Accord d’entreprise relatif au Télétravail

Entre les soussignés :

Chartres Métropole Innovations Numériques, dont le siège social est situé Place des Halles à CHARTRES (28000), représentée par Monsieur XXXX, agissant en qualité de Directeur Général (ci-après désignée la « Société » ou « CM’IN ») ;

D’une part,

Et,

Monsieur XXXX, agissant en qualité de membre titulaire de la délégation du Comité social et économique, élu à la majorité des suffrages exprimés au second tour des élections professionnelles intervenues le 28 novembre 2019 (ci-après désigné le « membre titulaire du CSE »),

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

I - Préambule

La crise sanitaire de l’année 2020 a bouleversé les modes de travail. Une nouvelle organisation du travail est apparue incontournable pendant cette crise, et le travail à distance s’est imposé à une majeure partie des collaborateurs de l’Entreprise.

La remarquable adaptabilité du personnel a permis d’observer que cette nouvelle organisation du travail est apparue efficace, c’est pourquoi l’Entreprise a souhaité pouvoir répondre favorablement à des sollicitations de ses salariés quand ceux-ci souhaitent exercer une partie de leur activité en télétravail.

Par ailleurs, cet accord vise à prendre en compte une qualité de vie en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle, tout en maintenant la qualité du travail fourni, tout en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles ou encore techniques de l’Entreprise.

Le télétravail est une faculté ouverte aux salariés, sur la base du volontariat, et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative de ces mêmes salariés. L’Entreprise confirme d’ailleurs sa volonté de maintenir le lien entre elle et les salariés au plus près des activités et entend respecter le bon usage des technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail, comme mode d’organisation, n’est ni un moyen de conduire à des réductions de surfaces immobilières ni un palliatif à des problèmes d’organisation du travail au sein des services, qui relèvent du management.

II - Cadre du télétravail et principes généraux

Article 1 – Principe du volontariat et d’engagement réciproque

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

Le télétravail ne saurait être mis en place sans relation de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique. Par ailleurs, cette organisation en travail à distance suppose que l’employeur conserve la faculté de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Article 2 - Définition du télétravail

Le télétravail est défini par les dispositions de l'article L. 1222-9 du code du travail qui prévoit que : « Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ». Le télétravailleur désigne « toute personne salariée de l'entreprise qui effectue soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa ».

III - Mise en place du télétravail

Article 3 - Critères d'éligibilité au télétravail

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance.  

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :  

• Être titulaire d’un contrat de travail ;

• Disposer d'une autonomie suffisante dans le poste occupé, laquelle sera appréciée par le responsable hiérarchique ;

• Occuper un poste pouvant être exercé de façon partielle ou régulière à distance ;

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

• Répondre aux exigence minimales techniques requises à son domicile pour télétravailler à savoir disposer d’un espace de travail compatible avec le télétravail, détenir une connexion internet à haut débit.

Ainsi, pourront être refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’Entreprise ;

• Dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail ;

• Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Article 4 : Conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Les parties au présent accord conviennent que les étapes de la procédure de candidature s’établissent comme suit :

• 1^ère étape : Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique ;

• 2^ème étape : Ce dernier a un délai de quinze jours pour accepter ou refuser la demande. Néanmoins, le responsable hiérarchique consulte la DRH à la fois sur le principe et les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail). Toute décision de refus sera motivée et expliquée par le responsable hiérarchique et la DRH.

• 3^ème étape : Le salarié est notifié par écrit de l’acceptation ou du refus de sa demande.

Enfin, en cas de pluralité de demandes au sein d'un même service, le supérieur hiérarchique fixe un ordre de priorité d'accès au télétravail. Son choix devra reposer sur des critères objectifs, tels que l'éloignement géographique domicile-travail, une situation de handicap ou des contraintes personnelles spécifiques.

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

5.1 - Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de trois mois ou de vingt jours télétravaillés. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période d’adaptation, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de sept jours.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par la société pour les besoins du télétravail.

5.2 - Réversibilité

5.2.1 A l'initiative du salarié

Le télétravailleur pourra reprendre un poste sans télétravail après notification écrite auprès de son supérieur hiérarchique et de la DRH et en respectant un délai de prévenance de sept jours.

5.2.2 A l'initiative de l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment si l’un des critères d'éligibilité est non respecté. Cette décision sera notifiée par courrier remis en main propre contre décharge.

La fin du télétravail prendra effet au maximum un mois après la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

5.3 - Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) :

• En cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ;

• En cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger.

Article 6 - Rôle des représentants du personnel

Avant la mise en place du télétravail, une procédure d'information/consultation sur les modalités de mise en place du télétravail est réalisée auprès du CSE.

Pour la mise en œuvre du présent accord, le CSE sera chargé de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Il se réunit une fois par an (à date anniversaire) pendant la durée de l'accord et effectue un bilan selon les indicateurs suivants :

- Nombre de télétravailleur par collège ;

- Répartition homme / femme ;

- Nombre de demandes accordées ou refusées ;

- Dissociation des cas possibles de télétravail ;

- Eventuelles difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs ou responsables hiérarchiques ;

- Les solutions apportées à ces difficultés ;

- Eventuels accidents survenus en télétravail ;

- Nombre de télétravailleurs relevant de circonstances collectives exceptionnelles (cas de la pandémie).

Article 7 - Communication et formation

Des actions de formation et de communication autour du télétravail pourront être organisées pour sensibiliser les salariés au télétravail.

IV - Organisation du télétravail

Article 8 : Mode d’organisation du télétravail

Le télétravail peut s’exercer du lundi au vendredi et il ne doit pas excéder trois jours par semaine.

