à l’accessibilité à certains outils ou certaines données, et d’autre part, du DPO quant à la compatibilité du télétravail avec les obligations fixées par le RGPD.

Ils étudieront la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le salarié, sur la base d’une grille d’évaluation (jointe en annexe 1 du présent accord) reprenant les critères individuels et organisationnels d’éligibilité détaillés à l’article 3 du présent accord.

Un entretien réunissant le responsable hiérarchique et le salarié demandeur sera organisé à l’initiative du responsable pour échanger sur la demande, sur la base de la grille d’évaluation susvisée.

Une réponse écrite et motivée sera communiquée par la Direction des Ressources Humaines au salarié dans un délai maximum d’un mois à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande.

2. Formalisation du passage en télétravail par la conclusion d’un avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail dont le terme sera fixé au 31 décembre 2022, date de fin d’application des dispositions du présent accord, sans tacite reconduction.

La signature de l’avenant au contrat de travail ne pourra se faire qu’après communication auprès de la Direction des Ressources Humaines des justificatifs demandés et détaillés à l’article 5.2.1 du présent accord.

Il précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail (lieu habituel de résidence) ;

• Les modalités d’exécution du télétravail (le nombre de journées télétravaillés, les plages horaires pendants lesquelles le salarié pourra être contacté…) ;

• L’engagement du salarié de ne pas exercer une autre activité, rémunérée ou non (garde d’enfants, auto-entreprise…), pendant ses journées télétravaillées ;

• La durée de la période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité ;

• Le matériel mis à disposition du salarié ;

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques ;

• L’accord du salarié d’utiliser sa ligne téléphonique personnelle afin de pouvoir être joint pendant ses journées télétravaillées ;

• La prise en charge des coûts du télétravail.

  3. Période d’adaptation et dispositif de réversibilité

4.3.1 – Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes du salarié et du responsable hiérarchique, les parties bénéficient d’une période d’adaptation au télétravail, dès la signature de l’avenant au contrat de travail, et pendant une durée de 3 mois.

Cette période de 3 mois devra correspondre à une période de travail effectif et sera donc suspendue en cas d’absence du salarié, pour quelque raison que ce soit.

À tout moment durant cette période d’adaptation, il pourra être mis fin à la situation de télétravail par l’une ou l’autre des parties, à condition que cette décision soit notifiée par écrit (précisant les raisons de cette interruption si elle est à l’initiative du responsable hiérarchique) et qu’un délai de prévenance de 7 jours calendaires soit respecté à l’issue duquel le salarié reprendra entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

En tout état de cause, avant la fin de la période d’adaptation, les parties se rencontreront afin de dresser un bilan au regard de la situation de télétravail et valider la poursuite ou non de cette forme d’organisation du travail.

4.3.2 – Réversibilité permanente

A l’issue de la période d’adaptation prévue à l’article 4.3.1 du présent accord, le responsable hiérarchique ou le salarié pourra également décider de mettre fin au télétravail à tout moment, sous réserve du respect d’un délai de prévenance minimum de 15 jours calendaires (délai pouvant être réduit d’un commun accord entre les parties).

La non-atteinte, dans les délais impartis, des objectifs qualitatifs et/ou quantitatifs fixés par le responsable hiérarchique, constituera un motif légitime d’arrêt définitif du télétravail.

La décision d’arrêt définitif du télétravail à l’initiative du responsable hiérarchique ne pourra être prise qu’après concertation avec la Direction des Ressources Humaines, et devra faire l’objet d’un écrit au salarié précisant les raisons de cette interruption. Le salarié concerné sera informé de la fin de son télétravail lors d’un entretien avec son responsable hiérarchique, à l’occasion duquel le courrier lui sera remis.

Par dérogation, il pourra être mis fin à la situation de télétravail de manière immédiate :

• En cas de non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données constatées par le responsable hiérarchique ou le DPO ;

• En cas de non-respect des dispositions du présent accord et de l’avenant au contrat de travail signé par le salarié (notamment en cas d’exercice d’une autre activité pendant les journées télétravaillées) ;

• Au moment du changement de fonction et/ou de service et/ou de mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail ;

• En cas d’impossibilité du salarié d’attester la conformité de son poste de travail à son domicile suite à de nouvelles préconisations de la médecine du travail en termes d’aménagement matériel du poste, conformément aux dispositions de l’article 5.2.1 du présent accord ;

• En cas de départ de l’entreprise dès l’officialisation du départ par la Direction des Ressources Humaines, pour quelque cause que ce soit (démission, rupture conventionnelle, licenciement…), à l’exception du départ en retraite.

