Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral" chez CA INDOSUEZ WEALTH (FRANCE) (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Elections de la délégation du personnel au Comité Social et économique au sein de

l’UES CA Indosuez / CA Indosuez Gestion

ENTRE LES SOUSSIGNES :

l’UES CA INDOSUEZ / CA INDOSUEZ GESTION composée de CA INDOSUEZ, dont le siège social est situé 17, rue du docteur Lancereaux – 75382 PARIS cedex 08, et CA INDOSUEZ GESTION, dont le siège social est également situé 17, rue du docteur Lancereaux – 75382 PARIS cedex 08 ;

Ci-après nommée « l’UES ou Indosuez »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES CA INDOSUEZ / CA INDOSUEZ GESTION:

• SNB / CFE-CGC,

• CFTC,

D'autre part,

PREAMBULE

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de l’UES Indosuez ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception ou remis en main propre contre décharge.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux des différents sites de l’UES Indosuez, à savoir : Paris, Lille, Nantes, Bordeaux, Toulouse, Marseille et Lyon.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de l’UES Indosuez se sont réunies le 14 mars 2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Ceci étant exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 – Organisation du processus de vote

1.1 – Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’entreprise souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet proposée par la société Gedivote a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, les parties conviennent qu’aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place du vote électronique est encadré par la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d’expertise DEMAETER est mandaté par l’entreprise pour évaluer le niveau de risque retenu et réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place, conformément à la délibération CNIL susmentionnée portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2 (intermédiaire).

Pour rappel, un accord collectif a été conclu le 27 février 2019 entre la Directions et les Organisations syndicales représentatives au sein de l’UES Indosuez relatif à la mise en place du vote électronique et un cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électrique figure en annexe de cet accord.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

1.2 – Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de l’entreprise amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

L’entreprise informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedivote, à qui l’entreprise fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

1.3 – Communication sur le processus électoral

Afin de favoriser la participation des électeurs au processus de vote, la Direction communiquera via une boite mail générique dédiée aux élections sur les moments clés du processus électoral (affichage des listes électorales, affichages des listes de candidats, ouverture du scrutin, fermeture du scrutin…)

Article 2 – Dates des élections

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante :

• Au 1^er tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le jeudi 8 juin 2023 à 9h et seront clôturées le mercredi 14 juin 2023 à 16h

• Au 2nd tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le jeudi 22 juin 2023 à 9h et seront clôturées le mercredi 28 juin à 16h

Article 3 – Durée des mandats

Conformément à l’article L.2314-33 du Code du travail la durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de l’entreprise est de 4 ans.

Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prendra effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.

Article 4 – Effectifs et sièges à pourvoir

Pour des modalités d’ordre pratique, les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l’élection sont les effectifs théoriques en date du 28 février 2023.

Ils sont établis conformément aux dispositions de articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail.

Sont ainsi pris en compte :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

Au 28 février 2023, l’effectif de l’entreprise est de 530.3 ETP, répartis comme suit :

CATEGORIE	TOTAL
Non Cadres	87.9
Cadres	442.4
TOTAL	530.3

Compte tenu de cet effectif, et conformément à l’article R.2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique : 13 titulaires et 13 suppléants.

Article 5 – Collèges électoraux et répartition des sièges entre les collèges

5.1 – Collèges électoraux

Le personnel est réparti en deux collèges électoraux :

• Premier collège, ou collège Non cadres, à savoir : techniciens des métiers de la Banque, agents de maitrise, employés, salariés mis à disposition n’ayant pas le statut cadre dans l’entreprise qui les emploie et qui remplissent les conditions pour exercer leur droit de vote aux élections de l’UES Indosuez ;

• Deuxième collège, ou collège Cadres, comprenant notamment les salariés mis à disposition qui disposent de ce statut dans l’entreprise qui les emploie et qui remplissent les conditions pour exercer leur droit de vote aux élections de l’UES Indosuez.

5.2 – Répartition des sièges entre les collèges électoraux

Le nombre de sièges des titulaires et suppléants est calculé proportionnellement à l’effectif connu de chacun des collèges, soit :

• 1^er collège  : 2 sièges titulaires et 2 sièges suppléants

• 2^ème collège : 11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants

Conformément aux articles L.2314-30 et L.2314-31 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats – titulaires et suppléants – qui comportent plusieurs candidats, doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part d’hommes et de femmes inscrits sur la liste électorale.

