Protocole d’accord relatif à l’exercice du droit d’expression directe et collective des salariés de la DRSM Occitanie

• Vu la Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels

• Vu l’Accord type de l’UCANSS sur les modalités de mise en œuvre du droit d’expression des salariés dans les organismes de Sécurité Sociale et de leurs établissement du 25 avril 1983

• Vu l’Accord CNAM relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail du 30 octobre 2018

Entre, d’une part, la Direction Régionale du Service Médical Occitanie, représentée par, en sa qualité de ,

Et, d’autre part, les représentants des organisations syndicales représentatives dans l’organisme dûment mandatés à cet effet.

Il est conclu le présent accord :

PREAMBULE

Les temps d’échanges professionnels au sein de la DRSM Occitanie sont essentiels pour la Direction. Ils se sont développés progressivement de manière individuelle ou collective, au travers notamment :

• Des rencontres collectives :

• Assemblées générales ou rencontres du personnel,

• Groupes de travail à l’occasion de la co-construction avec l’ensemble du personnel du Projet d’entreprise,

• Réunions de Département et de Service,

• Réunions avec les représentants du personnel, notamment le CSE.

• Des rencontres individuelles :

• Entretiens annuels d’évaluation (EAEA),

• Entretiens Professionnels.

• Des sondages :

• Sondage d’opinion comme le BSI.

• Des outils numériques disponibles dans l'entreprise :

• La plateforme collaborative de l’assurance maladie LIAM, accessible à tous les salariés,

• La messagerie professionnelle,

• Des outils de messagerie instantanée.

Le présent accord a pour objet de fixer les modalités d’exercice du droit d’expression des salariés au sein de la DRSM Occitanie, conformément aux dispositions des articles L 2281-1 à L 2281-11 du code du travail, à l’accord type de l’UCANSS du 25 avril 1983 et du protocole d’accord CNAM relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail du 30 octobre 2018.

Cette négociation s’inscrit dans le cadre de la négociation obligatoire relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la qualité de vie au travail, en application de l’article L 2242-17 du code du travail.

L’expression directe et collective des salariés a pour objet de définir les actions à mettre en œuvre pour améliorer dans l’unité de travail à laquelle ils appartiennent leurs conditions de travail, l’organisation de l’activité et la qualité de la production.

Conscientes des enjeux liés au droit d’expression en matière de qualité de vie au travail, les parties conviennent de la nécessité d'organiser des moments d'échanges destinés à l'expression des salariés, durant lesquels peuvent être abordés, notamment, les pratiques professionnelles, le métier, le travail et son organisation.

Ces temps de discussion sont essentiels pour que les salariés puissent partager leurs pratiques professionnelles et réguler, par le dialogue, les situations de tension et les difficultés rencontrées. Ils valorisent le collectif de travail et limitent le risque d'isolement.

L’exercice du droit d’expression directe et collective des salariés s’inscrit dans le cadre de la démarche "Qualité de vie au travail" de la Cnam. Il s’agit de proposer à l’échelle des établissements les conditions d’un dialogue qui permettent de favoriser la concertation et l’échange. En effet, la facilitation des échanges au sein d’un groupe de travail est de nature à permettre l’articulation entre performance et qualité de vie au travail.

I L’exercice du droit d’expression directe et collective

1.1- Bénéficiaires

Tout salarié de la DRSM Occitanie, quel que soit son ancienneté, la nature ou la durée de son contrat de travail, sa fonction et sa position hiérarchique, bénéficie d'un droit à l'expression directe et collective sur le contenu, les conditions d'exercice et l'organisation de son travail.

Ainsi, chaque salarié faisant partie d’un groupe d’expression tel que défini à l’article 2.1, a la possibilité de s’exprimer sur ces thématiques sans aucun intermédiaire au cours d’une réunion dédiée.

Les membres du groupe d'expression participent aux réunions en leur seule qualité de salariés et s’y expriment pour leur propre compte sans pouvoir mettre en avant soit leur fonction ou position hiérarchique, soit leur mandat électif ou syndical.

1.2- Garantie du droit d’expression

Les opinions émises à l’occasion de l’exercice du droit d’expression des salariés ne peuvent motiver une sanction. Toutefois, les propos tenus doivent respecter les règles de courtoisie communément admises.

La participation aux ateliers d'expression est libre et volontaire.

La liberté d’expression comporte un droit d’expression critique. Son exercice s’inscrivant dans une logique constructive, il s’accompagne éventuellement de propositions de solutions ou d’améliorations de la part du groupe constitué.

1.3- Domaine du droit d’expression

L'expression directe et collective des salariés a pour objet de définir des propositions d’amélioration ou des actions concrètes à mettre en œuvre pour améliorer les conditions de travail, l'organisation de l'activité et la qualité de la production dans le service auquel ils appartiennent.

Relèvent ainsi du droit d’expression :

Les caractéristiques du poste de travail et son environnement direct et indirect ;

Les méthodes et l'organisation du travail, la répartition des tâches, la définition des responsabilités de chacun et des marges d'initiative qui lui sont laissées,

Les actions d'amélioration des conditions de travail.

En revanche, ne relèvent pas du droit d’expression, les questions qui se rapportent au contrat de travail, aux classifications, aux contreparties directes ou indirectes du travail, à la détermination des objectifs généraux de production de l'entreprise.

II Les modalités de l’exercice du droit d’expression directe et collective

Le droit des salariés à l’expression directe et collective s’exerce sur les lieux et pendant le temps de travail. Ces réunions se déroulent sur les plages fixes, et sont payées comme telles (y compris le temps de trajet éventuel pour se rendre sur le lieu des réunions aller-retour).

- Niveau de mise en place

Afin que chacun puisse s’exprimer réellement, l’expression des salariés, se réalise au niveau de l’unité élémentaire de travail. En outre, pour répondre aux aspirations propres aux personnels managers, des ateliers spécifiques d’expression sont organisés.

2.1.1 - Mise en place d’un atelier d’expression dans chaque groupe de travail

Sont instaurés des ateliers d’expression dans chaque groupe de travail défini au niveau de l’établissement autour de l’activité et du travail réel en tenant compte des critères suivants :

- Le groupe de travail doit représenter une collectivité de travail homogène, soumise à des préoccupations communes notamment en termes de QVT.

- La taille du groupe doit permettre à chacun de participer réellement aux réunions (nombre raisonnable de personnes permettant de s’exprimer directement).

Dans ce cadre, correspondent à une unité de travail, les ELSM d’affectation et l’ERSM.

Le groupe est constitué de minimum 3 personnes. Lorsque les groupes constitués dépassent les 15 personnes, ces derniers sont scindés en plusieurs groupes.

Les ateliers d’expression se différencient d’une réunion d’équipe classique ainsi que des groupes de co-développement et visent à renforcer les conditions d’un dialogue qui permette à chaque collaborateur de faire part de ses préoccupations liées au travail, d’en débattre avec ses collègues et de faire émerger par la discussion des modalités de réponses possibles.

Est ainsi reconnue aux salariés un pouvoir d’agir sur leurs conditions de travail en envisageant des solutions concrètes, motivantes et applicables.

Suite à la réunion de lancement (voir point 2.2.3), la composition des groupes d’expression fait l’objet d’une communication en ELSM et en ERSM. Le MCRE pour les ELSM et le service RSJ pour l’Echelon Régional et les groupes inter-échelons, s’assurent que chaque salarié est affecté à un groupe. En cas de nouvelle embauche, il sera proposé au nouvel arrivant d’être rattaché à un groupe d’expression.

2.1.2 Mise en place du droit d’expression spécifique pour les managers

Un atelier d'expression spécifique est mis en place dans les mêmes conditions pour le personnel d’encadrement ayant des responsabilités hiérarchiques ou fonctionnelles afin de permettre une expression sur des problématiques qui le concernent spécifiquement.

Ainsi, les personnes occupant les emplois suivants sont réunies ensemble :

• Les Médecins Conseils Responsables d’ELSM

• Les Responsables Administratifs

• Les cadres managers de l’ERSM fonctions supports

• Les cadres managers et praticiens conseils de l’ERSM fonctions production

• Les cadres managers des ELSM

• Les Agents de Direction et les Médecins Conseils Régionaux Adjoints

2.2- Organisation des ateliers d’expression

2.2.1– Périodicité et durée des réunions

Afin de permettre à la Direction Régionale de la DRSM Occitanie de prendre connaissance des remontées d’informations et d’arbitrer les éventuelles propositions issues de ces réunions, les ateliers d’expression auront lieu deux fois par an au premier et second semestre.

Il est toutefois rappelé que l’organisation d’ateliers semestriels ne fait absolument pas obstacle à ce que les agents sollicitent à tout moment leur encadrement en cas de besoins ponctuels.

La durée de l’atelier doit permettre un temps suffisant d’échanges et ne saurait excéder 2 heures.

2.2.2– Lieu des réunions

Les salariés de l’unité de travail, quel que soit leur niveau hiérarchique, se réunissent en principe dans les locaux habituellement affectés à leur activité ou dans une salle de réunion réservée à cet effet par l’animateur.

En fonction du contexte sanitaire et de la composition inter-échelons du groupe d’expression, les réunions peuvent se tenir en visioconférence.

Dans ce cadre, pour les réunions en ELSM, les MCRE sont invités à solliciter l’organisation des réunions par le biais de Zoom auprès de l’adresse secdir.drsm-occitanie@assurance-maladie.fr une fois que chaque groupe d’expression aura fixé sa date de réunion.

Pour les réunions organisées au niveau régional, les demandes seront réalisées par chaque animateur désigné lors de la réunion de lancement.

2.2.3 – Convocation

Les réunions sont organisées, sauf cas exceptionnel, selon une date convenue et pré-indiquée, tenant compte des nécessités de services. La date est confirmée par le biais d’une convocation par mail (Annexe 1), 15 jours au moins avant sa tenue pour permettre l’expression des salariés.

Le jour et l’heure des réunions doivent être fixés de façon à favoriser le bon déroulement des débats et de préférence le jour où il y a le plus de salariés présents dans l’unité. Ainsi, par exemple, le travail à temps partiel ne doit pas priver les personnes qui le pratiquent, d’exercer pleinement leur droit d’expression.

Le MCRE invite en visioconférence l’ensemble des membres de l’échelon à la réunion de lancement des ateliers d’expression au plus tard en novembre 2021.

Pour les ateliers d’expression spécifiques aux managers et pour l’ERSM, l’invitation sera lancée par le Service Relations Sociales et Juridiques.

Lors de cette première réunion, les enjeux, les règles générales de fonctionnement de l’atelier d’expression et notamment celles permettant aux membres du groupe de désigner un animateur sont rappelées par le MCRE. Ce rappel est réalisé, pour les groupes inter-échelons et l’ERSM, par un agent de Direction ou par un Médecin Conseil Régional Adjoint. Cette première réunion est l’occasion de définir les règles relatives à la constitution des groupes de l’ELSM ou de l’ERSM, en concertation avec les salariés de l’échelon. Elle permet également la désignation des animateurs à la tête de ces groupes et éventuellement en complément d’un rapporteur (voir 2.2.4 et 2.3.1).

Une fois désigné, l’animateur, prendra le relais et arrêtera les modalités d’organisation des réunions suivantes.

Un nouvel animateur pourra être désigné sur l’exercice suivant.

La désignation de l’animateur est indispensable  à  la programmation des prochaines réunions ainsi qu’à l’établissement des comptes rendus.

Chaque animateur désigné doit transmettre par courriel, aux membres du groupe d’expression et aux MCRE ou au MCR pour l’ERSM, le planning prévisionnel annuel des prochaines réunions, au plus tard le 31 janvier de l’année. Il le transfère concomitamment au Service Relations Sociales et Juridiques.

2.2.4 – Tenue de la réunion

Un animateur est désigné par les membres du groupe lors de la réunion de lancement. En l’absence de volontaire pour assurer l’animation de la réunion des groupes, l’animateur sera tiré au sort parmi les salariés présents.

L’animateur anime les débats, veille à l’expression de chacun et au respect réciproque des personnes. Son rôle est d'encourager et de faciliter l'expression directe de chacun des participants et de façon générale à veiller au bon déroulement de la réunion.

A ce titre, il sera particulièrement vigilant aux règles de bienséance et de respect mutuel entre les participants. Le droit d’expression ne doit pas être l’occasion d’une remise en cause, même de façon implicite, d’une ou plusieurs personnes.

Le groupe apporte immédiatement des réponses aux questions posées, lorsque celles-ci sont de sa compétence. Les réponses aux questions qui n’auront pu être traitées au cours de la réunion seront apportées par la Direction Locale ou la Direction Régionale dans le compte rendu.

Lorsqu'un des salariés de l'unité de travail est représentant du personnel, il s'exprime en tant que membre de l'unité de travail strictement au même titre que les autres salariés.

Pour le personnel participant à la réunion, le temps de présence sera crédité par l’encadrement, au regard d’une liste d’émargement, en utilisant le code UCANSS 941 sur le système d’horaire variable dans la limite de deux heures par réunion, en sus du temps de trajet.

Il conviendra également de saisir dans OSCARR le temps consacré à ces ateliers de la façon suivante :

- Fiche métier : Activités diverses hors production

- Activité : 6-PIL RSO

Dans l’hypothèse où la réunion ne s’est pas tenue faute de participants volontaires, un PV de carence de réunion est établi par l’animateur et transmis au MCRE et au Service Relations Sociales et juridique (annexe 2).

2.3- Elaboration du compte rendu et circuit d’information

2.3.1 Elaboration du compte rendu

L’animateur du groupe bénéficie d’un crédit d’une heure pour rédiger le compte-rendu sur son temps de travail. L’animateur peut déléguer la rédaction du compte rendu à une autre personne du groupe qui bénéficiera alors du crédit d’heure.

Une formation à l’animation des réunions et à la complétude du compte rendu (annexe 3) sera dispensée.

Un modèle de compte rendu est annexé au présent accord (annexe 3). Ce fichier type, mis à disposition des équipes, facilite d’une part le recueil de l’expression et d’autre part le relai auprès de la Direction Locale, la Direction Régionale et les Instances Représentatives du Personnel. La possibilité de poser des questions anonymement est offerte, le nom de l’agent est donc facultatif.

Le groupe d’expression peut choisir de mettre le fichier à disposition de l’ensemble des membres du groupe sur un réseau partagé afin que chacun puisse inscrire ses questions en amont de la réunion. Il n’est pas obligatoire de poser ses questions préalablement à la réunion.

Le compte-rendu est adressé pour avis à l’ensemble du groupe d’expression au plus tard une semaine après la tenue de la réunion. Le groupe d’expression a un délai d’une semaine pour valider le compte rendu de la réunion. Après validation de l’ensemble des membres du groupe (l’absence de réponse dans le délai dédié vaut approbation), le compte rendu est adressé à la Direction locale de l’établissement qui complète les réponses qu’elle peut apporter au plan départemental.

Cette dernière adresse ensuite à la Direction Régionale et au Service Relations Sociales et Juridiques, sous un délai de quinze jours après réception, le document complété.

2.3.2 - Information des salariés, des OSR et des IRP sur les suites réservées aux ateliers

La Direction, via le Service Relations Sociales et Juridique recueille les réponses apportées aux propositions issues des ateliers ou aux questions soulevées auprès des services compétents en la matière. Elle procède à leur diffusion auprès des salariés ayant participé au groupe par courriel sous un délai de 15 jours soit en apportant directement la réponse à l’animateur soit en l’informant par le biais du compte rendu (annexe 3) de la transmission de la proposition au niveau national. La Direction Locale sera mise en copie des envois. Il appartient à l’animateur de transmettre les réponses apportées au groupe d’expression.

Le Service Relations Sociales et Juridique s’assure que toutes les questions, propositions ou suggestions figurant dans le compte-rendu ont fait l’objet d’une réponse.

Dans la négative, le Service du Personnel et des Relations Sociales relance les intervenants concernés.

Une information sur les demandes, avis et éventuelles actions et suites réservées est également effectuée auprès des Délégués Syndicaux et des membres du CSE. L’ensemble des comptes rendus issus des réunions des groupes d’expression sera ainsi déposé dans la rubrique R:\Partage avec ELSM\BDES\ Groupe d’expression pour qu’ils puissent en prendre connaissance.

2.4- Moyens de sensibilisation mis en œuvre

Une action de sensibilisation sera déployée à l’attention de l’ensemble des agents sur le contenu et les conditions de mise en œuvre du droit d’expression. Elle permettra une meilleure compréhension des objectifs de la loi et ses enjeux.

Chaque Médecin Conseil Régional Adjoint, Agent de Direction, Médecin Conseil Responsable d’ELSM assurera cette sensibilisation auprès des agents du groupe dont il est responsable.

III Dispositions générales

A - Modalités de suivi de l’accord

Un bilan annuel quantitatif et qualitatif portant sur les différents ateliers sera présenté en Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail.

B - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans et demi, soit jusqu’au 31 décembre 2024.

C- Notification aux Organisations Syndicales

Conformément à l’article L2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la DRSM Occitanie.

D- Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues par les articles L2261-7-1 et suivants du Code du Travail.

Les dispositions immédiates et impératives d’un accord d’entreprise portant sur le même objet, conclu postérieurement, se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord.

Les dispositions d’un accord d’entreprise portant sur le même objet et nécessitant une déclinaison dans un accord d’établissement donneront lieu à la négociation d’un avenant de révision au présent accord.

Les parties signataires conviennent, en cas de modifications des textes légaux, règlementaires ou conventionnels de se réunir en vue de réexaminer les conséquences que pourraient avoir ces dispositions nouvelles sur ledit accord et d’arrêter les modifications nécessaires

E - Entrée en vigueur et publicité de l’accord

Dès sa conclusion, le présent accord sera adressé à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREET) par le biais du service de dépôt des accords collectifs d’entreprise disponible sur Internet.

Il sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale Légifrance, conformément à l’article L2231-5-1 du Code du Travail.

L’accord sera également mis en ligne sur le site intranet de la DRSM Occitanie pour être portée à la connaissance de l’ensemble des salariés. Les Délégués Syndicaux de la DRSM Occitanie seront informés de cette mise en ligne.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.

Fait à Montpellier, le 25 octobre 2021