Accord d'entreprise "Accord collectif relatif à la mise en place et à l'organisation d'un Comité Social et Economique au sein de la société NFM Systems" chez NFM SYSTEMS (Siège)

Accord collectif relatif à la mise en place et à l’organisation d'un Comité Social et Economique au sein de la société NFM Systems

Entre les soussignés :

La société NFM SYSTEMS, dont le siège est situé 69, rue de la chaux – 69 450 Saint Cyr Au Mont d’or, représentée par Monsieur X, Directeur des Ressources Humaines Groupe,

D’une part,

Et l’Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise : CFDT

D’autre part,

Il a été arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place et d’organisation du Comité Social Economique (ci-après dénommé « CSE ») au sein de la société NFM Systems.

ARTICLE 1 : DATE, DUREE D’APPLICATION

Le présent accord est conclu pour l'élection du comité social et économique au titre de l'année 2018. Il concerne tous les établissements de la société NFM Systems, soit à ce jour les établissements de Lyon, Cherbourg en Cotentin et Bagnols sur Cèze.

Le présent accord sera valable pour toute élection partielle qui découlerait de l’élection 2018 du CSE. Le présent accord prendra fin à l’échéance des mandats de l’élection pour laquelle il a été conclu. Toutefois, les parties pourront décider d'en reconduire les termes pour les prochaines élections.

ARTICLE 2 – DUREE DES MANDATS

La durée des mandats est de 4 ans.

ARTICLE 3 – NOMBRE DE SIEGES ET REPARTITION

Les parties ont convenu de fixer le nombre de sièges à pourvoir à :

3 titulaires et 3 suppléants

Les parties ont convenu de répartir les sièges entre les collèges de la manière suivante :

Collège ETAM : 1 titulaire et 2 suppléants

Collège Cadres : 2 titulaires et 1 suppléant

ARTICLE 4 - MODE DE SCRUTIN - VOTE ELECTRONIQUE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l'entreprise d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

1. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte et sur une page.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum.

2. Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

3. Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

5. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

6. Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

ARTICLE 5 – REUNIONS DU CSE

1. Réunion Ordinaire et Extraordinaire

Hors réunions extraordinaires du CSE, le nombre de réunion ordinaire sur une année civile sera au minimum de six.

Les élus titulaires et suppléants seront convoqués aux réunions qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires. Les élus suppléants pourront participer à toutes les réunions du Comité.

Les convocations aux réunions pourront se faire par courrier électronique. Elles seront adressées par le président du CSE aux membres du Comité au moins trois jours avant la réunion. L’ordre du jour de chaque réunion sera établi conjointement par le secrétaire et le président du Comité.

Les réunions du Comité pourront être organisées par visio-conférence en cas de difficulté de déplacement d’un élu .

2. Vote et Délibérations du Comité

Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents. Les élus suppléants participants aux réunions du Comité n’auront le droit de vote quand cas d’absence d’un élu titulaire.

Lorsque le CSE est réunion en visioconférence, et qu’il est procédé à un vote à bulletin secret, il sera mis en place un dispositif de vote garantissant que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. En cas de vote électronique, le système garantira la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes et ce conformément aux dispositions du code du travail.

3. Procès-verbaux du Comité

Les délibérations du CSE seront consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire du Comité. Le PV devra être transmis au plus tard 10 jours avant la réunion du Comité au cours de laquelle il devra être approuvé.

ARTICLE 6 - HEURES DE DELEGATIONS

Le nombre d’heures dont dispose la délégation des membres du CSE est fixé dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres suppléants pourront utiliser les heures de délégations des élus titulaires dans les cas suivants :

• Démission de mandat d’un membre titulaire

• Démission de l’entreprise d’un membre titulaire

• Absence du titulaire

• Empêchement d’un titulaire d’exercer son mandat

Dans ce cas, le suppléant informera au minimum 24 heures avant la date prévue NFM Systems de l’utilisation de ces heures.

Le temps passé en réunion du CSE (ordinaire ou extraordinaire) ne sera pas déduit du crédit d’heures.

Le crédit d’heures des salariés en forfait-jour sera décompté en journée ou demi-journée qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixés par la convention de forfait. Une demi-journée correspondant à 4 heures de délégation.

ARTICLE 7 – DOTATION DU CSE

La dotation du CSE sera de 0,8% de la masse salariale répartie comme suit :

• Budget de fonctionnement : 0,2% de la Masse salariale

• Budget d’œuvres sociales : 0,6% de la Masse salariale

ARTICLE 8 – DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est applicable à l'ensemble des établissements de l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Lyon, le 16/05/2018

Pour la société NFM Systems

Monsieur X

Pour la CFDT

Monsieur Y