Cette disposition vise les listes présentées par les Organisations syndicales. Elle ne s’applique pas aux candidatures dites « libres » ou « sans étiquette » pouvant être présentées au deuxième tour uniquement.

Sur la base des effectifs de l’UES Indosuez au 28 février 2023, et par application des règles légales d’arrondi prévues à l’article L.2314-30 du Code de travail, la proportion de femmes et d’hommes, pour chaque collège, est la suivante :

									Répartition
Catégorie	Femmes	Hommes	TOTAL	% F	%H	SIEGES	SIEGES F	SIEGES H	F	H
Non Cadres	62.9	25	87.9	71.56%	28.44%	2	1.43	0.57	1	1
Cadres	200.8	241.6	442.4	45.39%	54.61%	11	4.99	6.01	5	6
TOTAL	263.7	266.6	530.3	49.73%	50.27%	13		6	7

Il est expressément convenu entre les parties qu’en cas de modification de cette répartition des sièges par sexe au moment de l’établissement des listes électorales, celle-ci sera actualisée dans un avenant au présent protocole préélectoral.

Article 6 – Electorat et éligibilité

6.1 – Conditions d’électorat et éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 à 2314-19 du Code du travail, appréciées la date du premier jour d’ouverture du scrutin du premier jour, c’est-à-dire le jeudi 8 juin 2023.

Conformément à ces textes :

• Sont électeurs l'ensemble des salariés âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques ;

• Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

6.2 – Conditions d’électorat et éligibilité des salariés mis à disposition de l’UES

Pour les salariés mis à disposition de l’UES Indosuez par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice à la date d’ouverture du premier jour de scrutin, soit le Jeudi 8 juin 2023, est de 12 mois continus conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au Comité social et économique dans l’entreprise utilisatrice. Ils doivent par ailleurs choisir s’ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de l’UES.

A cette fin, la Direction des Ressources Humaines a adressé un courrier aux employeurs des personnes mises à disposition pour les informer du droit d’option et leur demander de communiquer à l’entreprise la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections de l’UES Indosuez.

Les salariés mis à disposition de l’UES Indosuez remplissant les conditions d’électorat pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise, par écrit adressé au plus tard le 3^ème jour suivant la publication des listes électorales.

Article 7 – Listes électorales

L’inscription sur les listes électorales est obligatoire pour les personnes remplissant les conditions d’électorat.

Elles seront établies, pour chaque collègue, conformément au droit électoral, par la Direction des Ressources Humaines qui apprécie la condition d’électeur à la date de l’ouverture du premier tour de scrutin, soit le jeudi 8 juin 2023.

A des fins de vérification et conformément au droit électoral, les listes électorales comporteront l’l’indication des noms, prénoms, âge, date d’ancienneté et la mention d’éligibilité « E ».

Les listes électorales établies par collège seront affichées pour le 1^er tour sur les panneaux d’affichage réservés aux communications de la Direction et mises en ligne dans l’intranet sur une page dédiée aux élections professionnelles le lundi 24 avril 2023.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des Ressources Humaines (Aude MOCCAND) dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication, à savoir le jeudi 27 avril 2023.

A l’issue du délai de réclamation, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Article 8 – Appel et dépôt des candidatures

8.1 – Information du personnel et appel à candidatures

Le personnel sera informé du déroulement des élections par voie d’affichage dans les locaux et par messagerie électronique le mercredi 12 avril 2023.

Les salariés dont le contrat est suspendu seront avisés le même jour par courrier.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

8.2 – Monopole syndical pour le dépôt de candidature au 1^er tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1^er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du travail, à savoir les organisations syndicales :

• Représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• Ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement ;

• Représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC) ;

• Ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de l’entreprise.

  3. – Cas d’organisation d’un second tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• Si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• En cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• Ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

8.4 – Modalités de dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la Responsable des relations sociales ou envoyées par mail :

• En destinataire : aude.moccand@ca-indosuez.com

• En copie : didier.rabel @ca-indosuez.com

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• Lundi 15 mai 2023 avant 12h pour le 1^er tour,

• Vendredi 16 juin avant 12h pour le 2^nd tour éventuel.