Le courrier officialisant la fin de la situation de télétravail dans le cadre de la période d’adaptation ou de réversibilité permanente sera émis par la Direction des Ressources Humaines à l’attention du salarié.

4.3.3 – Réversibilité temporaire

S’il est constaté des problématiques récurrentes de réalisation des activités en situation de télétravail en raison de difficultés liées à l’outil informatique (maintenance du matériel, dysfonctionnements informatiques internes, connexion internet à débit réduit…), il sera demandé aux salariés concernés de revenir sur leur lieu de travail habituel dans les plus brefs délais jusqu’à la résolution du problème.

Cette réversibilité temporaire s’appliquera de la même manière en cas de :

• Risque avéré au regard des impératifs de sécurité et des dispositions du RGPD ;

• Constatation d’une non-conformité électrique au domicile du salarié par l’employeur conformément aux dispositions de l’article 5.2.1 du présent accord ;

• Non-conformité du domicile du télétravailleur en termes de santé et conditions de travail suite à la visite de son domicile par la Direction, les membres de la CSSCT ou des autorités administratives, dans les conditions prévues à l’article 7.2.1 du présent accord.

5. MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

   4. Organisation des jours télétravaillés

5.1.1 – Rythme de télétravail

• Principe :

Le télétravail sera nécessairement effectué dans les conditions suivantes :

• Par journée entière ;

• Afin de maintenir une cohésion et un lien social forts dans les équipes et entre les collaborateurs de la Mutuelle, la présence sur le lieu de travail habituel sera obligatoire au minimum 3 journées travaillées par semaine quelle que soit la durée du travail, le nombre de journées télétravaillées sera par conséquent limité à 2 journées travaillées par semaine (ainsi un salarié travaillant 4 jours dans la semaine pourra bénéficier au maximum de 1 journée télétravaillée dans la semaine) ;

• Les journées télétravaillées non utilisées dans la semaine ne seront ni cumulables ni transférables sur une autre semaine.

Le responsable hiérarchique devra veiller lors de la pose des congés/repos de son collaborateur à maintenir une présence sur site minimale, en évitant que la pose des congés/repos ne se fasse que sur les jours prévus sur site.

En fonction des services, la fixation des journées télétravaillées dans la semaine sera de la responsabilité, soit du responsable hiérarchique, soit du télétravailleur :

• En fonction des nécessités d’organisation du service, le choix des journées télétravaillées dans la semaine sera laissé à l’appréciation du responsable hiérarchique, qui pourra mettre en place des plannings, par roulement ou par équipe. Le responsable hiérarchique communiquera aux collaborateurs de son équipe leur planning de journées télétravaillées avec un délai de prévenance minimum de 15 jours calendaires.

Le télétravailleur devra déclarer ses jours de télétravail sur l’outil de gestion des temps dès connaissance de son planning.

Le télétravailleur pourra demander à son responsable hiérarchique en cas de force majeure motivée de modifier son planning de journée télétravaillée avec un délai de prévenance minimum de 7 jours calendaires. Le responsable hiérarchique pourra ou non accéder à cette demande en fonction des nécessités d’organisation de son service.

• Dans les services où le responsable hiérarchique laissera ses collaborateurs autonomes dans le choix de leurs journées télétravaillées dans la semaine, les salariés devront veiller à les positionner de telle sorte qu’elles soient compatibles avec l’exercice de leur activité et ne désorganisent pas le service.

Le responsable hiérarchique pourra refuser le jour demandé pour des raisons d’organisation de service et devra, dans la mesure du possible, proposer en remplacement au salarié une autre journée télétravaillée dans la semaine. En cas de nécessités de service, ce remplacement pourra ne pas être proposé par le responsable hiérarchique.

Le télétravailleur devra déclarer ses jours de télétravail sur l’outil de gestion des temps avec un délai de prévenance minimum de trois jours ouvrés. Le délai de prévenance fixé à trois jours ouvrés pourra être réduit par le télétravailleur en cas de force majeure motivée avec l’accord du responsable hiérarchique.

