Accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place et au fonctionnement

du comité social et économique

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

Entre :

L’ASSOCIATION P.S.T.

dont le siège social est situé 10, avenue du 43^ème régiment d’artillerie à Caen (14000)

représentée par

Ci après dénommée « l’ASSOCIATION »

D’une part,

ET

La CFDT, organisation syndicale représentative dans l’entreprise, représentée par

D’autre part.

SOMMAIRE

Préambule 3

Article 1 : Objet 3

Article 2 : Champ d’application 3

Article 3 : Collèges électoraux 3

Article 4 : Durée des mandats des membres du CSE 3

Article 5 : Modalités de fonctionnement du CSE 3

Article 5.1 : Composition du Comité Social et Economique 3

Article 5.2 : Périodicité des réunions du Comité Social et Economique 4

Article 5.3 : Modalité de convocation, de transmission de l’ordre du jour et des documents associés 4

Article 5.4 : Absence d’un titulaire du Comité Social et Economique 5

Article 5.5 : Procès-Verbal des réunions du Comité Social et Economique 5

Article 6 : Délais maximum de consultation du CSE 5

Article 7 : Moyens du Comité Social et Economique 6

Article 7.1 : Contribution globale annuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles 6

Article 7.2 : Contribution globale annuelle de l’employeur au titre du fonctionnement 6

Article 7.3 : La libre circulation des membres élus du CSE et les frais de déplacement 6

Article 7.4 : Les locaux & équipement 7

Article 7.5 : Les moyens d’information et de communication des représentants du personnel 7

Article 7.6 : Les crédits d’heures de délégation 8

Article 7.7 : Le parcours professionnel des représentants du personnel 8

Article 8 : Les obligations de secret professionnel et de discrétion 9

Article 9 : Domaines non traités par l’accord 9

Article 10 : Modalités de suivi - Revoyure 9

Article 11 : Durée, entrée en vigueur, révision et dénonciation 10

Article 12 : Formalités de dépôt et de publicité 10

Préambule

Les parties ont convenu des dispositions suivantes, en vue de la mise en place du comité social et économique (CSE), dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Ainsi, les parties ont privilégié une organisation lisible et favorisant des échanges constructifs, tout en assurant une représentation proche des préoccupations des salariés.

Article 1 : Objet

Le présent accord a pour objet de fixer les conditions de mise en place et de fonctionnement du CSE.

Article 2 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de l’ASSOCIATION constituant un établissement unique pour la mise en place du CSE.

Article 3 : Collèges électoraux

Il est préalablement rappelé que l’ASSOCIATION compte plus de vingt-cinq cadres et qu’au moment de l’institution ou du renouvellement du Comité Social et Economique cette catégorie de salariés doit être représentée dans un collège spécifique.

Dans ces conditions, les parties sont convenues de fixer le nombre de collèges électoraux à DEUX, conformément à l’article L2314-12 du code du travail et par dérogation à l’article L2314-11.

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont en conséquence élus sur des listes établies par les organisations syndicales pour chaque catégorie de personnel :

- d'une part, par le collège des ouvriers, employés, techniciens, agents de maîtrise et assimilés cadres ;

- d'autre part, par le collège des cadres au sens de la convention collective.

Article 4 : Durée des mandats des membres du CSE

La durée des mandats des membres du CSE est fixée à DEUX ans.

Article 5 : Modalités de fonctionnement du CSE

Article 5.1 : Composition du Comité Social et Economique

Le nombre d’élus titulaires et suppléants au sein du Comité Social et Economique est fixé dans le protocole d’accord préélectoral.

Le Comité Social et Economique est présidé par l'employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative.

L’organisation interne de l’instance et ses modalités de fonctionnement pratiques sont définies dans le Règlement Intérieur du Comité Social et Economique conformément aux principes définis ci-après.

Article 5.2 : Périodicité des réunions du Comité Social et Economique

Le nombre de réunions annuelles du CSE est fixé à 6 dont au moins quatre réunions portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Un calendrier prévisionnel est transmis, chaque année, aux membres du Comité Social et Economique.