8.5 – Nombre de candidats par liste et cumul de candidatures

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

8.6 – Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le principe de représentation équilibrée s’applique aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique titulaires et suppléants.

8.7 – Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de l’entreprise et publiées dans l’intranet :

• le mercredi 17 mai 2023 (au plus tard) pour le 1^er tour ;

• le vendredi 16 juin 2023 pour le 2^nd tour.

Article 9 – Campagne électorale

9.1 – Tracts et affiches

Les organisations syndicales peuvent procéder à des affichages sur les panneaux réservés à cet effet et distribuer des tracts à compter de la date à laquelle les salariés seront informés de l’organisation des élections soit le Mercredi 12 avril 2023 jusqu’à la veille de l’ouverture du scrutin, soit au plus tard jusqu’au mercredi 7 juin 2023 pour le 1^er tour et le mercredi 21 juin 2023 en cas de second tour.

Dans ce cadre, il est convenu que les Organisations syndicales peuvent procéder à la distribution de 2 tracts maximum (dont l’appel à candidature – 1 tract étant au maximum égal à un feuillet recto verso) avant le 1^er tour en format électronique. Ces tracts sont adressés par l’Organisation syndicale dans un délai minimum de 48h ouvrées avant la date d’envoi souhaitée au Responsable des relations sociales qui procèdera à la diffusion auprès des salariés via une boite générique et les publiera dans l’intranet sur l’espace dédié aux élections professionnelles.

Pour le second tout, le nombre de tract diffusé en format électronique dans les conditions susmentionnées sera limité à 2.

Hormis dans le cadre de la diffusion de tracts dans les conditions indiquées ci-dessus, il est interdit aux organisations syndicales, aux salariés détenteurs d’un mandat et aux candidats individuel d’utiliser la messagerie électronique comme support de la propagande électorale que ce soit pendant la période de propagande ou la période de vote. Il est interdit à tout salarié d’utiliser sa messagerie professionnelle ou personnelle pour envoyer des messages à caractère électoral sur la messagerie professionnelle des collaborateurs non adhérents aux syndicat sous peine de s’exposer à un risque de sanction disciplinaire.

Il est rappelé que la diffusion de tracts est autorisée :

• Dans l’enceinte de l’entreprise (en dehors des locaux de travail et des emplacements ouverts à la clientèle) ;

• Aux heures d’entrée et de sortie du personnel.

9.2 – Profession de foi

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leurs candidatures leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et dans la rubrique dédiée aux élections professionnelles dans l’intranet.

Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Les professions de foi au format PDF devront être déposées en même temps que les candidatures le Lundi 15 mai 2023 avant 12h pour le 1^er tour et le vendredi 16 juin 2023 avant 12h pour le 2^nd tour. Elles seront communiquées à l’ensemble des salariés via la boite mail générique dédiée aux élection qui sera mise en place.

Pour le 1^er tour de scrutin, les professions de foi seront par ailleurs jointes au courrier adressé aux électeurs contenant la notice explicative des élections ainsi que le code identifiant d’accès au vote. Les textes devront être établis sur un feuillet format A4 recto verso et l’impression des documents se fera en couleur.

Article 10 – Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

10.1 – Principes et garanties du recours au vote électronique

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs ;

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote ;

• respecter le secret du vote électronique ;

• permettre la publicité du scrutin.

10.2 – Authentification de l’électeur

 

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus doivent garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significatives (objectif de sécurité n°2-04).

 

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

 

En amont des élections, la Direction des ressources humaines proposera aux électeurs susceptibles de ne pas avoir accès à leur boite mail (salariés ne disposant pas d’une boite mail, absents longue durée…) durant le scrutin de communiquer une adresse e-mail personnelle sur laquelle le mot de passe leur sera envoyé. Un courrier leur sera adressé à cet effet le lundi 17 avril 2023, ceux-ci devront se manifester au plus tard le Mercredi 26 avril 2023.