Dans tous les cas, la journée télétravaillée pourra être annulée jusqu’à la veille avant midi par le responsable hiérarchique, à titre tout à fait exceptionnel, en cas de nécessités impérieuses de service. Cette annulation devra être motivée.

En cas de nécessités impérieuses de service justifiées pour des raisons de sécurité ou de continuité de l’activité, le responsable hiérarchique pourra demander au salarié en télétravail, à titre très exceptionnel, de revenir de manière très urgente sur son lieu de travail habituel pendant sa journée télétravaillée.

Si un salarié télétravaille sans en avoir informé préalablement son responsable hiérarchique, il sera considéré en absence non justifiée et pourra faire l’objet d’une sanction.

Les jours de télétravail accordés suite à préconisation médicale ne seront pas cumulables avec les jours de télétravail accordés dans le cadre du présent accord.

• Dispositions dérogatoires en faveur des femmes enceintes :

Afin de limiter leurs déplacements et la fatigue associée, les femmes enceintes bénéficiaires du télétravail dans le cadre du présent accord pourront demander à bénéficier d’un rythme de télétravail différent pouvant aller jusqu’au temps complet au cours des 30 jours calendaires précédent le début de leur congé maternité légal (hors congé pathologique). Elles devront en faire la demande à la Direction des Ressources Humaines avec un délai de prévenance minimum de 15 jours calendaires.

• Dispositions dérogatoires en faveur des parents d’enfants malades

En cas de maladie d’un enfant à charge de moins de 14 ans nécessitant la présence au domicile d’un parent justifiée par le médecin de l’enfant, les salariés concernés bénéficiaires du télétravail dans le cadre du présent accord pourront demander à modifier leurs journées télétravaillées dans la semaine afin de garder leur enfant, sans délai de prévenance préalable, mais avec information donnée impérativement au responsable hiérarchique par écrit dès le début de la journée de travail. Sans cette information, le salarié sera considéré en absence non autorisée.

Dans le cas où le salarié concerné aurait déjà utilisé toutes les journées télétravaillées auxquelles il a le droit dans la semaine au moment de la survenance de la maladie de l’enfant, des jours de télétravail supplémentaires pourront lui être accordés, dans la limite de 5 jours ouvrés consécutifs.

• Dispositions dérogatoires en faveur des salariés en situation de handicap ou en raison de leur état de santé

Des dispositions dérogatoires au rythme de télétravail énoncé à l’article 5.1.1 du présent accord peuvent être prescrites par la médecine du travail et/ou le médecin traitant, en fonction de la compatibilité de ce mode d’organisation avec le métier exercé, et après échange avec l’employeur.

• Dispositions dérogatoires en faveur des salariés séniors

A compter de l’officialisation par la Direction des Ressources Humaines de leur départ en retraite, et en tout état de cause au maximum 6 mois avant leur départ, les salariés bénéficiaires du télétravail dans le cadre du présent accord pourront demander à réduire leur présence sur leur lieu de travail habituel à 2 jours minimum par semaine, et bénéficier ainsi pour un salarié à temps complet de 3 jours de télétravail par semaine jusqu’à leur départ effectif de l’entreprise.

• Dispositions dérogatoires en cas d’évènements particuliers

En cas de pic de pollution (déclaré comme tel par les services de l’état et nécessitant la mise en place d’une circulation différenciée), d’évènements climatiques majeurs (impraticabilité des chaussées en raison de fortes pluies ou d’un enneigement important), de grève des transports ou, après accord de la Direction des Ressources Humaines, de manifestations importantes perturbant la circulation routière (blocage des axes routiers…), il pourra être dérogé au rythme de télétravail énoncé à l’article 5.1.1 du présent accord dans les conditions décrites ci-dessous.

Cette dérogation ne pourra concerner que les salariés déjà bénéficiaires du télétravail dans le cadre du présent accord.

Sauf nécessités impérieuses de service, il sera donné droit à cette dérogation.

Les journées de télétravail visées à l’article 5.1.1 pourront être utilisées dans les cas énoncés ci-dessus sans délai de prévenance préalable, mais avec information donnée impérativement au responsable hiérarchique par écrit dès le début de la journée de travail. Sans cette information, le salarié sera considéré en absence non autorisée.

Dans le cas où le salarié aurait déjà utilisé toutes les journées télétravaillées auxquelles il a le droit dans la semaine au moment de la survenance d’un des évènements énoncés ci-dessus, des jours de télétravail supplémentaires pourront lui être accordés, dans la limite de 5 jours ouvrés consécutifs.

