Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE DROIT A LA DECONNEXION" chez TVM FRANCE (Siège)

ACCORD SUR LE DROIT A LA DECONNEXION

Entre les soussignés :

La Société TVM France dont le siège social est situé 57 rue des Bardines à LEMPDES (63370), immatriculée sous le n° 815 170 204 RCS CLERMONT-FERRAND, représentée par XXX agissant en qualité de représentant de DOMES PHARMA Présidente du Directoire

D'une part,

Monsieur XXX, XXX, XXX, représentants titulaires du Comité Social et Economique de la société TVM FRANCE, élus à la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections professionnelles.

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

La Direction souhaite poursuivre le travail entrepris ces dernières années sur le sujet de la déconnexion. La crise sanitaire COVID 19 a souligné certaines fragilités du fait de la montée en puissance non seulement des outils numériques mais également du télétravail.

Si ces deux éléments peuvent contribuer à l’amélioration de la qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, ils peuvent aussi concourir à leur dégradation si leur utilisation dérive vers des excès ou des mauvaises pratiques.

Partant de ce constat, la Direction et les partenaires sociaux entendent par le présent accord rappeler le droit à la déconnexion et les principes l’entourant, mettre en lumière les bonnes pratiques auxquelles l’entreprise souhaite s’attacher en miroir de celles qu’elle souhaite voir s’amenuiser.

Pour se donner les chances d’amener le curseur dans la bonne direction, prévoir des actions de sensibilisation et ainsi permettre une prise de conscience que chaque collaborateur a une part à jouer pour respecter la déconnexion de ses collègues et respecter sa propre déconnexion.

Article 1 : Le droit à la déconnexion

Article 1-1 : Définition

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels, et ne pas être tenu de répondre aux sollicitations intervenant en dehors de son temps de travail pour un motif professionnel ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion notamment des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos et absences maladies.

Article 1-2 : Principes

Une co-responsabilité employeur et salarié

S’il est de la responsabilité de l’employeur d’assurer le respect de la santé et de la sécurité des salariés par la mise en place d’une organisation du travail et des moyens adaptés, savoir se déconnecter et utiliser à bon escient les outils numériques relèvent aussi du comportement individuel de chaque salarié.

Chaque salarié doit donc être vigilant à la bonne utilisation qu’il fait des outils numériques mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de son travail et réguler lui-même ses périodes de connexion afin de respecter les périodes de repos minimales.

Afin de laisser le choix à tout un chacun en fonction de son poste, de son autonomie, de ses responsabilités, de ses déplacements ou encore de l’actualité, de répondre à sa mission professionnelle tout en conciliant cela avec sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait à bloquer les accès sur une période donnée.

2. Le rôle des managers

Le rôle des managers est essentiel à deux niveaux :

• C’est tout d’abord en étant lui-même exemplaire sur l’utilisation des outils numériques que le manager installe la confiance et obtient l’adhésion de l’équipe. Montrer l’exemple, c’est montrer aux collaborateurs l’importance que l’entreprise attache à ce sujet, son utilité et que les mêmes règles s’appliquent partout et pour tous

• Ensuite, le manager ne doit pas attendre de ses collaborateurs et/ou collègues de travail qu’ils soient connectés en dehors des heures habituelles de travail ou qu’ils répondent aux sollicitations. Il ne sollicitera d’ailleurs pas ses équipes et/ou ses collègues en dehors des heures habituelles de travail sauf circonstances exceptionnelles. Le manager doit notamment prendre en compte, dans l’organisation du travail de ses équipes, le temps nécessaire au traitement de l’information et ce sur le temps de travail

Article 2 : Bonnes pratiques en lien avec le droit à la déconnexion

Chaque salarié doit veiller au respect de son propre droit à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.

Article 2-1: Pendant le temps de travail

Les parties soutiennent la nécessité de veiller à ce que l’usage des différents outils numériques respecte la qualité du lien social au sein et entre les équipes et ne devienne pas un mode exclusif d’animation managériale ou de transmission de consignes de travail.

Les outils numériques ne doivent pas se substituer aux autres formes d’échanges. Il est important d’adapter le canal utilisé (mail, visioconférence, appel téléphonique, réunion physique) en fonction du sujet et/ou du caractère d’urgence et/ou dans la mesure du possible pour tenir compte des contraintes des parties au traitement du sujet.

Il sera apporté une attention particulière à ce que les réunions soient planifiées sur les horaires habituels de travail des salariés sauf circonstances exceptionnelles. Aucun horaire n’est ici défini au regard de la diversité des horaires pratiqués par les collaborateurs de l’entreprise (horaires différents, flexibilités horaires autorisées) et de surcroit des interactions intra et inter filiales ou encore des adaptations nécessaires selon les métiers aux contraintes avec des intervenants extérieurs et/ou étrangers.

Afin d’éviter une surcharge informationnelle lors de la rédaction et de l’envoi de courriel, nous demandons à chaque émetteur de veiller à :

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels

• S’interroger sur la pertinence « répondre à tous »

• S’interroger de la pertinence de l’utilisation de la messagerie par rapport aux autres moyens de communication

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire

• Utiliser la fonctionnalité de programmation d’envoi mail afin d’éviter la réception de mail en dehors des horaires habituels de travail

• Utiliser avec modération les fonctions « CC »

• Mentionner via « @ » l’identité d’un collaborateur sollicité pour une action spécifique

• Un mail n’est pas un compte-rendu de réunion. Le mail est court, précis et si besoin une pièce jointe est attachée au mail.

Afin de faciliter la compréhension et de clarifier les attendus et/ou les délais, il est recommandé à l’émetteur de préciser des éléments suivants ci-dessous :

• Le délai de réponse accordé dans le corps du courrier électronique de sorte que le destinataire puisse s’organiser

• Le caractère urgent attribué au courrier électronique doit être utilisé avec précaution et de manière exceptionnelle

Les réunions peuvent être sources de stress notamment par la désorganisation d’une journée de travail et l’impact sur la vie privée en cas de retards/reports. Afin d’éviter cela, nous demandons à chaque collaborateur de veiller au respect de bonnes pratiques de réunion :

QUI CONVIER ?

• Apprécier la pertinence de la réunion

• Ne convier que les personnes concernées

• Veiller à ce que le nombre d’invités permette l’expression de chacun

COMMENT LA PREPARER ?

• Fixer l’objectif de la séance et la préparer

• S’assurer de la disponibilité de la salle et du matériel requis

• Envoyer un ordre du jour clair et structuré 48 h à l’avance avec les documents qui seront présentés

• Préciser la date, le lieu, l’heure de début et l’heure de fin de la réunion

• Informer les participants des éventuels éléments à préparer

QUAND L’ORGANISER ?

• Tenir compte des temps de déplacement et en fonction envisager les visioconférences

• Respecter l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle des participants

• Veiller à des heures de début et de fin de réunion convenables

• Eviter d’empiéter sur la pause déjeuner (notamment la période entre 12h30-13h30).

• Envisager une durée maximale de réunion de 1h30

• Prévoir une fin de réunion le quart d’heure précédent l’heure pleine qui suit le démarrage de la réunion

LE DEMARRAGE DE LA REUNION

• Arriver 5 minutes en avance et respecter l’heure de début prévue

• N’autoriser les ordinateurs portables et les téléphones que s’ils sont strictement utiles

• Désigner un time keeper et un rédacteur du compte rendu

• Rappeler la finalité de la réunion

• Fixer les règles de fonctionnement du groupe :

La conversation hors sujet est proscrite

La parole de l’autre est respectée, jamais coupée

La bienveillance, la tolérance et la modestie animent les échanges

L’écoute est requise pour comprendre,

L’attitude et les propos sont courtois

Les idées sont critiquables, pas les personnes

Les solutions sont recherchées, pas les coupables

Les désaccords sont justifiés par une argumentation basée sur des faits

La concision est de rigueur

Les remarques sont exprimées au nom du service que l’on représente et pas en son nom propre

Le silence vaut accord

PENDANT LA REUNION

• Ne pas s’écarter du sujet

• Faire participer tout le monde à la réflexion collective

• Établir un relevé de décisions avec l’ensemble des intervenants

• Dresser un plan d’actions concret : qui fait quoi et pour quand ?

