Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement de la Base de Données Economiques et Sociales

Entre, d'une part :

La Société COULIDOOR,

Dont le siège social est situé :

5 Rue Henri Larose 14790 VERSON

Représentée par M

Ci-après dénommée l'Entreprise,

Et, d'autre part :

L'organisation syndicale représentative dans l'entreprise CGT, représentée par son délégué syndical, Mr .

Sommaire

I. PREAMBULE 3

II. DISPOSITIONS GENERALES 4

Article 1er - Objet de l’accord 4

Article 2 – Champs d’application 4

Article 3 – Contenu de la BDES 4

Article 4 – Actualisation des informations 7

Article 5 – Accès à la BDES 8

Article 6 – Support des informations contenues dans la BDES 9

Article 7 – Confidentialité 10

Article 8 – Suivi du fonctionnement et de l’évolution de la BDES 11

Article 9 – Information collective 12

Article 10 - Dispositions finales : Durée – Révision - Dénonciation 12

Article 11 – Dépôt et publicité 13

I. PREAMBULE

La base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, complétée par le décret 2013-1305 du 27 décembre 2013 et précisée par la circulaire DGT 2014-1 du 18 mars 2014.

L’objectif recherché par la loi est de fournir aux représentants du personnel concerné, en particulier aux membres du Comité d’Entreprise, un support de préparation à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, et sur les conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires ou des stages.

L’ensemble des informations de la BDES doit ainsi contribuer à donner une vision claire et globale sur la manière dont est produite et répartie la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit également permettre, conformément à l’esprit de l’ANI du 11 janvier 2013, d’instaurer un dialogue social de qualité.

La BDES comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au Comité d’Entreprise.

Au-delà du seul dispositif légal, les dispositions du présent accord ont été effectuées en concertation avec les Instances Représentatives du Personnel afin de créer les conditions d’une utilisation optimisée de la BDES visant à faire de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques, dans le cadre d’un dialogue social permanent, une étape essentielle pour une compréhension approfondie des enjeux économiques et sociaux de COULIDOOR.

Il est rappelé que le décret d’application du 27 décembre 2013 et la circulaire DGT du 18 mars 2014 prévoient que la mise à disposition actualisée de la BDES des éléments d’information contenus dans les rapports et des informations transmis de manière récurrentes au Comité d’Entreprise a vocation à se substituer à la communication de ces rapports et informations dans les conditions et limites fixées par l’article R. 2323-1-9 du Code du travail.

II. DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er - Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation de la Base de Données Economiques et Sociales, des informations obligatoires du Comité d’Entreprise et des Indicateurs Sociaux ;

Conformément au décret 2013-1305 du 27 décembre 2013, sont concernés les entreprises d’au moins 50 salariés.

Les modalités de constitution de la BDES pourront évoluer progressivement au fur et à mesure de l’approfondissement des réflexions autour de cet outil.

Article 2 – Champs d’application

La Base de Données Economiques et Sociales et les indicateurs sociaux sont constitués au niveau de l’entreprise COULIDOOR.

Article 3 – Contenu de la BDES

La loi prévoit 8 thèmes d’informations, lesquels sont détaillés dans le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013 qui sont les suivants (énoncé synthétique) :

Les informations sont réparties à l’intérieur de ces différents thèmes de la manière la plus pertinente possible.

Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours, sur les deux dernières années précédentes. Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées. L’employeur indique également, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent faire l’objet de données chiffrées, pour les raisons qu’il précisera.

D’autre part, la BDES recueille également les informations transmises de manière récurrente au Comité d’Entreprise. Ces informations sont notamment les suivantes :

• Informations relatives à la formation professionnelle ;

• Informations relatives au bilan social ;

• Informations relatives à la situation comparée des conditions générales d’emploi et de formation des femmes et des hommes.