En cas de persistance de l’évènement au-delà des 5 jours ouvrés de télétravail consécutifs autorisés, la Direction des Ressources Humaines pourra autoriser, au cas par cas et en fonction de l’évènement, l’octroi de jours de télétravail complémentaires.

5.1.2 – Horaires de travail

Le télétravail constitue une modalité d’organisation qui ne saurait modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de la Mutuelle.

Ainsi, le salarié en situation de télétravail gèrera l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.

Pendant les plages horaires de disponibilité définies ci-après, le salarié s’engage à être accessible et joignable tant par téléphone que par messagerie électronique.

En tout état de cause, la Mutuelle s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur et ne pourra pas le joindre en dehors de ces plages horaires.

Les parties souhaitent rappeler l’importance qu’elles accordent au droit à la déconnexion et l’existence d’une charte des temps et des bonnes pratiques mise en place au sein de la Mutuelle.

• Pour les salariés en régime horaire :

Les salariés en horaires fixes devront exercer leur activité à domicile dans le respect des horaires auxquels ils sont soumis contractuellement ou conventionnellement lorsqu’ils travaillent dans les locaux de la Mutuelle. Ces horaires constituent la plage horaire à laquelle ils s’engagent à être accessibles et joignables.

Les salariés en horaires variables devront être accessibles et joignables pendant les plages fixes définies contractuellement ou conventionnellement.

Dans le respect du principe du droit à la déconnexion, la durée de travail que les salariés en régime horaire devront effectuer lors de leur journée télétravaillée ne devra pas être supérieur à leur horaire journalier théorique, tel que prévu contractuellement ou conventionnellement. Ainsi, pour les salariés aux horaires variables et à temps plein, la durée maximale de travail par jour sera de 7h conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise du 30 janvier 2007, aucun crédit d’heures ne pourra être généré sauf autorisation préalable du responsable hiérarchique.

Les horaires de travail devront être badgés comme habituellement sur l’outil de gestion des temps Kélio. La journée de télétravail devra également être déclarée sur l’outil de gestion des temps en utilisant le motif dédié.

• Pour les salariés en forfait annuel en jours :

Compte tenu du degré de responsabilité confiée à ces salariés et de l’évidente autonomie dont ils bénéficient dans l’organisation de leur travail, les missions effectuées depuis leur domicile s’exerceront également sans référence horaire.

Néanmoins, afin de préserver la vie privée des salariés en forfait annuel en jours, les plages horaires de disponibilité pendant lesquels ces derniers devront être accessibles et joignables sont les suivantes : 9h – 12h et 13h30 – 17h30.

Afin de respecter le principe du droit à la déconnexion, les parties souhaitent rappeler que l’accord sur le temps de travail forfait annuel en jours du 7 novembre 2013 prévoit que la durée du travail des salariés en forfait annuel en jours ne peut excéder 9h par jour.

La journée de télétravail devra être déclarée sur l’outil de gestion des temps en utilisant le motif dédié.

5.1.3 – Suivi de l’activité

S’agissant des modalités d’exécution de l’activité, les obligations du télétravailleur sont strictement identiques à celles des autres salariés. La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués selon les mêmes méthodes.

L’activité demandée aux télétravailleurs est équivalente à celle des salariés en situation comparable, travaillant dans les locaux de la Mutuelle. En tout état de cause, ils devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité que lorsqu’ils travaillent sur site.

Le recours au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du salarié. Afin de s’en assurer, seront examinées annuellement les conditions d’activité du télétravailleur ainsi que sa charge de travail dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation, et régulièrement dans le cadre du management de proximité.

5. Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur

5.2.1 – Environnement de travail

Pour bénéficier du télétravail, le salarié devra disposer d’un espace de travail dédié à son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette l’aménagement d’un poste de travail. Le télétravail devra pouvoir s’exercer dans un environnement propice au travail et à la concentration. Cette condition est essentielle pour assurer des conditions de travail optimales.

Un guide des bonnes pratiques en télétravail sera diffusé à l’ensemble des salariés afin de les sensibiliser sur les bons gestes à adopter en télétravail, l’ergonomie de leur poste de travail, les outils de communication à utiliser etc…

• Lieu du télétravail :

Le télétravail s’effectuera au domicile déclaré du salarié. Ce lieu, inscrit à l’avenant au contrat de travail du télétravailleur, devra faire l’objet d’une déclaration auprès de la Direction des Ressources Humaines en cas de changement.

