ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL

EDOKIAL

Entre

La Société EDOKIAL, SAS dont le siège social est situé Causse Comtal 12340 BOZOULS,

représentée par

agissant en qualité de Directeur Général Opérationnel et dûment habilité à la signature des présentes,

d'une part

et

les délégations suivantes :

• La Confédération Générale du Travail (CGT),

• Force Ouvrière (FO),

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, la société EDOKIAL a pris la décision de mettre en place le télétravail.

Le télétravail est une réponse aux besoins d’évolutions des contraintes liées à l’organisation du travail et à ceux des salariés. Il contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels et dans une démarche RSE permet de réduire l’utilisation des transports et de maintenir notre compétitivité.

Le contenu de cet accord s’inscrit notamment dans le cadre des dispositions de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, qui introduit le télétravail dans le Code du travail, et de l'ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, qui a fait évoluer le cadre légal du télétravail.

Le présent accord fixe ainsi les conditions d'exécution du télétravail dans la société EDOKIAL.

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle aussi bien dans les locaux de la société EDOKIAL qu’à son domicile, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication, et conformément à l'article L. 1222-9 du Code du travail.

La définition du télétravail répond ainsi à trois critères cumulatifs :

1. le travail en dehors des locaux mêmes de la société EDOKIAL,

2. le travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux la société EDOKIAL,

3. l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le présent accord a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessus.

Article 2 - Champ d'application et conditions d'éligibilité

Sous les réserves qui suivent, la société EDOKIAL entend ouvrir le télétravail aux salariés cadres et non-cadres, titulaires d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel, et ayant une ancienneté d’au moins 3 mois au sein de la société EDOKIAL ou du groupe INFORSUD.

De fait les salariés en CDI ou en CDD qui ne justifient pas d'au moins 3 mois au sein de la société EDOKIAL ou du groupe INFORSUD à la date de passage en télétravail, ainsi que les stagiaires et alternants, ne sont donc pas éligibles au télétravail.

Par ailleurs, ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement ou de manière permanente dans les locaux d’EDOKIAL ou ceux de ses clients notamment en raison :

• De la nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire,

• D’une organisation du temps de travail spécifique,

• De l’utilisation de logiciels, d’équipements matériels et/ou techniques spécifiques.

Article 3 - Organisation du télétravail

3.1. Télétravail régulier : Nombre de jours travaillés

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le salarié devra assurer 3 jours de présence par semaine dans les locaux de la société. Le nombre de jours de télétravail est donc limité à 2 jours par semaine maximum pour un salarié travaillant à temps plein. Pour un salarié à temps partiel, le nombre de jours par semaine en télétravail sera proratisé de manière à ce que ce collaborateur soit présent au moins 3 jours par semaine sur site.

Les jours de télétravail seront définis d'un commun accord entre le salarié télétravailleur et la Direction : ils seront obligatoirement formalisés dans un avenant à son contrat de travail.

Il est précisé que le manager devra veiller à assurer la présence sur site d’au moins 50% de l’équipe.

Dans tous les cas, si les 3 jours de présence physique sur site ne peuvent être assurés du fait notamment d’absences pour congés, RTT (ou tout autre motif d’absence), et/ou de déplacement, les journées de télétravail éventuellement prévues seront annulées de fait.

3.2. Plages horaires et charge de travail

Le télétravail s’exercera dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail.

Le passage au télétravail n'aura aucune incidence sur la durée de travail du salarié, en particulier sur le nombre d'heures et / ou de jours travaillés qui continueront de s'inscrire dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur au sein de la société EDOKIAL.

Pendant les jours de télétravail, le salarié restera joignable durant les horaires de référence qui lui sont applicables au sein de la société dans le respect de l'horaire collectif et individuel en vigueur au sein de la société et conformément à l’accord sur l’organisation du temps de travail du 1^er octobre 2008.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué, ainsi que le respect des durées maximales de travail et minimales des temps de repos, à l’exception des cadres au forfait, le télétravailleur relèvera ses horaires de travail pour chaque jour travaillé et transmettra ce relevé à son manager.

Par ailleurs, la direction et les collaborateurs s'engagent à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de la société.

Enfin, un point de suivi spécifique portant sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail dans le cadre du télétravail devra être organisé en même temps que l’entretien individuel.

3.3. Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel

Tout salarié ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail régulier pourra solliciter de télétravailler de manière occasionnelle afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires. Dans le même esprit la direction pourra solliciter un salarié pour des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes opérationnelles exceptionnelles ou à des événements extérieurs.