Le responsable de service doit organiser le télétravail de son service.

Dans ce cadre, les responsables hiérarchiques ont la faculté :

• D’imposer à leurs collaborateurs, en cas de nécessités de service, d’être présents au sein de l’Entreprise.

• De fixer avec chaque salarié concerné le ou les jours de la semaine qui seront télétravaillés de telle sorte que soit assurée la présence simultanée, dans l’établissement, d’un nombre minimum de salariés.

Article 9 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile du salarié.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause.

Article 10 - Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. Dès lors, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions et accords d’entreprise en vigueur au sein de l’Entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les ans sur ce qui a été réalisé lors de l’entretien annuel d’évaluation. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel d’évaluation.

Article 10 bis - Modalités de contrôle du temps de travail

L’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Ainsi, le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

• Les durées maximales de travail, soit 7 heures par jour et 35 heures par semaine ;

• Les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et 35 heures par semaine ainsi qu'un temps de pause de 1h30 par jour.

Article 11 - Maintien du lien social

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation du salarié à la vie de l'entreprise. Le responsable hiérarchique veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et sera attentif à ce que, dans la mesure du possible, les travaux en groupe ou réunions se tiennent lorsque le salarié est présent sur site.

Le télétravailleur et son responsable hiérarchique ont la possibilité d'opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l'équipe (ex. : conférence téléphonique, outil collaboratif Teams, etc.). La mise en place de ces moyens techniques doit se faire en conformité avec la réglementation et avec les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'entreprise.

Ces outils ont pour objectif de permettre au collaborateur de participer à distance à des réunions internes ou organisées en interne avec la participation de prestataires externes. En cas de refus du salarié d'utiliser ces outils, il devra se rendre dans les locaux de l'entreprise pour assister physiquement aux réunions.

Article 12 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter ses plages horaires de travail contractuellement convenues, pendant lesquelles il doit être possible de le joindre et étant entendu qu’une journée de travail dure sept heures.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 13 - Équipements liés au télétravail

Ces équipements se composent de :

• D’un ordinateur ;

• D’un outil de communication ;

• Des logiciels ;

• D’un accès à distance sécurisé au réseau de l’entreprise (VPN).

Le matériel fourni par l'entreprise est réservé pour un wlusage strictement professionnel et reste sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

V- Droits et devoirs des salariés

Article 14 : Droits collectifs et individuels du télétravailleur

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans l’entreprise.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, d’entretiens professionnel et de politique d’évolution. Le télétravailleur est placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant leur activité dans l’établissement notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation de ses résultats.

Article 15 - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

L'entreprise prend uniquement en charge les dépenses d'installation des équipements bureautiques et informatiques cités à l’article 13.

Article 16 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le télétravailleur et plus généralement, tout salarié de la société, s'engage à informer son assureur du fait qu’il est susceptible de travailler à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 17 - Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles qui lui sont confiées à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui sont intégrées à la Charte d’utilisation des Ressources Informatiques du Règlement intérieur de l’Entreprise disponible sur le serveur interne et de les respecter scrupuleusement.

Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter la charte informatique de l'entreprise au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Article 18 - Gestion des pannes et incidents informatiques

En cas de panne ou d'incident informatique, le salarié en télétravail doit suivre la même procédure que s'il travaillait dans l'entreprise. Il doit contacter au plus vite l'assistance technique, qui, dans un premier temps, solutionne le problème à distance.

En cas d'impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son supérieur hiérarchique pour lui faire part de l'incident. Ce dernier définira les modalités de poursuite du travail (au domicile du salarié si cela est possible ou dans les locaux de l'entreprise).

Un nouvel équipement est fourni au salarié dans les meilleurs délais.

Le salarié ne pourra pas se voir imposer de prise de congés en cas de problèmes techniques.

Article 19 - Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion et les salariés en télétravail ont le droit au respect de leur vie privée. En effet le télétravailleur et le responsable hiérarchique fixent de concert les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

D’une manière générale, et sauf situation exceptionnelle, le salarié ne peut être sollicité professionnellement, quelle qu’en soit la forme (téléphone, messagerie instantanée) en dehors de son temps de travail habituel.

Article 20 - Santé et sécurité au travail

Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables dans l'entreprise.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la DRH dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai de 24 heures. La DRH réalise la Déclaration d’Accident du travail au regard des faits déclarés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

VI - Situations particulières

Article 21 - Situations pour les personnes en situation de handicap

Le dispositif de télétravail pourra être mis en œuvre afin de permettre le maintien dans l'emploi ou éviter l'absentéisme des salariés en situation de handicap, ou nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail pour raisons de santé.

Ces aménagements seront mis en place en suivant les recommandations de la médecine du travail.

VII - Dispositions finales

Article 22 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu à pour une durée déterminée de cinq ans.

Il entrera en vigueur le 1^er octobre 2020.

Au terme des trois premières années d’application, les parties ont convenues de se réunir afin d’examiner les termes de l’accord.

Article 23 : Révision

La révision du présent accord fera l'objet d'une négociation dans les mêmes conditions que sa conclusion.

Article 24 – Publicité et dépôt

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à l’ensemble des salariés de l’Entreprise et sera consultable sur le serveur interne de l’entreprise.

Il sera ensuite déposé par le représentant légal de l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et une copie sera remise au greffe du conseil de prud'hommes de CHARTRES.

Fait à LE COUDRAY, Le 14/09/2020

En double exemplaire

Monsieur XXX Monsieur XXXXX

Membre titulaire du CSE  La Société