Par exception, il pourra être autorisé sur demande du salarié que le télétravail puisse s’exercer de sa résidence secondaire. Le responsable hiérarchique étudiera cette demande au regard des nécessités impérieuses de service pouvant justifier un retour urgent sur le lieu de travail habituel. En cas d’accord de sa hiérarchie, le salarié devra alors fournir préalablement à la Direction des Ressources Humaines les justificatifs détaillés ci-dessous concernant ce domicile.

• Adaptation et ergonomie de l’espace de travail à domicile :

Le salarié devra attester disposer d’un espace de travail à son domicile dédié et adapté au télétravail, dans le respect des consignes d’ergonomie du poste de travail telles que définies à l’annexe 2 du présent accord, et qui soit conforme aux éventuels matériels et aménagements de poste préconisés par la médecine du travail. Il conviendra ainsi de procéder à la remise d’une attestation sur l’honneur, sur la base du modèle joint en annexe 3 du présent accord, à la Direction des Ressources Humaines avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

En cas de nouvelles préconisations de la médecine du travail en termes de matériels et d’aménagements du poste de travail après la mise en place du télétravail, la Direction aménagera le poste de travail du salarié sur son lieu de travail habituel. Si le salarié ne peut attester de la conformité de son espace de travail à son domicile aux nouvelles préconisations de la médecine du travail, il sera mis fin au télétravail.

• Conformité des installations électriques :

Préalablement au passage en télétravail, le salarié devra s’assurer que le système électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur et qu’il dispose d’un aménagement de son poste de travail permettant l’exercice de son activité professionnelle dans des conditions de sécurité satisfaisantes pour lui-même ainsi que pour les informations et documents professionnels utilisés.

La conformité des installations électriques constituera une condition préalable pour bénéficier du télétravail : il conviendra ainsi de procéder à la remise d’une attestation sur l’honneur, sur la base du modèle joint en annexe 4 du présent accord, à la Direction des Ressources Humaines avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

La Mutuelle se réserve le droit de vérifier la conformité des installations électriques du domicile du télétravailleur, par des contrôles aléatoires, par ses services techniques, en respectant un délai de prévenance minimum de 7 jours calendaires. Le salarié devra accepter cette visite, à défaut il sera mis fin au télétravail. Dans l’hypothèse où le contrôle réalisé par l’employeur révèle une non-conformité électrique, il sera mis fin de manière temporaire au télétravail jusqu’à la mise en conformité par le salarié de ses installations électriques.

Le télétravailleur devra également veiller à ce que la puissance absorbée par les appareils branchés ne provoque pas une surintensité et ne dépasse pas la capacité du circuit d’alimentation.

• Ligne internet haut débit :

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication étant inhérente au télétravail, le domicile du salarié en télétravail devra impérativement bénéficier d’une couverture réseau permettant de disposer d’une ligne internet à haut débit. Le salarié devra fournir une copie de sa facture internet haut débit.

• Assurance couvrant l’espace du domicile dédié à l’activité professionnelle :

Le salarié devra informer sa compagnie d’assurance qu’il projette d’exercer à son domicile une activité professionnelle et ainsi s’assurer que la souscription de son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant les journées télétravaillées.

Préalablement à la signature d’un avenant à son contrat de travail, le salarié devra impérativement fournir à la Direction des Ressources Humaines une attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

5.2.2 – Equipement de travail

• Matériel mis à disposition :

La Mutuelle mettra à la disposition du télétravailleur le matériel informatique nécessaire à l’exercice de son activité. Cet équipement comprendra un ordinateur portable ou fixe sécurisé équipé des logiciels et accès réseaux conformes à sa situation de travail, sans dispositif d’impression.

Le télétravailleur disposera d’un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans les locaux de la Mutuelle.

• Utilisation du matériel mis à la disposition du télétravailleur :

Conformément aux dispositions de la charte d’utilisation du système d’information (annexe 1 du règlement intérieur), le matériel mis à la disposition du salarié devra être réservé à une utilisation strictement professionnelle. Ce dernier s’engagera ainsi à en faire un usage conforme à sa destination, et à en être l’unique utilisateur.