De plus, la BDES recueille également à destination des membres du Comité d’Entreprise :

• Toutes les informations qui leurs sont transmises de manière récurrente dans le cadre de procédures d’information et contenues dans les rapports et bilans qui leurs sont communiqués périodiquement ;

• Toutes les informations qui leurs sont données à l’occasion de consultations récurrentes qui les concernent.

Lorsqu’elles sont mises à disposition dans la BDES, les informations ne sont alors pas transmises sous d’autres formes.

Cependant, concernant des évènements ponctuels, les consultations du Comité d’entreprise continuent de faire l’objet de l’envoi des informations utiles.

Article 4 – Actualisation des informations

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour.

Les bénéficiaires de BDES sont informés de l’actualisation de ces informations de la manière suivante :

• Soit par mail ;

• Soit à l’occasion de la réunion de l’instance représentative du personnel concerné (avec mention dans l’ordre du jour).

Article 5 – Accès à la BDES

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES doivent permettre aux représentants du personnel concerné d’exercer utilement leurs compétences respectives.

La BDES est accessible en permanence au bureau du service des Ressources Humaines, lorsque celui-ci est ouvert.

Conformément à l’article 3.1 de la Fiche 1 de la Circulaire 2014/1 du 18 mars 2014, il est précisé que la notion de permanence imposée par la loi ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la BDES accessible 24h/24 et jours sur 7.

Article 5.1 – Accès aux informations prévues à l’article R. 2323-1-3 et R. 2323-1-4 du Code du Travail (Présentation de l’entreprise et 8 thèmes)

Conformément à l’article L. 2323-7-2 du Code du Travail la BDES est accessible :

• Aux membres du Comité d’Entreprise ou à défaut aux Délégués du Personnel ;

• Aux membres du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (membres désignés et représentants syndicaux) ;

• Aux Délégués Syndicaux d’entreprise.

Il est d’ores et déjà convenu que l’accès sera applicable aux futurs membres du Comité Social et Economique.

Article 5.2 – Accès aux rapports et informations transmis de manière récurrente au Comité d’Entreprise

Conformément à l’article L. 2323-7-3 du Code du Travail, les éléments d’information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au Comité d’Entreprise sont mis à la disposition de ses membres dans la BDES et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au Comité d’Entreprise, dans les conditions et limites fixées par le décret 2013-1305 du 27 décembre 2013.

Article 6 – Support des informations contenues dans la BDES

Les informations contenues dans la BDES sont tenues à disposition sur un support papier.

Ce support est susceptible d’évoluer dans le temps. Les bénéficiaires de la BDES sont informés de ces évolutions si celles-ci sont significatives.

Article 6.1 – Caractéristiques

La BDES est conçue par le service des Ressources Humaines.

Article 6.2 – Accessibilité au support papier

La consultation de la BDES s’effectue à partir d’un classeur mis à disposition dans le bureau des Ressources Humaines.

L’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d’un mandat de représentation sociale ou syndicale lui donnant le droit aux informations prévues par la loi, les règlements ou le présent accord.

Le bénéficiaire, pour son usage dans le cadre de son mandat, a la possibilité de photocopier les informations communiquées et d’en demander les extractions sur support informatique pour permettre d’effectuer des recoupements et des sélections utiles.

Tous les documents seront émargés par le bénéficiaire afin de permettre le traçage de consultation, de la photocopie et de l’extraction.

Les représentants du personnel sont responsables des informations qui leur sont confiées. Ils doivent concourir à la protection desdites informations.

Article 7 – Confidentialité

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles par la Direction. La durée du caractère confidentiel est précisée sur le document.

Article 7.1 – Confidentialité des paramètres d’accès

Afin de protéger au mieux l’accès à la base de données, l’entreprise se réserve la faculté de modifier à tout moment tout ou partie des paramètres ou modalités d’accès ci-dessus.

Le représentant du personnel doit fermer le support papier (classeur) afin de ne pas laisser les informations disponibles sans surveillance.

De même, en cas d’absence, même temporaire, il est impératif que le destinataire des informations verrouille l’accès qui lui est confié, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère confidentiel.