Le nombre de jours ainsi « télétravaillés » ne pourra pas excéder 4 jours par mois.

Le salarié souhaitant bénéficier d'une d’autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable auprès de la direction qui sera libre de l’accepter ou non. Cette demande devra parvenir à la direction dans un délai de 5 jours ouvrés avant la date souhaitée.

La Direction devra y répondre par écrit dans les meilleurs délais.

Dans le cas d’une demande de la Direction le salarié est aussi libre de l’accepter ou non. Cette demande devra parvenir au salarié dans un délai de 5 jours ouvrés avant la date souhaitée.

Le salarié devra y répondre par écrit dans les meilleurs délais.

3.4 Dispositions spécifiques au télétravail cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence. Il sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par la société (ordinateur portable et VPN).

Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié (ex. en cas de grève des transports publics ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés) ou de la société (ex. en cas de pandémie, épidémie / fermeture exceptionnelle de la société dégât des eaux, sinistre, etc.).

Il ne fera pas l'objet d'un avenant au contrat de travail.

Le salarié souhaitant bénéficier d'une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable auprès de la Direction qui sera libre de l’accepter ou non.

La Direction devra y répondre par écrit dans les meilleurs délais.

Enfin, la Direction pourra imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit « d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité et garantir la protection des salariés », selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du travail. Dans ce cas, le nombre de jours de télétravail pourra être étendu.

Article 4 - Modalités de passage au télétravail

Article 4.1. Procédure de demande

En dehors des cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure (cf article 3.4), la mise en place du télétravail est à l’initiative du salarié, basée sur le principe du volontariat : le télétravail revêt toujours un caractère volontaire pour le salarié.

Elle nécessite, en outre, l’accord de la Direction, après avoir apprécié les conditions d'éligibilité.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité énoncés à l'article 2 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite à la Direction.

La Direction pourra également proposer à un salarié un passage en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. Cette proposition ne s’imposera pas à ce dernier en cas de refus.

Au cours d’un entretien, la Direction et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient le salarié.

A compter de cet entretien, la Direction a ensuite, au maximum, un mois pour adresser son acceptation de principe ou son refus.

En cas d’acceptation de principe le salarié disposera d’un délai d’un mois pour produire les justificatifs nécessaires (cf notamment les article 4.2 : conditions d’accès et article 11 : assurance).

L’acceptation définitive de la Direction ne pourra intervenir qu’après fourniture par le salarié des justificatifs nécessaires.

Les refus de la Direction doivent être motivés.

Voir schéma de la procédure et des délais en annexe 1.

Article 4.2. Conditions d’accès

Il appartiendra à la direction d’évaluer la capacité d’un salarié à télétravailler en prenant en compte notamment les éléments suivants :

• La compatibilité du télétravail avec les fonctions exercées, le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• La possibilité pour le salarié d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail, de bénéficier d’un accès internet compatible (vérifié via un test de bande passante, avec un minimum de 3 méga de débit descendant et 1 méga de débit montant) et d’attester de la conformité des installations électriques ;

• La capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance et de manière autonome dans le respect des directives de son manager.

• Maîtrisant l’outil informatique.

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 2, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

Il est précisé que l’entreprise ne prend pas à sa charge notamment : la box ni les frais de connexion internet, ni même l’imprimante et des écrans en supplément de l’écran de l’ordinateur portable, ni l’abonnement téléphonique et le forfait d’appels afférents ainsi que l’équipement mobilier, cette liste n’étant pas exhaustive.

Article 4.3. Formalisation

Le passage en télétravail est formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail. Cet avenant prévoit notamment :

1. l’adresse du domicile où le télétravail sera exercé ;

2. le jour ou les jours fixes choisis ;

3. les plages horaires d'accessibilité (pendant lesquelles le télétravailleur est joignable) prévues à l'article 3.2. du présent accord d’entreprise;

4. la période d’adaptation de 3 mois ;

5. la réversibilité du télétravail (préavis d’1 mois maximum) ;

6. le matériel mis à disposition par la société clairement identifié ;

7. le rattachement hiérarchique ;

8. les moyens de communication entre le salarié et ses supérieurs hiérarchiques, ainsi que les membres de son équipe, les modalités d’évaluation de la charge de travail ;

9. les modalités d’utilisation des équipements ;

10. les restrictions dans l’usage des équipements professionnels mis à disposition ;

11. la durée du télétravail

La modification exceptionnelle du ou des jour(s) fixe(s) de télétravail mentionnés par l’avenant au contrat de travail devra faire l’objet d’un accord écrit entre le salarié et son manager.

