Accord d'entreprise "Accord d'organisation du temps de travail pour les cadres" chez CLINIQUE MEDICALE VICTOR HUGO (Siège)

ACCORD D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL APPLICABLE A LA CLINIQUE VICTOR HUGO

Entre les soussignés :

La société CLINIQUE VICTOR HUGO

Immatriculée sous le n° de Siret : 300 377 298 000 17 ;

Dont le siège social est situé 18 rue Victor Hugo, 72015 Le Mans Cedex 2 ;

Représenté par … agissant en qualité de Directeur Général ;

Ci après désignée « la Clinique »

D’une part,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par … en qualité de délégué syndical, désignée par courrier en date du 18 octobre 2018.

D’autre part,

PREAMBULE

L’organisation du travail des cadres et des salariés, dont le temps de travail ne coïncide pas avec l’horaire collectif du service dont il est affecté, actuellement en vigueur au sein de la clinique ne répond plus aux besoins des personnels autonomes dont l’activité exige en effet une souplesse qui se prête mal aux horaires prédéterminés.

Le présent accord est le fruit de ce constat partagé à la fois par les salariés, leurs représentants et la Direction.

Les parties ont convenu de la mise en place d’un aménagement du temps de travail des cadres, afin d’améliorer l’organisation du temps de travail des « salariés autonomes », en tenant compte à la fois des nécessités de service et des conditions de travail.

Cela avec une réelle volonté de prendre en compte au mieux les besoins des personnes accompagnées, avec en filigrane la recherche de dispositif d’organisation cohérente au regard des différents types d’activités des services que comporte la clinique.

L’objectif de la clinique et de ses salariés est d’assurer, outre un accompagnement de qualité des personnes accueillies, une véritable qualité de vie au travail.

Cet accompagnement de qualité passe nécessairement par l’emploi de personnel qualifié et par l’organisation de service efficace et équitable tout en garantissant de pleine condition de travail dans le cadre d’un dialogue social.

Une négociation relative à la mise en place d’un forfait annuel en jours pour les cadres autonomes a donc été engagée avec l’organisation syndicale le 14 janvier 2020.

TITRE 1 – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1.1 Cadre juridique

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions de l’article L 2232-12 du Code du Travail.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Article 1.2. Durée de l’accord et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 01^er mai 2020.

Article 1.3. Interprétation conventionnelle

Le présent accord fait loi entre les parties qui l’ont signé ou qui y auront adhéré par la suite.

Si l’une des clauses du présent accord posait une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation à condition que celle-ci porte sur un litige d’ordre collectif.

Dans une telle hypothèse, la Direction des Ressources Humaines convoquera, dans le délai d’un mois à partir de la date à laquelle elle aura eu connaissance du différend, une commission composée de deux membres du comité social et économique dûment mandatés et de deux membres désignés par la Direction de l’entreprise.

Cette interprétation donnera lieu à une note explicative adoptée à la majorité de trois quarts des membres de la commission. Elle sera alors annexée à l’accord.

Article 1.4. Durée – Révision - Dénonciation

1.4.1. Adhésion

Toute organisation syndicale de salariés représentatifs au sein de la clinique et qui n’est pas signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Une notification devra également être faite dans un délai de 8 jours par lettre recommandée avec accusé de réception aux parties signataires.

1.4.2. Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L 2261-7-1 du Code du Travail :

« - tant que perdure le cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés :

représentatives dans le champ d’application de l’accord,

signataire ou adhérente de cet accord.

- Une fois achevé sur le cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatifs dans le champ d’application de l’accord, peu importe qu’elles aient ou non signé ou adhéré à l’accord ».

L’avenant portant révision de toute ou partie d’une convention ou d’un accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Il est opposable, dans les conditions prévues à l’article L 2231-6 à l’ensemble des employeurs et des salariés liés par l’accord.

1.4.3. Dénonciation

L’accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, et selon les modalités suivantes :

• La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen permettant de conférer une date certaine à la réception, à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2231-6 du Code du travail.

• La dénonciation prend effet au terme d’un préavis de trois mois. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un an, sauf application d’un accord de substitution.

1.4.4. Clause de suivi

Dans le cadre des négociations annuelles obligatoire, les parties conviennent de faire le bilan de l’application du présent accord collectif d’entreprise afin d’identifier d’éventuels disfonctionnements et de les corriger.

1.4.5.Publicité - Dépôt

Le présent accord a été, soumis pour avis au Comité Social et Economique lors d’une réunion du 28 avril 2020.

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-6 du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmet ensuite à la DIRECCTE territorialement compétente, à savoir à l’Unité Territoriale du Mans et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes territorialement compétent, soit le Conseil de prud’hommes du Mans.

Les parties rappellent que dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du Travail.

