IRH INGENIEUR CONSEIL SAS

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ORGANISATION DE LA PRISE DE CONGES PAYES ET DE RTT LIES A LA CRISE DU COVID-19

__________________

Entre :

La société IRH Ingénieur Conseil SAS (nommée ci-après IRH), ayant son siège social à Gennevilliers (92), représentée par M………………., agissant en qualité de Directeur Général.

D’une part,

Et l’organisation syndicale représentative,

FO, représentée par M……………………..

D’autre part,

Dénommée « l’organisation syndicale représentative»,

Il a été conclu le présent accord relatif à l’organisation de la prise de congés payés et de RTT au sein d’IRH conformément aux dispositifs mis en place pour faire face à la crise économique liée au COVID-19

Sommaire

Article 1 : Champ d’application 5

Article 2 : Réduction d’activité prévue 5

Article 3 : Prise des jours non travaillés 6

3.1 - Principes 6

3.2 - Jours non travaillés de la semaine 13 6

3.3 - Jours non travaillés des semaines 14 à 18 6

3.4 - Cas des salariés au forfait jour et des salariés horaires à temps plein bénéficiant de RTT 7

3.5 - Cas des salariés horaires à temps partiel 7

3.6 – Salariés ne bénéficiant pas de droit à RTT 7

3.7 – Salariés qui doivent travailler au-delà de la programmation commune 8

3.8 – Nouveaux entrants, maladie, congés garde d’enfant 8

Article 4  : Report des reliquats de congé à fin mai 8

Article 5 : Semaine de fermeture 9

Article 6 : Possibilités de bonification de temps en fin d’année 9

Article 7 : Durée de l’accord, suivi et révision 9

Article 8 : Communication de l'accord 10

Article 9 : Publication de l’accord 10

Annexe : modalité de saisie des temps sous GIGA et PROJEA 11

Annexe : saisie des temps sous les outils GIGA et PROJEA

PREAMBULE

Au cours des mois de février puis mars 2020, la pandémie de Covid 19 s’est développée en Europe. La Direction d’IRH IC a pris successivement différentes mesures pour adapter le dispositif de sécurité sanitaire de ses équipes tout en essayant de maintenir l’activité économique de l’entreprise.

Le 16 mars au soir, le Président de la république a informé de la nécessité de placer le pays en confinement et de privilégier le recours au télétravail ou, à défaut, au chômage partiel. L’ensemble des personnels est passé en télétravail ou au chômage partiel.

Deux problématiques sont rapidement apparues et qui peuvent mettre en cause la pérennité de l’entreprise :

• La première est une problématique de trésorerie, une baisse d’activité brutale conjuguée à de possibles ralentissements des paiements et à la nécessité de payer chaque fin de mois les salaires dans un groupe qui en France compte 850 salariés, peuvent rapidement entrainer une entreprise, saine financièrement, vers la cessation de paiement.

• Le second problème concerne la baisse des flux entrants de commandes. L’activité d’IRH IC est composée d’une multitude de petits projets, avec un flux de commandes entrant qui est a minima celui du flux de production sortant. Le confinement a pour effet de freiner voire d’arrêter le développement de nouveaux projets pour les clients privés comme publics. En temps normal, l’activité d’IRH IC est construite autour d’environ 60% des temps consacrés à la production, 30% des temps consacrés aux activités commerciales et 10% des temps consacrés aux autres activités (management, formation, QSSE…). En poursuivant l’activité de façon importante dans un marché commercialement inexistant, IRH IC s’expose au risque de consommer son carnet de commandes et d’être ultérieurement dans l’incapacité de reprendre une activité normale avec une inversion des perspectives. 60% des temps ou plus seraient alors affectés aux missions commerciales ou autres dans un marché atone. Les pertes massives qui pourraient en résulter auraient rapidement raison de l’entreprise.

S’agissant du problème de trésorerie, différentes actions ont rapidement été engagées. Entre autres moyens, les aides proposées par l’état ont été mobilisées et devraient permettre d’écarter ce risque à brève échéance.

S’agissant de la rupture de l’équilibre économique de l’entreprise par l’arrêt des flux entrants de commandes, la première décision envisagée par la Direction était de placer l’entreprise en « hibernation » le temps du confinement en plaçant l’intégralité de ses salariés au chômage partiel. Une telle mesure a le mérite de conserver le carnet de commandes et permettre une reprise d’activité massive en sortie de confinement.

Dans les jours qui ont suivi la mise en confinement du pays, le gouvernement a cependant clarifié son propos quant au recours au chômage partiel. Celui-ci doit être envisagé en dernier recours dès lors que le télétravail n’est pas possible.

La solution de la mise en « hibernation » de l’entreprise n’étant plus possible, pour les projets qui le peuvent, l’activité doit se poursuivre. Pour autant, la voie est périlleuse car elle peut plonger l’entreprise en grande difficulté au moment de la reprise. C’est pour cette raison que la Direction et l’organisation syndicale représentative ont souhaité engager des discussions sur la mobilisation de jours de RTT et de jours de congés payés durant la période de confinement, de façon à minimiser la production et préserver la capacité de l’entreprise à redémarrer le moment venu.

C’est dans ce contexte et afin de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation du COVID-19, que la Direction d’IRH et l’organisation syndicale représentative ont décidé de discuter les dispositions prévues par l’ordonnance n°2020-323 du 25 mars 2020, laquelle stipule :

Article 1 : Congés pouvant être imposés (jours ouvrables)

« un accord d'entreprise, ou, à défaut, un accord de branche peut déterminer les conditions dans lesquelles l'employeur est autorisé, dans la limite de six jours de congés et sous réserve de respecter un délai de prévenance qui ne peut être réduit à moins d'un jour franc, à décider de la prise de jours de congés payés acquis par un salarié, y compris avant l'ouverture de la période au cours de laquelle ils ont normalement vocation à être pris, ou à modifier unilatéralement les dates de prise de congés payés »

Article 2 : RTT des salariés horaires

« Lorsque l'intérêt de l'entreprise le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du covid-19, et par dérogation à l'accord ou à la convention collective instituant un dispositif de réduction du temps de travail maintenu en vigueur en application de la loi du 20 août 2008 susvisée ou un dispositif de jours de repos conventionnels mis en place dans le cadre des dispositions prévues aux articles L. 3121-41 à L. 3121-47 du code du travail, l'employeur peut, sous réserve de respecter un délai de prévenance d'au moins un jour franc :

1° Imposer la prise, à des dates déterminées par lui, de jours de repos au choix du salarié acquis par ce dernier ;

2° Modifier unilatéralement les dates de prise de jours de repos.

La période de prise des jours de repos imposée ou modifiée en application du présent article ne peut s'étendre au-delà du 31 décembre 2020. »

Article 3 : RTT des salariés en convention de forfait

« Lorsque l'intérêt de l'entreprise le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du covid-19, et par dérogation à la section 5 du chapitre Ier du titre II du livre Ier de la troisième partie du code du travail, notamment son article L. 3121-64, et aux stipulations conventionnelles applicables au salarié dans l'entreprise, l'établissement ou la branche, l'employeur peut, sous réserve de respecter un délai de prévenance d'au moins un jour franc :

1° Décider de la prise, à des dates déterminées par lui, de jours de repos prévus par une convention de forfait ;

2° Modifier unilatéralement les dates de prise de jours de repos prévus par une convention de forfait.

La période de prise des jours de repos imposée ou modifiée en application du présent article ne peut s'étendre au-delà du 31 décembre 2020 »

Article 4 : droits affectés sur le compte épargne-temps

« Lorsque l'intérêt de l'entreprise le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du covid-19, et par dérogation au titre V du livre Ier de la troisième partie du code du travail, notamment ses articles L. 3151-3 et L. 3152-2, et aux stipulations conventionnelles applicables dans l'entreprise, l'établissement ou la branche, l'employeur peut imposer que les droits affectés sur le compte épargne-temps du salarié soient utilisés par la prise de jours de repos, dont il détermine les dates en respectant un délai de prévenance d'au moins un jour franc.
La période de prise de jours de repos imposée en application du présent article ne peut s'étendre au-delà du 31 décembre 2020. »

Article 5 : nombre de jours

« Le nombre total de jours de repos dont l'employeur peut imposer au salarié la prise ou dont il peut modifier la date en application des articles 2 à 4 de la présente ordonnance ne peut être supérieur à dix. »

La Direction et l’organisation syndicale représentative chez IRH ont souhaité par le présent accord collectif, pendant la période couvrant les semaines 13 à 18  :

• organiser dans sa globalité les possibilités offertes par l’ordonnance n°2020-323 du 25 mars 2020 tant pour les congés payés que pour les RTT ;

• en préciser les modalités d’application notamment pour les personnes ne disposant pas de RTT ou de solde de congés.

Article 1 : Champ d’application

Tous les salariés de la société IRH sont concernés par cet accord.

Article 2 : Réduction d’activité prévue

Pour les raisons exposées ci-avant, la Direction d’IRH souhaite effectuer une réduction générale de l’activité de l’Entreprise en demandant aux salariés la prise de 15 jours non travaillés (pour un salarié à temps complet) selon le planning suivant :

• semaine 13 (lundi 23/3 – vendredi 27/3) : travail 2 jours - non travail 3 jours

• semaine 14 (Lundi 30/3 – vendredi 3/ 4) : travail 2 jours - non travail 3 jours

• semaine 15 (Lundi 6/4 – vendredi 10/4) : travail 2 jours - non travail 3 jours

• semaine 16 (Mardi 14/4 – vendredi 17/4) : travail 2 jours - non travail 2 jours – 1 férié

• semaine 17 (Lundi 20/4 – vendredi 24/4) : travail 3 jours - non travail 2 jours

• semaine 18 (Lundi 27/4 – vendredi 01/5) : travail 2 jours - non travail 2 jours – 1 férié

S’agissant de la semaine 13, il est rappelé que les 3 jours non travaillés sont les jours de RTT fixes, positionnés sur proposition de l’employeur et avec l’accord de l’organisation syndicale représentative.

Le CSE a été informé et consulté le 24 mars pour les semaines 13, 14 et 15 et a donné un avis favorable.

Le CSE a été informé et consulté le 7 avril pour les semaines 16, 17 et 18 et a donné un avis favorable.

Article 3 : Prise des jours non travaillés

3.1 - Principes

Il est convenu que la prise des 15 jours non travaillés (cas des temps complets) pourra s’effectuer au choix du salarié par panachage entre congés payés, RTT et jours placés sur un compte épargne temps (CET), voire RTT exceptionnelles (RTX) pour les salariés ne disposant pas de RTT.

Le jour férié spécifique pour l’Alsace (le Vendredi Saint, le 10 avril) continuera à être appliqué.

Pour des raisons opérationnelles et d’efficacité, les salariés auront la possibilité de moduler leur temps de travail en regroupant des périodes de travail initialement prévues sur plusieurs semaines, dans la mesure où les 12 jours non travaillés sont respectés sur la période des semaines 14 à 18.

Les cas particuliers liés au maintien de l’activité sont traités au paragraphe 3.7.

Pendant les jours d’activité, plusieurs cas sont possibles :

• IRH n’est pas en mesure de fournir du travail au salarié compte tenu des contraintes extérieures, le salarié est de fait en chômage partiel.

• IRH est en mesure de fournir du travail au salarié malgré les contraintes extérieures, le salarié télétravaille ou il peut se rendre exceptionnellement sur le terrain avec les précautions et autorisations nécessaires.

3.2 - Jours non travaillés de la semaine 13

Les dispositions conventionnelles d’IRH comprennent 3 journées de RTT dites « fixes » positionnées par accord entre la Direction et l’organisation syndicale représentative après information et consultation du CSE.

En 2020, ces 3 journées avaient été fixées aux 3 jours suivants :

• Le vendredi 22 mai (le lendemain du jeudi de l’ascension)

• Le lundi 13 juillet (veille du 14)

• Le jeudi 24 décembre

Sur proposition de la Direction, avec l’avis favorable du CSE du 20 mars 2020 et l’accord de l’organisation syndicale représentative, ces 3 jours ont été repositionnés semaine 13 du lundi 23 au mercredi 25 mars 2020. Ceci pour permettre de procéder rapidement à une réduction générale de l’activité à deux jours par semaine.

3.3 - Jours non travaillés des semaines 14 à 18

Cela concerne les 12 jours nécessaires à couvrir les temps non travaillés.

La prise de RTT ou de congés, par anticipation, est autorisée et à l’initative du salarié.

Les congés pris de manière anticipée dans le cadre du présent accord seront pris en compte, pour ne pas pénaliser les salariés, dans le calcul du bénéfice des congés de fractionnement à partir du 1^er novembre 2020.

3.4 - Cas des salariés au forfait jour et des salariés horaires à temps plein bénéficiant de RTT

Les salariés au forfait jour ou salariés horaires à temps plein prendront leurs jours non travaillés à leur convenance :

• Sur leurs RTT

• Sur leurs congés payés

• Sur leur CET

Les collaborateurs n’étant pas en mesure, pour des situations exceptionnelles, de poser des CP ou de récupérer des heures devront se mettre en rapport avec la DRH pour examiner leur cas particulier.

3.5 - Cas des salariés horaires à temps partiel

Modalités de calcul des jours non travaillés à poser

Le principe est de travailler 2 jours par semaine sur les semaines 14, 15, 16 et 18 et 3 jours pour la semaine 17.

Le salarié doit donc poser des jours non travaillés pour les jours restants habituellement travaillés.

Modalités de pose des jours non travaillés

Les salariés à temps partiels prendront leurs jours non travaillés à leur convenance :

• Sur leurs RTT

• Sur leurs congés payés

• Sur leur CET

Les collaborateurs n’étant pas en mesure, pour des situations exceptionnelles, de poser des CP ou de récupérer des heures devront se mettre en rapport avec la DRH pour examiner leur cas particulier.

3.6 – Salariés ne bénéficiant pas de droit à RTT

Les salariés ne bénéficiant pas de droit à RTT prendront leurs jours non travaillés à leur convenance :

• Sur leurs congés payés

• Sur leur CET

• Sur des RTT spéciales (RTX) dont les modalités sont données en annexe

Ces journées RTX devront être compensées ultérieurement par du travail supplémentaire temps pour temps (voir modalités de saisie en annexe).

Les collaborateurs n’étant pas en mesure, pour des situations exceptionnelles, de poser des CP ou de récupérer des heures devront se mettre en rapport avec la DRH pour examiner leur cas particulier.

3.7 – Salariés qui doivent travailler au-delà de la programmation commune

Pour des raisons tenant à une exigence d’un projet, d’un client, ou à la continuité de l’activité certains salariés ne pourront pas poser la totalité de leurs jours non travaillés sur la période des semaines 13 à 18.

Ceci est possible à la demande et après accord préalable de leur hiérarchie. Cet accord fait l’objet d’un visa, ou d’un mail et cette information est remontée au directeur métier concerné.

Les imputations par semaine sont alors faites au temps réel.

Les temps non travaillés qui n’auront pas pu être posés seront reportés sur les semaines suivantes et avant fin mai 2020. Les salariés concernés devront in fine, comme les autres salariés, avoir 12 jours non travaillés.

3.8 – Nouveaux entrants, maladie, congés garde d’enfant

La prise de jours de RTT ou de congés ne concerne pas les salariés en arrêt de travail pour maladie, pour congé de maternité ou parental pendant tout ou partie des semaines 13 à 18.

Les salariés en arrêt de travail pour garde d’enfant doivent, pour leur part, poser des jours de congés ou RTT pour les jours non travaillés. A partir de la semaine 14, les arrêts de travail pour garde d’enfant seront limités au maximum pour tenir compte de l’évolution des positions de l’Etat qui les réserve à des cas exceptionnels et les exclut pour les personnes qui peuvent matériellement télétravailler.

Pour les salariés nouvellement embauchés qui n’ont pas de droit à CP en cours (droit ouvert au 1^er juin 2019), ils seront placés sous le régime de chômage partiel dès lors qu’ils auront consommé leur ARTT de l’exercice 2020, à la condition de ne pas pouvoir être placés en télétravail. Les situations particulières pourront être remontées à la DRH pour étude.

Article 4  : Report des reliquats de congé à fin mai

Compte tenu des circonstances, les salariés disposant d’un reliquat spécifique à l’exercice juin 2019 – mai 2020 seront autorisés à les reporter.

Cependant, ce reliquat devra être impérativement planifié avant le 20 mai 2020 pour une prise avant le 31 août 2020 et en complément du congé estival. L’autorisation de report du reliquat ne sera donc validée qu’après que les congés d’été et le reliquat aient été planifiés et validés par le hiérarchique pour une prise avant fin août.

Il n’y aura pas de report de congés acquis sur les exercices juin 2019 à fin mai 2021.

Article 5 : Semaine de fermeture

En raison des circonstances exceptionnelles, la semaine de fermeture obligatoire du 28 au 31 décembre est annulée.

Article 6 : Possibilités de bonification de temps en fin d’année

La prise de congés et ARTT durant cette période de confinement est imposée par les circonstances. Tous les acteurs de l’entreprise sont aujourd’hui mobilisés pour protéger le collectif de travail et l’aider à traverser cette période hautement critique. Il est aujourd’hui difficile de prévoir comment la situation va évoluer et de la façon dont l’économie générale et celle d’IRH IC vont réagir.

La Direction manifeste son intention de revoir l’organisation syndicale représentative, au plus tard fin novembre, pour dresser un bilan de l’année écoulée et étudier, selon la santé économique d’IRH IC, les possibilités d’une bonification qui pourrait se traduire sur le principe par des journées de congés supplémentaires pour reconnaître la capacité des salariés à se mobiliser pendant la crise, ce qui a contribué à retrouver un niveau de fonctionnement normal.

Article 7 : Durée de l’accord, suivi et révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2020.

La Direction d’IRH et l’organisation syndicale conviennent d’assurer un suivi de la mise en œuvre du présent accord.

Dans ce cadre, il est convenu que le présent accord pourra être adapté en fonction des nécessités issues de l’évolution des mesures gouvernementales, du contexte économique et de la situation particulière d’IRH.

Enfin, la partie, qui souhaiterait réviser le présent accord, en informera l’autre partie par tout moyen. La révision de l’accord interviendra dans les mêmes conditions que celles qui ont conduit à son adoption.

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et l’organisation syndicale de salariés signataire du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

Si des dispositions légales ou règlementaires, définissant des modalités de révision des accords conclus dans le cadre des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail, viennent à entrer vigueur durant l’application du présent accord, ces dispositions s’appliqueront de plein droit à celui-ci et remplaceront les dispositions ayant le même objet.

Article 8 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l’organisation syndicale représentative dans l'entreprise.

Le présent accord conclu conformément à l’article L 2232-12 alinéa 1 du Code du travail est fait en un nombre suffisant d'exemplaires pour remise à chacune des parties signataires. o

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à par le Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre.

Par ailleurs, il fera l’objet d’une diffusion, auprès des salariés, par mail et sur l’intranet.

Article 9 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Gennevilliers, le 08/04/2020

Le Directeur Général d'IRH,

Pour l'organisation syndicale FO,

Annexe : modalité de saisie des temps sous GIGA et PROJEA

1/ Modalité d’utilisation des jours RTX pour les temps partiels

1.1/ pose des jours sous GIGA pour les semaines 14 à 18

Les salariés ne bénéficiant pas d’un droit à RTT qui ne souhaiteraient ou ne pourraient pas poser des jours de congés pour couvrir les jours non travaillés pourront le faire au moyen d’un code spécial sous GIGA (RTX). Ce code est ouvert dans la limite de 10 jours.

1.2/ compensation des jours RTX

Les journées à compenser le seront sous les formes suivantes (panachage possible), au choix du salarié en accord avec sa hiérarchie :

• Travail par journées entières ou ½ journée ;

• Travail sur une amplitude journalière augmentée.

La compensation doit avoir lieu sur la période allant jusqu’au 31/12/2020 au plus tard.

Le salarié aura deux actions à faire :

• Sous GIGA : La semaine où il va travailler en plus de son temps normal de travail, il va imputer le temps sur GIGA sur le (ou les) numéro(s) de projet sur lesquels il travaille

• Sous PROJEA : les temps de compensation seront posés par le salarié sur PROJEA à l’aide d’un code RTX. Le décompte des temps restant à compenser sera tenu à jour sous PROJEA

2/ Pour la semaine 13 : modalités de saisie des jours dans les comptes rendus d’activités et de pose des récupérations des RTT fixes

Pour la semaine 13, les temps de travail sont saisis sous l’outils GIGA au réel. L’ajout automatique des 3 jours de RTT fixe génère un surplus de jour. Ce surplus de jours donne droit à récupération.

Les jours de récupération devront être posés dans un délai de 4 semaines dès que possible.

Ces jours peuvent être pris en lieu et place des journées de RTT ou de congés qui doivent être posées pour respecter les 3 jours non travaillés des semaines 14 et 15 et les 2 jours non travaillés des semaines 16, 17 et 18. En tout état de cause, 12 jours non travaillés devront être pris avant fin mai 2020.

Pour récupérer les jours en dépassement, le salarié fait une demande de récupération sous PROJEA dans la rubrique CGS (congés spéciaux) sous le code REC (récupération métropole) en mettant un commentaire pour que son hiérarchique comprenne la justification de ces récupérations.

Nota : l’outil PROJEA n’est actuellement pas en mesure de gérer le solde de récupération, un décompte à part doit être tenu par le salarié.