En cas de souhait de modification durable du jour ou des jours fixes choisi(s), il conviendra de convenir d’un nouvel avenant, selon la même procédure de demande et d’examen des conditions d’accès, visée aux articles 4.1. et 4.2.

Article 5 - Période d’adaptation et réversibilité

Article 5.1. Période d’adaptation

La période d’adaptation est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du service auquel appartient le salarié.

La durée de la période d’adaptation est de 3 mois.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

Durant cette période, toute modification des jours visés par le télétravail met fin au télétravail. La demande de modification devra être réexaminée selon la même procédure de demande et d’examen des conditions d’accès, visée aux articles 4.1. et 4.2.

Article 5.2. Réversibilité

La société EDOKIAL affirme le caractère réversible du télétravail au-delà de la période d’adaptation.

Ainsi, l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois sans que cette suppression ne puisse être assimilable à une modification du contrat de travail.

L’information de l’autre partie est réalisée par courrier remis en main propre contre décharge ou courrier électronique avec accusé de réception.

L’avenant au contrat de travail rappelle qu’il peut être mis fin au télétravail programmé sur initiative de l’une ou l’autre des parties à tout moment et sans besoin de justification en respectant le délai minimum de prévenance précité.

La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de la société et dans son équipe de travail le cas échéant.

Article 5.3. Suspension du télétravail

En cas de nécessité de service (réunion, formation, missions urgentes nécessitant la présence du salarié), le télétravail pourra être suspendu temporairement à l’initiative de l’employeur.

Dans la mesure du possible, le salarié sera alors informé avec un délai de prévenance de 1 jour ouvré.

Par ailleurs, dès lors que la mission du salarié comprend des interventions chez les clients, des réunions d’équipe, d’entreprise, séminaire ou formation, ces déplacements seront prioritaires, peu importe l’organisation du télétravail prévue. Le salarié devra assurer sa présence en fonction des besoins, sans que cela n’entraîne, le cas échéant, un report du ou des jour(s) télétravaillé(s).

Article 5.4. Fin de la période de télétravail

Le télétravail peut être conclu à durée indéterminée ou être assorti d’un terme. Dans l’hypothèse où une durée était fixée, l’accord des parties sera alors requis pour poursuivre le télétravail au-delà de la période initialement convenue. A défaut, le télétravail prendra fin à échéance du terme, sans autre formalité.

Article 6 - Droits individuels et collectifs du salarié télétravailleur

Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de la société.

Ainsi, notamment, les règles et les processus applicables, notamment en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, à l’information de la société et aux événements organisés par la société demeurent les mêmes que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la société.

La Direction devra s’assurer régulièrement, et en particulier dans le cadre de son entretien individuel, que le salarié télétravailleur bénéficie de l’accompagnement nécessaire à la tenue de son poste et à son développement professionnel, similaire aux autres salariés et que son niveau d’information sur la vie de la société et sa faculté de participation aux événements collectifs de la société afin de préserver le salarié du risque d’isolement.

Le salarié télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres salariés.

Les salariés télétravailleurs conservent les mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés en matière de relations avec les représentants du personnel, d’accès aux communications syndicales et d’accès aux activités sociales.

Les salariés télétravailleurs bénéficient enfin des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.

Article 7 - Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles il est joignable sont les horaires de référence qui lui sont applicables au sein de la société dans le respect de l'horaire collectif en vigueur au sein de la société.

Le salarié télétravailleur à domicile bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors de la plage horaire où il se doit d’être joignable. Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.

Article 8 - Confidentialité renforcée et protection des données

L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.

Le salarié en télétravail doit s’assurer du respect de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents que lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Le salarié télétravailleur s’engage à n’utiliser le matériel mis à disposition qu’à des fins professionnelles dans le cadre de l’exercice de ses fonctions professionnelles.

Le salarié télétravailleur s’engage à ne pas utiliser un ordinateur personnel à des fins professionnelles à l’exception des salariés disposant d’un poste virtuel (VDI).

Le salarié télétravailleur s’engage à appliquer les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise.

Article 9 - Modalités, équipements et prise en charge

Article 9.1. Lieu du télétravail et espace dédié

Le lieu de télétravail unique est la résidence principale/familiale du salarié.

En son sein, le salarié télétravailleur devra disposer d’un espace dédié à la réalisation du travail, tel que prévu à l’article 4.2.