A défaut, d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale rendue anonyme.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

Les salariés de la société seront collectivement informés du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la communication destinée au personnel.

TITRE 2 – DISPOSITIONS D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

Article 2.1. Cadre juridique

Le présent accord d’entreprise est conclu dans le cadre des dispositions des articles L 3121-63 et suivants du Code du Travail.

Le présent accord d’entreprise peut donc convenir des dispositions non prévues par les accords de branche ou contraire, et notamment la convention collective de branche de l’hospitalisation privée à but lucratif (FHP).

Article 2.2. Champ d’application

2.2.1. Périmètre d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la clinique qui répondent à la définition suivante :

Cadre autonome

Sont considérés comme autonomes les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps de travail et dont la nature des fonctions ne leur permet pas de suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.

Salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée

Le personnel appartenant à cette catégorie regroupe l’ensemble des salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui dispose d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leurs sont confiées conformément aux dispositions de l’article L 3121-58 du Code du Travail.

Sont exclus :

• Les médecins, qui disposent d’une organisation spécifique

• Les psychologues,

• Les cadres soumis à l’horaire collectif.

Article 2.3. Mise en place du forfait jours annuel

2.3.1 Durée du forfait jours

La durée du forfait jours est de 210 jours annuel, journée de solidarité non incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile ayant droit à congés payés complet.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet (temps partiel ou entrée sortie en cours d’année civile) le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié ne peut prétendre.

2.3.2. Période de référence

Le temps de travail de ces salariés fait l’objet d’un décompte annuel en jours de travail effectif.

La période de référence de douze mois pour le décompte du temps de travail et la prise des journées et demi-journées de repos supplémentaires est fixée :

Du 1er janvier N au 31 Décembre N

Les parties précisent que, pour la lecture et l’interprétation du présent accord, les références à la notion d’ « année » (« dans l’année », « annuel », « par an », « par année », etc.) contenues dans le texte du présent accord, doivent être comprises comme se rapportant à la période de référence telle que définie ci-dessus, sauf indication contraire.

2.3.3. Nombre de jours de repos supplémentaires

Afin de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait, le salarié bénéficie d’un nombre de jours de repos supplémentaires calculé comme suit :

Méthode de calcul du nombre de jours de repos supplémentaire

Nombre de jours sur la période de référence (365 ou 366 en année bissextile)

• 104 jours de week-ends

• 25 jours ouvrés de congés payés

• 11 jours fériés

= 225 jours travaillés

225 jours travaillés –210 jours prévus au forfait = 15 jours de repos supplémentaires

Par convention on nommera ces jours de repos supplémentaires « RTT » afin de simplifier l’utilisation de l’outil de gestion du temps de travail Octime.

Le présent accord prévoit 11 jours fériés chaque année puisque l’article 59-3 de la Convention Collective précise « Les salariés de repos ce jour-là [...] pourront choisir entre 7 heures de repos en compensation pour les salariés à temps complet et calculé prorata temporis pour les salariés à temps partiel ou une indemnité calculée sur la base de 1/24^ème du salaire mensuel brut. » Cet article définit que même en cas de férié tombant un samedi ou un dimanche celui-ci est compensé. Par simplification, sont pris en compte systématiquement pour le calcul du nombre de jours travaillés, le nombre de jours de férié maximum soit 11 jours fériés.

Article 2.4. Modalités de prise des « RTT »

La période de référence pour la prise des RTT est fixée du 1er janvier au 31 décembre.

Les salariés devront donc veiller à répartir leurs RTT sur la période de référence de façon à respecter un équilibre vie privée et vie professionnelle et à se donner les moyens d’atteindre les objectifs de qualité de l’entreprise. La prise de RTT groupées en toute fin d’année civile sera refusée.

Les RTT devront être prises par journées entières ou par demi-journées tout au long de l’année civile. Est considérée comme une demi-journée pour l’application du présent accord, toute période se terminant avant 14 heures ou débutant après 14 heures.

La totalité des RTT devra être posée au plus tard avant le terme de la période de référence, soit le 31 Décembre, aucun report n’étant possible sur l’année suivante.

Les dates de prise des RTT sont fixées, sauf raison impérieuse de service, à l’initiative du salarié en respectant les dispositions ci-dessus.

Elles doivent être portées à la connaissance du supérieur hiérarchique au moins un mois à l’avance (sauf accord du supérieur hiérarchique, au cas par cas sur un délai plus court) et renseignées dans le logiciel de suivi au plus tard la veille du jour de repos supplémentaire.

Toute modification par le salarié de la ou des dates fixées ne pourra intervenir que sous réserve de l’accord du supérieur hiérarchique.