Des consignes de sécurité complémentaires pourront être élaborées afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

Article 7.2 – Obligation générale de discrétion

La mise à disposition des informations de la base de données implique une exigence stricte de confidentialité (Art. L. 2323-7-2 et L. 2325-5 du Code du Travail).

Le respect de cette obligation de discrétion est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

L’obligation de discrétion s’étend également aux différents experts qui assistent les représentants du personnel lors de leurs réunions et qui pourraient, à cette occasion, prendre connaissance des informations contenues dans la Base de Données Economiques et Sociales.

Article 7.3 – Informations confidentielles

Sur certains documents, la mention « confidentiel » apparaîtra. L’obligation de confidentialité s’applique aussi bien pendant la durée d’exécution du contrat de travail que postérieurement à sa rupture.

La confidentialité s’étend aux personnes appartenant à l’entreprise, aux experts mandatés le cas échéant par les instances représentatives du personnel et plus généralement à tout tiers.

Pour rappel, une information est confidentielle si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

La confidentialité de certaines informations sensibles contenues dans la base de données joue un rôle essentiel dans la conduite de l’activité de l’entreprise. Ainsi, certaines informations sensibles et stratégiques doivent être maintenues secrètes tant que la direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer.

La révélation d’informations confidentielles, qui présentent un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à la société. Ainsi, le comportement raisonnable des personnes pouvant prendre connaissance de ces informations est un prérequis nécessaire à leur utilisation optimale, dans l’intérêt des salariés, de la direction, et plus généralement, dans l’intérêt global de l’entreprise.

Cette obligation de discrétion et de respect de la confidentialité sera matérialisée par une clause de confidentialité de consultation de la BDES signées par le bénéficiaire.

Article 8 – Suivi du fonctionnement et de l’évolution de la BDES

La BDES mise en œuvre peut être appelée à évoluer technologiquement ou dans le contenu ou la forme des informations mises à disposition.

Il est donc important de poursuivre le processus de dialogue initié à l’occasion de la mise en œuvre de la BDES et qui a abouti à la signature du présent accord.

Dans ce cadre, un comité de suivi de l’accord et de la BDES composé d’un représentant du personnel et d’un représentant de l’organisation syndicale signataire et de la Direction se réunira à la demande de l’une des parties.

Article 9 – Information collective

Le Comité d’Entreprise et le CHSCT sont informés du contenu du présent accord.

Une information sur la BDES, son contenu et son fonctionnement leur est également diffusée.

Les évolutions significatives de la BDES seront portées à la connaissance des utilisateurs.

Article 10 - Dispositions finales : Durée – Révision - Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain de sa date de dépôt. Il sera déposé à l’initiative de la Direction de COULIDOOR conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-4 du Code du Travail.

Il pourra à tout moment être modifié ou dénoncé en respectant la procédure prévue respectivement par les articles L. 2222-5, L. 2222-6, L. 2261-7 à L. 2261-13 du Code du Travail.

Il pourra être révisé à la demande de la Direction ou de l’organisation syndicale signataire ou y ayant adhéré ultérieurement conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7 du Code du Travail. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

Conformément à l’article L. 2261-9 du Code du Travail, les parties signataires du présent accord ont également la faculté de la dénoncer moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du Code du Travail.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.

Article 11 – Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt par la Direction dans les conditions prévues à l’article D. 2231-4 du Code du travail, à savoir dépôt sous forme électronique à la DIRECCTE sur la plateforme teleaccord.travail-emploi.gouv.fr et un exemplaire au greffe du Conseil de Prud’hommes de CAEN.

Cet accord fera l’objet d’une anonymisation sur la version de l’accord qui sera rendue publique.

Un exemplaire du présent accord est mis à la disposition des salariés dans les conditions suivantes : consultable à la demande dans le bureau des Ressources Humaines, ainsi que sur l’intranet.

Fait à Verson,

Le 11 février 2019

Pour la CGT, Pour la SAS COULIDOOR

Le délégué syndical, Le Président,