Le salarié s’engage à informer sa direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail. A défaut, le télétravail prend fin automatiquement et le salarié est passible d’une sanction dans les conditions prévues au règlement intérieur.

En cas de déménagement, le salarié doit faire une nouvelle demande de télétravail selon la même procédure de demande et d’examen des conditions d’accès, visée aux articles 4.1. et 4.2.

Article 9.2. Equipement du télétravailleur

Sous réserve de la conformité des installations électriques du domicile du salarié aux normes électriques en vigueur (qui relèvera de la responsabilité du télétravailleur, ce dernier devant remettre à cet effet une attestation de conformité), la société s’engage à fournir au salarié le matériel informatique nécessaire à la réalisation de son activité professionnelle en télétravail, à savoir : la société dotera le salarié d’un ordinateur portable, si celui-ci n’est pas équipé avant passage en télétravail, ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle à distance.

Le salarié télétravailleur sera tenu d’utiliser le matériel informatique mis à disposition par la société pour exercer uniquement son activité professionnelle.

Cet équipement reste la propriété de la société qui en assure l’entretien.

Le salarié télétravailleur doit en prendre soin et informer immédiatement la Direction en cas de panne, mauvais fonctionnement, de perte ou de vol. Le salarié télétravailleur bénéficie du support technique de la même manière que les salariés présents dans les locaux de la société.

Le salarié télétravailleur s’engage à rendre son bureau disponible pour un usage par d’autres collaborateurs télétravailleurs ou en déplacement intersites.

Article 9.3. Prise en charge des coûts liés au télétravail permanent

La société prendra à sa charge les frais de maintenance du matériel mis à disposition par l’entreprise et nécessaires à la bonne exécution du travail à domicile.

Article 10 - Prévention des risques de santé et sécurité
des télétravailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs.

Le salarié télétravailleur est informé de la politique de la société en matière de santé et de sécurité au travail.

La société doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Par conséquent, l’employeur et ses représentants en matière de sécurité, le CSE et sa commission SSCT, l’inspecteur du travail et le médecin du travail peuvent avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié.

Aucune visite ne pourra être réalisée sans l’accord préalable du salarié. Toutefois, en cas de refus du salarié de permettre ces visites ou si les membres du CSE et sa commission SSCT, l’inspecteur du travail et / ou le médecin du travail informent la société que le lieu de travail ne remplit pas les conditions, notamment légales et conventionnelles permettant le télétravail, la société mettra un terme à la période de télétravail du salarié concerné.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le salarié télétravailleur informe son responsable hiérarchique dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux de la société.

Tout accident survenu au salarié télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de la société pendant le temps de travail.

Article 11 - Assurance

L’assurance responsabilité civile de la société s’appliquera dans les mêmes conditions que pour les salariés travaillant dans les locaux de cette dernière.

Le salarié télétravailleur devra prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant sa journée.

Il devra fournir à la société une attestation en conséquence avant signature de l’avenant à son contrat de travail.

Article 12 – Durée de l’accord

Le présent accord prend effet le 21 septembre 2020. Il est conclu pour une durée d’un an.

L’accord expirera en conséquence le 20 septembre 2021.

Néanmoins, l’accord sera tacitement renouvelé au-delà de ce terme, pour des périodes équivalentes à sa durée initiale, si aucune des parties ne demande la renégociation de cet accord dans les trois mois précédant sa date d'échéance, et dans la limite impérative de 5 ans.

Article 13 - Consultation des représentants du personnel

Le présent accord est soumis à la consultation du CSE.

Article 14 – Publicité – Dépôt

Le présent accord a été soumis à la consultation du Comité Social Economique de la Société EDOKIAL lors de la réunion en date du 10 septembre 2020.

Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence de la Consommation du Travail et de l’Emploi d’Occitanie (un exemplaire original sur support papier signé des parties et un exemplaire sur support électronique) et au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Rodez.

Un exemplaire sera remis à chacune des parties signataires et un autre sera laissé à la disposition de chaque salarié auprès du service des ressources humaines ainsi que sur chaque site (tableau d’affichage) et sur l’espace intranet de la société.

Fait à Bozouls

Le 10 septembre 2020

en quatre (4) exemplaires

Pour la Société EDOKIAL

Directeur Général

Pour les organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise

La Confédération Générale du Travail (CGT),

Force Ouvrière (FO),

Annexe 1 – Procédure des modalités de passage au télétravail