Article 2.5. Régime juridique

Il est rappelé que les cadres autonomes, et les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées, soumis à un forfait jours, ne sont pas soumis, en application de l’article L 3121-60 du Code du Travail à :

• La durée légale, conventionnelle, hebdomadaire du travail ;

• La durée quotidienne maximum prévue à l’article L 3121-18 ;

• Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L 3121-20 et L 3121-22.

Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l’exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leur horaire de travail.

Cependant, et sans que cela ne remette en cause leur autonomie, il pourra être prévu dans l’année, des périodes de présence nécessaire au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise.

Article 2.6. Garanties

2.6.1. Temps de repos

En application des dispositions de l’article L.3131-1 du code du travail, la durée du repos quotidien est au minimum de 11 heures consécutives sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur.

En application des dispositions de l’article L.3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journées ou demi-journées de travail, le salarié doit bénéficier d'un temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien ci-dessus prévues. Il est rappelé que sauf dérogations le jour de repos hebdomadaire est le dimanche.

2.6.2. Contrôle

Le forfait jours fait l’objet d’un contrôle des jours travaillés.

A cette fin le salarié devra remplir mensuellement le document de contrôle élaboré, à cet effet, par l’employeur et l’adresser à son supérieur hiérarchique à l’aide du logiciel « Octime ».

Devront être identifiés dans le document de contrôle :

• la date des journées travaillées ;

• la date des journées de repos prises. Pour ces dernières la qualification de ces journées devra impérativement être précisée : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaire, jour de RTT 

Le forfait en jours s'accompagne néanmoins d'un contrôle du nombre de jours travaillés effectué à l’aide d’Octime. Afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, un outil de suivi est mis en place (Octime). Il fait apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours de « RTT »...

A défaut de contestation par la Direction au terme d’un délai d’un mois, à compter de la date de réception de l’enregistrement, le nombre de journées ou demi-journées enregistré par le salarié sera présumé exact, sauf preuve ultérieure contraire.

2.6.3. Dispositif de veille

Afin de permettre au supérieur hiérarchique du salarié en forfait jours de s’assurer au mieux de la charge de travail de l’intéressé, il est mis en place un dispositif de veille.

Le salarié autonome tiendra son responsable hiérarchique ou la Direction informé(e) des évènements ou éléments accroissant de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. L’examen de l’outil de suivi permettra au salarié d’effectuer un constat objectif et de déclencher cette alerte.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l’isolement professionnel du salarié, le salarié pourra émettre par écrit, une alerte auprès de la Direction, laquelle recevra le salarié dans les 8 jours et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte-rendu et d’un suivi.

De même, l’examen mensuel d’Octime de la part du supérieur hiérarchique ou de la Direction permettra de veiller, à ce que l’amplitude (respect des repos quotidiens et hebdomadaires) et la charge de travail restent raisonnables et permettent une bonne répartition du travail dans le temps, ainsi qu’un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Si l’employeur est amené à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié autonome et/ou que la charge de travail aboutit à des situations anormales (surcharge de travail notamment), l’employeur ou son représentant pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié.

La Direction transmet en réunion CSE-SSCT, une fois par an, le nombre d’alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier à ces difficultés. Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l’échéance annuelle.

2.7. Mise en œuvre du dispositif

2.7.1. Les salariés à temps partiel

Dans un objectif de traitement identique des salariés à temps plein et des salariés à temps partiel, les cadres autonomes travaillant à temps partiel se verront proposer une convention individuelle de forfait, prévoyant un nombre de jours travaillés réduit.

2.7.2. Les salariés ne travaillant pas une année civile complète

Pour les salariés entrant ou sortant en cours d’année civile, le nombre de jours prévus au forfait sera déterminé au prorata temporis de leur temps de présence pendant l’année et en tenant compte de leurs droits à congés payés.

TITRE 3 – DROIT A LA DECONNEXION

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

Les parties ont donc décidé de déterminer, dans le cadre du présent Accord, les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

Le présent Accord définit les modalités d’usage des outils numériques ainsi que d’exercice du droit à la déconnexion, notamment en application de l’article L.3121-64 du code du travail et avec pour objectif de favoriser l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Article 3.1. Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…,

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

Article 3.2. Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, la Société a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail ».

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils :

• se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ;

• favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ;

• cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ;

• limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ; 

• préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ;

• ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur.

Article 3.3. Droit à la déconnexion

Le présent Accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par la Société ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• des jours fériés et de repos,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, repos compensateur, …).

Ainsi, en dehors des périodes d’astreinte, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

Lorsque la situation l’impose par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause, des exceptions au droit à la déconnexion seront en œuvres.

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et pour qu’elle soit efficace, l’implication de chacun est nécessaire. Chaque salarié doit respecter ses collègues dans l’usage du numérique.

Fait à Le Mans

Le 14 avril 2020

Pour la Clinique Victor Hugo

Pour l’organisation syndicale représentative :