Article 5.3 : Modalité de convocation, de transmission de l’ordre du jour et des documents associés

Les membres du CSE sont convoqués par le Président du CSE ou son représentant, par courrier électronique avec accusé de réception, auquel sont joints l’ordre du jour et les documents afférents, lorsque ces derniers n’ont pas été mis à la disposition des membres du comité par la BDES. Dans ce cadre, il appartient à chaque membre du CSE de faire connaître à la Direction l’adresse électronique à laquelle cette information lui sera communiquée y compris pendant les périodes de suspension du contrat de travail telles que congés payés, arrêt de travail, congé maternité….

Pour les sujets sensibles, tels que par exemple la consultation dans le cadre de la recherche de reclassement d’un salarié inapte, la Direction pourra préférer une remise en main propre contre décharge ou un envoi en lettre recommandée avec accusé de réception.

En amont de l’établissement de l’ordre du jour, les membres élus du CSE transmettent au Secrétaire les sujets qu’ils souhaitent inscrire à l’ordre du jour et ce, dans la mesure du possible, 10 jours avant la date de la réunion. Ces sujets sont regroupés par thème.

L’ordre du jour de chaque réunion est établi conjointement par le Président du CSE ou son représentant et par le Secrétaire du CSE, après concertation.

En cas de désaccord, le Président du CSE ou le Secrétaire peut inscrire le point à l’ordre du jour s’il porte sur une consultation rendue obligatoire par la loi, un règlement ou un accord collectif.

L’ordre du jour est communiqué ensuite aux membres du CSE dans les meilleurs délais et au plus tard 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

Par ailleurs, l'ordre du jour des réunions du CSE est communiqué, dans le même délai, par le Président du CSE ou son représentant à l'agent de contrôle de l'inspection du travail, ainsi qu'à l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

L'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'Inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins 15 jours à l'avance la tenue de ces réunions.

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.

Bien qu’ils ne siègent pas de droit aux réunions du CSE, les suppléants sont également destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour remis aux titulaires afin de gérer au mieux leur éventuel remplacement.

Le Règlement Intérieur du Comité Social et Economique précise les modalités de transmission des documents remis en réunion, aux élus titulaires absents et aux suppléants.

Article 5.4 : Absence d’un titulaire du Comité Social et Economique

Lorsque le titulaire ne peut participer à l’une des réunions du Comité, il informe le suppléant qui le remplace en respectant les règles légales de remplacement en vigueur (cf. annexe 1) et informe ensuite le service des Ressources Humaines de son absence en indiquant le nom de son remplaçant avant la tenue de la réunion.

A cette fin, la Direction transmet en début de mandature à chaque élu titulaire un tableau de suppléance.

Article 5.5 : Procès-Verbal des réunions du Comité Social et Economique

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire, qui le communique ensuite par mail à l’employeur et aux membres du comité, dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte (sauf exception prévue par les dispositions légales où il sera fait application du délai légal ou réglementaire prévu), ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, avant cette réunion.

Le procès-verbal contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. En cas de désaccord sur la rédaction du procès-verbal, le président du CSE ou un membre transmet ses observations et indique les modifications souhaitées. Il sera fait mention dans le procès-verbal de la position de chacune des parties en présence.

Le procès verbal est soumis aux membres et au Président du CSE par mail avant la prochaine réunion aux fins d’approbation. En cas de désaccord persistant sur la rédaction du procès verbal, une note rédigée par le Président du CSE ou un membre sera annexée au procès-verbal sur simple demande de l’intéressée.

Un compte rendu des réunions du CSE est en outre établi. Il est strictement conforme au procès-verbal (et reprend la (les) notes éventuellement annexées), sous réserve de la suppression des informations nominatives ou confidentielles. Ce compte rendu, après avoir été adopté lors de la prochaine réunion, peut être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité. 

Article 6 : Délais maximum de consultation du CSE

Pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le délai maximal dans lesquels les avis du CSE sont rendus est fixé à 1 mois.

Toutefois, en cas d'intervention d'un expert, ce délai est porté à 2 mois.

Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur des informations en vue de la consultation ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales.

A l'expiration de ces délais et en l’absence de réponse du CSE, le comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Il est précisé que ces délais sont des maximums et que le CSE peut rendre un avis dans un délai inférieur s’il s’estime suffisamment informé.

Article 7 : Moyens du Comité Social et Economique

Article 7.1 : Contribution globale annuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles

La contribution globale annuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles est égale à 0,55 % de la masse salariale brute.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

Cette subvention est versée en une fraction de 10/12^ème sur la base de la masse salariale N-1, avant le 28 février de l’année N avec réajustement en novembre de l’année en cours.

Par ailleurs, une fois le montant de la masse salariale N connu un ajustement est effectué à la hausse ou à la baisse et traité au plus tard en février N+1.

Le versement d’une contribution supplémentaire, par exemple afin de financer tout ou partie d’un événement exceptionnel, ne modifie pas le budget prévu au présent accord pour les années suivantes, sauf disposition expresse contraire prévue par avenant au présent accord d’entreprise.

Article 7.2 : Contribution globale annuelle de l’employeur au titre du fonctionnement

La contribution globale annuelle de l’employeur au titre du fonctionnement du CSE est égale à 0,2 % de la masse salariale brute.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

Cette subvention est versée en une fraction de 10/12^ème sur la base de la masse salariale N-1, avant le 28 février de l’année N avec réajustement en novembre de l’année en cours.

Par ailleurs, une fois le montant de la masse salariale N connu un ajustement est effectué à la hausse ou à la baisse et traité au plus tard en février N+1.

Article 7.3 : La libre circulation des membres élus du CSE et les frais de déplacement

Les membres du CSE bénéficient d’une liberté de circulation dans le cadre de leurs mandats au sein de l’ensemble des locaux de travail P.S.T. où sont affectés les salariés et où ils exercent leur activité effective.

Les frais de déplacement des membres du CSE pour assister aux réunions organisées à l’initiative de la Direction, sont pris en charge par l’employeur. Ces dépenses, remboursées sur notes de frais sont prises en charge sur la base du barème de remboursement des frais professionnels applicables au sein de l’ASSOCIATION.

Les frais de déplacement des membres du CSE pour assister aux réunions organisées à l’initiative du comité, sont pris en charge sur le budget de fonctionnement du Comité Social et Economique.

Article 7.4 : Les locaux & équipement

Le Comité Social et Economique dispose d’un local aménagé dans les locaux de  l’ASSOCIATION et du matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

En cas d’utilisation par les représentants du personnel de matériel informatique et de reprographie appartenant au Comité Social et Economique et installé dans leur local, les paramétrages au réseau informatique du service PST sont réalisés par le service informatique de l’Association.

Les membres élus du CSE ont la possibilité d’utiliser une salle de réunion pour l’exercice de leur mandat dans les conditions de réservation en vigueur au sein de l’entreprise et après accord préalable de la Direction.

Article 7.5 : Les moyens d’information et de communication des représentants du personnel

Les représentants du personnel sont, comme tous les collaborateurs de l’entreprise, tenus au respect des dispositions relatives à l’utilisation des technologies informatiques et de communication en vigueur dans l’entreprise.

La mise à disposition de la messagerie électronique comme outil de communication ne doit en aucun cas remettre en cause le canal traditionnel de dialogue social. Le Comité Social et économique est et doit demeurer le moyen prioritaire d’échange entre les représentants du personnel et la Direction.

Une liste de diffusion « CSE » est mise à la disposition du CSE. Cette liste de diffusion comprend les membres élus et, le cas échéant, les représentants syndicaux au CSE. Cette liste de diffusion est destinée à permettre la circulation d’information entre les membres CSE, et peut être utilisée pour diffuser des informations relevant des activités sociales et culturelles du CSE auprès de l’ensemble des salariés. L’utilisation de la messagerie ne doit pas gêner ou encombrer le fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise.

La capacité de mémoire de la boîte mail pour les représentants du personnel est configurée conformément au standard d’utilisation.

Le CSE dispose d’un espace dédié dans l’intranet de l’ASSOCIATION. Il s’agit d’un service d’information sur les activités Loisirs et culture proposées aux collaborateurs de l’entreprise.

Ce site est mis à jour par un ou plusieurs administrateurs désignés par le CSE. Il bénéficie du support du service communication si besoin.

Les comptes rendu des réunions de Comité Social et Économique approuvés en réunion et signés par le Secrétaire sont portés par ses soins à l’affichage électronique dans l’espace dédié Intranet.

Ils sont également apposés sur le panneau d’affichage mis à disposition du Comité Social et Economique sur chaque site.

Les documents portés à l’affichage électronique ou sur panneau sont transmis préalablement ou simultanément au service des Ressources Humaines.

Article 7.6 : Les crédits d’heures de délégation

La mission des représentants du personnel est importante dans le fonctionnement de la vie sociale de l’ASSOCIATION. A ce titre, la Direction rappelle que les représentants du personnel doivent pouvoir exercer pleinement leur mandat et que les crédits d’heures dont ils disposent doivent pouvoir être pris dans le respect des dispositions en vigueur.

Les membres élus titulaires du CSE disposent d’un crédit d’heures de délégation déterminé dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, conformément aux dispositions légales.

L’utilisation de ce crédit d’heures de délégation par les membres élus titulaires et suppléants se fait conformément aux dispositions légales. Ils bénéficient de l’annualisation et de la mutualisation des heures de délégation permettant à l’ensemble des membres élus du CSE de disposer du crédit d’heures de délégation.

Les crédits d’heures accordés en vertu de dispositions légales et conventionnelles sont, de plein droit, considérés comme du temps de travail effectif et payés à l’échéance normale.

Toutefois, afin de permettre d’organiser l’activité des équipes, de pallier les absences, et de faciliter la prise des heures de délégation des élus, une prévenance de la hiérarchie de 48 heures ouvrées minimum (sauf circonstances particulières) est recommandée.

Le représentant qui quitte son travail dans le cadre des heures de délégation en informe son responsable et le service RH par mail et mentionne la durée prévisible d’absence.

Des bons de délégation pourront être mis en place.

Par ailleurs, conformément aux dispositions légales en vigueur, une information spécifique doit être faite au service des Ressources Humaines en cas de transfert ou d’annualisation des heures de délégation 8 jours avant la date prévue d’utilisation de ces heures.

Article 7.7 : Le parcours professionnel des représentants du personnel

Le mandat s’exerce conjointement à une activité professionnelle dans la recherche d’un équilibre.

L’expérience acquise par les collaborateurs qui s’engagent dans un mandat de membres du Comité Social et Economique participe à leur développement professionnel.

La Direction veille à ce que les représentants du personnel bénéficient des dispositions en matière de rémunération, de formation, d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.

Au début de leur mandat, les membres élus et Représentants syndicaux du Comité Social et Économique bénéficient d'un entretien individuel portant sur les modalités pratiques d'exercice de leur mandat au sein de l'entreprise au regard de leur emploi avec leur manager et un représentant des ressources humaines.

Cet entretien ne se substitue pas à l'entretien professionnel.

Lorsque l'entretien professionnel est réalisé au terme d'un mandat de représentant du personnel titulaire ou d'un mandat syndical et que le titulaire du mandat dispose d'heures de délégation sur l'année représentant au moins à 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail, l'entretien permet de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise.

Article 8 : Les obligations de secret professionnel et de discrétion

Il est rappelé que les membres de la délégation du personnel titulaires ou suppléants au CSE et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.

La Direction sera particulièrement vigilante à préciser cette mention sur les documents transmis qui le nécessitent.

Si certains points relevant d’un caractère confidentiel ou comportant des informations nominatives sont traités en séance, le compte rendu de réunion sera adapté pour ne pas faire apparaître le nom des personnes ou les informations confidententielles.

Article 9 : Domaines non traités par l’accord

Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales, règlementaires en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles.

Article 10 : Modalités de suivi – Revoyure

L'application du présent accord sera suivie par le CSE.

Un bilan annuel des effets des dispositions du présent accord sera effectué, à l’initiative de la Direction. Ce bilan sera communiqué aux membres du CSE ainsi qu’aux délégués syndicaux.

Les parties conviennent de se réunir, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, dans les six mois qui précéderont l’expiration des mandats, afin d’envisager les éventuelles évolutions à y apporter.

Article 11 : Durée, entrée en vigueur, révision et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter de son dépôt.

Il pourra être révisé et dénoncé dans les conditions légales.

Article 12 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• deux exemplaires électroniques dont un anonymisé, sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords qui transmettra par la suite le dossier à la DIRECCTE compétente,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Caen.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait à Caen, le 05 mars 2019

Pour la Direction :

Pour les salariés

CFDT

Pièce jointe : Annexe 1 : Note sur le remplacement du titulaire

Annexe 1 :

Règles légales de remplacement

d’un titulaire par un suppléant en cas de fin anticipée du mandat ou d’absence momentanée