• Déterminer à qui et comment doit être diffusée l’information

LA FIN DE REUNION

• Finir à l’heure prévue

• Laisser le lieu dans l’état où on l’a trouvé

APRES LA REUNION

• Envoyer le lendemain de la réunion, y compris aux absents, le compte rendu court et précis, actant les décisions prises, les responsabilités et délais fixés

A noter également que si les formations font partie du temps de travail, dans le souci de privilégier une concentration optimale aux participants, ceux-ci sont invités à se déconnecter des outils numériques pour se consacrer à l’objet de la formation.

Article 2-2 : En dehors des temps de travail

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Un salarié n’étant pas tenu de répondre à une sollicitation d’ordre professionnel intervenant en dehors de son temps de travail. Il ne pourra donc pas faire l’objet de sanction ou d’inégalité de traitement faute de réponse à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel.

Seules "la gravité, l’urgence ou l’importance exceptionnelle peuvent justifier l’usage de messageries professionnelles, ou de téléphonie mobile professionnelle en soirée ou en dehors des jours travaillés" (par exemple pour la responsabilité pharmaceutique, les dirigeants, les astreintes, déplacements professionnels …).

Concernant l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est nullement tenu d’installer celle-ci sur son téléphone personnel.

A son retour d’une longue période de congés et dans la mesure du possible, il est recommandé au salarié d’aménager des plages horaires dans son calendrier afin de pouvoir traiter les urgences, répondre aux mails, …

Article 2-3 : Articulation des temps pendant et en dehors du travail

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également demandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) 

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire 

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail 

• Mettre un message absence ponctuel

• Désactiver les notifications

Préalablement à toute absence prévisible de plus d’une journée, il est recommandé d’assurer la passation de ses dossiers le nécessitant et de mettre en place un message informant ses interlocuteurs, que ce soit sur messagerie électronique ou vocale :

• De son absence

• De la date prévisionnelle de son retour

• Des personnes auxquelles il est possible de s’adresser durant cette absence

En dehors des heures habituelles de travail, il est recommandé d’activer sur son téléphone la fonction « ne pas déranger » afin que l’appareil n’émette aucun son signalant un appel, un message d’alerte ou une notification lorsqu’il est verrouillé.

En cas d’absence, il est recommandé de désactiver ses notifications de courriers électroniques.

Les périodes de télétravail ne doivent pas être utilisées par les collaborateurs comme des périodes sans application des règles relatives au respect du temps de repos. Si le télétravail permet certaines flexibilités dans l’organisation de sa journée pour répondre à des besoins personnels ceux-ci doivent demeurer dans un cadre raisonnable et respectueux des règles en concertation avec son manager.

Article 3 : Actions menées par l’entreprise

Article 3-1 : Actions de sensibilisation globales

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques et de les responsabiliser sur ces dernières.

Article 3-2 : Actions individualisées

La Direction réaffirme le principe que toute personne qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique ou à la Direction des Ressources Humaines afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra par exemple être envisagé.

La direction rappelle que si les entretiens annuels et/ou entretiens professionnels sont des points d’étapes, ces sujets doivent être évoqués. Néanmoins, il n’est pas nécessaire de les attendre pour évoquer une problématique. Une communication régulière est à privilégier.

Article 5- Date d’effet et communication à l’ensemble des collaborateurs

Sous réserve des formalités de dépôt, le présent accord prendra effet le 01/11/2021.

La Direction s’engage à diffuser à l’ensemble des collaborateurs une information relative à l’existence de ce mode de travail.

Article 6- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans.

A l’issue de cette période, un bilan sera effectué par les parties signataires afin d’envisager les modalités d’adaptations éventuelles et de poursuite ou non de l’accord initial.

Il ne pourra être renouvelé ou prolongé que de façon expresse.

Article 7- Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par la Direction de la société dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires. Un exemplaire sera adressé au Conseil de Prud’Hommes de Clermont-Ferrand.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Lempdes,

Le jour de signature par le dernier signataire au présent accord emporte date de signature de celui-ci.

Pour la Société, XXX représentant de DOMES PHARMA, Présidente :

Pour les collaborateurs, les représentants du Comité Social et Economique

XXX

XXX

XXX