Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au recours à la signature électronique des accords collectifs Axima Concept par les Délégués Syndicaux" chez AXIMA CONTRACTING ACTIS SERVICES - AXIMA CONCEPT (Siège)

Protocole d’accord relatif au recours à la signature électronique
des accords collectifs AXIMA Concept par les Délégués Syndicaux

Entre les soussignés :

• La société AXIMA Concept, SA au capital de 10 772 190€

dont le siège social est situé Faubourg de l’Arche – 1 Place Samuel Champlain – 92930 PARIS LA DEFENSE

Immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 854 800 745

Représentée par , agissant en qualité de Directrice des relations sociales,

D’une part

Et :

• Le Syndicat CFDT représenté par :

Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CFTC représenté par :

Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CFE-CGC représenté par :

Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,

• Le Syndicat CGT représenté par :

Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,

D’autre part

Il a été conclu le présent protocole d’accord, étant précisé que les Organisations Syndicales représentatives, signataires dudit protocole, ont recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’Organisations Syndicales Représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires du Comité Social et Economique, conformément aux dispositions de l’article L 2232-12 premier alinéa du Code du Travail.

1. Préambule

En raison de négociations réalisées en tout ou partie en distanciel et de l’éloignement géographique des potentiels signataires, la Direction des relations sociales et les Délégués Syndicaux d’AXIMA Concept ont, au cours de la période de crise sanitaire liée à la Covid-19, mis en place un processus de signature à distance au travers du dépôt des accords ouverts à la signature sur la plateforme TEAMS.

Cette procédure de signature nécessite que les différents signataires intègrent, à tour de rôle, leur signature sur le document « pdf » entraînant parfois des difficultés informatiques, des oublis (paraphes) ou des erreurs d’enregistrement.

Par ailleurs, l’envoi des originaux par voie postale, précédemment mis en œuvre au sein d’Axima Concept, pour l’obtention des signatures par les différentes parties impliquait également des délais importants et des risques de perte de documents.

Devant ces constats et la volonté partagée de conserver un processus de signature à distance simple et efficace, il est apparu aux différentes parties concernées nécessaire de sécuriser le process de signature tant dans la forme que d’un point de vue juridique.

C’est dans ce cadre qu’il a été décidé de déployer pour la signature des accords collectifs au sein d’Axima Concept l’utilisation d’un dispositif de signature électronique, étant précisé qu’un tel procédé est d’ores et déjà utilisé pour d’autres activités de l’Entreprise (achats, juridiques,…).

La Direction rappelle que la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 dispose que la signature électronique bénéficie de la même force probante que la signature manuscrite sous réserve que le dispositif sélectionné remplisse les exigences légales et réglementaires lui permettant d’être reconnu comme un procédé fiable, sûr et certain.

A l’issue d’une démonstration de l’utilisation d’un dispositif qui s’est déroulée le 9 septembre 2021, et d’un test ayant permis à chaque délégué syndical qui le souhaitait de s’en approprier les fonctionnalités, les parties ont souhaité formalisé leur accord sur le recours à un procédé de signature électronique des accords collectifs dans le cadre d’un protocole écrit.

2. Objet et champs d’application

Le présent protocole vise à :

• acter du principe de recourir à un dispositif de signature électronique pour les accords collectifs au sein d’Axima Concept ;

• préciser les motivations des parties pour utiliser un tel procédé ;

• préciser, par écrit, les éléments qui ne seront pas impactés par la mise en place du dispositif de signature électronique.

Au terme du présent protocole d’accord, les parties conviennent que la signature électronique pourra être mise en œuvre, à l’initiative de la Direction des relations sociales, pour l’ensemble des accords, avenants ou de manière plus générale de tout document proposé par la Direction dans le cadre du dialogue social.

3. Les enjeux du recours à la signature électronique

Les parties signataires conviennent que recourir à la signature électronique des accords collectifs répond à 3 enjeux principaux :

• un enjeux de sécurisation du processus de signature : la signature électronique permet de garantir, y compris en cas de contentieux, l’identité du signataire, l’intégrité du document signé et le lien entre le signataire et le document signé ;

• un enjeux de simplification du processus de signature : les signataires potentiels pré-identifiés reçoivent, par courriel, une demande de signature et quelques clics suffisent pour réaliser les actions demandées (paraphes et signature) ;

• un enjeux écologique et de transition numérique au travers de la réduction du volume de papiers échangés.

Elles notent également que chaque (potentiel) signataire a connaissance, en temps réel, de la signature des autres parties, permettant un meilleur suivi de la phase de signature.

4. Les éléments qui demeurent inchangés

Les parties signataires rappellent que le recours au processus de signature électronique des accords collectifs est sans incidence sur :

• la phase de négociation entre la Direction et les Organisations Syndicales représentatives. Les réunions continueront de se dérouler en présentiel ou en distanciel selon les modalités actuellement en vigueur au sein d’Axima Concept.