Le télétravailleur, responsable du matériel et des équipements mis à sa disposition, devra en prendre soin. En cas de panne ou de dysfonctionnement, le salarié devra informer sans délai son responsable hiérarchique et ce, afin que le service informatique puisse solutionner le plus rapidement possible les difficultés rencontrées.

Le télétravailleur devra se rendre disponible pour la maintenance ou le renouvellement du matériel mis à sa disposition, et permettre aux équipes techniques de la Mutuelle d’accéder à son domicile en cas de besoin.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur demeure la propriété de la Mutuelle, ainsi, ce dernier s’engage à le restituer s’il est mis fin à la situation de télétravail et que son activité sur son lieu de travail habituel ne justifie pas la mise à disposition de ce matériel.

• Utilisation des lignes téléphoniques personnelles :

Les salariés devront obligatoirement installer et utiliser prioritairement les outils de communication à distance déployés par la Mutuelle (ex : Teams).

Par ailleurs, afin d’élargir les modes de communication disponibles, le télétravailleur qui ne bénéficie pas, dans le cadre de son activité, d’un téléphone portable mis à disposition par la Mutuelle, s’engage à utiliser une de ses lignes téléphoniques personnelles (fixes et/ou portables à sa convenance) afin de pouvoir transférer ses appels de son poste professionnel et contacter si nécessaire ses interlocuteurs, internes ou externes, pendant ses journées télétravaillées. Cet engagement sera stipulé dans l’avenant au contrat de travail soumis à la signature du futur télétravailleur.

Il est rappelé que les salariés ont la possibilité d’utiliser la fonction « numéro masqué » pour appeler de leur téléphone personnel afin que leurs coordonnées personnelles ne soient pas connues de leurs interlocuteurs.

6. Protection des données et confidentialité

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur à la Mutuelle, à savoir notamment la charte d’utilisation du système d’information.

Ainsi, le télétravailleur portera une attention particulière aux moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Compte tenu de l’usage exclusivement professionnel des équipements mis à disposition, le salarié ne laissera aucun tiers accéder à son matériel. Toute anomalie constatée devra être relayée, sans délai, au responsable hiérarchique.

Dans le cadre de son activité professionnelle, le télétravailleur pourra être amené à traiter des données à caractère personnel. Conformément aux articles 34 et 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi qu’aux articles 32 à 35 du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, le télétravailleur devra prendre toutes précautions dans le cadre de ses attributions afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles il a accès, et d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir des informations.

Le télétravailleur devra veiller en particulier à :

• Utiliser uniquement le matériel fourni à titre professionnel et pour le seul compte de La Mutuelle Familiale à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• Ne pas utiliser les données auxquelles il peut accéder à des fins autres que celles prévues par ses attributions ;

• Ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs fonctions, à en recevoir communication, qu’il s’agisse des personnes privées, publiques, physiques ou morales ;

• Ne faire aucune copie de ces données, sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de ses fonctions ;

• Prendre toutes les mesures nécessaires dans le cadre de ses attributions, afin d’éviter l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;

• Prendre toutes précautions pour préserver la sécurité physique et logique de ces données ;

• S’assurer, dans la limite de ses attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés seront utilisés pour transférer ces données ;

• Ne pas emporter de document papier comportant des données à caractère personnel ni imprimer de tels documents à son domicile ;

• Respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation sur lesquelles il aura été informé.

6. PRISE EN CHARGE DES COUTS DU TELETRAVAIL

Les coûts directement engendrés par l’exercice du télétravail, au-delà des dépenses déjà mises en œuvre par le télétravailleur pour ses activités personnelles, seront compensés par une prise en charge par l’employeur au titre des frais d’abonnement internet et lignes téléphoniques, de l’occupation du domicile et des dépenses d’énergie.

Cette prise en charge ne pourra intervenir qu’après signature de l’avenant au contrat de travail mentionné à l’article 4.2 du présent accord et s’effectuera sous la forme d’une indemnité mensuelle forfaitaire calculée en fonction du nombre de journée télétravaillée dans le mois.

Le montant de cette indemnité mensuelle forfaitaire sera de 1 euro par journée télétravaillée, dans la limite de 10 euros par mois.

Cette indemnité sera indiquée sur le bulletin de paie du télétravailleur et se conformera aux régimes sociaux et fiscaux en vigueur.

