Accord d'entreprise "ACCORD D ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE ET L ORGANISATION DES ASTREINTES" chez NEOLIA (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE
ET L’ORGANISATION DES ASTREINTES

NEOLIA

Entre

la SA Néolia, représentée par son Directeur Général, assisté de la Directrice des Ressources Humaines

d’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives au sein de Néolia au jour de la signature des présentes :

• l’organisation syndicale CFDT prise en la personne de son délégué syndical

• l’organisation syndicale CFE-CGC prise en la personne de son délégué syndical

• l’organisation syndicale CGT prise en la personne de son délégué syndical

• l’organisation syndicale FO prise en la personne de son délégué syndical

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

PARTIE I – DISPOSITIONS PRELIMINAIRES 3

ARTICLE 1. Durée et date d’entrée en vigueur 3

ARTICLE 2. Rappel DU FONCTIONNEMENT DE L’ASTREINTE 3

ARTICLE 3. Champ d’application 5

PARTIE II - caractéristiques techniques du dispositif 5

ARTICLE 4. INSTITUTION des periodes d’astreinte 5

ARTICLE 5. compensation des periodes d’astreinte 6

ARTICLE 6. PRISE EN CHARGE DES INTERVENTIONS DURANT L’ASTREINTE 6

ARTICLE 7. FREQUENCES ET PROGRAMMATION DES PERIODES D’ASTREINTE 7

ARTICLE 8. DELAI DE PRISE EN COMPTE DE L’INCIDENT ET DELAI D’INTERVENTION 8

ARTICLE 9. DECOMPTE DES HEURES D’INTERVENTION 8

ARTICLE 10. MOYENS MIS A LA DISPOSITION DU SALARIE 8

ARTICLE 11. RECAPITULATIF DES INTERVENTIONS 9

ARTICLE 12. SUIVI DES ASTREINTES 9

PARTIE III - DISPOSITIONS DIVERSES 9

ARTICLE 13. Révision 9

ARTICLE 14. Dénonciation 9

ARTICLE 15. SUIVI DE L’ACCORD 10

ARTICLE 16. Dépôt - publicité 10

Préambule

Le présent accord a pour objet de créer les règles applicables en matière d’astreintes de NEOLIA.

Il est apparu indispensable d’assurer, en dehors des plages horaires habituelles de travail une continuité de la relation de service aux locataires afin essentiellement de pouvoir faire face aux situations d’urgence de nature à menacer la sécurité des biens et/ou des personnes.

Cet accord a été conclu après négociations avec les partenaires sociaux au cours des semaines précédant sa signature. Il a également fait l’objet de points d’informations intermédiaires lors des instances représentatives du personnel.

A ce titre, le présent accord a fait l’objet d’une procédure d’information et de consultation :

• du Comité Social et Economique, lequel a rendu un avis favorable lors de la réunion du 4 décembre 2020

Les parties entendent au travers du présent accord :

• mettre en place et pérenniser un dispositif d’astreinte indispensable pour assurer le bon fonctionnement de nos activités ;

• définir le dispositif attaché aux astreintes afin d’en faciliter la compréhension et ainsi son application ;

• prendre en compte les contraintes engendrées par cette permanence par la mise en place de compensations 

  PARTIE I – DISPOSITIONS PRELIMINAIRES

1. Durée et date d’entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 4 janvier 2021.

2. Rappel DU FONCTIONNEMENT DE L’ASTREINTE

1. Cadre juridique de l’astreinte

Selon l’article L. 3121-9 du Code du travail, une période d'astreinte s'entend comme une période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.

La durée de cette intervention est considérée comme un temps de travail effectif.

La période d'astreinte fait l'objet d'une contrepartie, soit sous forme financière, soit sous la forme de récupération.

Les salariés concernés par des périodes d'astreinte sont informés de leur programmation individuelle dans un délai raisonnable.

Le présent accord se substitue à l’ensemble des dispositions conventionnelles et des usages ayant le même objet, en vigueur au sein de NEOLIA au jour de l’entrée en vigueur du présent accord.

Il est conclu conformément aux dispositions de l’article L 3121-11 du Code du travail qui prévoit qu’une convention ou un accord d'entreprise ou d'établissement peut mettre en place les astreintes. Cet accord fixe le mode d'organisation des astreintes, les modalités d'information et les délais de prévenance des salariés concernés ainsi que la compensation sous forme financière ou de repos à laquelle elles donnent lieu.

2. Rappel du fonctionnement de l’astreinte au sein de NEOLIA

Néolia est déjà doté d’un prestataire extérieur qui assure une permanence téléphonique d’urgence au service des locataires sur tout son secteur géographique d’intervention. Son but est de répondre aux sollicitations des locataires ou des partenaires en dehors des heures d’ouvertures des agences, et de satisfaire, en lien avec les prestataires engagés auprès de Néolia et qui sont également sous astreinte, aux interventions techniques nécessaire (problème d’électricité, panne d’ascenseur, panne chauffage…)

Toutefois, dans certaines situations revêtant une gravité certaine, voire urgente, le prestataire aura besoin d’une validation de la part de Néolia pour répondre favorablement à une intervention (telle une intervention individuelle ayant une répercussion collective, comme une coupure du réseau d’eau collectif). Dans d’autres cas, tel un incendie, la présence d’un représentant de Néolia sera obligatoire.

Le point de départ de l’astreinte des collaborateurs Néolia commence après cette permanence téléphonique, et se concentre exclusivement sur les situations graves et urgentes.

En cas de sollicitation ne répondant pas aux critères d’intervention de la permanence téléphonique, celle-ci sollicitera le premier niveau de l’astreinte.

Si le premier niveau le juge nécessaire, il sollicitera le deuxième niveau.

Si le deuxième niveau le juge nécessaire, il sollicitera le troisième niveau.

Chaque niveau assurera une permanence téléphonique, et le déplacement si nécessaire, sur l’ensemble du territoire d’intervention de Néolia.

3. Trois niveaux d’interventions concernés

Dans un premier temps, une phase test sera faite avec la mise en place d’une astreinte avec 3 niveaux d’intervention :

• 1^er niveau : les Directeurs Territoriaux, Responsables d’Agence Clientèle, Responsables d’Agence Technique, Responsable Pôle Technique Maison Individuelle, Directrice Lotissement et Aménagement, Responsable Quittance et Contrats, Responsable Innovation, Responsable SRC, et tout autre responsable des services opérationnels dont le poste viendrait à être créé.

• 2^ième niveau : les Directeurs d’activité, Directeur d’activité adjoint

• 3^ième niveau : Directeur Général

4. Mise en place d’une phase test

Afin d’évaluer le fonctionnement de l’astreinte et de procéder à d’éventuels ajustements pour la suite, une phase test est instaurer pour une durée de 9 mois.

A l’issue de la phase test, les parties pourront faire le bilan de ce fonctionnement, et intégrer si nécessaire et si accord des parties, un support local qui regrouperait les agents de gestion, les conseillers habitat, et les gardiens médiateurs.

Un dispositif d’évaluation sera mis en place et pourra notamment s’organiser autour :

• d’un retour d’expérience auprès des collaborateurs soumis à l’astreinte,

• de la création d’une commission « astreinte » composée des délégués syndicaux en fonction, accompagnés d’une personne de leur choix, de la direction des ressources humaines et de la direction générale

Le cas échéant un avenant, au présent accord devra être conclu.

3. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, à l’exclusion des mandataires sociaux.

A titre non exhaustif, sont notamment concernés, à ce jour, par le présent accord les salariés relevant des catégories professionnelles suivantes :

• Directeur d’activité Adjoint

• Directeurs territoriaux

• Responsables Territoriaux

• Responsables d’agence Clientèle

• Responsable d’agence Technique

• Directrice lotissement et aménagement

• Responsable pôle technique MI

• Responsable quittances et contrats

• Responsable innovation

• Responsable SRC

Cette liste pourra être complétée par tout autre responsable des services opérationnels dont le poste viendrait à être créé.

PARTIE II - caractéristiques techniques du dispositif

4. INSTITUTION des periodes d’astreinte

Les parties conviennent d’instaurer un régime d’astreinte au sein de la société.

A titre non exhaustif, l’institution des périodes d’astreinte vise à répondre à un besoin dans le cas d’intervention d’urgence d’une gravité certaine susceptible de revêtir des enjeux pour Néolia.

5. compensation des periodes d’astreinte

Il est rappelé que le temps d’astreinte n’est pas considéré comme un temps de travail effectif. Pendant ces périodes les salariés concernés pourront vaquer librement à leurs occupations personnelles. Ils n’ont pas d’obligation de rester à leur domicile. Ils doivent rester joignables et être en mesure d'intervenir si nécessaire.

1. Afin de compenser la sujétion liée à l’astreinte et en dehors du temps d’intervention, il est prévu les dispositions suivantes :

• Les astreintes d’une durée d’une semaine, définie à l’article 7.1, seront compensées :

• A hauteur d’une prime fixe d’une valeur de 250 € brut par semaine complète d’astreinte pour le premier niveau, et pour le directeur adjoint du deuxième niveau.

• A hauteur d’une attribution de 4 jours de repos par an pour les Directeurs d’activité.

2. Conformément aux dispositions légales, l’indemnité d’astreinte sera imposable et soumise à cotisations sociales.

• Cette indemnité sera versée sur le salaire du mois suivant la réalisation de l’astreinte.

• Les jours seront attribués à chaque début de période de congé payés.

6. PRISE EN CHARGE DES INTERVENTIONS DURANT L’ASTREINTE

1. En sus de l’indemnité forfaitaire prévue à l’article 5, chaque intervention nécessitant un temps de déplacement accompli lors de la période d’astreinte est assimilée comme du temps de travail effectif.

La priorité est donnée au temps de travail hebdomadaire, et donc, toute intervention donnera lieu à la récupération des heures la journée de travail qui suit immédiatement l’intervention.

Ainsi si une intervention impliquant un déplacement a lieu pendant la période d’astreinte durant le temps de repos quotidien ou hebdomadaire, le repos sera donné intégralement à compter de la fin de l’intervention incluant le temps de déplacement (retour), sauf si le salarié a déjà bénéficié entièrement, avant le début de celle-ci, de la durée minimale de repos continu (11 heures consécutives pour le repos quotidien, 36 heures consécutives pour le repos hebdomadaire).

Le temps de repos minimal peut conduire le salarié à reprendre son activité en cours de journée et, de ce fait, à ne pas respecter son horaire normal de travail. Le cas échéant, la journée de travail incomplète sera alors valorisée suivant l’horaire théorique de cette journée. Le temps de récupération des interventions seront inclus au temps de repos obligatoire.

Afin de veiller au respect du temps de repos, la hiérarchie, dûment prévenue par le salarié, informera le jour qui suit l’intervention la Direction des Ressources Humaines de l’heure d’intervention, de reprise du travail, et du nombre d’heure de repos.

Les parties rappellent néanmoins la possibilité de déroger aux règles précitées dans le cadre des dispositions du Code du travail et de suspendre le repos pendant la durée d’une intervention, notamment en cas de travaux urgents dont l’exécution immédiate est nécessaire à la prévention d’accidents imminents et à la réparation d’accidents, en vue de préserver la sécurité des biens et des personnes.

2. Les interventions se font obligatoirement avec les véhicules de la société pour tout salarié qui bénéficie d’une telle attribution.

3. Lorsque l’intervention a lieu exceptionnellement avec un véhicule personnel, Néolia prend en charge les frais liés au déplacement de l’intervention.

Ces frais seront alors pris en compte :

• du lieu d’habitation au lieu d’intervention pour l’aller et le retour, quelle que soit la distance parcourue ;

• quel que soit le nombre d’interventions effectuées ;

• selon le barème kilométrique fixé dans la politique de l’entreprise à la date de l’intervention.

4. Le temps uniquement passé au téléphone, sans déplacement requis, n’est pas considéré comme du temps d’intervention

7. FREQUENCES ET PROGRAMMATION DES PERIODES D’ASTREINTE

1. La fréquence des astreintes est fixée en fonction des impératifs organisationnels de l’entreprise et dans le respect des règles visées à l’article 7.2 du présent article.

Les semaines d’astreinte débutent le lundi à 17h30 et se terminent le lundi suivant à 8h30, soit une durée totale de 7 jours calendaires, correspondant à 124 heures d’astreinte.

La fréquence de ces astreintes sera :

• d’une semaine par roulement successif, pour chaque salarié concerné par l’organisation des astreintes hebdomadaires visées à l’article 3 du présent accord. La semaine comprend le weekend end, nuits, et les jours fériés.

2. Quelle que soit la programmation hebdomadaire des astreintes (fréquence, durée et nombre), un salarié ne peut être d’astreinte :

• plus de 2 semaines consécutives par période de 4 semaines. Toute dérogation à ce principe requiert l’accord écrit du salarié et ne peut porter la période d’astreinte à plus de 3 semaines consécutives. Si cette éventualité devait se produire, le salarié ne pourra être à nouveau sollicité pour des astreintes avant un délai minimum de 3 semaines.

• plus de 12 semaines par an.

Un roulement sera recherché pour que les mêmes salariés ne soient pas systématiquement sollicités.

3. Dans une finalité d’optimisation des interventions et de limitation de l’impact social lié à la disponibilité demandée au personnel, l’organisation des astreintes sera établie, dans la mesure du possible, à tour de rôle selon le nombre de participant.

La programmation individuelle des périodes d’astreintes est établie par période d’un an et portée à la connaissance de chaque salarié concerné en respectant un délai de prévenance minimum de 15 jours calendaires par le biais du planning d’horaire collectif, sauf circonstances exceptionnelles liées notamment à l’absence des salariés programmés et sous réserve que le salarié en soit averti au moins un jour franc à l’avance.

En cas d’absence d’un salarié, le remplacement de l’astreinte sera effectué sur la base du volontariat, ou à défaut de volontaire, par le dernier de la liste chronologique. Les échanges de semaines seront acceptés.

8. DELAI DE PRISE EN COMPTE DE L’INCIDENT ET DELAI D’INTERVENTION

Le salarié concerné par l’astreinte devra rester joignable, et être en mesure d’intervenir sur le lieu de l’incident dès réception de l’appel.

Si à la suite d’un cas de force majeure le salarié se trouvait dans l’incapacité d’intervenir, que ce soit à distance ou sur site, il devra prévenir dans les plus brefs délais le niveau supérieur d’astreinte.

9. DECOMPTE DES HEURES D’INTERVENTION

Le décompte journalier des heures d’intervention débute dès que le salarié quitte son domicile et se termine, lors du retour du salarié à son domicile. Le décompte journalier des heures d’intervention est arrondi à l’entier supérieur.

10. MOYENS MIS A LA DISPOSITION DU SALARIE

Il sera mis à disposition des salariés d’astreinte les moyens suivants :

• Les salariés utiliseront leur téléphone portable professionnel comme moyen de communication.

• Il pourra être mis à la disposition du salarié du matériel informatique, pour lui permettre une intervention à distance. L’ensemble des salariés du périmètre de l’astreinte étant équipé d’ordinateurs portables.

• Il pourra être mis à la disposition du salarié un véhicule de société, pour lui permettre d’effectuer les déplacements au titre de l’astreinte. Les salariés pourront utilisés leurs véhicules de fonction, ou véhicule de service affecté lors des interventions.

• Dans le cas où la mise à disposition du véhicule de service ne serait pas possible, les déplacements avec véhicules personnels liés aux interventions en période d'astreinte pourront être effectués avec son véhicule personnel.

• Les risques liés aux véhicules personnels utilisés pour les déplacements liés aux interventions en période d'astreinte seront couverts par une police d'assurance souscrite par la Société à ses frais.

11. RECAPITULATIF DES INTERVENTIONS

Toute intervention donnera lieu à un compte rendu établi par le salarié. Ce document devra indiquer à minima :

• la date de l’intervention

• le motif de l’intervention

• le patrimoine concerné par l’intervention

• le nombre d’heures d’interventions effectuées

• les kilomètres effectués

Les salariés devront remplir le formulaire, le signer, l’envoyer à leur responsable hiérarchique, et en conserver une copie pour eux.

Chaque fin de mois, le salarié indiquera dans sa fiche d’heures mensuelle, les heures d’intervention, et les heures de récupération.

12. SUIVI DES ASTREINTES

    Le salarié sera informé sur son bulletin de paye des astreintes indemnisées. Une rubrique de paie intitulée prime d’astreinte figurera sur le bulletin caractérisant la compensation obligatoire.

    Dans le cadre de l’organisation de l’astreinte Néolia, un référent astreinte est nommé au sein de la direction du patrimoine, ainsi qu’un collaborateur en charge du planning.

    PARTIE III - DISPOSITIONS DIVERSES

13. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord entre les parties.

Les demandes de révision seront nécessairement formulées par écrit et accompagnées de propositions sur les thèmes dont il est demandé révision.

Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

14. Dénonciation

Le présent accord et ses avenants éventuels pourront à tout moment être dénoncés par les parties signataires en respectant un préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par l’article L 2261-9 du Code du travail.

15. SUIVI DE L’ACCORD

Une fois la phase test étudiée et validée, et afin d’examiner l’application du présent accord, de ses éventuelles difficultés de mise en œuvre et de compréhension, voire de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier, la commission astreinte (visée à l’article 2.4), pourra se réunir sur convocation de la Direction, ou à la demande des organisations syndicales représentatives de salariés signataires.

Une organisation syndicale qui perd sa représentativité ne peut plus siéger au sein de cette commission.

Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres présents de la commission, il pourra être publié sur les panneaux d’affichage réservés aux représentants du personnel ainsi que sur l’intranet.

16. Dépôt - publicité

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès :

• de la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle du Doubs et sur la plateforme en ligne TéléAccords

• du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Montbéliard.

Un exemplaire a été remis à chaque partie.

Fait à Montbéliard le 4 décembre 2020

En 6 exemplaires originaux, dont un remis à chaque signataire.

Pour la SA NEOLIA Pour les Organisations Syndicales

Directeur Général Délégué Syndical CFDT

Directrice Ressources Humaines Déléguée Syndicale CFE CGC

Déléguée Syndicale CGT

Déléguée Syndicale FO