• les habilitations de signature des Délégués Syndicaux  : les Délégués Syndicaux actuellement habilités à signer pour chaque Organisation Syndicale représentative au sein d’AXIMA Concept restent identiques qu’il s’agisse d’un signataire unique mandaté par l’Organisation Syndicale ou que chaque membre de la délégation puisse signer au nom et pour le compte de son Organisation Syndicale.

• la phase de notification des accords signés  : les Organisations Syndicales recevront au terme de la phase de signature électronique, par courriel, un exemplaire signé de l’accord et devront adresser en retour le courrier de notification signée¹.

• la phase de dépôt des accords signés  : la Direction procèdera au dépôt de l’accord signé conformément aux dispositions légales en vigueur et selon les modalités qui seraient fixées par les parties signataires de chacun des accords.

5. Choix du dispositif de signature électronique

Les parties conviennent que le choix du dispositif de signature électronique relève du pouvoir de décision de la Direction. Cette dernière s’engage à choisir un dispositif répondant aux exigences légales et réglementaires en vigueur au moment du choix.

A titre informatif, il est précisé que la Direction a choisi de recourir au logiciel DocuSign, dont un mode opératoire est annexé au présent protocole.

Les parties conviennent qu’en cas de changement de dispositif, une information préalable devra être faite par la Direction des relations sociales auprès des Organisations Syndicales représentatives.

Par ailleurs, en cas de modification importante des modalités de fonctionnement du procédé de signature électronique, une présentation du nouveau dispositif sera organisée à l’initiative de la Direction des relations sociales.

6. Entrée en vigueur et durée

Le présent protocole est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au terme du processus de publicité et de dépôt ci-dessous mentionnée.

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

• la demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties ;

• la demande devra comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• les parties concernées devront ouvrir une négociation dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande de révision ;

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Par ailleurs, il est précisé que les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit à défaut, à compter du lendemain du terme des formalités de dépôt auprès des services compétents.

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Les parties rappellent que lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

7. Publicité et dépôt

La Direction des relations sociales de la société AXIMA Concept notifiera sans délai, par tout moyen conférant date certaine, le présent protocole à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives signataires et non-signataires.

En application de la règlementation en vigueur, il sera déposé auprès de la DRIEETS – Unité Territoriale des Hauts de Seine via la plateforme nationale « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Un exemplaire sera également remis au Comité Social et Economique.

Il donnera, en outre, lieu à publication sur le réseau intranet d’AXIMA Concept.

Fait à Paris La Défense,

Le 27 octobre 2021

Annexe – Mode opératoire : signature d’un document via DocuSign (à titre informatif)

En 6 exemplaires originaux revêtus de signatures originales, dont un pour chacune des parties signataires

Pour la société AXIMA Concept

agissant en qualité de Directrice des relations sociales,

Pour la CFDT

(mandaté par la CFDT pour la signature des accords d’entreprise)

(mandatée par la CFDT pour la signature des accords d’entreprise, en cas d’absence de )

Pour la CFTC

Pour la CFE-CGC

Pour la CGT

(mandaté par la CGT pour la signature des accords d’entreprise)

*Parapher chaque page du présent protocole et faire précéder la signature de la mention manuscrite « lu et approuvé »

Annexe – Mode opératoire : signature d’un document via DocuSign

La présente annexe vise à présenter, à titre informatif, les différentes étapes devant être réalisées dans le cadre d’une signature électronique via DocuSign.

Etape 1 : Réception d’un mail informant qu’un accord est ouvert à la signature

Etape 2 : Choisir le style de signature et du paraphe électronique

Etape 3 : Valider la signature du document en cliquant sur « Terminer »

Etape 4 : Sortir de DocuSign

Etape 5 : Réception par mail d’une copie de l’accord signé et de la synthèse de signature

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1. Les parties rappellent, qu’au jour de la signature du présent protocole, les modalités de signature et de notification des différentes Organisations Syndicales représentatives au sein d’Axima Concept sont les suivantes :

   pour la CFDT : signature par qui a été dûment mandaté à cet effet par l’Organisation Syndicale CFDT  ou en son absence par  ; la notification des accords sera faite auprès du signataire ;

   pour la CFTC : signature par l’un des membres de la délégation ; la notification des accords sera faite auprès d’un Délégué Syndical qui sera expressément désigné à cet effet auprès de la Direction ;

   pour la CFE-CGC : signature par l’un des membres de la Délégation ; la notification des accords sera faite auprès de la CFE-CGC BTP située 15 rue de Londres à PARIS (75009) ;

   pour la CGT : signature par qui a été dûment mandaté à cet effet par l’Organisation Syndicale CGT ; la notification sera faite auprès de ce dernier.

   Toute modification dans ces modalités devra être précisée, par écrit, à la Direction des relations sociales préalablement à la notification d’un accord signé. ↩