7. DROITS DU TELETRAVAILLEUR

   7. Egalité de traitement

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Mutuelle.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’accès à la formation, d’accès à l’information, d’évaluation, d’évolution professionnelle, sont applicables dans des conditions strictement identiques à celles des salariés en situation comparable travaillant exclusivement dans les locaux de la Mutuelle.

Le responsable hiérarchique veillera à ce que le salarié en télétravail bénéficie, comme les autres salariés, de l’accompagnement nécessaire à la tenue de son poste de travail. Il s’assurera de l’implication du télétravailleur dans la collectivité de travail, le préservant ainsi de tout risque d’isolement.

8. Santé et sécurité du télétravailleur

Il est rappelé que les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

7.2.1 – Visite du domicile du télétravailleur

Afin de veiller au respect des obligations en matière de sécurité et de conditions de travail à l’égard des salariés, la Direction, les membres de la CSSCT (Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail lors de sa mise en place) ainsi que les autorités administratives peuvent, le cas échéant et conformément aux dispositions légales, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail.

Uniquement sur rendez-vous, cette visite au domicile du télétravailleur est obligatoirement sollicitée dans un délai de prévenance raisonnable et acceptée par écrit préalablement par le télétravailleur concerné.

Dans l’hypothèse où un risque serait identifié, le collaborateur concerné devra se mettre en conformité dans les meilleurs délais afin de poursuivre son activité en télétravail. A défaut, il sera mis un terme à la situation de télétravail de manière temporaire, jusqu’à ce que le risque soit levé.

7.2.2 – Législation relative aux accidents de travail et à la maladie

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

Le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail.

La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d’accident du travail.

Le télétravailleur doit informer immédiatement son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines de cet accident par tous les moyens. Le traitement de cette déclaration par la Mutuelle se fera de la même façon que pour un accident survenu dans les locaux de la Mutuelle.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

Conformément aux dispositions légales, pendant les absences (maladie, congés payés...), le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas télétravailler de son domicile.

Par ailleurs, en cas d’arrêt de travail pour maladie, le télétravailleur devra informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif correspondant dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de la mutuelle.

8. INFORMATION ET FORMATION DES SALARIES

   9. Information des salariés

Afin d’assurer une mise en œuvre sereine du télétravail, une sensibilisation sur le thème du télétravail sera réalisée auprès des responsables hiérarchiques.

Afin de promouvoir cette nouvelle organisation de travail, la Direction communiquera sur la mise en œuvre du présent accord.

10. Formation des managers

Le déploiement du télétravail dans les conditions définies par le présent accord impactera de manière significative les pratiques managériales impliquant la mise en place d’un accompagnement soutenu des managers, le passage d’un management par la tâche à un management par objectifs nécessitant confiance réciproque entre managers et collaborateurs, responsabilisation et autonomie des collaborateurs.

Les managers bénéficieront d’un parcours de formation afin de les accompagner dans cette évolution.

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11. Formation des télétravailleurs

Les télétravailleurs bénéficieront d’une formation afin de les accompagner dans l’évolution attendue de leur part en termes d’autonomie et de responsabilisation, ainsi que sur le bon usage des modes et outils de communication.

9. MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD

Le suivi de la mise en œuvre des dispositions prévues par le présent accord est confié à la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), qui se verra présenter chaque année, lors d’une réunion ordinaire un bilan des principaux indicateurs de mise en œuvre du présent accord :

• Répartition des télétravailleurs par sexe et catégorie ;

• Répartition des télétravailleurs par âge et par sexe ;

• Répartition des télétravailleurs par direction ;

• Ratio nombre de télétravailleurs / demande de télétravail ;

• Nombre de télétravailleurs par rapport à l’effectif moyen ;

• Nombre de fin de période d’adaptation et réversibilité permanente (précisant les motifs) ;

• Nombre de demandes refusées par direction (précisant les motifs).

10. DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD :

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er janvier 2021 et prendra fin le 31 décembre 2022.

A l’expiration du terme ainsi défini, il cessera automatiquement de produire effet.

11. CLAUSE DE REVOYURE

Les parties conviennent de se réunir au minimum 3 mois avant le terme du présent accord afin d’examiner les suites qu’elles envisagent de donner.