 

  Transmission du code identifiant par courrier postal

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Ce pli personnel sera accompagné des professions de foi et des listes de candidats du collège d’appartenance.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le vendredi 26 mai 2023 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

 

 PROFIL 1 - Electeur présent, absent avec accès à sa messagerie professionnelle, absent sans accès à sa messagerie mais ayant communiqué à la DRH une adresse e-mail personnelle

 

  Envoi du mot de passe par e-mail préenregistré

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

 

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur l’adresse e-mail professionnelle ou l’adresse e-mail personnelle préenregistrée auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

 

  Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : le lieu de naissance de l’électeur (ville ou, pour les natifs à l’étranger, le pays)

 

PROFIL 2 - Electeur absent n'ayant pas accès à sa messagerie professionnelle ni communiqué à la DRH une adresse e-mail personnelle

 

  Envoi du mot de passe par e-mail non préenregistrée

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail personnelle déclarative de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

 

  Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : le lieu de naissance de l’électeur (ville ou, pour les natifs à l’étranger, le pays).

 

10.3 – Procédures de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Matricule de paie (figurant sur le bulletin de salaire)
Restitution du code identifiant	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur (cas d’un collaborateur dont nous pensions qu’il avait accès à sa messagerie professionnelle alors que ce n’est pas le cas ou erreur dans la base de données sur le lieu de naissance ou matricule)

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal et en cas d’échec de procédure de réassort, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par CA INDOSUEZ. CA INDOSUEZ contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, ...) ; elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe et/ou de l’identifiant

Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe et/ou son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.

10.4 – Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter par Internet/Intranet à tout moment pendant la période du scrutin.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse communiquée sur la lettre personnalisée.

Un lien aboutissant sur la plateforme de vote par Internet sera mis en place dans l’intranet sur la page dédiée aux élections professionnelles

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.ca-indosuez.webvote.fr

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret), les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à tout moment la possibilité d’imprimer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

10.5 – Assistance téléphonique

Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

10.6 – Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés ainsi qu’à l’électeur le plus jeune présents et volontaires.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

10.7 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique.

Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

10.8 – Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôles du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

10.9 – Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application qu’il conviendra de remettre au(x) membre(s) du bureau de vote en cas de perte.

10.10 – Fermeture de scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Article 11 – Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

11.1 – Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

11.2 – Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

Article 12 – Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

12.1 – Signature des procès-verbaux et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

12.2 – proclamation des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

12.3 – Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections seront annoncés par note de diffusion générale par mail et publiés dans l’intranet.

12.4 – Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, l’entreprise transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, l’entreprise envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

Article 13 – Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Article 14 – Dépôt et publicité de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique dont le 1^er tour est fixé du 8 au 14 juin 2023 et le 2^nd tour éventuel du 22 au 28 juin 2023.

Dans ce cadre, il est précisé que le présent accord cessera de plein droit à l’échéance de ces termes.

Le présent protocole d’accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des Organisations intéressées au processus électoral et porté à la connaissance des salariés par mise en ligne dans l’intranet.

Fait à Paris le 11 avril 2023 en 4 exemplaires.

Pour l’UES CA Indosuez /CA Indosuez Gestion	Pour les Organisations Syndicales

- CFTC :

Directeur des Ressources Humaines

- SNB/CFE-CGC :

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Fin mars 2023 – début avril	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
J+1 suite à signature du PAP	Publication du protocole d’accord préélectoral
Mercredi 12 avril 2023	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Lundi 24 avril 2023	Affichage des listes électorales
Jeudi 27 avril 2023	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Lundi 15 mai 2023	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mercredi 17 mai 2023 (au plus tard)	Affichage des listes de candidats
Du mardi 23 au vendredi 26 mai 2023	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Vendredi 26 mai 2023	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Mardi 6 juin 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 8 juin 2023	09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Jeudi 8 juin 2023	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
Lundi 12 juin 2023	Courriel de rappel du déroulement des élections
Mercredi 14 juin 2023	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Mercredi 14 juin 2023	16H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Mercredi 14 juin 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Mercredi 14 juin 2023	Affichage des résultats
Mercredi 14 juin 2023	Appel à candidatures 2nd tour
Vendredi 16 juin 2023	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 16 juin 2023	Affichage des listes de candidats
Lundi 19 juin 2023	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Mardi 20 juin 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 22 juin 2023	09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Jeudi 22 juin 2023	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
Lundi 26 juin 2023	Courriel de rappel du déroulement des élections
Mercredi 28 juin 2023	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Mercredi 28 juin 2023	16H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Mercredi 28 juin 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Mercredi 28 juin 2023	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	NON	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	NON
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON