Accord d'entreprise "vote électronique" chez LEGRAND FRANCE (Siège)

Accord cadre du 31 janvier 2018 sur le recours au vote électronique pour les établissements et filiales du Groupe Legrand en France

Entre

- les sociétés françaises du Groupe Legrand, représentées par Monsieur……………..,, Responsable des Relations Sociales

Et

- les organisations syndicales représentatives, représentées respectivement par leur coordinateur syndical central :

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Afin de faciliter le déroulement des élections professionnelles, et de tout autre scrutin qui serait organisé par la Direction au sein du Groupe Legrand en France, les parties ont étudié la possibilité de mettre en œuvre le vote électronique. Ce dispositif s’inscrit dans le développement de la digitalisation des différents processus du Groupe Legrand.

Conformément à la culture du dialogue social de l’entreprise, la Direction a fait le choix de privilégier la négociation collective, bien que la réglementation permette aux entreprises de recourir au vote électronique par décision unilatérale.

Concernant les élections professionnelles, les parties décident de maintenir la négociation des spécificités propres à chaque établissement ou filiale dans le cadre des protocoles d’accord préélectoraux.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en œuvre du vote électronique à un prestataire spécialisé.

Article I – Champ d’application

Le présent accord s’applique sur le territoire national à la société Legrand et ses filiales en France.

Article II – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Le présent accord a pour objet de préciser les dispositions générales et obligatoires permettant la mise en œuvre du vote électronique.

Les mesures spécifiques à chaque périmètre concerné par une élection professionnelle, notamment le calendrier, la répartition des sièges par collèges, ainsi que les modalités d’organisation du vote seront négociées dans chaque protocole d’accord préélectoral. Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations et la confidentialité du vote, les parties décident que la Direction s’appuiera sur un prestataire spécialisé dans le vote électronique. Pour les élections professionnelles, le nom de ce prestataire sera mentionné dans le protocole préélectoral. La présentation technique du système de vote électronique sera annexée au protocole préélectoral.

2.1 Principe du vote électronique

Pour les élections professionnelles et scrutins organisés au sein des différents établissements et filiales couverts par le champ de l’accord, les parties signataires décident que le vote électronique est le mode d’organisation de référence.

Pour les élections professionnelles, lorsque le nombre d’électeurs déterminé lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral est inférieur à 50 salariés, la Direction pourra envisager le recours au « vote papier » à la place du vote électronique. Dans ce cas, le protocole le mentionnera expressément et comprendra les modalités d’organisation des opérations électorales.

2.2 Modalités communes d’organisation des scrutins

Etablissement du fichier des votants

Dans le cadre des élections professionnelles, un fichier des électeurs, établi par la Direction des Ressources Humaines et mis à disposition de l’organisme prestataire, enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, ancienneté dans l’entreprise, date de naissance et âge, collège d’appartenance, établissement ou filiale d’appartenance ou salariés mis à disposition, adresse postale et email.

Ce fichier a pour finalité de faire parvenir à chaque électeur un moyen d’authentification lui permettant :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le contenu de la liste électorale affichée dans le périmètre de l’élection sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

Un rappel sera fait aux salariés sur l’importance de la mise à jour de leur adresse postale, à l’occasion de la première communication réalisée par la Direction sur l’organisation des élections professionnelles.

De plus, la date limite de mise à jour sera rappelée dans le protocole préélectoral.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal et une bonne représentativité du vote, les parties conviennent que le vote électronique pourra avoir lieu sur plusieurs jours.

Pour les élections professionnelles, les dates d’ouverture et de fermeture des scrutins seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Ces dernières pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations de vote.

Les votants auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre au vote.

Afin de permettre aux salariés ne disposant pas d’un accès à un ordinateur professionnel de voter, un bureau de vote électronique physique pourra être mis en place. Ce bureau aura à disposition du matériel informatique permettant de voter. Ces éventuelles dispositions seront précisées dans le protocole préélectoral.

Pour les élections professionnelles, les scrutateurs définis selon les modalités prévues par le protocole préélectoral veilleront à la confidentialité et au bon déroulement du scrutin.

Le temps passé par les salariés à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Pour les élections professionnelles, le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin selon les modalités propres à chaque établissement ou filiale qui seront précisées dans le protocole préélectoral.

Consultation du taux de participation

Au cours du scrutin, le taux de participation sera accessible sur demande. Pour les élections professionnelles, les scrutateurs et représentants de la Direction, désignés par le protocole préélectoral, pourront consulter ce taux, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance (pour les élections professionnelles uniquement), nom et prénom des salariés ayant voté, heure et date du vote.

2.3 Liste des candidats et bulletins de vote pour les élections professionnelles

Le prestataire assurera la mise en œuvre du site de vote, et notamment la présentation à l’écran des listes électorales, des bulletins de vote et des professions de foi.

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, l'appartenance syndicale.

Les listes des organisations syndicales seront présentées par ordre alphabétique sur un seul et même écran et sous la même forme (dimension des bulletins, caractères et police).

Article III – Accompagnement des collaborateurs au vote électronique

Pour les membres du bureau de vote :

Un accompagnement spécifique sur le système retenu, dont les modalités seront détaillées dans le protocole d’accord préélectoral, sera organisé.

Pour les votants :

Pour les salariés ne disposant pas d’un accès à internet dans le cadre professionnel, un dispositif d’accompagnement sera présenté aux négociateurs des protocoles préélectoraux.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les votants auront la possibilité de joindre un correspondant désigné par le protocole préélectoral. Une rubrique d’aide ainsi qu’une notice d’information détaillée seront disponibles sur le site du vote électronique.

Article IV – Déroulement du scrutin

4.1 Modalités d’accès au vote électronique

Chaque votant recevra, avant le scrutin, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Le mode de transmission sera précisé dans le protocole préélectoral pour les élections professionnelles.

L’authentification du votant se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code confidentiel. La connexion au site de vote sera sécurisée et seuls les votants reconnus pourront accéder au site de vote.

Une fois connecté, le salarié pourra procéder aux votes. Dans le cadre des élections professionnelles, seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis permettront de garantir l’unicité du vote.

4.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Conformément aux dispositions légales en vigueur, l’expression du vote et les éléments d’identification du votant seront séparés.

Le vote sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations.

Les fichiers ne sont accessibles qu’au prestataire, par les personnes en charge de la gestion et de la maintenance du système.

Article V - Expertise

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, le rapport en découlant est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Article VI – Durée de l’accord et formalités

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet au lendemain des formalités de dépôt.

Il pourra être modifié selon les dispositions réglementaires en vigueur, notamment à la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur et dans le respect du délai de préavis légal.

Il sera déposé en double exemplaire (dont un électronique) auprès de l’Unité Territoriale de la Haute-Vienne de la DIRECCTE Nouvelle-Aquitaine et en un exemplaire auprès du Conseil de prud’hommes de Limoges.

Fait à Limoges, le 31 janvier 2018

Pour la Direction,

Responsable des Relations Sociales

Pour les organisations syndicales,

Les coordinateurs syndicaux

CFDT CFE-CGC

CGT FO