A cette occasion, des indicateurs de suivi de l’activité des télétravailleurs seront présentés par la Direction aux organisations syndicales représentatives, et feront l’objet d’échanges sur d’éventuelles nouvelles mesures à prendre pour préserver le niveau de productivité tout en maintenant le télétravail dans les conditions définies par le présent accord.

12. DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD :

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des conditions légales et en particulier des articles L.2261-10 et suivants du Code du travail.

Les parties ont la faculté de réviser le présent accord selon les dispositions prévues aux articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

Chaque partie signataire devra informer les autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception de sa volonté de réviser l'accord et une réunion devra se tenir dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de cette demande.

13. ADHESION :

Conformément aux dispositions des articles L. 2261-3 et suivants du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de la Mutuelle, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement.

L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. La notification devra également être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires.

L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et devra nécessairement intéresser l’accord dans son entier.

14. PUBLICITE :

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues à l’article L. 2231-5 et suivants du Code du travail, à savoir, dépôt sur support électronique à la DIRECCTE d’Ile-de-France ; et un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris en version papier signé.

Un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du Code du travail.

Fait à Paris le

En 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie¹

Pour la Mutuelle Familiale

XXXXXXXXXX – Directeur Général

Pour l’Organisation syndicale CGT

XXXXXXXXXX – Délégué syndical CGT

Pour l’Organisation syndicale CFDT

XXXXXXXXXX – Déléguée syndicale CFDT

Liste des Annexes :

Annexe 1 : grille d’évaluation de l’éligibilité au télétravail

Annexe 2 : consignes d’aménagement et d’ergonomie du poste de travail

Annexe 3 : modèle d’attestation sur l’honneur d’adaptation et d’ergonomie de l’espace de travail à domicile 

Annexe 4 : modèle d’attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques

Annexe 1

Grille d’évaluation de l’éligibilité au télétravail

Annexe 2

Consignes d’aménagement et d’ergonomie du poste de travail

Annexe 3

Modèle d’attestation sur l’honneur d’adaptation et d’ergonomie de l’espace de travail à domicile

NOM Prénom :

Adresse du lieu de travail dédié au télétravail :

Je soussigné(e) Prénom – NOM, déclare sur l’honneur :

• disposer d’un espace de travail à mon domicile dédié et adapté au télétravail, dans le respect des consignes d’ergonomie du poste de travail telles que définies à l’annexe 2 de l’accord télétravail du 6 novembre 2020,

• et que cet espace de travail est conforme aux matériels et aux aménagements de poste préconisés par la médecine du travail.

Je m’engage à mettre en conformité mon espace de travail à mon domicile en cas de nouvelles préconisations de la médecine du travail en termes de matériels et d’aménagements de mon poste de travail après la mise en place du télétravail. J’ai bien noté qu’à défaut il sera mis fin au télétravail.

Fait à

Le

Signature

Annexe 4

Modèle d’attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques

NOM Prénom :

Adresse du lieu de travail dédié au télétravail :

Les 4 étapes de vérification de l’installation électrique de l’espace dédié au télétravail : Présence d’un appareil de protection / de coupure générale de l’installation électrique (disjoncteur) facilement accessible à l’intérieur du logement Présence d’une prise de terre sur la prise utilisée pour le branchement du matériel informatique professionnel Absence de matériels électriques vétustes, inadaptés à l’usage ou présentant des risques de contact direct avec des éléments sous tension (fils dénudés, prise de contact cassée, etc…) Protection mécanique des fils électriques par des conduits, des moulures ou des plinthes en matière isolante (l’utilisation d’une multiprise et d’une rallonge pour brancher le matériel utilisé pour le télétravail est autorisée sous réserve qu’elles soient dotées de prises de terre)

Je soussigné(e) Prénom – NOM, déclare sur l’honneur avoir vérifié les 4 points précités concernant l’installation électrique du lieu dédié au télétravail afin de me permettre d’exercer mon activité professionnelle dans des conditions de sécurité optimale.

Je m’engage également à veiller à ce que la puissance absorbée par les appareils branchés ne provoque pas une surintensité et ne dépasse pas la capacité du circuit d’alimentation.

J’accepte que mon employeur vienne contrôler à mon domicile la conformité de mes installations électriques, sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Fait à

Le

Signature

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1. Un exemplaire pour le Conseil de prud’hommes et un exemplaire pour chacun des signataires. Le dépôt à la DIRECCTE se fait sur support électronique.↩